Научная статья на тему 'К вопросу о процессе разработки решений в органах управления'

К вопросу о процессе разработки решений в органах управления Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

CC BY
8587
1375
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
Ключевые слова
РАЗРАБОТКА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ / ОРГАНЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО И МУНИЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ / РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ / DEVELOPMENT OF THE ADMINISTRATIVE DECISION / BODIES OF THE PUBLIC AND MUNICIPAL ADMINISTRATION / ADMINISTRATIVE DOCUMENTS

Аннотация научной статьи по экономике и бизнесу, автор научной работы — Жигарь Оксана Владимировна

Рассматриваются вопросы, связанные с процессом разработки решений, принимаемых в органах государственного и муниципального управления, описываются этапы процесса разработки управленческих решений, предлагается типовая схема подготовки распорядительного документа, обозначаются основные требования к тексту распорядительных документов, формулируются особенности управленческих решений для органов государственной власти и местного самоуправления.

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.

TO THE QUESTION OF PROCESS OF DEVELOPMENT OF DECISIONS IN GOVERNING BODIES

In article the questions connected with process of development of decisions, made in bodies of the public and municipal administration are considered, stages of process of development of administrative decisions are described, the standard scheme of preparation of the administrative document is offered, the main requirements to the text of administrative documents are designated, features of administrative decisions for public authorities and local government are formulated.

Текст научной работы на тему «К вопросу о процессе разработки решений в органах управления»

Вестник Челябинского государственного университета. 2013. № 3 (294).

Управление. Вып. 8. С. 26-30.

О. В. Жигарь

К ВОПРОСУ О ПРОЦЕССЕ РАЗРАБОТКИ РЕШЕНИЙ В ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ

Рассматриваются вопросы, связанные с процессом разработки решений, принимаемых в органах государственного и муниципального управления, описываются этапы процесса разработки управленческих решений, предлагается типовая схема подготовки распорядительного документа, обозначаются основные требования к тексту распорядительных документов, формулируются особенности управленческих решений для органов государственной власти и местного самоуправления.

Ключевые слова: разработка управленческого решения, органы государственного и муниципального управления, распорядительные документы.

Проблема принятия решений носит фундаментальный характер, что определяется ролью, которую играют решения в любой сфере человеческой деятельности. Разработка управленческих решений представляет собой процесс, объединяющий основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль. Исследования этой проблемы относятся к числу междисциплинарных, поскольку выбор способа действий — это результат комплексной увязки различных аспектов: информационного, экономического, психологического, организационно -го, правового, технического и др.

Решения, принимаемые органами власти, определяют не только качество и эффективность протекающих в управляемой системе процессов, но и возможность устойчивого и адаптивного развития определенной территории в быстро меняющемся современном мире. Эффективность деятельности государственных и муниципальных служащих зависит от качества управленческих решений. Это обусловливает важность овладения каждым специалистом данного профиля теоретическими знаниями и навыками разработки управленческих решений.

Современная практика подготовки и исполнения решений изобилует многочисленными погрешностями на всех уровнях управления. Причиной такого положения является многообразие жизненных ситуаций. Определяющее место среди причин неэффективных решений занимает незнание либо несоблюдение технологии их разработки и организации выполнения.

Процесс подготовки решений в органах государственного и муниципального управления состоит в следующем [1. С. 18]:

1. Первый этап процесса — выявление и формулирование проблемы. Проблемная ситуация

возникает при отклонении от нормального процесса функционирования объекта вследствие внутренних и внешних возмущений. Проблема чаще всего выявляется в результате анализа итогов функционирования объекта в прошедшем периоде или может быть поставлена вышестоящей организацией.

2. Второй этап процесса подготовки решения — формирование группы по его подготовке. Организуется группа квалифицированных специалистов, которые, по мнению руководства, в состоянии подготовить варианты решения проблемы. Если необходимо, всю работу выполняет сам руководитель.

3. Сбор информации и анализ проблемы — третий этап процесса. Сформированная группа осуществляет сбор и обработку информации, необходимой для принятия решения. Качество информации оценивается по ее достоверности, точности, полноте, актуальности, ценности, полезности. На основе собранной информации производится анализ проблемной ситуации и даются ответы на следующие вопросы:

- какие изменения произошли в объекте управления и в чем суть проблемы?

- каковы причины возникновения проблемной ситуации?

- какими ресурсами располагает система для решения проблемы?

