CC BY
223
ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА
ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ТОВАРОВ И ТАРЫ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ РОЗНИЧНОЙ ТОРГОВЛИ: ПЛАНИРОВАНИЕ, УЧЕТ И АНАЛИЗ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
И.Д.ДЕМИНА, доктор экономических наук, профессор Академии бюджета и казначейства Министерства финансов Российской Федерации Ю. В. МАНАЕНКОВА, бухгалтер ООО «Реал-3»
Деятельность организации любой органи-зационно-иравовой формы, в том числе приватизированного предприятия, должна аправлена на получение прибыли за счет эффективного использования активов. Следовательно, основным критерием признания основных средств и запасов в бухгалтерском учете организации должны быть экономические выгоды от их использования, что соответствует подходам постановки на учет в соответствии с МСФО.
Так, в соответствии с МСФО № 16 «Основные средства» устанавливаются два критерия признания объектов основных средств в качестве актива:
— с большой долей вероятности можно утверждать, что компания получит связанные с активом будущие экономические выгоды;
— стоимость актива компанией может быть надежно оценена.
В соответствии с МСФО 2 «Запасы» признание запасов в качестве активов осуществляется по следующим критериям:
— если существует вероятность притока экономических выгод в компанию;
— запасы имеют стоимость или оценку, которая может быть надежно измерена.
В соответствии с ПБУ 6/01 «Учет основных средств» выделяются четыре условия, выполнение
которых позволит принять актив в качестве объекта основных средств, среди которых — способность приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.
Следовательно, инвентаризация должна выявлять основные средства и материально-производственные запасы, которые не используются (или используются неэффективно) и не приносят доход. Многие приватизированные предприятия имеют активы, которые не используются вообще или используются не по целевому назначению, так как целевое назначение использования активов возможно только в случае сохранения профиля деятельности предприятия, что в настоящее время законодательно не закреплено. В результате и земли, и производственные площади приватизированных предприятий в основном используются для сдачи их в аренду. Государством должна контролироваться деятельность приватизированных предприятий, так как основная цель приватизации — повышение эффективности использования собственности (хотелось бы добавить, по строго целевому назначению).
Вместе с тем в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, основными
целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия имущества; сопоставление фактического количества имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отражения в учете обязательств.
При планировании и проведении инвентаризаций товаров и тары на предприятиях розничной торговли необходимо учитывать следующие ее особенности.
План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с руководителем организации. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам, исходя из сроков и результатов осуществления предыдущих инвентаризаций и условий работы материально ответственных лиц (сезонность, время отпусков и т.д.), молодых специалистов. Ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом большое значение имеет правильное установление очередности инвентаризаций. В первую очередь она должна проводиться у материально ответственных лиц вновь принятых на работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очередности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий по объему товарооборота, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчет и другие нарушения.
Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год в разрезе каждого месяца. В нем предусматривается участие в инвентаризациях и контрольных проверках специалистов (не менее 4—7 раз в год).
Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки в планах могут предусматриваться внезапные сплошные инвентаризации, охватывающие все торговое предприятие.
Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учет и проверка качества их проведения — чаще всего руководителем организации. В журнале учета проведения инвентаризаций фиксируются данные по каждому магазину (время проведения инвентаризации, состав инвентаризационных комиссий, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве). Могут также указываться данные о соблюдении норматива товарных запасов и о неполноценных товарах.
Организация инвентаризации товарно-материальных ценностей имеет большое значение как в борьбе за сохранность собственности, так и для уп-
равления хозяйственной деятельностью торговых организаций, так как дает возможность получить точную и достоверную информацию о состоянии товарных запасов, выявить неполноценные товары, осуществить контроль за деятельностью материально ответственных лиц, определить суммы недостач и излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых организаций.
В целях совершенствования деятельности инвентаризационной комиссии необходимо выделить следующие элементы ее работы:
1) получение распоряжения на проведение инвентаризации;
2) проведение инструктажа;
3) изучение и соблюдение своих обязанностей и прав;
4) разграничение ответственности;
5) порядок оплаты труда за выполненную работу.
Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии должен служить приказ (распоряжение) руководителя организации. Выдача такого распоряжения вызвана необходимостью обеспечить право комиссии на проведение инвентаризации и соблюдение принципа внезапности.
До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя, специалистов и представителя инвентаризационной комиссии обязан провести инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы.
Распоряжение является единым документом, который в комплексе отразит организацию предварительной инвентаризационной работы. Распоряжение о проведении инвентаризации регистрируется в книге учета выданных распоряжений.
После получения приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к ее выполнению.
Приказ о проведении инвентаризации может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет сроки ее проведения, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. Кроме того, на этапе подготовки к проведению инвентаризации могут быть разработаны соответствующие внутренние документы (правила с подробным описанием действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния имущества организации; порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий; формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации).
Содержание и порядок выполняемых процедур приводятсявтабл. 1.
Эта модель помогает рационализировать проведение инвентаризаций, сократить время их проведения, что, в свою очередь, скажется на улучшении организации торговли, увеличении товарооборота и, как следствие этого, улучшении финансовых результатов.
Для более достоверных данных по результатам инвентаризации необходимо совершенствовать сам процесс проведения инвентаризации. Одним из рациональных приемов проведения инвентаризации является ярлычный метод. Его сущность состоит в том, что работники торговой организации подбирают одноименные товары в порядке, удобном для их подсчета. Затем, подсчитав количество товаров, заполняют на каждый его отдельный вид товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, сорт, количество, цену и другие признаки, определяющие данное наименование товара. Председатель комиссии в присутствии материально ответственного лица может поручить члену комиссии проверить правильность на нем регистрационного номера, записать данные ярлыка
в контрольную ведомость. После этого товарный ярлык направляется оператору вычислительной машины для включения в инвентаризационную опись данных проверенного товара. Применение этого метода позволяет на 35—40 % сократить время проведения инвентаризации.
