CC BY
8
УДК 658.5
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТОВ И УПРАВЛЕНИЯ НЕСООТВЕТСТВИЯМИ
М.С. Малаева, руководитель отдела разработки IT продуктов компании ИнтерКонсалт
Редакция журнала «Экономические исследования» начинает публикацию материалов в разделе «Программное обеспечение для бизнеса».
В данном номере журнала вниманию читателей предлагается материал об одном из IT-продуктов - «GRAIT. Audit». Этот IT-продукт разработан компанией ООО «ГРЭЙТ» -разработчиком программного обеспечения, создателем цифровых решений для систем управления, основанных на международных стандартах и инструментах управления.
The editorial board of the journal "Economic Research" begins publishing materials in the section "Software for business".
In this issue of the magazine readers are offered material about one of the IT products - "GRAIT Audit". This IT product was developed by GRAIT - software developer, creator of digital solutions for management systems based on international standards and management tools.
Ключевые слова: аудит, управление несоответствиями, облачное программное решение, автоматизация работы аудиторов
Keywords: audit, nonconformity management, cloud software solution, automation of auditors' work Общие сведения
Предлагаемый IT-продукт «GRAIT. Audit» - это облачное программное решение для проведения любых аудитов и управления несоответствиями, которое зарегистрировано в едином реестре российских программ для ЭВМ (запись №15289 от 25.10.2022).
IT-продукт - «GRAIT. Audit» позволяет
S автоматизировать работу аудиторов и организовать процесс проведения аудитов в любой компании в соответствии с международным стандартом ISO 19011;
S быстро и грамотно провести любой аудит, сформировать понятный и грамотный отчет;
S воспользоваться готовыми чек-листами, примерами формулировок несоответствий и рекомендаций по каждому требованию многих международных стандартов, подготовленных профессионалами;
^ ускорить обучение новых аудиторов и проводить аудиты специалистами с
начальным уровнем подготовки без потери качества; ^ проводить несколько аудитов одновременно (интерфейс «Перечень
аудитов» приведён на рисунке 1). ^ управлять несоответствиями, формируя корректирующие мероприятия и назначая ответственных.
Рисунок 1 - Интерфейс «Перечень аудитов»
IT-продукт - «GRAIT. Audit» разработан на базе теоретических и практических разработок в сфере проведения любых аудитов и управления несоответствиями в организациях, использующих процессный подход [1,2,3,4].
Какие аудиты позволяет проводить ПО
- Аудиты первой стороны (внутренний аудит) [1].
- Аудиты второй стороны (аудит внешнего поставщика и / или другой внешней заинтересованной стороны) [1].
Для каких организаций предназначено ПО
Данное IT-решение для автоматизации аудита систем менеджмента предназначено для
- организаций любого размера, любой отрасли, которые стремятся автоматизировать и оптимизировать процесс проведения внутренних аудитов у себя в компании;
- консалтинговых и сертифицирующих компаний, помогающих бизнесу успешно развиваться путем корректного выявления и устранения несоответствий в существующей системе на любой стадии жизненного цикла компании;
- сетевого ритейла для проведения аудита любого участника цепочки поставок;
- частных аудиторов, которые хотят сократить время на планирование, проведение аудита и составление отчета по результатам аудита с рекомендациями.
Цели использования ПО
Программное обеспечение для автоматизации аудита систем менеджмента позволяет достигать различные цели (рис. 2) [3].
Определение степени соответствия требованиям международных стандартов систем менеджмента (аудит систем менеджмента)
Формирование несоответствий, корректирующих мероприятий и управление ими
Рисунок 2 - Цели программного обеспечения автоматизации аудита систем менеджмента
Выгоды от использования ПО
1. Экономия времени за счет автоматизации процесса аудита:
- более 60% при подготовке и планировании аудита;
- более 75% при сборе и фиксировании информации во время проведения аудита;
- более 90% при подготовке отчета;
- до 99% на формирование отчета.
2. Сокращение издержек от 20 % и выше за счет оптимизации расходов на
привлечение дополнительных сотрудников, сторонних аудиторов.