- какие меры необходимо принять в первую очередь?

4. Подготовка и обоснование вариантов решения — четвертый этап. В каждом варианте решения должны определяться:

- основные направления достижения целей;

- конкретные исполнители решения;

- необходимые ресурсы;

- сроки достижения цели, предполагаемые последствия реализации решения.

В качестве методов выработки решений используются: метод аналогии и метод эксперимента, экономико-математические методы, методы имитационного моделирования, деловых игр и системного анализа.

5. Пятый этап — выбор и принятие решения. Найденные при помощи научных методов варианты управленческого решения представляются руководителю, который и делает окончательный выбор. В качестве основных критериев отбора вариантов при этом используются:

- степень решения проблемы;

- затраты ресурсов;

- ожидаемая длительность реализации;

- ожидаемые последствия реализации.

6. Предпоследний этап — организация исполнения решения. На данном этапе реализуются организационно-психологические предпосылки, а решение доводится до исполнителей, которые составляют план его реализации и представляют этот план первому руководителю.

7. Контроль и оценка результатов исполнения решения — последний этап процесса. С этой целью копия управленческого решения передается в службу контроля, которая напоминает сотрудникам о приближении сроков исполнения и оценивает результат по своевременности и качеству. С помощью данной процедуры руководитель получает информацию о состоянии дел. Оценка результатов заключается в том, что «полученное» сравнивается с «ожидаемым». Если совпадения нет, возникает необходимость принятия нового решения. Причинами корректировки решений могут быть плохая организация исполнения, резкие изменения внешней обстановки или непро-работанность самого решения.

Типовая организационно-технологическая схема подготовки распорядительных документов носит обобщенный характер, поскольку организационная сторона закреплена в принятой в каждой организации системе документирования.

Служба документационного обеспечения любой организации заинтересована в том, чтобы все процедуры принятия решений были формализованы. Безусловно, принятие управленческого решения — творческий процесс, но в то же время это не бесконечная импровизация, а упорядоченный цикл последовательных, сменяющих друг друга действий.

Применительно к одной управленческой задаче цикл начинается с ее выявления и заканчива-

ется выполнением решения — достижением намеченного результата. Стадии управленческого цикла применительно к одной задаче [1. С. 21]:

1. Выявление задачи и оценка ее актуальности;

2. Анализ сущности задачи и выработка проекта решения;

3. Рассмотрение проекта решения, его согласование, обсуждение, экспертная оценка;

4. Утверждение проекта решения, т. е. собственно принятие управленческого решения;

5. Доведение решения до исполнителей;

6. Организация исполнения принятого решения, его отмена или корректировка.

Безусловно, не любой управленческий цикл, связанный с принятием решения, включает все перечисленные стадии, но служба документационного обеспечения управления в организации должна уметь их реализовать.

Управленческие решения, как известно, фиксируются в распорядительных документах. Основанием для издания распорядительного документа может быть:

- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных актов и иных решений вышестоящих органов;

- необходимость проведения собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Рассмотрим типовую схему подготовки распорядительного документа (постановления, решения, приказа). Схема подготовки такого документа состоит из пяти элементов: информационный блок, составление проекта документа, согласование документа, оформление проекта, подписание и выпуск документа.

Информационный блок включает сбор и представление информации для принятия объективного и обоснованного по содержанию проекта документа. Для этого в организации должны быть определены минимально необходимые источники информации — две группы документов:

- документы, содержащие сведения о состоянии решаемого вопроса, в том числе документы вышестоящих и нижестоящих организаций, изданные ранее по данному вопросу (назовем их «ретроспективной базой»);

- документы юридического характера, т. е. законодательные и нормативные документы, необходимые для принятия точного с правовой точки зрения решения (назовем их «юридической базой»).

В задачу службы документационного обеспечения управления на этой стадии входит организация соответствующих информационных баз и способов доступа к ним, а именно: непосредственное предоставление документа, указание адреса его нахождения, формирование комплекта документов, организация доступа к компьютерной базе данных.

Следующая стадия заключается в оформлении принятого решения в виде проекта распорядительного документа на стандартном листе бумаги со всеми реквизитами. Проект разрабатывают те, кому это поручено. Служба документационного обеспечения управления осуществляет при этом технический сервис, соблюдая технологию подготовки текста.

Согласование документа включает редактирование после получения визы руководителя организации. Различают внутреннее и внешнее согласование.