Для сокращения времени проведения инвентаризации возможно использование специальных книг, построенных по типу оборотных ведомостей. Первая инвентаризация в них отражается как обычно, а последующие на выкладках с указанием лишь количества и стоимости товаров. Этот метод позволяет почти вдвое сокращать объем описи за счет одноименных товаров. При инвентаризации продовольственных товаров можно пользоваться обмером, но такой способ проверки не совсем точен и достоверен.
Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товаров, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она пломбирует помещения для хранения ценностей, пересчитывает все имеющиеся деньги, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов, группирует одинаковые товары, находящиеся в
Таблица 1
Содержание работ, выполняемых при проведении инвентаризации в торговой организации
№ п/п Содержание работ
1 Оформление приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации ценностей и его вручение председателю комиссии. Проведение инструктажа членов комиссии
2 Оповещение об инвентаризации материально ответственных лиц
3 Опломбирование подсобных помещений и других мест хранения ценностей
4 Получение от кассира последнего кассового отчета с выведенными в нем остатками денег в кассе
5 Проверка кассового отчета и приложенных к нему документов
6 Получение последнего товарно-денежного отчета
7 Подписка о включении всех расходных и приходных документов в отчет
8 Проверка предъявленного товарно-денежного отчета и приложенных к немудокументов
9 Визирование всехдокументов, приложенных к товарно-денежному отчету
10 Проверка весоизмерительных приборов, используемых комиссией
11 Снятие остатка наличия денежных средств в кассе и определение выручки текущего дня
12 Запись остатка денежных средств в кассе в инвентаризационную опись
13 Подготовка товаров и тары к инвентаризации: группировка и подборка их по артикулу, наименованиям, ценам, выписка ярлыков на каждый вид товара
14 Пересчет и перемеривание товаров и тары
15 Запись данных об остатках товарно-материальных ценностей в инвентаризационную опись
16 Подписка о том, что все ценности, поименованные в описи, комиссией проверены в натуре
17 Определение предварительных результатов инвентаризации
18 Представление инвентаризационных описей в бухгалтерию
19 Проверка в бухгалтерии товарныхдокументов и отчета материально ответственного лица
20 Проверка инвентаризационных материалов в бухгалтерии
21 Составление сличительной ведомости по таре
22 Составление расчета естественной убыли и других нормируемых потерь
23 Отражение данных в сличительной ведомости результатов инвентаризации товаров, материалов, тары и денежных средств
24 Отражение данных расчета нормируемых потерь в сличительной ведомости
25 Определение окончательных результатов инвентаризации
26 Рассмотрение результатов инвентаризации
разных местах помещения, отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность товары, получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчеты с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех документов и отчетов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей. Инвентаризационная комиссия тщательно проверяет предъявленные отчеты и приложенные документы, особенно накладные на внутреннее перемещение, удостоверяется в наличии подписей материально ответственных лиц, правильности цен на товары, сумм наценок, таксировок, подсчетов. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчетах ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии.
Ценности, подлежащие инвентаризации, подбираются по наименованиям, сортам, виду упаковки и укладываются в определенном порядке, удобном для пересчета, перемеривания и перевзвешивания.
Товары подсчитываются, взвешиваются и перемериваются в присутствии материально ответственных лиц, при этом определяется их качество, сортность и цена. Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения товаров в данном помещении.
Товары, находящиеся в розничных торговых организациях в нераспакованном виде, вскрывают и проверяют как по количеству, так и по качеству.
Инвентаризация товаров, учитываемых партионно, проводится по отдельным партиям. Товары, поступившие в торговую организацию во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и записываются в отдельную опись. Документы на эти товарно-материальные ценности включаются в первый товарно-денежный отчет, составленный после инвентаризации.
В случае обнаружения порчи, боя и ломатовар-но-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт (форма № ТОРГ-15) и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передает на рассмотрение. На фактически оказавшиеся в наличии товары и тару на торговых предприятиях составляются инвентаризационные описи (форма№ ИНВ-3).
В инвентаризационной описи не допускаются подтирки или подчистки, записи в описях должны производиться ясно и четко. Исправляются допущенные ошибки во всех экземплярах путем зачеркивания ошибок и написания сверху правильных данных. Исправления в части наименования товаров, их количества, расфасовки и цены долж-
ны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии, что на практике нередко не делается.
Комиссия составляет опись в трех экземплярах, а при передаче материальных ценностей — в пяти (три — под копирку членами комиссии, а два других — материально ответственным лицом). Каждый экземпляр описи в отдельности подписывается всеми членами комиссии (не под копирку). Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы должны быть пронумерованы, а внизу каждой из них должна быть ссылка на номер следующей страницы. В опись записывается товар в полном и правильном наименовании с указанием номенклатурного номера, расфасовки. В графе «цена» указывается цена, по которой товар сдан под отчет по товарным документам материально ответственному лицу. При этом цены должны соответствовать единице измерения, в которой товар внесен в опись. Например, количество товара указано в штуках, и цена ставится за одну штуку.
Очень часто в магазинах возникают трудности при инвентаризации особо крупных остатков отдельных видов товаров. Даже при очень крупных остатках какого-либо товара комиссия обязана пересчитать их, а не записывать в опись их количество со слов материально ответственного лица или, например, путем умножения количества ящиков на количество бутылок в одном без проверки содержимого в каждом ящике.
Одновременно с фактической проверкой товаров в натуре проверяется состояние и ведение складского хозяйства, в том числе правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду, в частности, разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:
— скоропортящиеся (продукты полеводства, садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и др.);
— легко воспринимающие влагу (соль, сахар идр.);
— легко воспринимающие посторонние запахи (сахар, чай, мука, крупа идр.);
— обладающие специфическими запахами (рыба, табак и др.);
— убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные идр.);
— легко воспламеняющиеся и др.
