CC BY
77
РАЗДЕЛ 1 МОДЕЛИ, СИСТЕМЫ, СЕТИ В ЭКОНОМИКЕ И УПРАВЛЕНИИ
УДК 631.162:657.6
КОНТРОЛЬ ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ В СЕЛЬХОЗОРГАНИЗАЦИЯХ
Н. Г. Барышников, Д. А. Мурзин
CONTROL OF FUELS AND LUBRICANTS IN AGRICULTURAL ORGANIZATIONS
N. G. Baryshnikov, D. A. Murzin
Аннотация. Предмет. Горюче-смазочные материалы (ГСМ) составляют значительный удельный вес в себестоимости продуктов труда практически всех отраслей экономики. В свою очередь, непрекращающийся рост цен на нефтепродукты остро ставит проблему более эффективного их использования и контроля за их сохранностью. Целью данной работы является разработка предложений по усилению контрольной функции учета. Методы. Использование современных технических средств контроля является эффективной мерой контроля предотвращения хищений ГСМ, приписок и злоупотреблений автопарка, выполняющего коммерческие рейсы. В сельском хозяйстве удельный вес транспортных работ незначителен. Расход ГСМ в основном приходится на сельскохозяйственные работы машинно-тракторного парка. Использование дорогих технических средств контроля применительно к некрупным сельскохозяйственным организациям не всегда рационально. Результаты. Проведенный анализ организации систем учета и контроля исследуемых сельскохозяйственных организаций показал, что организационный аспект учета чаще всего и недооценивается, в результате учет превращается в инструмент простого регистратора хозяйственных операций. Выводы. Организация контроля на основе данных учета требует рационального взаимодействия всех служб хозяйств и должностных лиц. Применение предлагаемого регламента позволит конкретизировать обязанности должностных лиц по контролю затрат, предотвратить бесконтрольность и дублирование проверяемых позиций.
Ключевые слова: учет, контроль, горюче-смазочные материалы, должностные обязанности, сельское хозяйство.
Abstract. Background. Fuels and lubricants make considerable specific weight in the cost of the products of work practically of all branches of economy. In turn, continuous increase in prices for oil products, sharply puts a problem of their more effective use and control of their safety. The purpose of this work is development of offers on strengthening of control function of account. Methods. Use of modern technical means of control is an effective measure of control to prevention of plunders of fuel and lubricants, additions and abuses of vehicle fleet, the performing commercial flights. In agriculture the specific weight of transport works is insignificant. The consumption of fuel and lubricants, generally is the share of agricultural works of the machine and tractor park. Use of expensive technical
means of control in relation to the medium-sized agricultural organizations is not always rational. Results. The carried-out analysis of the organization of systems of accounting and control of the studied agricultural organizations showed that the organizational aspect of account most often and is underestimated, as a result account turns into the tool of the simple registrar of economic operations. Conclusions. The organization of control on the basis of data of account demands rational interaction of all services of farms and officials. Application of the offered regulations will allow to concretize obligations of officials for control of expenses, to prevent absence of control and duplication of the checked positions.
Key words, accounting, control, control procedures, Job responsibilities.
Введение
В процессе сельскохозяйственного производства важную роль играют производственные запасы, которые обеспечивают осуществление бесперебойного процесса производства и реализации продукции. Наиболее важными из них являются горюче-смазочные материалы, которые обслуживают большое число производственных процессов и являются одной из главных основ деятельности предприятия. ГСМ составляют значительный удельный вес в себестоимости продуктов труда практически всех отраслей экономики. В свою очередь непрекращающийся рост цен на нефтепродукты остро ставит проблему более эффективного их использования и контроля за их сохранностью.
Хозяйственные операции по учету ГСМ относятся к операциям с повышенным уровнем риска. Причин здесь очень много. ГСМ - наиболее популярный, легко «усваиваемый» продукт для мошенников, для различных злоупотреблений. Способы хищений необычайно разнообразны:
- слив топлива из бака с целью дальнейшей перепродажи либо использования в личных целях;
- покупка «левых» чеков на автозаправках;
- подкручивание показаний спидометра или счетчика моточасов;
- лишние рейсы;
- нецелевое использование транспорта.
Базу (искушение) для возможности таких хищений в большей степени создает слабая система внутреннего контроля, недостатки в учете. Чтобы избежать описанных выше злоупотреблений, контроль расхода ГСМ на предприятии должен носить системный характер.
Методология и результаты
В настоящее время для контроля расхода топлива могут применяться самые разные методики с использованием технических средств контроля:
- топливные карты;
- система GPS/ГЛОНАСС мониторинга как метод контроля;
- комплекс оборудований, включающий передающее устройство, датчики уровня топлива в баке и штатные датчики.