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных организаций, специалистами, бухгалтером, юристом и т. д., если этого требует документ. В нормативной части документа надо закрепить круг лиц, внешних и внутренних для организации, с кем данное решение необходимо согласовать. Возникающие замечания могут быть учтены непосредственно или получены отдельно (устно или письменно).

Окончательное оформление документа осуществляется службой документационного обеспечения управления на бланке организации по Государственному стандарту РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Подпись руководителя делает документ юридически полноправным.

Практика показывает, что хорошо организованная система документационного обеспечения управления способствует улучшению стиля работы организации в целом.

Органы государственного и муниципального управления разрабатывают распорядительные документы, называемые постановлениями, распоряжениями или приказами. Подготовка распорядительных документов организуется:

- во исполнение распорядительных документов вышестоящих органов власти;

- в соответствии с планом работы администрации;

- по инициативе руководителей администраций, отделов, управлений, комитетов и т. д.;

- по предложениям органов общественного территориального самоуправления, общественных организаций и др.

Необходимо отметить, что распорядительные документы, принимаемые органом управления, не должны подменять руководство и включать ограничения, сдерживающие инициативу руководителей низшего звена. Поэтому основными рекомендациями и ограничениями на содержание распорядительных документов являются следующие:

1. В проект распорядительного документа должны включаться предписания только по тем вопросам, которые соответствуют компетенции органа управления.

2. Не допускается издавать распоряжения, утверждения которых имеют лишь формальное значение.

3. Распорядительный документ должен соответствовать действующему законодательству.

4. Если при подготовке проекта распорядительного документа предусматривается внесение существенных изменений в ранее принятые документы, целесообразно подготовить новый документ, объединяющий эти решения.

5. В распорядительных документах не должно содержаться инструктивных или методических материалов, технических условий или прейскурантов — все это должно быть в отдельных методиках, технических условиях, прейскурантах и т. д., прикладываемых к основному распорядительному документу.

6. При подготовке проекта распорядительного документа руководителем определяется круг должностных лиц, на которых возлагается ответственность за содержание и сроки подготовки.

7. Для подготовки важных и сложных проектов распорядительных документов рекомендуется создавать специальные комиссии из работников органа управления. Также могут привлекаться внешние специалисты (эксперты, исследователи, практики и т. п.).

Работа по составлению проекта распорядительного документа начинается с четкого формулирования цели, которую предполагается достигнуть в результате реализации решения, и задач, которые при этом необходимо решить. Цели и задачи либо должны включаться в констатирующую часть документа, либо с них должен начинаться текст.

В проект распорядительного документа включаются предписания, относящиеся к одному вопросу; обязательно должно быть отмечено, кому адресуется документ, на кого распространяется его предписание: исполнители должны быть конкретны, ресурсы реальны, сроки обоснованны.

В каждом пункте распорядительной части документа должно указываться конкретное реальное действие по выполнению задания с однозначным определением результата и даты исполнения.

В конце каждого пункта распорядительной части документа (при длительных сроках исполнения) должно содержаться указание о периодичности промежуточного контроля, регламентирующее отчеты исполнителя о ходе выполнения распоряжения. Указывается, кто отвечает за исполнение документа в целом. Исполнителями являются должностные лица, управления и отделы, нижестоящие органы, специалисты. Подготовленный проект распорядительного документа согласовывается с заинтересованными лицами. Последним должен ставить подпись руководитель органа государственного или муниципального управления, в сфере деятельности которого принимается решение. Своими подписями должностные лица заверяют свое согласие с проектом.

Органы государственной власти и местного самоуправления имеют дело со слабоформали-зуемыми процессами и явлениями, главной особенностью которых является несводимость к известным моделям теории исследования операций по причине неполноты и неопределенности данных, необходимых для решения; наличия многих критериев оценки решений; доминирования качественных оценок. Поэтому выполняемые управленческие творческие операции нуждаются в аналитической поддержке.

Управление — это циклический процесс, повторяющийся в общих чертах, его характерные особенности для органов государственного и муниципального управления следующие:

1. Наступает момент, когда сбор данных об обстановке перестает сказываться на принимаемом решении, и оно должно приниматься на основе имеющейся информации;

2. Существует отрезок времени, на протяжении которого система движется по инерции, поскольку реализуется принятое решение, и новые решения в какой-то отрезок времени не принимаются;

3. Циклический характер определяется непрерывностью изменения окружающей среды, реакция на внешнюю среду вызывает необходимость принятия решений органами государственного и муниципального управления.

