CC BY
26
Д.П. Коржов
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ иМЬ-МОДЕЛЕЙ ДЛЯ ФОРМИРОВАНИЯ УЧЕТА ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Аннотация
Цель исследования - исследовать процессы учета договорной деятельности в компаниях холдингового типа. Методы проведения исследования - визуальное моделирование (построение иМЬ-моделей) исследуемого бизнес-процесса. Основные результаты исследования - научные: выполнено визуальное моделирование бизнес-процессов исследуемой предметной области; практические: разработана информационная система учета договорной деятельности.
Annotation
The goal of investigation is studying of processes of accounts of contractual activity in companies of holding type. The methods of investigation are visual modeling (UML-model making) of the process. The main results of investigation - scientific: visual business-process modeling of studying domain is carried out; practical: information system of accounts of contractual activity is developed.
Ключевые слова
Компании холдингового типа, бизнес-процесс, учет договорной деятельности, визуальное моделирование, информационная система.
Keywords
Companies of holding type, business process, accounts of contractual activity, visual modeling, information system.
Описание исследуемой предметной области. Процесс заключения договоров длителен и непрост. Он включает многочисленные согласования, уточнения, проверки на соответствие действующему законодательству. Поэтому прежде чем приступить к созданию ин-
формационной системы, нужно разработать положение о договорной деятельности предприятия, которое будет регламентировать все процессы компании, связанные с договорной деятельностью. В дальнейшем это упростит составление технического задания, а так-
2008 № 2
Вестник Ростовского государственного экономического университета «РИНХ»
же позволит выявить недостатки сформулированных требований к работе с договорами до внедрения информационной системы. Как правило, положение о договорной деятельности предприятия содержит следующие разделы:
• порядок, сроки оформления и согласование договоров, ответственные лица;
• хранение и учет договоров;
• контроль за соблюдением сформулированных в положении процедур.
Даже в небольших компаниях количество договоров может достигать нескольких тысяч, а процесс визирования договоров может неоправданно затягиваться. Поэтому многие руководители предприятий приходят к выводу о необходимости внедрения информационной системы для автоматизации договорной деятельности и, в частности, процесса визирования договоров.
Автоматизация управления договорной деятельностью позволяет контролировать движение денежных средств компании и исполнение бюджетов. Это дает возможность избежать штрафных санкций, связанных с невыполнением договорных обязательств, контролировать дебиторскую задолженность и сроки платежей, а также исключит подписание договоров, не согласованных с юридической и финансовой службой.
Постановка задачи. Одним из важных этапов в договорной деятельности является процедура визирования договоров. Законодательно процедура визирования договоров не предусмотрена, поэтому все отдается на усмотрение каждого конкретного предприятия. Порядок визирования договоров закрепляется в положениях и уставах организаций, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.
Само по себе понятие визирования можно определить как проставле-
ние работником предприятия на договоре своей подписи в подтверждение того, что договор отвечает тем критериям, соответствие которым должен проверять этот работник.
Применительно к данной процедуре руководство каждой компании должно решить для себя следующие вопросы:
1.Необходимо ли визирование вообще?
2.Визирование каких конкретно договоров необходимо?
3.Кто из сотрудников компании должен визировать договоры?
4.В какой последовательности эти сотрудники должны визировать договоры?
5.На соответствие каким конкретно критериям должен проверять договор каждый из визирующих его сотрудников?
6.Какова ответственность лица, завизировавшего договор, в случае выявления в завизированном им договоре несоответствия тем критериям, которые этот сотрудник должен был проверить?
Важным моментом при заключении тех или иных видов договоров является определение центров ответственности (в том числе финансовой). С точки зрения контроля финансовых ресурсов предприятия важно, чтобы все ключевые договоры проходили визирование в финансовой службе, которая таким образом контролирует их соответствие заложенным планам и лимитам. Финансовый контроль типовых (массовых) договоров и договоров по многочисленным мелким (в масштабах конкретного предприятия) сделкам может быть передан другим подразделениям (например, подразделениям-
инициаторам) при условии соблюдения для таких договоров установленных лимитов финансирования и периодического контроля за его выполнением. Кроме того, для каждого вида договоров необходимо определить уровень ру-
28б
ководителя, имеющего право на его подписание со стороны предприятия.
Информационная система должна формировать список лиц (фамилия, имя, отчество, должность, подразделение), ответственных за согласование договора, проставить последовательность визирования и время, отпущенное на согласование. Для дальнейшего анализа фактических расходов по статьям бюджетов из договора (или сопроводительной документации) должна быть однозначно определена их привязка к статьям доходов и расходов и их аналитике. Кроме того, автоматически должно проверяться соответствие суммы обязательства по договору статьям доходов и расходов в бюджете компании. Информационная система должна отслеживать выполнение сроков согласования договора, а также обеспечивать движение договоров в ней (маршрутизация). Маршрутизация может быть фиксированной, когда составленный договор сразу направляется сотруднику подразделения, который стоит в списке согласований за инициатором договора, либо составитель может самостоятельно выбрать, кому передать договор на согласование, указав должность и имя.
