CC BY-NC-ND
70
БИЗНЕС-ИНТЕЛЛЕКТ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
КОМПЛЕКСНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА СТРАТЕГИЧЕСКОГО УНИВЕРСИТЕТСКОГО
УПРАВЛЕНИЯ
Д.В. Исаев,
кандидат экономических наук, доцент кафедры бизнес-аналитики Государственного университета — Высшей школы экономики, e-mail: [email protected].
Адрес: 105679, Москва, ул. Кирпичная, д. 33, к. 825.
f X
В статье рассматриваются вопросы применения современных информационных систем для решения актуальных задач стратегического университетского управления. Предлагается комплексная система стратегического университетского управления, включающая подсистемы мониторинга и поддержки принятия решений, управления по ключевым показателям и планирования и бюджетирования. Представлены рекомендации в области проектирования и внедрения такой системы.
V J
Ключевые слова: стратегическое управление университетом, поддержка принятия решений, поддержка принятия решений, ключевые показатели, сбалансированная система показателей, стратегический разрыв, бизнес-интеллект.
Введение
В настоящее время, в условиях повышения самостоятельности вузов и их преобразования в форму автономных образовательных учреждений, вопросы стратегического университетского управления приобретают особое значение. В то же время следует признать, что стратегическое управление в российских вузах до сих пор не получило столь же серьезного развития, как в западных университетах. В частности, среди особенностей стратегического менеджмента в российских вузах можно отметить фрагментарность информационноаналитического обеспечения управленческих процессов, а также то, что специальные инструменты и техники стратегического управления, как правило, не применяются [5]. Впрочем, упомянутые проблемы свойственны не только университетскому управлению: проблема «стратегического разрыва»
(рассогласование стратегий и текущей деятельности) имеет место практически во всех крупных организациях, независимо от их отраслевой принадлежности [7]. А поскольку стратегический менеджмент в значительной мере опирается на аналитическую обработку управленческой информации, существенное улучшение текущей ситуации может быть достигнуто за счет применения современных информационных систем, которые могут быть настроены с учетом особенностей задач стратегического университетского управления.
Для проектирования и внедрения таких систем имеет смысл обратить внимание как на опыт зарубежных университетов, так и на практику применения систем стратегического управления в других отраслях. В этом отношении значительную ценность представляет концепция управления эффективностью бизнеса, которая (как свидетельствует ее название) изначально была предложена для ком-
38
БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКА №1(11)-2010 г
БИЗНЕС-ИНТЕЛЛЕКТ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
мерческих компаний, однако впоследствии нашла применение и в государственном секторе.
Концепция управления эффективностью (Performance Management) как основа информатизации стратегического университетского управления
Управление эффективностью (Performance Management) — это методология, направленная на оптимизацию реализации стратегии, и состоящая из набора интегрированных циклических аналитических процессов, поддерживаемых соответствую -щими технологиями и имеющих отношение как к финансовой, так и к операционной информации. Она позволяет организации определять, измерять и управлять эффективностью своей деятельности, направленной на достижение стратегических целей. Ключевые финансовые и операционные процессы включают планирование, консолидацию и отчетность, анализ ключевых показателей эффективности и их распространение в рамках организации [9].
Исторически разные организации (включая аналитиков рынка и разработчиков программного обеспечения) стали использовать разные термины для обозначения одного и того же понятия. Поэтому сегодня в литературе можно встретить разные аббревиатуры, которые, по сути, являются синонимами: BPM (Business Performance Management), EPM (Enterprise Performance Management) и CPM (Corporate Performance Management).
В качестве основных процессов управления эффективностью можно выделить следующие:
♦ формализация стратегии: разработка стратегий и их доведение до подразделений, выявление возможностей создания ценности для клиентов, а также формирование системы метрик, позволяющих оценивать эффективность деятельности организации и динамику ее развития;
♦ планирование: установление локальных целей подразделений, моделирование сценариев развития, разработка планов и бюджетов, поддерживающих корпоративную стратегию, а также формирование целевых значений определенных показателей для различных временных периодов;
♦ мониторинг и анализ: оценка индивидуальной и групповой эффективности с применением соответствующих ключевых показателей на всех организационных уровнях, а также предоставление пользователям дополнительной информации, помогающей им предпринимать те или иные действия;
• корректирующие воздействия: своевременное реагирование на возникающие ситуации и отклонения.