Особенности управленческих решений для органов государственного и муниципального управления можно сформулировать так:

- управленческое решение принимается на всех уровнях управления только тогда, когда нет очевидного способа достижения цели;

- управленческие решения в органах государственного и муниципального управления проходят фильтр на допустимость по критериям, вводимым руководителем: например, численность безработных не может быть больше численности трудоспособного населения и т. д.;

- управленческое решение не всегда проходит все стадии и не всегда выбирается оптимальное решение.

Для завершения рассмотрения вопроса нужно уточнить особенности организационного управления, осуществляемого органами государственной власти и местного самоуправления, влияющие на суть процессов управления и принятия решений.

1. Интегральные свойства организационной системы — это не простая сумма свойств входящих в нее элементов; их отношения отличаются неаддитивностью, что обуславливает сложности при сборе и осмыслении информации.

2. В силу многих объективных причин к моменту принятия управленческого решения должностные лица, ставящие подпись и с этого момента отвечающие за решения, не имеют точных данных по ряду характеристик, не знают, что исполнители не учли при формулировке решения и как выглядит ситуация в настоящее время. Все это есть неопределенность данных для принятия и реализации решений, с ней надо считаться и в то же время ее нужно сводить к минимуму.

3. Природа организационных систем такова, что они берут из окружающей среды ресурсы и отдают в другие системы свои продукты. Следовательно, идет реакция систем друг на друга, но при этом у каждой оргсисте-мы есть собственные задачи и функции, их надо оценивать по степени выполнения, поэтому и возникает проблема многокритериально-сти. Многокритериальность выбора решения органами государственного и муниципального

управления — это ситуация, когда одновременно надо добиваться двух противоположных целей и, таким образом, принимается компромиссное решение.

4. В силу ряда обстоятельств получается, что, приняв решение в момент времени I, мы не знаем, каково будет состояние системы при реализации данного решения. Основные причины подобной стохастичности: поведение внешней среды носит случайный характер, информация может искажаться и запаздывать, подсистемы реагируют только через промежуток времени ^ + Д^, система не всегда управляется и т. д.

5. В единицу времени человек в состоянии решать задачи ограниченной сложности и усваивать ограниченный объем информации. У каждого лица, принимающего управленческое решение, свой порог сложности решаемых задач, поэтому при встрече со сложной системой человек разбивает ее на части. Этим обусловлена иерархическая структура управления и принятия решений, а также ситуация, когда первое лицо не осведомлено о проблеме во всей ее полноте. Кроме того, надо учесть, что не бывает абсолютно одинаковых проблемных ситуаций.

6. В органах государственного и муниципального управления, имеющих древовидную иерархическую структуру, на всех уровнях неизбежны конфликты. Каждый сотрудник имеет права и обязанности в пределах своих полномочий. Сталкиваясь с неопределенностью, он создает резерв ресурсов для личного распоряжения, завышая его и скрывая от руководства, потому что

руководитель минимальные потребности превратит в норматив. Таким образом, возникает конфликт: несмотря на общие цели, подчиненный завышает норматив расходования ресурсов, а руководитель его сокращает. Поэтому нельзя полагать, что выработку решения осуществляет коллектив единомышленников, одинаково понимающих проблему,— такой подход погубил в России немало ценных дел. Поскольку у людей неравные права и полномочия, конфликты неизбежны, особенно в органах государственного и муниципального управления.

7. Влияние фактора времени. Динамичность событий, быстрое старение информации выдвигают важное требование — сокращение продолжительности процедур обоснования и принятия решений. Часто целесообразнее принять не самое лучшее решение, но сделать это вовремя.

Список литературы

1. Жигарь О. В. Разработка управленческого решения в органах государственной власти и местного самоуправления : учеб. пособие. Челябинск : Челяб. гос. ун-т, 2008. 93 с.

2. Жигарь О. В., Горелова О. С. О требованиях к качеству решений в муниципальной экономике // Экономика и социум на рубеже веков : материалы V межвуз. науч.-практ. конф. Челябинск, 2005. С. 56-58.

3. Саак А. Э., Тюшняков В. Н. Разработка управленческого решения : учеб. для вузов [Электронный ресурс]. иЯЬ: www.piter-press.ru/attach-ment.php?barcode=978546901673&at=exc&n=0

i Надоели баннеры? Вы всегда можете отключить рекламу.