CC BY
1
УДК: 65.012
ИССЛЕДОВАНИЕ ПРОБЛЕМ КОММУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ В УСЛОВИЯХ ДИСТАНЦИОННОЙ РАБОТЫ
А. А. Полякова Научный руководитель - Э. Ц. Гармаева
Восточно-Сибирский государственный университет технологий и управления Российская Федерация, 670050, г. Улан-Удэ, Ключевская ул., 40В E-mail: garmaeva.elvira@mail.ru
Коммуникация в организации - важнейшая часть рабочего процесса, обеспечивающая высокий уровень эффективности трудового коллектива и в дальнейшем результата его деятельности. Проблемы в передаче информационных потоков снижают качество выполнения задач и возникают повсеместно. В период резкого, незапланированного перехода на удаленную работу менеджеры столкнулись с тем, что понадобилось в короткие сроки установить контакты с подчиненными в дистанционном режиме.
Ключевые слова: коммуникация, переход на дистанционный режим, рабочий процесс, уровень эффективности, удаленная работа.
RESEARCH OF COMMUNICATION PROBLEMS IN THE ORGANIZATION IN THE
CONDITIONS OF REMOTE WORK
A. A. Polyakova Scientific supervisor - E. Ts.Garmaeva
East Siberian State University of Technology and Management Russian Federation, 670050, Ulan-Ude, Klyuchevskaya str., 40B E-mail: garmaeva.elvira@mail.ru
СотшитеаИоп in the organization is the most important part of the working process, which ensures a high level of efficiency of the workforce and, in the future, the result of its activities. Problems in the transmission of information flows reduce the quality of tasks and occur everywhere. During a period of abrupt, unplanned transition to remote work, managers were faced with the fact that it was necessary to establish contacts with subordinates in a short time in a remote mode.
Keywords: communication, switching to remote mode, workflow, level of efficiency, remote work.
В непредвиденных условиях коммуникативные связи в организации становятся главной проблемой. Грубые заявления, отсутствие точной информации могут привести к лишению мотивации и, как следствие, разрушить репутацию компании. Для своевременной доставки информации и обеспечении условий для сохранения здоровья сотрудников компании необходимо наладить четкую работу каналов внутренней коммуникации. Руководство сталкивается с серьезными проблемами, связанными с нехваткой необходимых ресурсов и серверов для обеспечения бесперебойного потока информации.
Актуальные проблемы авиации и космонавтики - 2021. Том 3
При удаленной работе решающее значение имеют общение и согласованность: 10% успеха определяется технологиями, а остальные 90% - общением между людьми.
Одной из главных задач удаленного менеджера является умение организовать общение с подчиненными таким образом, чтобы поток передаваемой информации был полным и предельно понятным, несмотря на расстояние.
Для предотвращения сбоев в коммуникации следует преодолеть несколько этапов перехода на дистанционное общение.
На первом этапе необходимо определить наиболее удобные каналы коммуникации: мессенджеры и социальные сети, файлообменники, программы для аудио- и видеосвязи, корпоративные многозадачные системы.
Современные информационные технологии в области коммуникаций предлагают множество приложений и утилит. Какие именно будут более эффективны для внедрения в управленческие процессы, решает сама компания.
На втором этапе необходимо выяснить, у кого из работников есть постоянный доступ к высокоскоростному интернету, мобильной связи, рассмотреть возможность приобрести необходимую современную технику, обеспечить максимально возможную шумоизоляцию.
На следующем этапе необходимо разработать план внутренних коммуникаций по внедрению и освещению нового технологического и технического оборудования и процесса передачи информации.
На этапе внедрения новых технологий и правил передачи информации необходимо проверить, все ли работники обеспечены необходимыми онлайн-инструментами, провести обучение сотрудников; установить правила пользования необходимыми приложениями; убедиться, что контроль над происходящим в компании установлен.
Для тех, кто практиковал этот режим до пандемии, переход на дистанционную работу происходит менее болезненно. Такие компании уже успели настроить все необходимые для эффективной работы сервисы, научились планировать задачи с помощью удобных онлайн-инструментов.
Самая известная метафора о восприятии информации, определяющая термин «коммуникация» - это айсберг. Информация, которую мы четко передаем друг другу - это верхушка, видимая нами. Но это только малая часть того, что мы видим, основная ледяная масса - то, что мы хотим объяснить или передать - остается под водой, не осознаётся. Несмотря на это она также передается в процессе коммуникации.
Одной из проблем коммуникации работы в удаленном формате, на наш взгляд, является увеличение времени проведения собраний, для решения оперативных задач.
Одни из классических методов управления является проведение личных встреч с сотрудниками. В удаленном формате эти встречи проходят по телефону или с использованием каналов видеосвязи, и, безусловно, второй вариант эффективнее, так как, можно видеть эмоции собеседника, оценить, насколько он согласен с мнением. Если же общение происходит по телефону, то взаимодействовать становится сложнее [2]. Чтобы сделать общение более продуктивным, лучше использовать канал визуальной коммуникации. Более того, такой канал позволяет демонстрировать слайды, диаграммы, презентации. Но при этом продолжительность собрания в удаленном формате как правило увеличивается. Если в обычном формате время могло составлять примерно 30 - 40 минут, то в дистанционном формате, как правило, собрание может затянуться от 1,5 - 2 часов.
Что касается собраний для решения стратегически важных вопросов, для подведения итогов по отчетному периоду, время таких встреч и в обычном, очном режиме довольно значительное. А в условиях удаленной работы время виртуальных встреч удлиняется, как показывает практика, почти в два раза. Нельзя не согласиться с мнением авторов исследовательских работ, что продолжительность таких собраний не должна превышать двух-трех часов, а используемая технология должна позволять не только показывать слайды,
но и интерактивно взаимодействовать с участниками, иначе им будет сложно сохранять концентрацию.
Одними из главных составляющих работы удаленного управления являются планирование и организация удаленного общения с сотрудниками. Для руководителя важно, например, оговорить ограничение фонового шума и воздерживаться от посторонних разговоров, четкую и ясную речь в разумном темпе, наличие визуализации, понимание цели встречи, внимательное слушание и скоро [1].
Важно, чтобы все договорились о том, как разделяются информационные потоки, какие средства связи следует использовать в определенных обстоятельствах, например, когда использовать электронную почту, когда связываться по телефону и когда лучше воспользоваться время создать документ и распространить его среди членов команды. Это связано с тем, что поддерживать огромное количество каналов связи по всем вопросам не оптимально. Необходимо установить эффективные каналы и постараться через них поддерживать коммуникацию по этим вопросам.
Подводя итоги можно выделить, что организовать работу с сотрудниками в удаленном режиме довольно сложно. При организации совещаний, собраний в дистанционном формате необходимо ставить четкие задачи с подробным описанием, так как удаленный сотрудник не может быстро что-то уточнить, позвонив коллеге за соседний столик или присоединившись к нему в коридоре, желательно подробно объяснить работнику, что от него ожидается, желательно с помощью видеокоммуниционных каналов связи.
Трудно предсказать, как долго продлится ситуация с пандемией. Пока мы не вернемся к работе в обычном режиме, каждый должен рассматривать свой дом как продолжение своего офиса и следить за последними тенденциями в области безопасности и коммуникации.
Библиографические ссылки:
1. Сбер. Университет. Управление дистанционными командами и сотрудниками [Электронный ресурс] - https://course.sberbank-school.ru/
2. Всё о внутренних коммуникациях. 10 принципов работы для виртуальной команды. [Электронный ресурс] - https://inside-pr.ru/
© Гармаева Э. Ц., Полякова А. А., 2021