Если в момент инвентаризации поступил товар, то комиссия принимает его и записывает в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата
поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «После инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую внесены эти ценности. Этот товар приходуется после инвентаризации. Но такие случаи на практике бывают не очень часто.
По весовым товарам в таре указывается вес брутто и вес нетто. Фактически оказавшуюся в момент инвентаризации тару рассортировывают по качественному признаку и составляют для нее две описи — на порожнюю и на занятую под товарами.
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственным лицам в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.
Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.
На счетах учета товаров, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами (табл. 2).
Предварительно должна быть произведена сверка этих расчетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету 45 «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.
Описи составляют отдельно на товары, находящиеся в пути (Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6), на товары отгруженные, не оплаченные в срок покупателями (Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма № ИНВ-4).
В описях на товары, находящихся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета. В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся следующие данные: наименование покупателя, наименование товара, сумма, дата отгрузки, дата выписки, номер расчетного документа.
Товары, находящиеся на складах других организаций, заносятся в опись на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются следующие данные: наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.
В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указывается: наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость поданным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.
Таблица 2
Документы, подтверждающие наличие на счетах учета товаров, не находящихся в момент инвентаризации у материально ответственных лиц
Товары, не находящиеся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц Подтверждающие документы
Товары, находящиеся в пути Расчетные документы поставщиков или другие заменяющие их документы
Отгруженные товары Копии предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т.д.)
Товары по просроченным оплатой документам Обязательное подтверждение учреждений банка
Товары, находящиеся на складах сторонних организаций Сохранные расписки, переоформленные на дату, близкую кдате проведения инвентаризации
Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.). На тару, пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.
Если в торговой организации имеется остаток денег, не сданных в банк, от продажи товаров, то этот остаток, проверенный инвентаризационной комиссией, записывается на лицевой стороне описи. По каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров товарно-материальных ценностей и общее количество ценностей в натуральных показателях (безотносительно к их характеру). Такой подход исключает возможность внесения в опись каких-либо изменений или приписок. После взаимной сверки каждая страница описи подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи инвентаризационная комиссия записывает прописью количество порядковых номеров и натуральных единиц отдельно по последней странице и по всей описи в целом, а также сумму всех ценностей. На последней странице описи материально ответственное лицо дает подписку о том, что все ценности проверены комиссией в натуре в его присутствии и внесены в опись.
На предприятиях с коллективной материальной ответственностью инвентаризация может проводиться по числу материально ответственных лиц с распределением участников согласно протоколу. В связи с этим после окончания инвентаризации на основе отдельных инвентаризационных описей составляется сводная опись фактических остатков товаров. В сводной описи перечисляется отдельно каждая инвентаризационная опись с указанием суммы ценностей и подсчитывается общий итог всех ценностей по предприятию.
После окончания инвентаризации председатель комиссии представляет описи в следующем порядке: первый экземпляр описи, заполненный членами комиссии, а также экземпляр, заполненный материально ответственным лицом, — в бухгалтерию организации, где ведется учет ценностей; второй экземпляр описи, заполненный членом комиссии, — материально ответственному лицу. Сданные в бухгалтерию инвентаризационные описи должны тщательно проверяться для достоверного анализарезультатов инвентаризации.
Оформление результатов инвентаризаций и отражение их на счетах бухгалтерского учета. Выявление результатов инвентаризаций включает следующие два этапа:
— подведение предварительных результатов инвентаризации, которые определяются немедленно после ее окончания. Точность и быстрота выявления предварительных результатов инвентаризации определяют во многом успех борьбы с недостачами, хищениями и товарными потерями в торговых организациях. Имея эту информацию, председатель и члены инвентаризационной комиссии могут решать вопрос о дальнейшей деятельности материально ответственного лица. Председатель инвентаризационной комиссии докладывает о предварительных результатах инвентаризации, и в случае выявления крупной недостачи материально ответственное лицо отстраняется от занимаемой должности до получения окончательных результатов;
— определение окончательных результатов инвентаризации. Осуществляется бухгалтерией после тщательной проверки и обработки всех документов в следующие сроки:
— по мелкой рознице (ларьки, киоски, палатки) — в этот же день;
— по магазинам — не позднее двух дней.
Подготовительные работы для формирования результатов инвентаризации в бухгалтерии включают:
— проверку последних товарно-денежных отчетов, завизированных председателем инвентаризационной комиссии;
— запись данных последних товарно-денежных отчетов в учетные регистры;
— подсчет итогов в журналах для учета товарно-материальных ценностей;
— сверку данных синтетического и аналитического учета;
— взаимную сверку учетных регистров;
— проверку полноты поступления ценностей по встречным (внешним и внутренним) документам;
— выведение остатков ценностей у отдельных материально ответственных лиц (бригад) к началу инвентаризации.
Особое значение имеет сверка сумм списанных в расход и реализованных товаров с выручкой кассы, анализ внутреннего перемещения товаров из одного магазина в другой, проверка и оформление бухгалтерскими записями не отраженных ранее в отчетах актов о списании боя, порчи товаров и т.д.
Не менее тщательно проверке подвергаются данные в инвентаризационных описях. Все нарушения заполнения инвентаризационной описи могут свидетельствовать о хищениях. К таким нарушениям заполнения относятся:
— неоговоренные исправления цен, количества и суммы определенных товаров;
— подчистки записей, добавления и дописки цифр;
— неправильное сбалансирование единиц товаров по страницам описи, количеству, указанному комиссией;
— указанные в описи завышения остатков отдельных товаров (особенно в конце описи);
— указанный в описи превышающий лимит остатков и сумм несданной денежной выручки;
— наличие в описи товаров, которых не было в записях о поступлении и начальном остатке товаров;
— несоответствие документальных данных о таре данным о перемещении и фактическом наличии товаров.
