Исследование программного обеспечения процесса бюджетирования и рекомендации по его эффективному использованию в промышленной организации

Воронцова Юлия Владимировна; Доброходова Анастасия Геннадиевна; Полевикова Ульяна Андреевна

ИССЛЕДОВАНИЕ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОЦЕССА БЮДЖЕТИРОВАНИЯ И РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ЕГО ЭФФЕКТИВНОМУ ИСПОЛЬЗОВАНИЮ В ПРОМЫШЛЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Аннотация. В статье представлено исследование программного обеспечения процесса бюджетирования, выделено семь систем, которые были разделены по принципу принадлежности к зарубежным, отечественным или совместным разработкам. Проанализированы современные инструментальные средства, выделены их основные возможности использования в промышленных организациях. Очерчено поле задач, решаемых с помощью этих систем. Представлены их достоинства и недостатки. Авторами статьи проведен сравнительный анализ программного обеспечения систем бюджетирования по сформированным критериям/рассматриваемым срезам.

Ключевые слова: бюджетирование, визуализация, механизмы финансовой логики, многомерность, области эффективного использования, программное обеспечение, режим реального времени.

RESEARCH OF THE SOFTWARE OF BUDGETINGS PROCESS AND THE RECOMMENDATION FOR HIS EFFECTIVE USE IN THE INDUSTRIAL ORGANIZATION

Annotation. Research of the software of process of budgeting is presented in article, seven systems which have been divided by the principle of belonging to foreign, domestic or joint developments are allocated. Modern tools are given, their main opportunities of use in the industrial organizations are allocated. The field of the tasks solved by means of these systems is outlined. Their merits and demerits are presented. Authors of article have carried out the comparative analysis of the software of systems of budgeting by the created criteria / to the considered cuts.

Keywords: budgeting, visualization, mechanisms of financial logic, multidimensionali-ty, areas of effective use, software, mode of real time.

В условиях динамично развивающейся внешней среды в организациях промышленного сектора востребованы конкретные управленческие инструменты, целенаправленное воздействие которых предсказуемо, а управленцы могут применять их на практике самостоятельно. На сегодняшний момент подавляющему большинству промышленных организаций малого и среднего бизнеса постоянное консультирование в области формирования затрат и управления их уровнем в режиме реального времени недоступно. Поэтому важно формировать в своей организации принципы самообучающейся структуры. Для этого необходимо наличие достаточно простого в использовании инструментария, который на данный момент существует и может быть внедрен на практике в конкретной организации. Такой инструментарий должен не только обеспечивать управление организацией в целом, контролировать достижение поставленных перед ней целей, но и учитывать возможные изменения внешней среды и реакцию организации на них.

В качестве управляющей системы авторами предлагается рассматривать процесс бюджетирования, который позволяет не только обоснованно формировать затраты организации в различных срезах, но и выявлять отклонения показателей ее деятельности, а также корректировать их, обеспечивая этот процесс обратной связью. Функция контроля в рамках бюджетного управления осуществляется через системы учета, которые соответствуют каждому из видов информации, в результате анали-

131

УДК 004.9:658.15 Ю.В. Воронцова А.Г. Доброходова У.А. Полевикова

Yulia Vorontsova Anastasia Dobrokhodova Uliana Polevikova

за которой происходит выявление причин отклонений, оценка ситуации и генерация соответствующих управленческих решений. Для контроля за соблюдением бюджетов в режиме реального времени необходимо вести постоянное отслеживание возникающих отклонений показателей деятельности промышленной организации, что позволит выявлять негативные тенденции и предпринимать упреждающие воздействия для предотвращения их развития. Кроме того, бюджетное управление органично встраивается в систему стратегического управления, помогая реализовывать долгосрочную стратегию организации [1]. Для установления взаимосвязи стратегического контура организации с контуром бюджетного управления авторами предлагается исследование программного обеспечения процесса бюджетирования.