3. Повышение качества за счет минимизации ошибок при работе с ПО. При помощи программного обеспечения для автоматизации аудита систем менеджмента и управления несоответствиями можно сделать следующее:
- создать неограниченное количество шаблонов своих чек-листов для проверки;
- воспользоваться уже готовым, предустановленным набором чек-листов со стандартными вариантами формулировок несоответствий и рекомендаций, составленных на основе опыта проведения аудитов;
- создать структуру объектов аудита, разработать детальный план аудита с возможностью распределения вопросов между разными аудиторами, выгрузить краткий и подробный план аудита;
- каждому аудитору до начала аудита изучить план и сформировать заметки по каждому критерию чек-листа;
- при проведении аудита использовать мобильную версию, голосовой ввод, готовые варианты формулировок несоответствий и рекомендаций с возможностью их правки;
- во время аудита прикреплять по каждому критерию фото или скан документа, хранить их, при необходимости, на собственном хранилище данных;
- быстро сформировать общий отчет по результатам аудита с количественной оценкой степени соответствия критериям аудита, с общими и детальными выводами и рекомендациями;
- управлять несоответствиями, формируя корректирующие мероприятия и назначая ответственных;
- контролировать руководителям процесс проведения аудита;
- настраивать оповещения и напоминания, например, чтобы не пропустить аудит или подготовку корректирующих действий.
Функциональные возможности ПО
Последовательность действий в ПО для автоматизации аудита систем
менеджмента включает несколько шагов (рис. 3).
Рисунок 3 - Последовательность действий работы в программе Основные блоки программного продукта
Программное обеспечение для автоматизации аудита систем менеджмента включает 11 блоков (рис. 4).
Рисунок 4 - Основные блоки программного обеспечения для автоматизации аудита систем менеджмента
Блок 1. Главная. Главная - представляет собой блок с удобной навигацией и возможностью быстрого перехода к нужному модулю системы.
Блок 2. Аналитика. Аналитика представлена в виде различных графиков и диаграмм по многим показателям. Включает в себя такие направления как: мониторинг текущего состояния компании и динамика показателей. Есть возможность выбрать любой период и проанализировать, как саму компанию в целом, так и в отдельности каждый объект.
Блок 3. Объекты аудита. Объекты аудита - содержит список и структуру (орг. структуру) объектов, подвергаемых проверке на соответствие определенным требованиям / критериям.
Блок 4. Шаблоны чек-листов. Шаблоны чек-листов - включает набор предустановленных разработчиком примеров шаблонов чек-листов, а также самостоятельно созданные Компанией / Пользователем чек-листы. В данном блоке осуществляется создание шаблонов с возможностью управления ими.
Шаблон чек-листа - один из возможных вариантов, примеров представления перечня контрольных вопросов, сформированных и организованных по структуре «Раздел - Подраздел - Критерий», используемых при проведении аудита и для понимания, что цели аудита достигнуты. Чек-лист является руководством/ориентиром для аудитора.
Блок 5. Перечень аудитов. Перечень аудитов - содержит список аудитов Компании / Пользователя. В данном блоке осуществляется создание аудита, его планирование и проведение.
Блок 6. Несоответствия. Несоответствия - аккумулирует все выявленные в процессе аудитов и зарегистрированные вручную несоответствия и позволяет управлять ими (создание корректирующих мероприятий, назначение ответственных и отслеживание статусов выполнения).
Блок 7. Корректирующие мероприятия. Корректирующие мероприятия -аккумулирует все корректирующие мероприятия (коррекции, корректирующие действия) по несоответствиям.
Блок 8. Пользователи. Пользователи - панель администратора, в которой происходит создание пользователей системы и настройка прав доступа.
Права доступа - совокупность правил, регламентирующих порядок и условия доступа пользователя к объектам информационной системы, установленных разработчиком.
Роли пользователя - это набор прав доступа, определенный в соответствии с выполняемыми задачами пользователем или группой пользователей в информационной системе.
Блок 9. Диск. Диск - содержит список всех документов, загруженных в процессе проведения аудита.
Блок 10. Личный кабинет. Личный кабинет - персональная страница пользователя. Это раздел, доступный пользователю после авторизации.
Блок 11. Обновления. Обновления - отображается информация об обновлениях с указанием даты выхода обновления и конкретного перечня изменений и доработок.
Заключение
Информация о программном продукте, представленная в этом материале, носит базовый характер. Информация в этом документе не должна рассматриваться как окончательная, т.к. IT-продукт находится непрерывном развитии и в него постоянно вносятся изменения и корректировки.
Список литературы
1. ISO 19011:2018 / ГОСТ Р ИСО 19011-2021 - «Руководящие указания по проведению аудитов систем менеджмента».
2. Гродзенский С.Я. Менеджмент качества: учебное пособие. - М.: Проспект, 2015. - 200 с.
3. Дзедик В.А., Езрахович А. Создание и аудит систем менеджмента качества в соответствии с международным стандартом ISO 9001:2015. - Волгоград: ПринТерра-Дизайн, 2015. - 300 с.
4. Репин В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление. -М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. - 512 с.
I
• Продолжение публикации материалов раздела «Программное обеспечение для бизнеса» - в следующих номерах журнала.