Для выявления хищений, которые характеризуются указанными признаками, необходимо провести их исследование путем: тщательной проверки тех операций, которые содержат формальные признаки злоупотреблений; применения приемов срочной проверки, взаимного контроля, контрольного сличения в целях выявления способов сокрытия хищений и злоупотреблений.
Признаки приписок в инвентаризационных описях можно выявить составлением записей об остатках одних и тех же наименований товаров в описях на начало и конец учетного периода.
Одним из распространенных способов сокрытия хищений при инвентаризации является неправильная таксировка и подсчет на отдельных страницах и в описях в целом. Для этого необходимо осуществлять встречные проверки таксировки и подсчета итогов в описях с использованием вычислительных средств.
Для выявления факторов скрытия недостач повышенной суммой сданной выручки необходимо сравнить выручку за день до начала и после окончания снятия фактических остатков ценностей со среднедневной плановой и ежедневной выручкой в другие периоды торговли.
Для выявления признаков хищений рекомендуется также сопоставить количество возможного завышения товарных остатков с указанной в инвентаризационной описи тарой, занятой под этими товарами. Если количество тары не обеспечивает вместимость записанных в инвентаризационную опись товаров, то это может служить признаком приписки товаров.
Скрытие недостач путем неоприходования товаров, поступивших до инвентаризации, выявляется сверкой расчетов и встречной проверкой документов. Наряду с этим проверяется использование выданных доверенностей, изучаются даты фактического поступления товаров по транспортным документам.
Существует еще один способ выявления различных негативных явлений при проведении инвентаризации — это проведение контрольной проверки после проведения инвентаризации. При этом проверяются ценности, указанные в описи, которые являются наиболее ценными или пользуются повышенным спросом. Контрольные проверки следует проводить обязательно до открытия склада, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Если выявлены значительные расхождения между данными инвентаризационной описи и данными контрольной проверки, то назначается новый состав рабочей инвентаризационной комиссии для проведения повторной сплошной инвентаризации ценностей.
Руководитель предприятия должен немедленно рассмотреть вопрос об ответственности первого состава инвентаризационной комиссии, допустившей нарушения в проведении инвентаризации ценностей.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей (форма № ИНВ-24). Акт регистрируется в Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (форма№ ИНВ-25).
К проверкам качества проведенных инвентаризаций привлекаются опытные работники и специалисты, в совершенстве знающие организацию проведения инвентаризаций. Однако на практике контрольные проверки проводятся редко. Такая тенденция имеет место из-за загруженности работой бухгалтеров и нехватки достаточного количества необходимых счетных работников.
Результаты инвентаризации выявляются на основе сопоставления остатков товаров, тары и других ценностей по учетным данным с фактическим их наличием по инвентаризационным описям. При выявлении отклонений составляют сличительные ведомости, где выводятся расхождения между учетными данными и фактическим наличием по каждому виду, наименованию, сорту товарно-материальных ценностей. Расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляют посредством составления сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Форма сличительной ведомости утверждена постановлением Госкомстата № 88 (форма № ИНВ-19).
При количественно-суммовом учете ведомость составляется по тем позициям товаров, по которым установлены расхождения с учетными данными.
Ценности, по которым расхождения не установлены, в ведомость включаются общим итогом.
Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй — передается материально ответственному (ым) лицу (лицам).
На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.
Пересортица товаров, которая может быть вскрыта при инвентаризации, означает излишек одного и недостачу другого товара. Она образуется в тех случаях, когда по документам числится оприходование или списание одного товара, а фактически был оприходован или списан другой товар.
Инвентаризационная комиссия должна получить подробные объяснения от материально ответственных лиц о допущенной пересортице. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы можно проводить в виде исключения:
— в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования;
— за один и тот же проверяемый период;
— у одного и того же проверяемого материально ответственного лица;
— в тождественных количествах.
Допускается также в виде исключения производить зачет излишков и недостач товаров в результате пересортицы, происшедшей в одной и той же группе товаров, если входящие в ее состав товары имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару. Если при зачете излишков и недостач от пересортицы товаров стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке, то разница относится на виновных лиц. Кроме пересортицы может образовываться разница, когда товар отпускается по повышенной или пониженной цене. Зачет в этом случае производится аналогично. О допущенной пересортице материально ответственные лица дают письменные объяснения. На лиц, виновных в пересортице товаров, могут налагаться дисциплинарные взыскания, а при умышленном внесении путаницы в первичные документы и учет их привлекают к судебной ответственности.
Зачет по пересортице бухгалтерской проводкой не оформляют. Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то возникшие разницы рассматриваются как недостачи сверх норм естественной убыли и списываются на финансовый результат.
После проведения зачета по пересортице вновь определяются недостача и излишки материальных
ценностей. Выявленные излишки приходуются с отнесением на финансовый результат. Недостачи отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
При установлении факта недостачи товаров бухгалтерия производит расчет их естественной убыли. Для организаций торговли сейчас действуют нормы естественной убыли, утвержденные приказом Министерства экономического развития и торговли РФ от 07.09.2007 № 304. Но эти нормы относятся к бухгалтерскому учету (п. Зет. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Определяется естественная убыль на основе установленных норм после инвентаризации, если вскрыт факт недостачи товаров. В норму убыли не включаются потери товаров, внутренняя их переброска, списание по актам. Утвержденные нормы являются предельными и не распространяются на штучные, фасованные и транзитные товары.
При количественно-суммовом учете естественная убыль товаров исчисляется отдельно по каждому виду.
Руководители организаций и предприятий обязаны определить и относить недостачу к мелкой или к крупной, а также уведомлять прокурора о недостачах, не переданных следственным органам и погашаемых в общегражданском порядке.
Мелкие недостачи должны немедленно погашаться, и лишьв определенных случаяхдопускается получение от работника обязательства с указанием сроков погашения (как правило, 2—3 мес.).
