CC BY
14
Научни трудове на Съюза на учените в България-Пловдив, серия Б. Естествени и хуманитарни науки, т.ХУ1. Научна сесия „Техника и технологии, естествени и хуманитарни науки", 30-31 Х 2013 Scientific researches of the Union of Scientists in Bulgaria-Plovdiv, series B. Natural Sciences and the Humanities, Vol. XVL,ISSN 1311-9192, Technics, Technologies, Natural Sciences and Humanities Session, 30-31 October 2013
КОНЦЕПТУАЛЕН МОДЕЛ НА ВИРТУАЛЕН ЦЕНТЪР ЗА УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ
Гл. ас. д-р Емил Хаджиколев1, проф. дмн Георги Тотков2,
гл. ас. д-р Станка Хаджиколева3 Пловдивски университет „П. Хилендарски"
гр. Пловдив, ул. „Цар Асен" 24, 1hadjikolev@uni-plovdiv.bg, 2totkov@ uni-plovdiv.bg, 3stankah@uni-plovdiv.bg
Резюме: В статията е представен концептуален модел на Виртуален център за управление на проекти, подпомагащ дейностите по управление, мониторинг и отчитане на проекти, финансирани от донорски програми. Центърът осигурява среда за екипна работа по определени сценарии, събиране и споделяне на информация за проведени дейности от членовете на проектните етапи, проследяване процеса на получаване на планирани резултати, автоматизирано извършване на справки, генериране на проектни отчети и др. На базата на създадения модел е проектиран и създаден софтуерен прототип, експериментиран при съпровождането на два проекта на Пловдивския университет „Паисий Хилендарски", финансирани по Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси" на Европейския социален фонд.
УВОД
През последните години - особено след приемането на България за член на Европейския съюз, ежегодно страната ни получава финансов ресурс, който се разпределя за финансиране и безвъзмездни помощи за множество разнообразни проекти и програми в различни области - образование, здраве, земеделие и т.н. Финансирането се управлява съгласно строги правила, за да се гарантира стриктен контрол върху това как се използват средствата и дали те се изразходват по предназначение, прозрачно и отчетно [1]. Бенефициентите са задължени да изготвят междинни и крайни отчети за напредъка на дейностите по изпълняваните от тях проекти. Мониторингът и отчитането на проекти са специфични дейности, които изискват множество ресурси, знания и умения. Основните трудности са породени от необходимостта за своевременно проследяване на изпълнението на планираните проектни дейности, в които обикновено са включени много лица, събирането на информация за приключилите дейности и създаването на отчети.
В статията е представен модел на виртуален център за управление на проекти (ВЦУП), който позволява автоматизация на управлението на проектните дейности, специално рабо-тата, свързана с подготовката на отчетите. Моделът е в основата на софтуерно приложение наречено КОМПАС-П, експериментирано в работата по два проекта на Пловдивския университет „Паисий Хилендарски", финансирани по ОП РЧР на ЕСФ.
модел на виртуален център за управление на проекти
Виртуалния център за управление на проекти поддържа следните основни функционалности:
• моделиране и конфигуриране на групи проектни дейности;
• въвеждане на информация за извършване на проектни дейности;
• генериране на доклади и справки;
• оценяване на дейности и генериране на оценяващ доклад.
фиг. 1. Основни случаи на употреба във Виртуален център за управление на
проекти
Потребителите на системата имат роли, които определят достъпните им функционалности (фиг. 1):
• администратор - моделира и конфигурира пакети от проектни дейности;
• участник и ръководител - въвеждат информация за текущи и приключили дейности в даден пакет, генерират доклади и справки. Разликата между двете роли е, че ръководителят на пакета има достъп и до всички ресурси, въведени от други участници, които се отнасят до ръководения от него пакет;
• оценител и председател на оценъчна комисия - оценяват проведените дейности, като председателят има права за генериране на съответен доклад. Тези роли имат значение при вътрешно / външно оценяване на изпълнението на проекта.
Моделирането на проект включва създаване на 'йерархичен модел на проекта' и задаване на времевата рамка на проекта - начална дата и брой месеци. В основата - на най-високо равнище е проекта, а на по-ниски йерархични равнища - планираните пакети от дейности.
Конфигурирането на проект изисква дефиниране на етапи. Всеки етап се описва чрез зададено от администратора име, период за начало и край и тип (въвеждане на данни или оценяване). Задават се потребителските роли, като всеки потребител се асоциира с конкретна роля, валидна за определен етап. За всяка дейност се определя ръководител.