Planning programming budgeting system (PPBS) - система планирования, составления программ и бюджетирования. Методы постатейного анализа структуры бюджета делают возможным применение PPBS, охватывающей все задачи и операции, выполняющиеся в ходе разработки крупных проектов. Основной целью данного подхода является выявление наиболее важных стратегических и тактических аспектов управления проектом. Методы PPBS обладают рядом возможностей: помогают определить структуру основных функций организации; являются средством анализа предложений по конкретным программам; являются инструментом выявления дорогостоящих дублирующих друг друга программ. Система PPBS представляет собой систему формального программирования, используемую при формировании бюджета на основе стоимостного анализа проектов или программ и подразумевающую особое отношение к вопросам анализа затрат и результатов [2; 5].

В рамках PPBS было исследовано семь программных продуктов, включающих зарубежные, отечественные и совместные разработки. Были выделены возможности использования каждого программного продукта (см. рис. 1), а также проведен сравнительный анализ выбранных систем бюджетного управления по сформированным авторами критериям (см. табл. 1). Безусловно, одним из важнейших критериев для удобства изучения и использования данных является возможность их перевода в визуальный формат. В представленных программных продуктах такой анализ данных является различным. Каждая организация согласно своим потребностям и возможностям может выбрать подходящую систему бюджетирования, опираясь на разработанные авторами критерии и решаемые в рамках каждой отдельной системы задачи.

Бюджетное планирование представляет собой прогноз достижения целевых показателей, прежде всего, стоимостных, опирается на результаты стратегического планирования и осуществляется синхронно с планированием программ и мероприятий по реализации стратегии в рамках оперативного периода времени. При анализе систем авторами было выявлено, что в основном они строятся по принципу «от достигнутого», исключая «рыночный» принцип и принцип «от производства».

PLANNING PROGRAMMING BUDGETING SYSTEMS (PPBS)

Алгоритмы расчета реализуются посредством единого механизма - настройки шаблонов; осуществлюет поддержку финансовой логики, возможность моделирования технологии «скользящего бюджета» посредством корректировки шаблонов, возможность введения фактических данных в натуральном и денежном выражении; позволяет задавать стандартные нормативы в виде системных переменных и использовать их в рамках всего бюджета; возможность выполнения расчетов ликвидности и основных финансовых результатов в базовом финансовом инструменте

Способность создавать модели с учетом специфики бизнеса; масштабируемость; учет оргструктуры организации; отслеживание логических и математических связей; организация коллективного планирования

Содержит механизмы финансовой логики; обеспечивает алгоритмы расчетов на этапах бюджетирования, возможность проведения агрегации во всех срезах в режиме реального времени, возможность контроля ошибок, возможность одновременного планирования в произвольных временных периодах

Поддерживает полный контур бюджетного процесса и ведение бюджета с любой степенью детализации данных; позволяет устанавливать зависимости между финансовыми результатами работы различных подразделений организации и доступными им бюджетными средствами; возможность упрощения контролирования исполнения бюджета

Содержит механизмыфинансовой логики; обеспечивает поддержку всех необходимых измерений для ведения бюджета многопрофильных организаций, возможность автоматической агрегации данных по времени, анализ бюджета и контроль его исполнения, возможность планирования бюджета по различным технологиям (централизовано, децентрализовано и т.д.)

Имеет возможность упрощенного ввода данных, возможность автоматической консолидации корпоративных данных; позволяет транслировать планы с верхних уровней на нижние и наоборот, прогнозировать с любой частотой; позволяет обеспечить комплексность и достоверность данных; позволяет создавать различные сценарии; обеспечивает высокое качество анализа и скорость; позволяет диагностировать отклонения показателей

Позволяет вносить изменения в уже построенную бюджетную модель; поддерживать всесторонний анализ данных; возможность визуального моделирования; возможность комплексной автоматизации бюджетно-контрол-лингового процесса организации, планирования, корректировки, сценарного моделирования, контроля и анализа деятельности всех ее подразделений; возможность контроля финансовых потоков, динамики других ресурсов в любом выражении с любой степенью

детализации.