Следует помнить, что суммы недостач и порчи товаров и тары списываются по фактической себестоимости, которая должна включать в себя договорную (учетную) цену и долю транспортно-заготовительных расходов. Причем транспортно-заготовительные расходы могут учитываться в бухгалтерском учете двумя способами:
— на субсчете счета 41 «Товары»;
— на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» — при использовании счетов учета заготовления и приобретения товаров.
Например, 12.12.2009 торговая организация приобрела сахар-рафинад в количестве 200 кг. Стоимость приобретенного товара составила 7 800 руб. (в том числе НДС — 10%, или 709,09 руб.). Доставка осуществлялась транспортом поставщика. Стоимость транспортных услуг составила 1 100 руб. (в том числе НДС — 18%, или 167,80руб.). Учет товаров ведется с использованием счетов 15 и 16.
В бухгалтерском учете сделаны такие проводки:
Д-т сч. 41 К-т сч. 60 — 7 090,91 руб. — оприходован на склад товар;
Д-т сч. 19 К-т сч. 60 — 709, 9 руб. — учтен НДС по оприходованному товару;
Д-т сч. 16 К-т сч. 60 — 932,20 руб. — отражена сумма транспортных расходов;
Д-т сч. 19 К-т сч. 60— 167,80 руб. — учтен НДС по транспортным расходам.
До конца 2009 г. сахар-рафинад хранился на складе и в продажу не поступал.
По состоянию на 13.01.2010 была проведена инвентаризация, в результате которой выяснилось, что несколько коробок сахара-рафинада намокли и стали не пригодными к использованию. Недостача составила 9 кг.
По результатам инвентаризации в бухгалтерском учете были сделаны записи:
Д-тсч. 94 К-тсч. 41 — 319,09руб. (7 090,91 руб.: 200 кг • 9 кг) — отражена недостача, выявленная в результате инвентаризации;
Д-тсч. К-тсч. 16 —41,94 руб. (932,2 руб.: 200 кг • 9 кг) — отражены транспортные расходы от недостачи, выявленной в результате инвентаризации;
Д-т сч. 73 К-т сч. 94 — 361,04 руб. (319,09 руб. + 41,95руб.) — отнесена на виновных лиц сумма недостачи.
По недостачам и растратам, явившимся следствием злоупотреблений, дела направляются в судеб-но-следственные органы не позднее 5 дней с момента установления недостачи, а также принимаются неотложные меры к наложению ареста на имущество обвиняемых и возмещению материального ущерба.
Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.
Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ - 26).
Выявленный в результате инвентаризации излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации (подп. «а» п. 3 ст. 12 Федерального закона № 129-ФЗ, подп. «а» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от29.07.1998 № 34н).
Недостача имущества в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения (расходы на продажу), а недостача сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты
организации (подп. «б» п. Зет. 12 Федерального закона № 129-ФЗ, подп. «б» п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).
В бухгалтерском учете суммы выявленных на предприятии недостач и хищений материальных ценностей и денежных средств, а также потери от порчи ценностей отражаются на счете 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Причем недостачи отражаются на счете 94 независимо от того, подлежат они списанию на расходы на продажу или отнесению на виновных лиц.
В том случае, когда решением следственных или судебных органов подтверждено, что виновные лица отсутствуют, недостачи списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы».
Если же в результате проведения инвентаризации обнаружена недостача, виновные лица которой не установлены и предприятие не принимает мер к розыску виновных лиц или рассмотрению дела в судебном порядке, то такая недостача подлежит списанию за счет средств, оставшихся в распоряжении предприятия после уплаты налогов.
Если недостача материальных ресурсов обнаружена до момента их оплаты поставщикам, то сумма НДС, приходящаяся на эти ценности, подлежит списанию в дебет счета 94. При этом в бухгалтерском учете делается проводка: дебет счета 94 кредит счета 19.
Результаты инвентаризации, полученные с помощью сличительных ведомостей, отражаются следующим образом (табл. 3).
Рассмотрим отражение данных инвентаризации на счетах бухгалтерского учета на примере инвентаризации, проведенной 12.01.2010.
По данным, приведенным в табл. 4, видно, что при инвентаризации обнаружены излишки макарон «Макфа» (вермишель тонкая короткая высшего сорта) по цене 33,10 руб. /кг, на сумму 662 руб. и недостача макарон «Макфа» (рожки высшего сорта) по цене 32,50 руб. /кг, на сумму 780 руб. В целом по макаронам имеется недостача на сумму 118 руб. (780 руб. — 662 руб.). В данной ситуации произведен зачет недостачи макарон «Макфа» (рожки высшего сорта) (20 кг, на сумму 650 руб.) излишками макарон «Макфа» (вермишель тонкая короткая высшего сорта) — 20 кг, на сумму 662 руб.:
(20кг- 33,1 руб. /кг) —
— (20 кг • 32,5 руб. /кг) =12руб.
После зачета образуется разница от пересортицы в сторону излишков по макаронам «Макфа» (вермишель тонкая короткая высшего сорта) — 12 руб. и недостача по макаронам «Макфа» (рожки высшего сорта) — 4 кг, на сумму 130 руб.