Въвеждането на информация за приключили дейности предполага задаване на име, описание на дейността и периода в който е извършена. Възможно е посочване на доказателства за извършената работа под формата на текстови описания и допълнителни документа (файлове), което изисква тяхното общо описание и архивиране ('качване') в сис-темата.
Генерирането на справки изисква определяне на техния обхват (целия проект, дейност
или конкретна поддейност), тип (напр. въведени дейности/доказателства), а генерирането на доклади - обхват и отчетен период.
Оценяването на дейности се извършва от оценители. Включва преглед на информация за дейности и въведените доказателства, и поставяне на оценка под формата на кратък текст - резюме, който по-късно става част от автоматизирано генерирания оценяващ доклад.
Фиг. 2. Модел на дейностите при мониторинг и отчитане на проект
/ к
Фиг. 3. Отчитане на приключила дейност в КОМПАС-П
КОМПАС - П
Предложеният модел на ВЦУП е в основата на проектирания и реализиран софтуерен прототип на уеб приложение, наречено КОМПАС-П. Към момента са въведени в действие следните функционалности: моделиране и конфигуриране на проект, въвеждане на информация за приключили дейности и частично генериране на справки и отчети.
Потребителския интерфейс на приложението е интуитивен (фиг. 3). В лявата част се визуализира йерархичният модел на проекта, като всеки възел представлява конкретна група от дейности или отделна дейност. При избор на конкретен възел, в зависимост от потребителската роля, в дясната част се визуализират достъпните функционалности на системата, групирани по подходящ начин в таб-контроли. Например, при избор на възел, съ-ответстващ на проектна дейност, потребители с роля администратор виждат страница за управление на ръководителите на дейността, а потребители с роля участник - таб контроли с обща информация за дейността, за въвеждане на ново доказателство и на нова дейност, списъци с въведени доказателства и дейности, и възможност за справки.
Прототипът на КОМПАС-П е достъпен на адрес http://compass-projects.fractime.com. Бъдещото развитие на системата е свързано с разработване на функционалност за оценяване и управление на качеството и нейното интегриране в проектни сайтове.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Управлението, мониторинга и отчитането на проекти са дейности, изискващи периодично събиране, обработване и съхраняване на голям обем информация, която в общия случай се предоставя и споделя от членове на проектните екипи. Осигуряването на софтуерна среда за работа в екип по определени работни сценарии, вкл. събиране на информация за дейности, извършени с участие на участници в проекта, проследяване на пла-номерното получаване на планираните резултати, автоматизирано извършване на справки, създаване на отчети и др. значително улеснява цялостния процес, съкращава необходимото време за извършване на отделните дейности, намалява вероятността за пропуски и др.
В статията е предложен концептуален модел на ВЦУП. Той се използва за изграждане на софтуерно приложение КОМПАС-П, поддържащо базови функционалности като моделиране и конфигуриране на проект, въвеждане на информация за приключили дейности, генериране на доклади и справки и др. На базата на създадения модел е проектиран и създаден софтуерен прототип, експериментира при съпровождането на два проекта на Пловдивския университет „Паисий Хилендарски", финансирани по Оперативна програма „Развитие на човешките ресурси" на Европейския социален фонд..
Представеният концептуален модел е отворен и може да бъде адаптиран и използван в случаи, когато е необходимо да се събира и споделя информация от много хора, да се проследяват и оценяват потоци от дейности, да се генерират доклади и отчети, и др.
Благодарности: Работата е частично финансирана от проект НИ 13 - ФИФ 009 „Многофункционален дигитален университетски архив: моделиране, създаване и споделяне" към Фонд „Научни изследвания" на Пловдивския университет „Паисий Хилендарски", и финансираните от ОП „Развитие на човешките ресурси" на ЕСФ1 проекти BG051PO001-4.3.04-0064 „Пловдивски електронен университет (ПеУ): национален еталон за провеждане на качествено е-обучение в системата на висшето образование" и BG051PO001-3.1.08-0041 „Стандартизиране и интегриране на разнотипни информационни и управленски университетски системи (СИРИУС)".
ЛИТЕРАТУРА
[1] Официален уеб сайт на Европейския съюз, http://europa.eu
1 Пловдивският университет носи цялата отговорност за съдържанието на настоящия документ, което при никакви обстоятелства не може да се приема като официална позиция на Европейския съюз или ЕСФ.
