CC BY
62
КОМПЛЕКСНАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА АДМИНИСТРИРОВАНИЯ ОПЕРАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
А.В. Ким, аспирант,
Г.И. Дибнис, канд. экон. наук, доцент,
Е.Р. Шарко, ассистент Восточно — Украинский национальный университет им. В. Даля, Луганск
В статье освещена проблема администрирования процессов, происходящих при осуществлении операционной деятельности на предприятии. Рассмотрены организационные действия, функции, меры, обеспечивающие успешность процессов в администрировании операционной деятельности. Предложены рекомендации по принятию комплексных решений в вопросах организации административных процессов, позволяющих избежать нерациональных затрат в производственной сфере, тем самым снизить организационные затраты
Организация производственных процессов является ключевым фактором, определяющим его конкурентоспособность позиции и способность противостоять возникающим сбоям во внешней и внутренней среде. Вопросы организации производства являются важными и актуальными и не зависят ни от конъюнктуры рынка, ни от конъюнктуры научных исследований.
Операционная деятельность является одним из важных направлений теории организации, а ее проблемам постоянно уделяется достаточно много внимания, но в основном с позиции совершенствования, развития внутренних процессов, инструментария, методов реализации управленческих работ и т.п. Операционная деятельность сама может рассматриваться как объект управления, то есть она осуществляется не стихийно, а в процессе оргпроектирования этой деятельности, разработки и реализации производственной стратегии и администрирования процессов, происходящих при осуществлении операционной деятельности. Именно вопросы административного управления разработаны недостаточно, что отрицательно сказывается на результативности операционной деятельности и определяет актуальность данной проблемы.
Вопросы управления операционной деятельностью, ее оргпроектирование рассматриваются в ряде работ, посвященных как проблемам общей организации производства, так и вопросам операционного менеджмента. Следует отметить работы в области организации производства и его управления таких авторов, как О.Г. Туровец, А.Р. Радионов, Н.А. Саломатина, Н.К. Моисеева, В.Н. Гончаров, В.А. Козловский, А.Н. Колосов и др. Но в то же время вопросы организации административного управления, процессов администрирования освещены недостаточно и требуют дальнейшего изучения.
Целью статьи является рассмотрение комплекса организационных действий, мер, обеспечивающих успешность процессов в администрировании операционной деятельности.
Операционная деятельность присуща любому предприятию, любой организации. Это совокупность выполняемых операций, направленных на реализацию основной деятельности, что проявляется в получении готового продукта, ради которого создано предприятие или организация. Операционная деятельность включает в
себя производственный менеджмент, связанный с материальным производством и операционный менеджмент, связанный с оказанием услуг и выполнением сервисных операций.
Операционная деятельность в силу этого представляет сложный процесс, требующий достаточно большого объема регулирующих и координирующих воздействий как на исполнителей, так и на выполняемые работы, что значительно повышает роль администратора и административного управления в этой подсистеме.
Субъектом управления административного управления являются все виды работ и процессов, связанных с осуществлением операционной деятельности на предприятии. Этим определяется необходимость комплексного подхода к организации административного управления, изучения особенностей и содержание операционной деятельности, организации сбора, анализа и обработки информации для администрирования операционной деятельности (ОД) и координации деятельности в рамках административного управления.
Администрирование операционной деятельности должно быть тесно взаимосвязано с функциями планирования, учета, контроля и анализа, которые осуществляются в рамках производственного менеджмента. Взаимосвязь функций выражена следующим образом. В процессе оперативного планирования разработанная на заводском уровне производственная программа конкретизируется и доводится в виде заданий соответствующим подразделениям и исполнителям на уровень цехов, участков и рабочих мест. В ходе учета фиксируются фактические значения выпуска изделий и деталей по позициям плановых заданий.
Указанные значения сравниваются с плановыми, при необходимости анализируются характер и причины отклонений. Информация, полученная в ходе учета, контроля и анализа, используется при регулировании производства, а процесс администрирования
обеспечивает реализацию этих функций.
Разработка решений при администрировании операционной деятельности и их реализация имеет целью безусловное выполнение плановых заданий. Необходимость администрирования обусловлена стохастическим характером производства: наличием
различного рода возмущений, отклонений от нормального его хода, возможностью возникновения
сбоев, которые должны устраняться в процессе регулирования хода производства и администрирования операционной деятельностью. Это заключается,
например, в следующем:
- срочное включение дополнительных позиций в планово-производственное задание или их замена;
- отключение электроэнергии;
- неисправности и несвоевременный ремонт оборудования;
- отсутствие и несвоевременный ремонт инструмента;
- брак в приобретаемых материалах или заготовках и отсутствие резервов на их замену;
- несвоевременная подача материалов, заготовок или деталей из цеха в цех;
- отсутствие или дефекты техоснастки;
- нехватка ремонтников;
- нехватка специалистов и т.д.