Нужно отметить, что все договоры должны согласовываться с финансовой службой предприятия на предмет соответствия их условий составленному бюджету. Поэтому при согласовании информационная система должна обеспечивать привязку договора к статьям доходов и расходов компании (указание статьи и запланированного лимита по ней).
Таким образом, возникает необходимость создания информационной системы, позволяющей:
1.Реализовать гибкость в выборе маршрута согласования (инициатор договора сможет менять маршрут визирующих лиц и уменьшать количество виз)
2.Реализовать систему Лимитов Финансовой Ответственности (ЛФО). ЛФО -это сумма денег, присваиваемая руководителю по определенной статье затрат на год. В рамках этой суммы руководитель имеет право заключать договор без Тендера.
3.Реализовать систему контроля выполнения решений Тендерной Комиссии, а именно: сколько заключено сделок в рамках решений, когда, каким исполнителем.
Особенности процессов оптимизация исследуемого бизнес-процесса. Использование иМЬ-моделей позволяет наглядно продемонстрировать желаемую структуру и поведение системы, помогает добиться лучшего понимания создаваемой системы, что зачастую приводит к ее упрощению и возможности повторного использования[1].
Таким образом, моделирование позволяет решить следующее задачи:
• визуализировать систему в ее текущем и желательном состоянии;
• определить структуру или поведение системы;
• получить шаблон, позволяющий затем сконструировать систему;
Для моделирования процесса учета договорной деятельности был составлен перечень групп операций данного делового процесса (табл.1), выполняемых на уровне материнского общества и дочерних обществ, основанный на результатах исследований в группе компаний, насчитывающей более 40 дочерних обществ и имеющей значительное количество заключаемых договоров.
Как видно из таблицы 1, процесс учета договорной деятельности включает в себя более 250 функциональных операций (19 групп операций, каждая группа включает в среднем по 14 функциональных операций).
Таблица 1. Фрагмент перечня групп операций процесса учета договорной деятельности в исследуемой группе компаний в части
Частота выполнения функциональной операции Трудоемкость (время) выполнения функциональной операции (мин)
№ п/п Наименование операции мин. макс. наиболее вероятное мин. макс. наиболее вероятное.
1 Формирование карточки договора 7 10 8 280 400 320
2 Формирование документа «Решение тендерной комиссии» 9 12 10 360 480 400
3 Формирование документа «ЛФО для центров финансовой ответственности» 15 20 16 600 800 640
4 Ведение списка визирующих лиц 6 10 9 240 400 360
7 Анализ соответствия договора ЛФО 9 13 12 360 520 480
8 Анализ соответствия договора решению тендерной комиссии 8 12 11 320 480 440
9 Анализ и проверка контрагента службой безопасности компании 12 15 14 480 600 560
10 Формирование документа «Лист согласования» для начала процесса визирования договора 10 13 12 400 520 480
11 Формирование маршрута для листа согласования 17 20 19 680 800 760
12 Формирование документа «Изменение листа согласования» на основе доп. Соглашения 16 19 18 640 760 720
19 Присвоение листу согласования статуса «Согласован» 5 9 8 200 360 320
С целью эффективного использования трудовых и временных ресурсов при учете договоров возникает необходимость оптимизации существую-
щего бизнес-процесса. Перечень операций процесса учета договорной деятельности в автоматизированном варианте представлен в таблице 2.
Таблица 2. Фрагмент перечня групп операций процесса учета договорной
деятельности в части визирования договоров в автоматизированном режиме
№ п/п Наименование операции Обозна- чение Общее время выполнения (мин)
мини- мальное макси- мальное наиболее вероятное
1 Формирование карточки договора Орег1 2 6 5
2 Формирование документа «Решение тендерной комиссии» Орег2 1 3 2
3 Формирование документа «ЛФО для центров финансовой ответственности» Орег3 4 7 5
4 Ведение списка визирующих лиц Орег4 2 6 5
5 Формирование документа «Лист согласования» для начала процесса визирования договора Орег5 4 6 4
Продолжение таблицы 2
б Формирование документа «Изменение листа согласования» на основе доп. соглашения Operó 4 б 4
7 Проставление виз согласующими лицами Oper7 б 8 7
8 Присвоение листу согласования статуса «Согласован» Oper8 1 2 1
Для визуализации системы, определения ее структуры и поведения была разработана иМЬ-модель. На рис. 1 представлен фрагмент основной диаграммы вариантов использования сис-
темы автоматизации ведения договорной деятельности. На рис. 2 представлен фрагмент диаграммы деятельности построенной иМЬ-модели.