Внедрение комплексных систем контроля с использованием современных технических средств является эффективной мерой по предотвращению хищений ГСМ, приписок и злоупотреблений автопарка, выполняющего коммерческие рейсы. В сельскохозяйственном производстве расход ГСМ приходится на работу машинно-тракторного парка, занятого в основном на сель-
скохозяйственных работах. Удельный вес транспортных работ незначителен и сводится в основном к подвозу кормов, обшехозяйственным работам. При этом заправка ГСМ , как правило, производится на заправочных станциях организации. Использование дорогих технических средств контроля применительно к этим условиям не всегда рационально. Затраты на организацию такого контроля могут превысить эффективность от его внедрения. В то же время многими сельскохозяйственными организациями недооцениваются возможности бухгалтерского учета в создании действенной системы контроля. Бухгалтерскому учету должна принадлежать ведущая роль в организации внутреннего контроля в обеспечении сохранности, рационального и экономного использования всех видов материально-производственных запасов.
В настоящее время во многих хозяйствах имеются значительные отступления от принятой схемы ведения учета, применяются различные нетиповые формы документов, дополнительные формы контроля и анализа, что является следствием попыток совершенствовать учет и контроль. Однако как в организации учетной работы, так и в отношении числа и форм документов, не все является рациональным и даже целесообразным, особенно на стадии первичного и сводного учета затрат [1].
В то же время большинство типовых документов первичного учета содержат нормативные данные (смета, лимит, нормативы расхода), на основании которых возможно организовать действенный контроль и анализ затрат. Используя прием сопоставления сметных (плановых, нормативных) и фактических (в основном учетных) данных, возможно охарактеризовать фактическое состояние объекта контроля на конкретный момент времени. При этом не обязательно прибегать к составлению дополнительных форм контроля и анализа [2].
Так, например расход горючего и смазочных материалов можно успешно контролировать на основании данных учетных листов тракториста-машиниста, путевых листов, а также лимитно-заборных карт [3, 4].
В накопительной ведомости учета затрат (ф. № 301-АПК) можно определять отклонения расхода от нормы по каждому механизатору и бригаде (звене) в целом, устанавливать экономию или перерасход горючего и смазочных материалов за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год). Соответствие количества полученного горючего и фактически израсходованного возможно проверить, сопоставив лимитно-заборную карту и учетные, путевые листы. Анализ организации систем учета и контроля исследуемых сельскохозяйственных организаций показал их неэффективность, что потребовало усиления контрольных функций за учетом и использованием материально-производственных запасов.
Схема информационного обеспечения для осуществления контроля за использованием горючего и смазочных материалов приведена на рис. 1.
Однако для того, чтобы бухгалтерский учет выполнял свою контрольную функцию, необходимо вносить изменения в организацию учета и контроля. Проведенный анализ организации систем учета и контроля исследуемых сельскохозяйственных организаций показал, что организационный аспект учета чаще всего недооценивается. Положения о службах хозяйств и должностные инструкции специалистов, руководителей структурных подразделений в общих чертах регламентируют обязанности по контролю, в них не
указываются источники информации и содержание работ по контролю. В результате учет превращается в инструмент простого регистратора хозяйственных операций.
Рис. 1. Схема взаимосвязи документов при учете и контроле за использованием ГСМ
Рекомендации
Организация контроля на основе данных учета требует рационального взаимодействия всех служб хозяйств и должностных лиц. Для усиления контроля необходимо разработать (доработать) и утвердить организационно-распорядительные документы (положение о службе внутреннего контроля, должностные инструкции, график документооборота), где следует конкретизировать обязанности должностных лиц по объектам контроля и выполняемым ими контрольным операциям с указанием перечня используемых документов. В качестве такого регламента предлагается использовать организационно-инструктивные карты [5, 6], которые нами были разработаны для предметного раскрытия обязанностей по контролю за формированием затрат (табл. 1, 2). В картах указаны источники информации и содержание работ по контролю. Из данных карт видно, что контрольные действия должностных лиц осуществляются не как дополнительная обязанность, а как выполнение их функциональных обязанностей.
Заключение
Используя схемы информационного обеспечения по осуществлению контроля на основе данных учета, возможно разработать аналогичные карты для других отраслей сельского хозяйства. При этом следует учитывать конкретные условия каждого хозяйства.