Однако администрирование не сводится к
ликвидации или компенсации отклонений и сбоев в производстве. Результативность реализации функции оперативного регулирования администратором, в первую очередь, достигается тогда, когда решения по регулированию направляются на предупреждение возможных отклонений и сбоев. Предупреждение, компенсация или ликвидация отклонений и сбоев возможны посредством использования резервов: материальных, временных и организационных.
К материальным резервам относятся: наличие
взаимозаменяемого оборудования, рабочих, наличие
согласованных с технологами взаимозаменяемых
материалов, заготовок, деталей и инструмента.
Временные резервы используются посредством организации внеурочных работ, дополнительных смен.
Организационный резерв заключается в
возможности перераспределять ресурсы между
подразделениями, цехами и участками. Указанные резервы находятся в распоряжении управленческого персонала участков, цехов, завода. Необходимо иметь в виду, что их использование приводит к увеличению затрат на производство. Наибольшим приоритетом обладают резервы участка, а цеховые резервы -приоритетом второй очереди. Если на участковом и цеховом уровне не удается принять решение по предупреждению отклонений или обращение к резервам для ликвидации отклонений и сбоев приведет к высокому уровню затрат, то принятие решений передается на заводской уровень. В этом случае в действие приводятся резервы завода: материальные, временные и
организационные, либо принимается решение о необходимости корректировки плановых заданий.
Таким образом, к задачам, выполняемым при администрировании операционной деятельности, следует отнести:
разработку и принятие решений по предупреждению отклонений и сбоев в производстве;
разработку и принятие решений по компенсации или ликвидации отклонений и сбоев при минимальном уровне затрат;
принятие решений о пересмотре плановых заданий.
Формирование и принятие решений при администрировании происходит в разные интервалы времени. Это зависит от установленных периодов
планирования (квартала, месяца, недели, суток, смены, часа). Большинство решений должно быть принято в течение часа, смены, что характерно для участков и цехов, или суток, недели на уровне предприятия в целом.
Администрирование представляет собой совокупность работ, выполняемых управленческим персоналом с целью поддержания плановых заданий посредством принятия соответствующих решений. Принятые решения могут быть направлены на предупреждение, компенсацию или ликвидацию отклонений (или сбоев).
Процесс администрирования осуществляется поэтапно и включает:
информационную подготовку для принятия
решения;
разработку и принятие решения; реализацию решения и контроль его исполнения. Качество администрирования выполнения зависит от компетенции и квалификации специалистов и степени его автоматизации.
Информационная подготовка заключается в
обработке информации, которая может быть представлена в виде документов: рукописных и
машинограмм, устных распоряжений и указаний, видео-, аудио- и других сигналов.
В качестве входной информации в процессе администрирования используется следующая
информация:
1) нормативно-справочная, к которой относятся
трудовые нормативы, нормы расхода материалов,
сведения о ценах на материалы и заготовки, расценки выполнения работ и пр.;
2) плановая - о производственных заданиях по выпуску деталей и изделий;
3) учетная, включающая данные оперативного учета;
4) аналитическая информация об отклонениях, возникающих в ходе выполнения плановых заданий и причинах их возникновения.
Этап разработки и принятия решений заключается в формировании альтернативных вариантов решений, установлении сроков их выполнения, выборе исполнителей, обработке дополнительной информации, согласовании и утверждении сроков и исполнителей, утверждении варианта решения, выделения ресурсов для реализации решения.
Решения по администрированию представляются в
виде:
устных или письменных указаний; распоряжений; конкретных заданий; требований.
Решение по администрированию носит характер воздействия на производственную систему и принимается в условиях неопределенности результата, ограниченности производственных ресурсов и времени на его разработку, неполноты исходных данных и их субъективной оценки. Принятое решение должно быть передано соответствующим исполнителям. Оперативность доведения решений влияет на их актуальность.
Необходимыми условиями для реализации решения по администрированию являются:
ресурсное обеспечение решения, означающее наличие ресурсов в распоряжении лиц, ответственных за реализацию;
организационное обеспечение, которое
подразумевает наличие инструктивных материалов с четкими указаниями, как действовать в той или иной ситуации.