Параллельно сложилось понятие систем управления эффективностью бизнеса как особого класса комплексных информационных систем, поддерживающих соответствующие методы и модели и обеспечивающих их практическую реализацию. Такие системы относятся к категории аналитических и, как правило, в той или иной степени построены на основе средств бизнес-интеллекта (Business Intelligence).
По мере своего развития, концепция управления эффективностью бизнеса и информационные системы, обладающие соответствующей функциональностью, стали все шире применяться в управлении образовательными системами. Как показывает зарубежный опыт, в настоящее время уже имеется целый ряд примеров успешного применения таких систем в сфере образования — как на уровне органов государственного управления, так и в отдельных университетах [4]. Все это предопределяет возможность эффективного использования систем этого класса в российских университетах.
Комплексная информационная система стратегического университетского управления
Комплексная информационная система стратегического университетского управления представляет собой информационно-коммуникационное решение, построенное на основе систем управления эффективностью и систем бизнес-интеллекта, с учетом особенностей процессов стратегического управления в университетах.
В качестве основных элементов (подсистем) такой комплексной системы можно выделить:
• подсистему мониторинга и поддержки принятия решений;
• подсистему управления по ключевым показателям;
• подсистему планирования и бюджетирования.
Подсистема мониторинга и поддержки принятия решений
служит для поддержки регулярного процесса сбора, структурирования и обобщения информации, необходимой для анализа и поддержки принятия управленческих решений. В системе стратегического университетского управления мониторинг необходим для внешнего и внутреннего анализа, т.е. анализа как внешней среды, так и самого университета. Мониторинг также служит для контроля
БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКА №1(11)-2010 г
39
БИЗНЕС-ИНТЕЛЛЕКТ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
реализации намеченных стратегических планов и достижения поставленных целей. Все это необходимо для формирования прогнозов, позиционирования университета во внешней среде, оценки (а в случае необходимости — и переоценки) целевых показателей и планов, и на этой основе — формирования направлений дальнейшего развития.
В качестве информационно-технологических решений, которые могут использоваться для построения подсистемы мониторинга и поддержки принятия решений, прежде всего, отметим системы бизнес-интеллекта, позволяющие организовать сбор, обработку и наглядное представление данных (например, программный комплекс Oracle BI EE Plus). При этом может быть предусмотрено построение хранилищ и витрин данных, обеспечивающих хранение необходимой информации и предварительные расчеты.
Системы бизнес-интеллекта могут применяться в сочетании с другими аналитическими инструментами. Например, системы статистического анализа данных могут использоваться для анализа с применением широкого спектра методов математической статистики, включая корреляционный и регрессионный анализ, факторный анализ, кластерный анализ, анализ временных рядов (типичным примером является программный продукт SPSS [6]).
В рамках подсистемы мониторинга и поддержки принятия решений также могут использоваться программные средства, обеспечивающие поддержку принятия решений на основе экспертных оценок. Такие системы удобны для решения трудноформализуемых задач, для которых методы управленческого учета и экономического анализа оказываются неприменимыми. Обработка экспертных оценок основывается на определенных предпосылках, а их согласование предусматривает возможность использования различных математических методов и алгоритмов. Примером систем этого класса является специальное аналитическое приложение — Экспертная система поддержки принятия решений (ЭСППР), разработанная в Государственном университете — Высшей школе экономики (разработка выполнена коллективом специалистов кафедры бизнес-аналитики под руководством д.э.н., проф. Т.К.Кравченко) [1]. Аналогичные решения разработаны и за рубежом, примерами могут служить такие системы, как Super Decisions или Expert Choice.
Подсистема управления по ключевым показателям служит для трансформации выбранной стратегии в
конкретные целевые показатели (индикаторы стратегического развития) и формирования конкретных мероприятий и сценариев развития. На основе целей верхнего уровня иерархии в рамках данной подсистемы происходит декомпозиция целей, в результате которой формируется детальная система ключевых показателей и их целевых значений. Для этого могут быть использованы различные методики, наиболее известной из которых является сбалансированная система показателей (Balanced Scorecard).