Таблица 1
Организационно-инструктивная карта для бригадира-учетчика
Контролируемые позиции и показатели Содержание работ по контролю Используемые документы
Расход ГСМ: расход ГСМ по норме и фактически, отклонения от нормы Контролирует получение и расход топлива на выполнение производственных заданий. Оформляет учетные и путевые листы, сопоставляет общий расход ГСМ по норме и фактически, устанавливает отклонения и их причины. По окончании месяца совместно с бухгалтером-экономистом оценивает соблюдение лимитов расхода топлива и смазочных материалов по бригаде (звену), используя данные Накопительной ведомости учета использования машинно-тракторного парка; анализирует причины отклонения фактического расхода топлива от норм по каждому механизатору и в целом по бригаде (звену). Выписывает и выдает чек заведующему нефтескладом (учетчику-заправщику, шоферу-заправщику) на стоимость полученного топлива трактористом (общая сумма расхода ГСМ по индивидуальным лимитно-заборным картам должна соответствовать сумме, указанной в чеке) Лимитно- заборная карта (ф. №261-АПК), учетный лист тракториста- машиниста (ф. №411-АПК), путевой лист трактора (ф. № 412-АПК), накопительная ведомость учета использования машинно- тракторного парка (ф. №301-АПК)
Таблица 2
Организационно-инструктивная карта для бухгалтера
Контролируемые позиции и показатели Содержание работ по контролю Используемые документы
Расход ГСМ: расход ТСМ по норме и фактически, отклонения от нормы Проверяет соответствие данных о количестве отпущенного топлива, записанных в лимитно-заборную карту и учетные листы тракториста-машиниста, путевые листы трактора. По лимитно-заборным картам проверяет соблюдение лимитов расхода ГСМ, сравнивая с фактическим расходом. По Накопительной ведомости учета использования машинно-тракторного парка определяет отклонения фактического расхода от нормы по каждому механизатору и по подрядному коллективу в целом, устанавливает экономию или перерасход горючего Лимитно-заборная карта (ф. №261-АПК), учетный лист тракториста- машиниста (ф. №411-АПК), путевой лист трактора (ф. №412-АПК), накопительная ведомость учета использования машинно-тракторного парка (ф. №301-АПК)
Библиографический список
1. Барышников, Н. Г. Отражение затрат в управленческом учете / Н. Г. Барышников // Международный сельскохозяйственный журнал. - 2003. - № 1. - С. 29-30.
2. Методика аудиторской проверки: процедуры, советы, рекомендации : монография / под ред. Н. Г. Барышникова. - М. : ИНФРА-М, 2015. - 231 с.
3. Пизенгольц, М. З. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве. Т. 2. Ч. 2. Бухгалтерский управленческий учет. Ч. 3. Бухгалтерская (финансовая) отчетность : учебник / М. З. Пизенгольц. - 4-е изд., перераб. и доп. - М. : Финансы и статистика, 2002. -400 с.
4. Самыгин, Д. Ю. Бухгалтерский учет бюджетных средств в сельском хозяйстве, контроль эффективности их использования / Д. Ю. Самыгин // Международный бухгалтерский учет. - 2011. - № 38 (188). - С. 18-23.
5. Киселев, А. А. Организация контроля за затратами при коллективном подряде / А. А. Киселев, Н. Г. Барышников // Планирование и учет в сельскохозяйственных предприятиях. - 1987. - № 5. - С. 10-12.
6. Барышников, Н. Г. Бухгалтерский учет, анализ и аудит : учеб. пособие / Н. Г. Барышников, Д. Ю. Самыгин, О. В. Лосева. - М. : Финансовый университет, 2015. -633 с.
References
1. Baryshnikov N. G. Mezhdunarodnyy sel'skokhozyaystvennyy zhurnal [International agricultural journal]. 2003, no. 1, pp. 29-30.
2. Metodika auditorskoy proverki: protsedury, sovety, rekomendatsii: monografiya [Audit methodology: procedures, advice, recommendations: monograph]. Ed. by N. G. Baryshnikov. Moscow: INFRA-M, 2015, 231 p.
3. Pizengol'ts M. Z. Bukhgalterskiy uchet v sel'skom khozyaystve. T. 2. Ch. 2. Bukhgalterskiy upravlencheskiy uchet. Ch. 3. Bukhgalterskaya finansovaya) otchetnost': uchebnik [Accounting in agriculture. Vol. 2. Part 2. Accounting management accounting. Part 3. Accounting (financial) statements: textbook]. 4th ed., rev. and suppl. Moscow: Finansy i statistika, 2002, 400 p.
4. Samygin D. Yu. Mezhdunarodnyy bukhgalterskiy uchet [International accounting]. 2011, no. 38 (188), pp. 18-23.
5. Kiselev A. A., Baryshnikov N. G. Planirovanie i uchet v sel'skokhozyaystvennykh predpriyatiyakh [Planning and accounting in agricultural enterprises]. 1987, no. 5, pp. 10-12.
6. Baryshnikov N. G., Samygin D. Yu., Loseva O. V. Bukhgalterskiy uchet, analiz i audit: ucheb. posobie [Accounting, analysis and audit: textbook]. Moscow: Finansovyy uni-versitet, 2015, 633 p.
Барышников Николай Георгиевич доктор экономических наук, профессор, кафедра бухгалтерского учета, анализа и аудита, Пензенский государственный аграрный университет (Россия, г. Пенза, ул. Ботаническая, 30) E-mail: [email protected]
Baryshnikov Nikolay Georgievich doctor of economical sciences, professor, sub-department of accounting, analysis and audit, Penza State Agrarian University (30 Botanical street, Penza, Russia)
Мурзин Денис Александрович
кандидат экономических наук, доцент,
кафедра финансов,
Пензенский государственный
аграрный университет
(Россия, г. Пенза, ул. Ботаническая, 30)
E-mail: [email protected]
Murzin Denis Aleksandrovich candidate of economical sciences, associate professor, sub-department of finance, Penza State Agrarian University (30 Botanical street, Penza, Russia)
УДК 631.162:657.6 Барышников, Н. Г.
Контроль горюче-смазочных материалов в сельхозорганизациях / Н. Г. Барышников, Д. А. Мурзин // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. - 2018. - № 3 (27). - С. 5-11.