Таблица 3
Отражение на счетах бухгалтерского учета результатов инвентаризации, полученных с помощью сличительных ведомостей
Первичный документ Содержание операции Корреспондирующие счета
Дебет Кредит
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ Отражена недостача в пределах норм естественной убыли 44 94
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ Установлен факт потерь сверх норм естественной убыли 94 41
Бухгалтерская справка-расчет Списана сумма НДС по недостающим ценностям 94 19
Претензионное письмо Предъявлена претензия юридическому лицу на сумму потерь по крупной цене (с учетом НДС) 76 94
Выписка банка Получены денежные средства от юридического лица по претензии 51 76
Решение суда Сторно. При отказе суда удовлетворить претензию 76 94
Бухгалтерская справка Списаны на убытки суммы претензий, не признанных судом 91 94
Пораспоряжению администрацииработник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности, возмещает недостачу, выявленную врезультате инвентаризации, что отражается следующими проводками
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ Отражена недостача товаров, выявленная в результате инвентаризации 94 41
Бухгалтерская справка-расчет Сторно. Отражена торговая наценка по недостающим товарам 94 42
Бухгалтерская справка-расчет Восстановлена сумма НДС по недостающим товарам 19 68
Счет-фактура, бухгалтерская справка-расчет Восстановленная сумма НДС по недостающим товарам отнесена на счет учета недостач 94 19
Бухгалтерская справка-расчет Отражено списание недостач за счет виновного лица 73-2 94
Распоряжение администрации, бухгалтерская справка-расчет Списана за счет виновного лица разница между продажной и покупной ценой товара 73-2 98
Приходный кассовый ордер Работником внесены денежные средства в возмещение задолженности по выявленной недостаче 50 73-2
Бухгалтерская справка Списана на доходы разница между продажной и покупной ценам недостающего товара 98 91-1
Если виновные лица не выявлены, торезультаты инвентаризации оформляются следующими проводками
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ Суммы недостач при отсутствии конкретных виновников, а также суммы, во взыскании которых отказано судом, признаны прочими расходами организации 91 94
Акт о порче, бое, ломе ТМЦ, акт о списании товаров Отражены потери товаров сверх норм естественной убыли 73-2 94
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ Оприходованы излишки товаров, выявленные в результате инвентаризации 41 91
Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ Списаны не компенсируемые потери в связи с чрезвычайными обстоятельствами (уничтожение и порча товаров в результате стихийных бедствий и т. п.) 99 41
Таблица 4
Отражение результатов инвентаризации, проведенной по состоянию на 13.01.2010
№ п/п Наименование Цена, руб. /кг По данным инвентаризации По бухгалтерским данным Недостача Излишки
Количество Сумма Количество Сумма Количество Сумма Количество Сумма
1 Макароны «Макфа» (вермишель тонкая короткая высшего сорта) 33,10 220 7 282,00 200 6 620,00 20 662,00
2 Макароны «Макфа» (рожки высшего сорта) 32,50 176 5 720,00 200 6 500,00 24 780,00
3 Пшено высшего сорта 14,00 424 5 936,00 400 5 600,00 24 336,00
4 Пшено первого сорта 11,00 80 880,00 100 1 100,00 20 220,00
Для отражения излишков пшена и разницы от пересортицы в учете сделаны следующие записи: Д-т сч. 41 К-т сч. 91 — 80 руб. — оприходованы излишки пшена высшего сорта;
Д-т сч. 41 К-т сч. 91 — 56 руб. — отражена разница в сторону излишков.
Анализ результатов проведения инвентаризаций в торговых организациях. Анализ выявленных недостач и хищений в торговой организации начинается с оценки общего состояния сохранности средств, так как это оказывает существенное влияние на уровень расходов на продажу, рентабельность и сохранность собственности. В табл. 5 приведены основные показатели сохранности средств за 2009 г.
Анализируя показатели, можно сказать, что сумма недостач в отчетном году по сравнению с базисным на 111, 1тыс. руб. больше. В результате этого недостача на 1 тыс. руб. товарооборота повысилась на 17,65 %. В отчетном периоде наблюдается увеличение количества случаев недостач при росте средней суммы недостач на111,1 тыс. руб.
Далее анализируются причины возникновения недостач и хищений (табл. 6).
Таблица 5
Основные показатели сохранности средств в торговой организации
Показатель Базисный год Отчетный год Отчетный год в % к базисному году Отклонение от прошлого года
Розничный товарооборот, тыс. руб. 130 638 171 994 131,66 +41356
Выявление недостач:
а) количество 23 26 zll3,04 +3
б) сумма, тыс. руб. 227,7 338,8 148,78 + 111,1
Недостача на 1тыс. руб. 1,7 2,0 117,65 +0,3
товарооборота, руб.
Средняя сумма недостачи 9 900,90 13 030,80 131,61 3 129,9
на 1 случай, руб.
Таблица 6
Анализ недостач и хищений, выявленных в торговой организации в отчетном году
Группы недостач Выявлено недостач
Количество случаев Сумма, руб. %
Всего недостач 26 338 800 100
Причины возникновения недостач и хищений: — безответственное отношение материально ответственного лица к работе 4 82 150 24,2
— присвоение материальных ценностей и денежных средств в личных целях 2 23 040 6,8
— злоупотребление служебным положением 6 52 440 15,5
— несвоевременная сдача выручки 5 36 520 10,8
— нарушения принципов подбора кадров на ответственные должности 4 51480 15,2
— плохой учет и бухгалтерский контроль 3 41 170 12,2
— раздача денег в долг 2 52 000 15,3
Итого... 26 338 800 100
Классификация материально ответственных лиц по возрасту: — до 20 лет 5 63 120 18,6
— до 25 лет 10 135 300 39,9
— до 30 лет 3 45 380 13,4
— свыше 30 лет 8 95 000 28,1
Итого... 26 338 800 100
Для отражения разницы от пересортицы макарон и недостачи в учете сделаны следующие записи:
Д-т сч. 41 К-т сч. 91 — 12 руб. — отражена разница от пересортицы в сторону излишков;
Д-т сч. 94 К-т сч. 41 — 130 руб. — отражена недостача 4 кг макарон «Макфа» (рожки высшего сорта);
Д-т сч. 73 К-т сч. 94 - 118 руб. (780 руб. - 662 руб.) — отражено списание недостачи за счет виновного лица;
Д-т сч. 50 К-т сч. 73 — 118 руб. — работником внесены денежные средства.