Информационные системы, представляющие собой инструментальные средства для реализации методологии Balanced Scorecard, получили называние BSC-систем (что, впрочем, не исключает возможности их применения для реализации других подходов, связанных с формированием систем ключевых показателей). В конце 90-х годов при участии Р.Каплана и Д.Нортона были разработаны стандарты функциональности BSC-систем, содержащие минимальные требования, необходимые для формирования сбалансированных систем показателей [8]. Примером информационной системы такого класса является программный продукт Oracle Hyperion Performance Scorecard.
Подсистема планирования и бюджетирования позволяет связать стратегические цели и ключевые показатели с финансовыми и операционными планами отдельных подразделений, обеспечив их сонаправленность и непротиворечивость. Специализированные системы корпоративного планирования и бюджетирования обладают целым рядом функциональных возможностей, к числу которых относятся: многомерное хранение информации, поддержка плана счетов и календаря планирования, мультивалютность, формализация правил расчетов, описание финансовой структуры предприятия, описание пользователей, поддержка сценариев и версий, управление процессом планирования [2].
Примером специализированной системы планирования и бюджетирования является программный продукт Oracle Hyperion Planning.
В результате комплексная информационной система стратегического университетского управления может быть представлена в виде источников информации, потребителей информации, функциональных блоков, а также соответствующих внешних и внутренних информационных потоков (рис. 1).
40
БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКА №1(11)-2010 г
БИЗНЕС-ИНТЕЛЛЕКТ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
Проектирование и внедрение системы
Реализация проекта построения комплексной информационной системы стратегического университетского управления предусматривает две укрупненные стадии: стадию проектирования системы в целом и стадию проектирования и внедрения отдельных подсистем.
Стадия проектирования системы стратегического университетского управления в целом предусматривает следующие этапы:
•Ф анализ текущего состояния системы;
Ф выявление существенных требований к системе;
Ф концептуальное проектирование системы;
Ф разработка генерального плана развития системы;
Ф разработка нормативных документов по организации и управлению проектами развития системы.
Анализ текущего состояния системы стратегического университетского управления служит для описания ситуации «как есть». В частности, про-
БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКА №1(11)-2010 г
41
БИЗНЕС-ИНТЕЛЛЕКТ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
водится анализ существующих нормативных и организационно-распорядительных документов университета, интервью с руководителями и ведущими специалистами университета и его структурных единиц, анализ имеющихся информационных систем. В результате определяется круг наработок нормативного и методического характера, которые могут быть использованы при проектировании и внедрении информационной системы стратегического университетского управления
Выявление существенных требований к системе стратегического университетского управления предусматривает анализ имеющихся документов, определяющих стратегические направления развития университета, и, в первую очередь — существующих программ развития долгосрочного характера. При выявлении существенных требований к системе также принимается во внимание имеющийся международный и российский опыт формирования систем университетского управления, на этой основе определяется круг прогрессивных решений (подходов, методов, информационных систем), успешно применяемых в российских и зарубежных университетах.
Концептуальное проектирование предусматривает описание целевого («как будет») состояния системы стратегического университетского управления. На этом этапе определяется состав подсистем, описываются основные функциональные требования и информационные потоки между функциональными блоками и модулями.
Разработка генерального плана развития системы стратегического университетского управления включает определение этапов и состава работ, сроки выполнения отдельных этапов, ориентировочные бюджеты, а также круг потенциальных исполнителей, которые могли бы быть задействованы при методической проработке, детальном проектировании и внедрении отдельных подсистем.
Разработка нормативных документов по организации и управлению проектами развития системы стратегического университетского управления предусматривает формирование Положений об органах управления проектами (координационном комитете, дирекции проекта, рабочих группах), типовой Устав проекта, регламенты управления проектами, а также рекомендации по управлению проектными рисками [3].
Стадия проектирования и внедрения отдельных подсистем системы стратегического университетского управления предусматривает реализацию отдельных проектов, каждый из которых включает следующие этапы:
♦ разработка управленческих методик и регламентов;
♦ формализация требований (разработка технического задания);
♦ техническое проектирование;
♦ внедрение информационных систем.
