CC BY
46
Баранов В.Е., Савченко В.П. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ БЮДЖЕТИРОВАНИЯ ПРИ УПРАВЛЕНИИ СТОИМОСТЬЮ ПРОЕКТОВ С ШИРОКОЙ КООПЕРАЦИЕЙ
При выполнении крупномасштабных проектов с длительным сроком их реализации (несколько лет) в ОАО «Радиотехнический институт имени академика А.Л.Минца» разрабатывается и осваивается технология управления подобными проектами с учетом их специфики. Проекты, выполняемые институтом, отличаются тем, что содержат в себе полный цикл работ - от разработки технически сложных систем до их изготовления, испытаний, монтажа, наладки, эксплуатации и утилизации. Очевидно, что без применения современных методов календарно-сетевого планирования и специализированных программных средств осуществление эффективного управления проектами такого масштаба невозможно. Это обусловлено как уникальностью проектов, так и жесткими требованиями к их реализации: в запланированные сроки, в
рамках установленного бюджета и с требуемым качеством. В таких условиях применение типовых решений без адаптации к специфике столь сложного проекта неэффективно, поэтому в процессе освоения проектного управления потребовалась поэтапная доработка существующих методик и инструментов. В результате появилась необходимость создания собственной корпоративной системы управления проектами со сквозным планированием и контролем всех этапов и работ, а также трудовых, материальнотехнических и финансовых ресурсов, позволяющей эффективно управлять сроками, стоимостью и качеством.
Одним из основных элементов системы является календарно-сетевое планирование, с помощью которого можно управлять сроками при выполнении проекта и решить задачу обеспечения лиц, принимающих решения достоверной и своевременной информацией:
о ходе выполнения работ проекта - какие работы и в каком объеме выполнены, плановые и фактические сроки выполнения работ;
о наличии узких мест - критических работ, любая задержка по которым может привести к срыву сроков реализации проекта;
о прогнозных сроках завершения работ по проекту - на основании данных о длительности работ, взаимосвязях между ними и ходе их выполнения.
Основой календарно-сетевого планирования является календарно-сетевой график - это тысячи работ по разработке и изготовлению оборудования, монтажу и настройке изделия, в которых принимают участие десятки организаций, ответственных в своей части проекта. Очевидна невозможность ведения всех работ в одном графике, поскольку любое изменение технологии или сроков приводит к необходимости внесения изменений в десятки взаимосвязанных работ. В связи с этим разработана система взаимосвязанных календарно-сетевых графиков, построенная в соответствии со следующими принципами:
многоуровневость. Система графиков начинается с графика 1-го уровня - генерального графика. Работы генерального графика раскрываются (детализируются) в графиках 2-го и последующих уровней (схема взаимосвязи графиков показана на Рис. 1).
взаимосвязанность. Графики 2-го и последующих уровней раскрывают одну из работ графика более высокого уровня, при этом старт работы графика п-уровня связан с началом работ по графику п+1 уровня, а финиш с окончанием работ.
один график - один ответственный. Если часть работ по графику выполняет одна организация, а часть - другие, то в графике остаются только работы той организации, которая сдает результат работ. Сроки выполнения работ других организаций в графике обозначаются вехами финиша, а сами работы раскрываются в графиках следующего уровня с привязкой сроков окончания работ к указанным вехам.
Рис. 1. Схема взаимосвязи календарно-сетевых графиков разного уровня.
График первого уровня - генеральный график состоит из наиболее крупных блоков работ, их количество может составлять 20-50 в зависимости от сложности и длительности проекта. Генеральным графиком определяются плановые сроки начала и завершения основных этапов работ проекта. Длительности
и зависимости работ в генеральном графике определяются экспертным путем, на основании опыта выполнения аналогичных проектов. Ход выполнения генерального графика определяется ходом выполнения графиков второго уровня.
Графики второго уровня раскрывают каждую из работ генерального графика. Для отображения реальной картины работ, целесообразно создание графиков второго уровня по ходу проекта, то есть если работа в генеральном графике начинается через 2 года после начала проекта, то и график 2-го уровня будет создан через 1,5-2 года после начала проекта. Детализация графиков второго уровня доходит до укрупненной технологии проведения работ, длительности и зависимости работ определяются экспертным путем или исходя из технологии проведения работ. При необходимости дальнейшей детализации работ, создаются графики 3-го и последующих уровней, которые раскрывают работы графиков предыдущих уровней. Их детализация может доходить до технологических операций. Выполнение работ графиков 2-го и последующих уровней определяется исходя из соотношения фактически освоенной трудоемкости по работе к запланированной или по экспертной оценке. Таким образом разработана единая система графиков реализации проекта, ставшая основой для дальнейшего развития системы управления проектом.
Однако сами по себе календарно-сетевые графики не принесут практического эффекта, если процедура сбора фактических данных и актуализации графиков не будет обеспечиваться специальными программными средствами. Поэтому в качестве программного продукта для автоматизации календарносетевого планирования применено программное обеспечение Рг1шауега, позволяющее вести систему графиков в соответствии со структурой изделия и обеспечивающее их обновление по мере ввода отчетной информации.
Выработана и реализована также схема разработки и формирования единой информационной системы графиков проекта в Рг1шауега. (Рис. 2).
Г Единая система графиков реализации проекта в Рптауега Л
Взаимоувязка генерального графика, графиков собственных работ, работ контрагентов
Источники информации
Рис. 2. Схема формирования единой системы календарно-сетевых графиков проекта.
При реализации сложных проектов с большим количеством участников одним из решающих факторов влияния на сроки и стоимость проекта являются процессы взаимодействия между участниками. Программное обеспечение Рг1шауега обеспечивает автоматизацию процессов управления договорами и поставками в проектах, информация по заключенным договорам автоматически увязывается с календарносетевыми графиками, что позволяет принимать оптимальные решения по управлению проектом на основании своевременной и достоверной информации о ходе работ, узких местах и прогнозных сроках завершения проекта.
Использованный метод календарно-сетевого планирования на основе программного обеспечения Рг1-шауега, позволил заложить в ОАО РТИ основу корпоративной информационной системы управления проектами и развивать ее с учетом осуществления целого ряда масштабных проектов, нуждающихся в эффективных инструментах управления.