Рис. 1. Возможности использования различных систем бюджетирования

Таблица 1

Сравнительный анализ программного обеспечения процесса бюджетирования

Рассматриваемые срезы систем/ критерии Зарубежные разработки Совместные разработки Отечественные разработки

PROPHIX [6; 7; 10; 11] Hyperion Pillar [4] Adaytum e.Planning [4] BJet [8] Comshare MPC [3] PlanDesigner [9] Контур Корпорация Бюджет [3]

1. Совместимость с другими системами MS Excel, PowerPoint, ERP, ODBC-совместимые системы Взаимодействие с ERP и другими тран-закционными системами Интегрируется с программными продуктами за счет архитектуры Windows DNA, ERP, ODBC-совместимые системы 1С: Предприятие, системы автоматизированного учета платежей Интегрируется с внешними учетными системами, с офисными приложениями и MS Excel MS Excel, ERP, SQL,CRM-система, бухгалтерские системы, системы управления проектами MS Ехсе1, Word, Outlook

Продолжение таблицы 1

Рассматриваемые срезы систем/ критерии Зарубежные разработки Совместные разработки Отечественные разработки

PROPHIX [6; 7; 10; 11] Hyperion Pillar [4] Adaytum е.Иаптщ [4] КМ [8] Comshare MPC [3] PlanDesigner [9] Контур Корпорация Бюджет [3]

2. Возможность графического представления Позволяет создавать наглядные и информативные отчеты, содержит модуль Улучшенной Визуализации Данных PROPHIX (ADV) Разнообразно используются нестандарта ые средства изображения данных Разнообразно используются нестандартные средства изображения данных Позволяет создавать наглядные и информативные отчеты Строится по принципу наглядно-графического представления сложных данных Удобные средства графического отображения бюджетной модели и взаимосвязей между бюджетами Содержит новые графические средства представления данных

3. Интерфейс Знакомый интерфейс электронных таблиц, сходство с Excel Универсальный и удобный drag-and-drop интерфейс Через интернет, используя интерфейс Web-браузера Содержит три модуля (аналогичен почтовым системам) Web-интерфейс Табличное представление данных Аналогичен почтовым системам

4. Ядро системы Технология OLAP Hyperion Essbase D-Cube DocFlow / WorkFlow Технология OLAP Технология OLAP OLAP-клиент Контур Стандарт

5. Универсальность Возможность использования в любых организациях Возможность использования в любых организациях Требует дополнительных настроек Возможности использования ограничены, модифицируется персонально для организации Возможность использования в любых организациях Возможность адаптации к конкретной организации Возможность использования в банковской сфере

6. Настройка системы Быстрая и простая Простая (без специального кодирования) Самостоятельное создание и настройка бюджетных планов Быстрая и простая Сложная, не может быть быстро установлена собственными силами Быстрая и простая Гибкая настройка бюджетной модели, но ограничена корректировкой значений отдельных параметров

7. Возможность реализации различных функций управления Планирование/ прогнозирование бюджета, осуществление любого логического и статистического анализа, отслеживание изменения значений показателей эффективности Возможность проведения периодического и скользящего анализа, планирование «от достигнутого» Возможность проведения периодического и скользящего анализа, планирование «от достигнутого» Возможность контроля за исполнением бюджета, анализ его выполнения Возможность проведения периодического и скользящего анализа, планирование «от достигнутого» Планирование/ прогнозирование бюджета, поддержка формирования бюджета в различных срезах Планирование, учет, контроль и анализ

8. База данных Многомерный куб данных Многомерные локальные файлы Реляционная база данных (собственного хранилища данных нет) Сервер приложений Реляционная база данных, многомерный куб данных Многомерный куб данных Хранилище данных

Окончание таблицы 1

Рассматриваемые срезы систем/ критерии Зарубежные разработки Совместные разработки Отечественные разработки

