CC BY
218
в рассматриваемый период представлены художественной литературой и литературой по языкознанию (90%), далее - литература по искусству, спорту, естественнонаучная литература, менее всего была представлена техническая литература.
Несмотря на такие противоречивые показатели, в целом по республике в 19801985 годы отмечается заметное увеличение книговыдачи и числа читателей.
Таким образом, централизация детских библиотек в республике была осуществлена в установленные государством сроки. Развитие детских библиотек ТАССР в период централизации можно назвать достаточно устойчивым, стабильным, с явной положительной динамикой всех основных показателей.
Примечания
1. Библиотечное дело: [терминол. словарь] I Гос. б-ка СССР им. Ленина. - 2-е изд. -М.: Книга, 1986. - 224 с.
2. «О повышении роли библиотек в коммунистическом воспитании трудящихся и научно-техническом прогрессе»: [постановление ЦК КПСС (май 1974 г.)] II Руководящие материалы по библиотечному делу: справочник I под ред. В. В. Серова. - М.: Книга, 1975. -С. 14-17.
3. Первая детская библиотека Татарстана (Республиканской детской библиотеке -85 лет) !РДБ РТ. - Казань, 2004. - 66 с.
4. Положение о централизации государственных массовых библиотек II Руководящие материалы по библиотечному делу: справочник I под ред. В. В. Серова. - М.: Книга, 1975. -С. 82-87.
5. Примерные положения организации единой сети массовых библиотек II Руководящие материалы по библиотечному делу: справочник I под ред. В. В. Серова. - М.: Книга, 1975.
- С. 88-91.
6. Развитие сети детских библиотек Республики Татарстан (исследование) I РДБ РТ. -Казань, 2004.- 30 с.
Л.В. Абрамова
КОНТРОЛЛИНГ В СИСТЕМЕ ИНФОРМАЦИОННО-БИБЛИОТЕЧНОГО МЕНЕДЖМЕНТА
Статья посвящена формированию эффективной системы управленческого контроля современной библиотеки. Контроль представлен как основа, на которой выстраиваются различные уровни менеджмента библиотеки. В связи с этим рассматривается такое новое явление в теории и практике управления библиотекой, как контроллинг. Определяются основные задачи контролинга в информационно-библиотечном менеджменте. Ключевые слова: экономика и управление в сфере культуры, контроллинг, менеджмент, библиотека.
This article deals with formation of the effective system of administrative control in the modem library. Administrative control is reviewed as foundation of different levels in library's management. In this aspect, the new concept in the theory and practice oflibrary administration - the Controlling
- is examined; main tasks of the Controlling in informative library management are studied in the article. Keywords: controlling, administrative control, library's management.
Важнейшей функцией информационно-библиотечного менеджмента является контроль, направленный на достижение целей развития библиотеки в заданных организационных условиях. В его основе лежат качественные и количественные оценки достигнутых результатов, установленных плановых заданий.
Основоположник науки управления А. Файоль характеризовал контроль как одну из функций менеджмента: «Элементами управления являются предвидение, организация, распорядительство, координирование и контроль». При этом Файоль целью контроля устанавливает проверку деятельности предприятия на предмет
выполнения принятых программ и планов, выявление слабых мест и отклонений в работе предприятия, своевременное их устранение и недопущение в будущем. Объектом контроля, по его мнению, являются «предметы, люди, действия».
Контроль находит свое проявление в рамках любого типа хозяйствования независимо от его организационно-правовых форм, однако, цели и объекты контроля в каждом случае будут различны. Так, в условиях планово-директивной системы управления контроль имел четкое централизованное подчинение и осуществлялся в интересах государства в целом. По сути, система контроля была системой государственного контроля, как в рамках страны, так и в рамках отдельных субъектов, в которой контроль служил средством воздействия субъекта управления на объект управления, посредством использования планово-директивных методов. Ранее контроль трактовался как проверка исполнения. Он «заключался в своевременной проверке выполнения распоряжений, заданий, планов и графиков» (2, с. 89).
Ликвидация административно-командной системы в корне изменила представления об организации и методах контроля. Традиционная привычка министерств и ведомств брать на себя решения практически всех вопросов жизнедеятельности библиотек, держать под неусыпным контролем показатели процента охвата населения библиотечным обслуживанием, книгообеспеченности, книговыдачи привела к ориентации контроля на то, чтобы проводить как можно больше проверок. Инспектирование и обследование библиотек составляло важную часть государственной политики.
Происходящие перемены в общественной жизни, экономике, внедрение новых принципов управления на базе рыночных отношений, развитие деловой инициативы и предпринимательства привели к коренной перестройке управленческих функций государства, в том числе и контрольных. В первую очередь был значительно ограничен государственный контроль над финансово-хозяйственной деятельностью организации. В настоящее время происходит становление систем контроля, адекватных современным условиям хозяйствования: возникают новые контролирующие органы, деформируются или исчезают ранее существовавшие. Наряду с функционированием государственного контроля формируются такие типы контроля, как управленческий, общественный и аудиторский, правовой.