Выполнение функции администрирования производственных процессов возложено на линейных руководителей и диспетчерские службы. Диспетчерский аппарат предприятия имеет трехступенчатую структуру:
для уровня завода - это планово-производственный диспетчерский отдел;
для уровня цеха - планово-диспетчерское бюро;
для уровня участка - диспетчер.
Роль администратора в диспетчерской службе предприятия выполняет главный диспетчер. В ПДО входят диспетчеры-кураторы цехов основного производства, ведущие инженеры, составляющие группу диспетчирования основного производства и диспетчерское бюро, в состав которого входят старшие и сменные диспетчеры, техники-операторы.
Основная задача администратора операционной деятельности на общезаводском уровне - недопущение или ликвидация возникших отклонений от запланированного хода производства, обеспечение бесперебойного поступления материалов,
полуфабрикатов, заготовок, готовых деталей в цехи основного производства. В этих целях на заводском уровне организуется суточное дежурство диспетчеров, направленное на ликвидацию неполадок на тех участках производства, которые задерживают выполнение плановых заданий на текущие сутки и на обеспечение плановой подготовки на последующие сутки. В случае необходимости дежурный диспетчер через линейных руководителей включается в решение внутрицеховых вопросов.
В аппарат административного управления на уровне цеха входит наряду с линейным руководителем старший диспетчер (или начальник ПДБ) и сменные диспетчеры.
Сменный диспетчер использует документацию по планированию, оперативному учету и отчетности. При этом им проверяется обеспеченность каждой позиции, включенной в плановое задание на текущую смену, всем необходимым для запуска в производство: плановой и технической документацией, оснасткой, материалами и заготовками, деталями, рабочими требуемой квалификации, работающим оборудованием. Кроме того, проверяется обеспеченность выполнения задания на ближайшую смену. При наличии отклонений формируются претензии к соответствующим цехам и службам.
Администрирование на участке осуществляют старшие и сменные мастера, и диспетчеры участков. Хотя непосредственно решение по регулированию производства на участке принимает мастер, всю подготовку информации осуществляет диспетчер в процессе оперативной работы.
Администрирование операционной деятельностью осуществляется на основе выполнения работ по оперативному управлению ходом производственного процесса. Оперативное управление на участках начинается с оценки ситуаций в начале каждой смены.
При этом непосредственно на месте выявляются отклонения от графика производства, собирается информация для проведения диспетчерских совещаний.
Все претензии, возникающие в ходе выполнения производственных заданий, снимаются посредством проведения ежедневных диспетчерских совещаний под руководством главного диспетчера завода. В ходе совещаний принимаются меры по устранению отклонений и сбоев в работе цехов. В совещаниях принимают участие начальники цехов, руководители общезаводских обслуживающих хозяйств, начальники и специалисты ПДБ. Решения, принятые на совещании, фиксируются в протоколе совещаний. Контроль над их реализацией и исполнением является обязанностью диспетчерской службы.
Таким образом, основными формами административной работы диспетчерского аппарата являются:
дежурство диспетчеров (круглосуточное или посменное);
диспетчерские совещания; оперативная работа в цехах.
Диспетчерский аппарат при реализации административного управления взаимодействует с отделами и службами:
технической подготовки производства; материально-технического снабжения; вспомогательного производства; труда и заработной платы; бухгалтерией.
Качество административного управления производства во многом зависит от организации взаимодействия со службой технической подготовки производства (ТПП). ТПП на машиностроительных предприятиях обеспечивает технологическую готовность производства, которая заключается в обеспечении цехов и участков комплектами конструкторской и технологической документации и средствами технологической оснастки, необходимыми для выпуска заданного объема продукции. Принятие решений по регулированию производства осуществляется в соответствии с технологическими особенностями. Такие решения как замена заготовок, материала, технологической оснастки в случае их отсутствия регламентируются специалистами ТПП.
Организация бесперебойной работы цехов и участков во многом определяется своевременной и качественной поставкой на рабочие места заготовок и материалов, которая обеспечивается тесным взаимодействием диспетчерской службы предприятия и цехов со специалистами, занятыми материальнотехническим снабжением.
Для организации снабжения и выдачи в производство материалов и заготовок на предприятиях функционируют склады и кладовые в цехах. Регулирование поступления и выдачи заготовок, материалов со склада предприятия и цехов находится в компетенции диспетчерских служб. Возможность реализации оперативных решений по регулированию производства зависит от организации взаимодействия линейных и функциональных служб основного производства с цехами вспомогательного производства, отделами обслуживающих хозяйств: транспортного и
энергетического, со службами технического контроля. Цель указанного взаимодействия заключается в обеспечении:
рабочих мест качественным инструментом в соответствии с выявленной потребностью на производственную программу;
бесперебойной работы оборудования с заданной точностью характеристиками;
работы цехов всеми видами энергии;
бесперебойного перемещения требуемых объемов материалов, полуфабрикатов, оснастки и готовых изделий, и других грузов с помощью транспортных средств;
контроля качества заготовок, деталей, изделий.