Рис.1. Фрагмент основной диаграммы вариантов использования системы автоматизации ведения договорной деятельности
Согласно данной диаграмме имеются пользователи с определенными ролями: администратор, администратор ЛФО, секретарь Тендерной комиссии, хранитель, создатель листа согласования (ЛС), хранитель печати, корпоративная система безопасности (СБ), аналитик. На первом этапе пользователи с
ролями: администратор, администратор ЛФО, хранитель и секретарь Тендерной комиссии формируют списки пользователей и справочную информацию, необходимую для создания ЛС. Следующий этап заключается в формировании ЛС пользователями с ролью «создатель ЛС» или присвоение нового статуса ра-
нее созданному ЛС. Пользователи с ролью «корпоративная СБ» проставляют в справочнике «Контрагенты» статус
«Надежный», в зависимости от того, прошел ли данный контрагент проверку на надежность. Пользователи с ролью «аналитик» имеют возможность только просматривать справочники, докумен-
ты, журналы документов и отчеты без добавления, редактирования или удаления информации. На заключительном этапе пользователи с ролью «хранитель печати» проставляют статус «Заключен» для тех листов согласования, которые были завизированы всеми ответственными лицами.
Рис.2. Диаграмма деятельности процесса учета договорной деятельности в части визирования договоров в автоматизированном режиме
Из представленной диаграммы деятельности ЦМЬ-модели и таблицы 2 видно, что по сравнению с процессом, осуществляемым вручную, использование информационной системы учета договорной деятельности позволит сократить часть рутинных операций пользователей, перевести выполнение операций из ручного режима в автоматический, а также эффективно распределить функции и зоны ответственности между
соответствующими службами компании. Результатом внедрения информационной системы в исследуемой группе компаний стало сокращение продолжительности процесса согласования и визирования договоров.
В результате анализа предметной области и выполненных исследований сформирована структура базы данных, обеспечивающая непротиворечивость и целостность информации, сокращение
избыточности данных и затрат на их актуализацию.
Информационная система оптимизации ведения договорной деятельности представляет собой комплекс программ, включающий в себя:
• ведение справочной информации;
• регистрацию договоров;
• учет согласования и визирования договоров;
• учет ЛФО и решений тендерной комиссии;
• модуль доступа к базе данных посредством Web-интерфейса для удаленных пользователей;
• поддержку помощи и справки;
• инструкцию пользователя и администратора.
Выводы. При использовании визуального моделирования процесса учета договорной деятельности отмечено повышение эффективности учета и ведения договоров за счет:
• снижения времени и бюрократизации на визирование договоров;
• создания гибкости в выборе маршрута согласования;
• построения системы ЛФО;
• построение системы контроля выполнения решений тендерной комиссии;
Результатом реализации поставленной задачи стало создание единого информационного пространства, позволяющего регистрировать, согласовывать и визировать договоры по более гибкому маршруту с учетом ЛФО и решений тендерной комиссии.
При использовании созданной информационной системы можно сократить временные затраты на подписание договоров, оперативно получать сведения о статусе договоров, находящихся на согласовании, формировать гибкий маршрут для визирования дого-
воров, а также предоставлять возможность заключения договоров с надежными контрагентами, которые определяются службой безопасности компании и учитываются в системе.
Библиографический список
1.Визуальное моделирование с помощью Rational Rose 2002 и UML.: Пер. с англ. - М.: Издательский дом “Вильямс”, 2003. - 192 с.
2.Хубаев Г.Н. Интеграция визуальных и
имитационных моделей -
универсальный инструментарий для оценки затрат и ресурсов // Проблемы федеральной и региональной
экономики: Ученые записки /
Ростовский гос. экономический ун-т «РИНХ». - Ростов н/Д, 2007 - Вып. 10.
- 228 с.
3.Хубаев Г.Н., Щербаков С.М. Особенности использования языка UML для имитационного моделирования // Проблемы федеральной и региональной экономики: Ученые записки. Вып. 9 / РГЭУ “РИНХ”. - Ростов н/Д, 2006. -166 с.
Bibliographic list
1.Visual modeling using Rational Rose 2002andUML.:Translated from the English . - M.: Publishing house “Williams”, 2003.
- 192 p.
2.Hubaev G.N. Integration visual and simulation model is the universal instrument for estimation of cost and resources // Problem federal and regional economic: scientist note / RSUE "RINH".
- Rostov-on-Don, 2007 - Publ. 10 - 228 p.
3.Hubaev G.N., Scherbakov S.M. Features of use language UML for simulation modeling // Problem federal and regional economic: Scientist note / Publ. 9 / RSUE "RINH". - Rostov-on-Don, 2006. - 166 p.