Отказ от многолетней государственной регламентации всех сторон библиотечной деятельности и связанной с ней системы многочисленных ограничений и запретов на конкретные операции позволяет вывести последние из сферы контроля. Наибольшее значение в этом плане имеет ликвидация сложных вертикальных структур, обретение библиотекой статуса самостоятельного субъекта управления.
В современных условиях эффективное управление библиотекой предполагает значительный рост объема прогнозной, плановой и, следовательно, контрольной работы. Поэтому в настоящее время управленческий контроль приобретает характер основы, на которой выстраиваются другие уровни менеджмента библиотеки.
Контроль рассматривается в различных аспектах — организационном, методическом, техническом. Первый из них представляет собой выбор форм контроля, состав его субъектов и объектов; второй — методику осуществления контрольных действий; третий — совокупность приемов проверки документации и текущей библиотечной работы. В практическом понимании контроль — конструктивная деятельность руководителей и органов управления по выявлению отклонений контролируемых параметров от заданных, установлению причин этих отклонений и оказанию помощи в их устранении. Следовательно, контроль не некая чрезвычайная акция, а постоянно реализуемая управленческая функция, необходимая для организации работы исполнителей. Он оправдывает себя в той мере, в какой своевременно устраняются обнаруженные недостатки и распространяется положительный опыт, принимаются меры воздействия в отношении виновных и поощрения активных работников.
Важность и необходимость контроля продиктована следующими факторами.
Во-первых, исчезает неопределенность во всех управленческих действиях. Даже тщательно разработанные планы и программы — всего лишь картины будущего. Множество разнообразных обстоятельств может воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось: изменения в законодательстве, социальных ценностях, технологии способны превратить планы, вполне реальные в момент формирования, в нечто недостижимое. Существенный фактор неопределенности — люди. они не компьютеры, которые можно запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Следовательно, чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на изменения, нужен механизм оценки и контроля библиотечных процессов.
Во-вторых, необходимо предвидеть кризисную ситуацию. Ошибки и проблемы, возникающие в работе, переплетаются. Повышение цен на книги, наряду с увеличением источников книгоснабжения, подчас недоступных библиотеке, могут вызвать кризисную ситуацию в комплектовании фонда, а также недовольство читателей отсутствием необходимой им литературы. С помощью налаженной системы контроля можно выявлять проблемы, фиксировать ошибки и скорректировать работу библиотеки до того, когда они перерастут в кризис. Изучение читательских запросов, заключение договора с издательством и другие адекватные меры станут реализацией функции контроля, позволят вовремя решить проблемы комплектования, не прибегая к мерам кризисного управления.
В-третьих, важно фиксировать успехи в работе. Контроль не только выявляет ошибки и сбои. Положительная сторона контроля состоит в том, чтобы всемерно поддерживать все то, что является успешным в деятельности библиотеки. В процессе контроля сопоставляются реально достигнутые результаты с запланированными и определяется, какие направления наиболее эффективно способствовали достижению целей (1, с. 86).
Отечественная библиотечная наука испытывает недостаток в комплексных научно-практических разработках, освещающих многочисленные аспекты управленческого контроля с учетом современной ситуации. Причина такого положения дел видится, прежде всего, в весьма распространенном представлении о контроле только как о функции управления. Вместе с тем в настоящее время в международной науке и практике такой подход считается неполным. Контроль — это не только одна из функций, но и важнейший элемент системы управления. Следует отметить, что в практике зарубежного менеджмента контроль все чаще рассматривается как метод совершенствования управления на всех уровнях.
Таким образом, управленческий контроль в современном понимании — это подсистема информационно-библиотечного менеджмента, охватывающая все библиотечные процессы, протекающие как во внутренней, так и во внешней среде. Система контроля позволяет выявить отклонения от запланированных целей и тем самым способствует принятию руководителем соответствующего возникшей ситуации решения для обеспечения эффективной работы библиотеки.
Система управленческого контроля представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов (методов, процессов, средств, людей, задач, целей), взаимодействующих в процессе менеджмента библиотеки. Это — организационная структура методик и процедур контроля, приняты руководством библиотеки в качестве средств для ведения эффективной деятельности.
Действенность системы управленческого контроля, созданной руководством библиотеки, зависит от способности решать поставленные задачи и обеспечивать защиту от возможных неблагоприятных изменений во внешней среде. Представление руководителями всех уровней управления точной, достоверной оперативной, релевантной, аналитической информации о результатах деятельности всех подразделений библиотеки за любой период времени, возможных (как негативных, так и
позитивных) изменений в деятельности библиотеки с целью принятия обоснованных управленческих решений — это и есть основное предназначение системы управленческого контроля.
В этой связи уместно обратиться к такому понятию, как контроллинг.
Термин зародился в Америке, в 70-е годы ХХ века. Семантическое значение термина «контроллинг» происходит от англ. «to control» (управлять) и производных, либо связанных с ним понятий. В определении термин объединяет две составляющие: контроллинг как философия и контроллинг как инструмент.
Контроллинг - это философия, образ мышления руководителей, ориентированные на эффективное использование ресурсов и развитие организации в долгосрочной перспективе.