PROPHIX [6; 7; 10; 11] Hyperion Pillar [4] Adaytum e.Planning [4] BJet [8] Comshare MPC [3] PlanDesigner [9] Контур Корпорация Бюджет [3]

9. Привлечение ГГ- специалистов Минимальное привлечение Требуется привлечение отдельного сотрудника «администратора бюджета» Обязательное и необходимое Минимальное привлечение Требуется Требует привлечения технических специалистов Требуется

10. Сигнализирование системы при выходе показателей на критический уровень Отсутствует Контроль ошибок отсутствует Отсутствует Отсутствует Осуществляется в режиме реального времени Присутствует ввиду осуществления в системе возможности визуализации отклонений значений показателей Отсутствует

Поэтому специалистам организации необходимо будет самостоятельно настраивать программный продукт с учетом также и принципа «снижения неопределенности», содержащего в своей основе сценарный подход. К счастью, большинство исследованных программных продуктов не требует вмешательства технических специалистов. Данный критерий также был выделен авторами. Однако самым важным критерием является «Сигнализирование системы при выходе показателей на критический уровень», так как наличие этой функции позволит отслеживать показатели деятельности организации в режиме реального времени, т.е. осуществлять их эффективный мониторинг.

Работа по полному расчету затрат, как правило, очень трудоемкая, особенно если производство является многономенклатурным. Выход из этой ситуации возможен только через использование соответствующего программного обеспечения, которое является предметом исследования в представленной авторами статье.

В заключении хотелось бы отметить, что бюджетное управление проходит тот же цикл, что и цикл управления организацией, включая этапы постановки целей, планирования, исполнения, контроля, анализа, формирования управленческого воздействия, корректировки планов/целей. На основе этого можно сформировать обоснованные и своевременные управленческие решения.

Библиографический список:

1. Добровольский, Е. Бюджетирование: шаг за шагом / Е. Добровольский, Б. Карабанов, П. Боровков [и др.] 2-е изд., дополн. - СПб. : Питер, 2011. - 480 с. ISBN 978-5-49807-713-0.

2. Дойл, Д. П. Управление затратами: Стратегическое руководство / Д. П. Дойл, пер. с англ. - М. : Волтерс Клувер, 2006. - 264 с. ISBN 5-466-00198-8, 1-85971-517-6.

3. Королева, Е. Обзор систем бюджетирования: Контур Корпорация. Бюджет и Comshare MP [Электронный ресурс] / Е. Королева. - Режим доступа : http://www.iso.ru/rus/document5846.phtml (дата обращения : 07.05.2016).

4. Королева, Е. Обзор систем бюджетирования: Hyperion Pillar, Adaytum e.Planning и Бюджетирование для 1 С: Предприятие [Электронный ресурс] / Е. Королева. - Режим доступа : http://www.iso.ru/rus/ document5847.phtml (дата обращения : 07.05.2016).

5. Юрченко, Т. И. Управление затратами в организации. Монография / Т. И. Юрченко, Ю. В. Воронцова -М. : ФГБОУ ВО «Государственный университет управления», 2016. - 247 с. -ISBN 978-5-215-02806-3.

6. Обзор системы PROPHIX [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://iteam.ru/soft/budget/545 (дата обращения : 07.05.2016).

7. Система для автоматизации бюджетирования PROPHIX [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://prophix-system.ru (дата обращения : 07.05.2016).

8. BJet [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.cfin.ru/software/budget/iig.shtml (дата обращения : 07.05.2016).

9. PlanDesigner&UPE. Визуальный конструктор [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.insapov.ru/plandesigner.html (дата обращения : 11.05.2016).

10. PROPHIX в действии [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.prophix.su (дата обращения : 07.05.2016).

11. PROPHIX - система управления эффективностью [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.r-cons.ru/service/management-efficiency/prophix (дата обращения : 07.05.2016).

RESEARCH OF THE SOFTWARE OF BUDGETING`S PROCESS AND THE RECOMMENDATION FOR HIS EFFECTIVE USE IN THE INDUSTRIAL ORGANIZATION