Из анализа табл. 4 также видно, что имеют место излишки пшена высшего сорта по цене 14 руб. /кг, на сумму 336 руб. и недостача пшена первого сорта по цене 11 руб. /кг, на сумму 220 руб.
В данной ситуации был проведен зачет недостачи пшена первого сорта (20 кг, на сумму 220 руб.) излишками пшена высшего сорта (20 кг, на сумму 280 руб.). После зачета образуется разница от пересортицы в сторону излишков на сумму 80 руб. и излишки 4кг пшена высшего сорта, на сумму 56 руб.
Окончание табл. 6
Группы недостач Выявлено недостач
Количество случаев Сумма, руб. %
Выявлены недостачи во время: — плановых инвентаризациий 11 141 940 41,9
— передаче ТМЦ 8 101 940 30,1
— денежных ревизиях 5 58 720 17,3
— сверке расчетов 2 36 200 10,7
Итого... 26 338 800 100
Наибольший процент недостач приходится на материально ответственных лиц в возрасте до 25 лет — 39,8 % при стаже работы до 2 лет. При этом первые места занимают следующие обстоятельства обнаружения недостач: при передаче товарно-материальных ценностей — 30,1% и при плановых инвентаризациях — 41,9%. Таким образом, многочисленные случаи растрат происходят вследствие неправильного подбора и отсутствия контроля за работой молодых кадров.
Сведения о кражах и ограблениях, совершенных в торговой организации за отчетный год, представлены в табл. 7.
Анализируя данные табл. 7, можно сделать вывод о том, что в отчетном году количество случаев краж и ограблений возросло (в стоимостном выражении — на 855 руб.). Это произошло из-за увеличения числа краж в торговом зале (в стоимостном выражении — на 1 777 руб.), несмотря на то, что в складских и торговых помещениях количество краж было снижено в результате проведенной работы с персоналом - на 19,26 % (33,82% - 14,56 %), что в сумме составило 322 руб.
В отчетном году наибольший удельный вес в выручке занимает торговый зал, что является серьезным скачком по сравнению с прошлым годом. Данные табл. 7 будут использованы для углублен-
ного анализа в целях обобщения и распространения опыта работы торговых организаций.
Далее анализируются данные о проведенных инвентаризациях и контрольных проверках в торговой организации за отчетный год, так как по ним можно судить о степени расстановки сил, направленных на более успешное проведение инвентаризационной работы: количестве проведенных инвентаризаций, контрольных проверок, затраченного времени на инвентаризации по распоряжению и фактически и об отклонениях.
При анализе инвентаризационной работы важное значение имеет выполнение плана инвентаризаций не только в целом за год, но и за отдельные его периоды (месяцы, кварталы). Выполнение плана инвентаризаций из месяца в месяц говорит о регулярности контроля за работой материально ответственных лиц, что позволяет вовремя выявить недостачи, не наращивая их до крупных размеров, своевременно выявлять соответствие фактических данных учетным и предотвратить ошибки в работе.
Данные о выполнении плана проведения инвентаризаций в торговой организации по кварталам отчетного года представлены в табл. 8.
В отчетном году наблюдалось неравномерное планирование и фактическое проведение инвента-
Таблица 7
Сведения о кражах и ограблениях, совершенных в торговой организации за отчетный период, руб.
Подразделение торговой организации Базисный год Отчетный год Отчетный год в %к прошлому году [(к. 7: к. 3)х 100] Отклонение от базисного года
Совершено краж Цельный вес в % Сове К1 ршено эаж Сдельный вес в % Количество случаев (к. б — к.2) Сумма (к. 7 — к.З)
Количество случаев Сумма Количество случаев Сумма Количество случаев Сумма Количество случаев Сумма
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Торговый зал 5 1 534 71,43 66,18 8 2711 88,89 85,44 176,73 +3 +1 777
Складские и подсобные помещения 2 784 28,57 33,82 1 462 11,11 14,56 58,93 -1 -322
Итого... 7 2 318 100 100 9 3 173 100 100 136,89 +2 +855
Таблица 8
Выполнение плана проведения инвентаризаций в торговой организации по кварталам за отчетный год
Среднее количество
План Факт Отклонения от плана Процент выпол- проведенных инвента-
Квартал нения плана ризации в месяц
Количество Цельный вес, % Количество Цельный вес, % по количеству (к. 4—К.2) в удельном весе, % (к. 4: к. 2)х 100 План Факт
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
I 6 23,08 8 25,81 +2 +2,73 133,33 2 2,7
II 6 23,08 7 22,57 + 1 -0,51 116,67 2 2,3
III 6 23,08 8 25,81 +2 +2,73 133,33 2 2,7
IV 8 30,76 8 25,81 — — 100 2,7 2,7
Итого... 26 100 31 100 5 — 119,23 2,2 2,6
ризаций. Наиболее напряженными были I, II и III кварталы, на долю которых приходилось 77,43% всех инвентаризаций. Среднее количество проведенных инвентаризаций за месяц в этих кварталах составило 2,7. План инвентаризаций выполнен во всех кварталах отчетного года.
Также интерес представляют данные о выявленных недостачах и проведенных инвентаризациях на 01.01.2010.
Сведения в разрезе материально ответственных лиц, об отпусках, предоставленных материально ответственным лицам, приведены в табл. 9.
Из анализа данных табл. 9 видно, что наибольшая сумма недостач выявлена у материально ответственных лиц с меньшим стажем работы на данном месте. Такое явление стало на практике устойчивым и неизменным не только в розничной торговле.
В целях более полного контроля за состоянием инвентаризационной работы целесообразно проводить анализ ее эффективности. При этом необходимо учитывать возможные упущения в этой деятельности.