Контроллинг — это ориентированная на достижение целей интегрированная система информационно-аналитической поддержки руководителей в процессе планирования, контроля, анализа, принятия управленческих решений по всем функциональным сферам деятельности организации.
Однако в теории и практике современного управления — это новое явление, возникшее на стыке экономического анализа, планирования, управленческого учета и контроля. Нам видится, что внедрение контроллинга в практику отечественного информационно-библиотечного менеджмента было бы весьма эффективным. Контроллинг сможет перевести управление библиотекой на качественно новый уровень, ориентируя деятельность различных подразделений библиотеки на достижение оперативных и стратегических целей. Находясь на пересечении учета, анализа, информационного обеспечения, планирования, контроля и координации, контроллинг может занять особое место в управление библиотекой: связывая воедино все эти функции, он не подменяет управление библиотекой, а переводит его на качественно новый уровень. Система контроллинга через целевое интегрирование функции менеджмента выступает своеобразным механизмом саморегуляции, в котором ведущая роль принадлежит информационно-аналитической функции контроля.
Традиционная система контроля эффективна в период, когда внешние условия стабильны — здесь уместны замедленные реакции. С ростом динамичности социально-экономических условий возникает необходимость основывать контроль на будущих событиях и действиях.
В опережающем контроле акцент, который ранее фиксировался на отклонениях от прошлых эталонов, перемещается на изменение разрыва, между нынешними результатами, целями, которые должны быть достигнуты к концу планового периода. В реализации акцент смещается, соответственно, с исправления допущенных в прошлом ошибок на меры по достижению будущих целей. В основе контроллинга библиотеки — опережающий контроль. Это позволяет ему либо произвести корректировку действий, либо изменить их, если оценка результатов показывает, что ранее определенные цели не реальны.
Контроль, проводимый контроллингом, в отличие от традиционного контроля не является основной задачей руководства библиотеки. Он заключается в сопоставлении оценок «план—факт», в объяснении причин, обусловивших появление отклонений, в определении их влияния на перспективные цели, а также в разработке корректирующих мероприятий по устранению отклонений.
Таким образом, смысл контроля, проводимого контроллингом, заключается в создании гарантий выполнения планов и в повышении эффективности управленческого процесса в библиотеке.
Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри библиотеки, переплетаются с ошибками в оценке будущих условий внешней среды, если их вовремя не исправить. Необходимо предусмотреть, чтобы принимаемое решение не основывалось на ошибочных предпосылках, это особенно важно, когда принимаемое решение сопряжено с риском. Назначение контроллинга — предупреждение
возникновения кризисных ситуаций.
Среди основных компонентов концепции контроллинга можно выделить:
— ориентацию на эффективную работу библиотеки в относительно долговременной перспективе;
— формирование организационной структуры, ориентированной на достижение стратегических и тактических целей;
— создание информационной системы, адекватной задачам целевого управления.
Исходя из вышеизложенного, можно сказать, что основными задачами контроллинга являются:
— задача выявления проблем и корректировки деятельности библиотеки до того, как эти проблемы перерастут в кризис;
— задача контроля и регулирования;
— задача информационного сопровождения процесса планирования в библиотеке.
Решение первой задачи связано с:
— определением фактического состояния библиотеки и ее подразделений;
— прогнозирование состояния материально—технической базы библиотеки на определенный будущий момент времени;
— заблаговременным определением места и причин отклонения значений показателей, характеризующих деятельность библиотеки;
— обеспечением стабильного состояния деятельности библиотеки при достижении предельных значений показателей;
— поиском слабых мест в работе библиотеки.
Своевременная адаптация библиотеки к изменениям внешней среды обусловило необходимость такого управления библиотекой, при котором основой стратегических решений становится выбор управленческого поведения в текущий момент, который при этом одновременно рассматривается и как начало будущего. С этим связана вторая задача контроллинга. Здесь прослеживается необходимость соответствующей координации, контроля и регулирования, обеспечивающих возможность успешной реакции на изменения, которые произойдут во внешней среде.
Суть третьей задачи контроллинга заключается в:
— разработке методик планирования;
— представлении информации для составления планов;
— установлении допустимых границ отклонений;
— анализе причин и разработке предложений для уменьшения отклонений от планов;
— учете и контроле затрат и результатов;
— разработке инструментария для планирования, контроля и принятия управленческих решений;
— стимулировании планирования.
Реализация всех трех задач делает возможной подготовку к использованию будущих благоприятных условий, проясняет возникающие проблемы, подготавливает руководство библиотеки к непредвиденным изменениям во внешней среде, улучшает координацию действий внутри самой библиотеки.
Для овладения контроллингом руководителям необходимы широкий кругозор и способность мыслить аналитически, а кроме того, нужны знания по широкому спектру предметов, связанных с экономикой, управлением. Поэтому следует научиться смело комбинировать различные подходы, применять весь накопленный багаж знаний для поиска творческих решений в условиях неопределенности.
Примечания
1. Суслова И. М. Основы библиотечного менеджмента / И. М. Суслова.
2. Фрумин И. М. Библиотечное дело. Организация и управление / И. М. Фрумин.