Разработка управленческих методик и регламентов предусматривает формирование методических документов, которые могут быть оформлены в виде корпоративных стандартов. На основе этих разработок впоследствии производится уточнение функциональных требований к соответствующим информационным системам (эти требования являются основой для последующего технического проектирования и непосредственного внедрения информационных систем). На этом этапе также определяется круг потенциальных исполнителей (компаний-подрядчиков), привлекаемых для внедрения соответствующего программного обеспечения.
Формализация требований предусматривает разработку технического задания, в котором в структурированном виде описываются функциональные требования к внедряемым информационным системам. Эти работы выполняются рабочей группой университета, с привлечением консультантов, участвовавших в разработке методического обеспечения.
Техническое проектирование предусматривает формирование детальных спецификаций на внедряемые информационные системы. Работы по техническому проектированию выполняются силами компаний-подрядчиков (ИТ-компаний), при авторском надзоре рабочей группы университета и консультантов, участвовавших в разработке методического обеспечения.
Внедрение информационных систем выполняется силами компаний-подрядчиков (ИТ-компаний), при авторском надзоре рабочей группы университета и консультантов, участвовавших в разработке методического обеспечения. Этап завершается вводом информационных систем в промышленную эксплуатацию.
Отдельные проекты могут быть реализованы последовательно или параллельно. Последовательность
42
БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКА №1(11)-2010 г
БИЗНЕС-ИНТЕЛЛЕКТ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
Рис. 2. Проектирование и внедрение
информационной системы стратегического университетского управления
БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКА №1(11)-2010 г
43
БИЗНЕС-ИНТЕЛЛЕКТ И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ
и сроки реализации этапов отдельных проектов определяются Генеральным планом развития системы стратегического университетского управления.
Основные этапы проектирования и внедрения системы стратегического университетского управления представлены на рис. 2.
Заключение
В настоящее время, на фоне укрупнения вузов и их преобразования в форму автономных образовательных учреждений все более остро проявляется проблема недостаточной информационной поддержки процессов стратегического университетского управления. Эта проблема может быть решена путем применения современных информационных систем, к числу которых, прежде всего, относятся системы управления эффективностью бизнеса (Business Performance Management, BPM).
Информационная система стратегического университетского управления представляет собой комплексное решение, основными элементами которой являются подсистема мониторинга и поддержки принятия решений, подсистема управления по ключевым показателям и подсистема планирования и бюджетирования.
Реализация проекта построения комплексной информационной системы стратегического университетского управления предусматривает две укрупненные стадии: стадию проектирования системы в целом и стадию проектирования и внедрения отдельных подсистем. Таким образом, непосредственному внедрению программных продуктов, являющихся составной частью системы стратегического университетского управления, предшествуют как серьезная методическая проработка, так и концептуальное и техническое проектирование системы в целом и ее отдельных элементов. ■
Литература
1. Информатизация принятия экономических решений / Т.К.Кравченко, А.А.Дружаев, Д.В.Исаев и др. // Журнал научных публикаций аспирантов и докторантов, 2008, №9. — С. 46-55.
2. Исаев Д.В. Бюджетирование с применением информационных систем // Управленческий учет, 2008, №7. - С. 99-106.
3. Исаев Д.В. Организация управления проектом // Человек и труд, 2008, №12. — C. 60-61.
4. 4. Исаев Д.В. Информатизация стратегического управления в сфере образования // Terra Economicus (Экономический вестник Ростовского государственного университета), 2009, т.7, №2. — С. 147-152.
5. Князев Е.А. Об университетах и их стратегиях // Университетское управление: практика и анализ, 2005, № 4(37). — С. 9-17.
6. Наследов А.Д. SPSS 15: профессиональный статистический анализ данных. — СПб.: Питер, 2008. — 416 с.
7. Стратегический разрыв: технологии воплощения корпоративной стратегии в жизнь // М.Ковени, Д.Гэнстер, Б.Хартлен, Д.Кинг. — М.: Альпина Бизнес Букс, 2004. — 232 с.
8. Balanced Scorecard Functional Standards. Release 1.0a. — BSCol, 2000.
9. Business Performance Management Industry Framework Document 5.0. — BPM Standards Group, 2005.
44
БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКА №1(11)-2010 г