Наиболее характерными недостатками инвентаризаций являются:
— инвентаризационные комиссии действуют как временный орган;
— проверяющие специалисты плохо ознакомлены с нормативными актами и слабо знают свои права, обязанности и ответственность;
— отсутствует четкая регламентация инвентаризаций (проведение, оформление, подведение итогов и принятие решений по результатам проверки);
— нет методик зачета пересортицы и списания норм естественной убыли;
— не обоснован порядок расчета материального ущерба;
— отсутствует контроль за состоянием инвентаризационной работы;
— большинство членов инвентаризационных комиссий не имеют специального образования.
В связи с этим необходимо осуществлять контроль за инвентаризациями по следующим направлениям:
— наличие разработанных и утвержденных планов;
— полнота охвата объектов и своевременность инвентаризаций; правомочность и компетентность комиссий;
Таблица 9
Сведения о проведенных инвентаризациях и предоставленных отпусках по торговой организации на01.01.2010
Фамилия, имя, отчество материально ответственного лица Фактические товарные запасы, руб. Остаток тары, руб. Дата проведения инвентаризации Результат Кто проводил инвентаризацию С какого времени работает в должности Дата последнего отпуска
предыдущей последней Недостача, руб. Излишек, руб.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
СапогинаЛ. А. 275 410 — 15.12.2009 30.12.2009 970 — Шутова Н. Н. 10.07.2008 Вновь прибывшая
Ильменева С. А. 293 018 117 15.12.2009 30.12.2009 — 17,8 Петрова И. Е. 11.04.1997 12.10.2009
Талипова Л. Р. 394 060 63 15.12.2009 30.12.2009 556 — Петрова И. Е. 15.08.1999 11.05.2009
Иванова О. Ю. 215 270 34 15.12.2009 30.12.2009 930 — Шилова С. С. 22.03.2000 28.10.2009
Асеева И. В. 421 440 259 15.12.2009 30.12.2009 540 — Шутова Н. Н. 18.11.2000 15.08.2009
ИвонинаД. А. 236 725 70 15.12.2009 30.12.2009 — 33 Шилова С. С. 15.10.1998 12.09.2009
Токарева Т. А. 384 753 — 15.12.2009 30.12.2009 — 47 Шутова Н. Н. 18.05.1989 23.08.2009
— качество инвентаризационного процесса;
— достоверность и правильность составления инвентаризационных описей и сличительных ведомостей;
— своевременность, объективность и законность реализации материалов инвентаризаций;
— правильность отражения на счетах бухгалтерского учета и в учетных регистрах результатов проведенных инвентаризаций.
Для определения непосредственных результатов деятельности инвентаризационных комиссий должны анализироваться степень или уровень выполнения определенных задач, прохождение этапов проверки. Для этого необходимо разработать систему показателей, отражающих полноту, своевременность и оперативность выполнения инвентаризационной работы; единство в совокупности показателей; сравнимость результатов. Этому требованию в наибольшей мере соответствуют относительные величины. Общий принцип подсчета отдельных показателей заключается в том, что выбираются отдельные, наиболее важные элементы цикла ревизионной работы или функциональных обязанностей, конечный результат которых поддается количественному определению. При этом рассчитанные коэффициенты будут характеризовать эффективность и качество проведенной инвентаризационной работы.
Состояние и эффективность инвентаризационной работы целесообразно проверять по следующим показателям.
1. Показатель своевременности. Данный показатель характеризует проведение инвентаризаций в срок, установленный планом. Он определяется отношением количества своевременно проведенных инвентаризаций ко всем планируемым инвентаризациям.
2. Показатель выполнения плана проведения инвентаризаций, рассчитываемый как отношение фактически проведенных инвентаризаций к их плановому количеству.
3. Показатель соблюдения сроков выведения результатов инвентаризаций. Он исчисляется как отношение числа инвентаризаций, по которым результаты выведены в срок, ко всем проведенным инвентаризациям.
4. Показатель участия руководителя, его заместителя и главного бухгалтера торговой организации в проведении инвентаризаций. Он исчисляется как отношение числа инвентаризаций, проведенных под председательством этих должностных лиц, ко всем проведенным инвентаризациям.
5. Показатель участия руководителя (его заместителей и главного бухгалтера) в проведении
контрольных проверок качества инвентаризации.
6. Коэффициент качества инвентаризаций. Он определяется отношением количествадостоверных инвентаризаций ко всем проводимым инвентаризациям.
7. Коэффициент охвата инвентаризаций контрольными проверками, учитывающий уровень проверки достоверности проводимых инвентаризаций. Определяется путем отношения количества проводимых контрольных проверок данных инвентаризаций к общему числу инвентаризаций.
8. Коэффициент возмещения выявленного ущерба. Указанный показатель рассчитывают как отношение размера возмещенного ущерба к общей сумме выявленной недостачи.
Предлагаемые показатели дают возможность определить качество и эффективность инвентаризаций, усилить контроль за качеством мер, связанных с обеспечением сохранности собственности торговой организации.
Вместе с тем эти показатели целесообразно дополнять сведениями о принятых мерах по возмещению выявленного в процессе инвентаризации ущерба в денежном выражении. Результатами качественно и эффективно проведенной инвентаризации могут быть:
— взыскание выявленных недостач;
— оприходование неучтенных излишков;
— погашение вскрытой дебиторской задолженности;
— обеспечение внесения в кассу денежных расчетов.
При этом следует сравнивать затраты на инвентаризацию с дополнительными доходами, полученными от возмещения материального ущерба. Инвентаризация эффективна, если полученный доход превышает затраты на ее организацию при соблюдении всех требований к ее методике и технике проведения.
Список литературы
1. Международные стандарты учета и финансовой отчетности: учеб. пособие / под ред. М. А. Бахрушиной. М.: вузовский учебник, 2008. 320с.
2. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств: утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.
3. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ.
4. Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01: приказ Минфина России от 30.03.2001 № 26н.
5. Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ: приказ Минфина России от 29.07.1998 № 34н.
❖ ❖ ❖