Качество и эффективность производственного менеджмента производством оценивается по уровню затрат на производство продукции. Организация дополнительных смен, сверхурочных работ, замена материалов, содержание резерва оборудования и рабочих на случай замены и другие меры, часто применяемые на машиностроительных предприятиях для предупреждения или ликвидации отклонений в выпуске продукции, увеличивают затраты на производство.
Взаимодействие аппарата диспетчерских служб с отделами труда и заработной платы и бухгалтерией обеспечивает администратор. Принимая решения по регулированию производства, специалисты
диспетчерских служб, прежде всего, должны быть информированы о возможных последствиях их выполнения.
Результативность работы администраторов производственного процесса во многом зависит от технической оснащенности этой службы. К традиционным техническим средствам относятся устройства передачи на расстояние речи, графических изображений и текста (средства связи); устройства дистанционного наблюдения, административнопроизводственной сигнализации.
Наибольшее распространение получили диспетчерские коммутаторы, позволяющие связываться одновременно с несколькими абонентами и осуществлять с ними двустороннюю связь для проведения диспетчерских совещаний без отрыва работников от своих рабочих мест. Абонентами коммутатора являются начальники цехов, начальники отделов, руководители обслуживающих хозяйств, цеховые диспетчеры. Кроме того, широко используются средства вычислительной техники: терминальные устройства, персональные
компьютеры, предназначенные для автоматизации сбора и обработки информации. Прикладные программы, обеспечивающие ввод и обработку данных, входят в математическое обеспечение ИАСУ предприятием и используются в информационном обеспечение, необходимость которого заключается в возможности осуществлять согласованные действия всех исполнителей.
Управленческим персоналом, ответственным за реализацию решений, выполняются следующие основные работы:
составление распоряжений транспортным рабочим о доставке материалов, заготовок, деталей;
составление требований о выдаче материалов, заготовок, деталей на рабочие места;
формирование требований о выдаче инструмента на рабочие места;
доведение на рабочие места дополнительных заданий;
составление распоряжений о техническом контроле качества продукции;
составление извещений на ремонт оборудования.
Работы, связанные с контролем исполнения принятых решений, проводятся с целью получения информации, необходимой для возобновления цикла производственного менеджмента и заключаются в составлении отчетной документации.
Рассмотренные работы и процессы операционной деятельности, которые являются объектом
административного управления, позволяют организовать административное управление операционной деятельностью комплексно, по всем элементам,
участвующим в получении готового продукта предприятия и позволяющим организовать производственный процесс с заданным уровнем ритмичности и устойчивости. Комплексные решения вопросов организации административных процессов, позволяющих избежать нерациональных затрат в производственной сфере, в целом могут снизить
организационные затраты.
Литература
1. Клевлин А. И. Организация гармоничного производства (теория и практика): учеб. пособие по спец. "Менеджмент организации", "Маркетинг" / А.И. Клевлин, Н.К. Моисеева. М.: ОМЕГА-Л, 2003. 357 c.
2. Козловский В.А. Производственный и операционный менеджмент / В.А. Козловский, Т.В. Маркина, В.М. Макаров. СПб.: Специальная литература, 1998. 216 с.
3. Радионов А.Р. Управление сбытовыми запасами и оборотными средствами предприятия (практика нормирования): учеб. пособие / А.Р. Радионов. М.: Дело и Сервис, 1999. 398 с.
4. Организация производства и управление предприятием: учебник для студ. вузов, обуч. по техн. спец. / О.Г. Туровец, В.Н. Попов, В.Б. Родионов, Ю.П. Анисимов, И. Л. Борисенко. М.: Инфра-М, 2003. 527 с.
5. Козаченко А.В. Управление крупным
предприятием: монография /А.В. Козаченко, А.Н.
Ляшенко, Г.И. Дибнис. К.: Либра, 2006. 384 с.
6. Управление организацией: учебник / под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. М.: ИНФРА-М, 1998. 669 с.
® 380642-967452
E-mail: vgonch@Inau.lg.ua
Ключевые слова: администрирование процессов, операционная деятельность, формы организации административной работы
