CC BY
297
ИНТЕГРИРОВАННАЯ СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА: ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ
© Быкова Е.П.*
Мордовский государственный университет им. Н.П. Огарёва, г. Саранск
В статье рассматриваются различные взгляды к определению понятия «интегрированная система менеджмента». На основании существующих и подходов к разработке и внедрению интегрированной системы менеджмента автор определяет достоинства и недостатки данной системы, а также рассматривает процесс ее разработки.
В настоящее время вопрос внедрения интегрированных систем менеджмента (ИСМ) становится все более актуальным для многих промышленных предприятий. В частности, это характерно для российских энергокомпаний, поскольку они сталкиваются с конкуренцией отечественных предприятий, требованиям со стороны государства и потребителей, которые обращают внимание на наличие в организации сертифицированных систем в области менеджмента качества, экологической и профессиональной безопасности.
Однако в современной литературе встречаются различные подходы к трактовке понятия «интегрированная система менеджмента».
Например, И.Г. Назарова определяет интегрированную систему менеджмента - как систему, направленную на удовлетворение потребностей различных заинтересованных сторон, среди которых, в первую очередь, потребители, поставщики, персонал организации, владельцы и акционеры, государство и общество. Одно из ключевых предназначений данный системы менеджмента - это выявление и изучение реальных потребностей каждой из заинтересованных сторон. Если останется неудовлетворенной хотя бы одна из них, то такая организация не может рассчитывать на долговременный успех [5].
В свою очередь, Д.О. Воробьев под интегрированной системой менеджмента понимает часть системы общего менеджмента, отвечающую требованиям двух или более международных стандартов и функционирующую как единое целое. При этом, по его мнению, ИСМ не следует отождествлять с системой общего менеджмента организации, объединяющей все аспекты деятельности организации, поскольку ИСМ не затрагивает вопросы финансового, инвестиционного менеджмента, менеджмента ценных бумаг [4]. Такого же мнения придерживается и М.З. Свиткин.
На наш взгляд, определение данное Д. О. Воробьевым является наиболее полным и емким для понятия «интегрированная система менеджмента».
* Студент специальности «Управление качеством»
Интегрированная система менеджмента на предприятиях должна удовлетворять требованиям различных заинтересованных сторон, в соответствии с международными стандартами. Так:
ГОСТ Р ИСО 9000 - 2008 «Системы менеджмента качества. Требования» (СМК) - говорит о необходимости ориентации на требования потребителей, владельцев и инвесторов, партнеров, общества и других заинтересованные сторон.
В ГОСТ Р ИСО 14000 - 2004 «Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению» (СЭМ) - акцент делается на такие заинтересованные стороны, как государство, общество, персонал.
ОШЛ8 18001 - 2007 «Системы профессиональной безопасности и охраны здоровья. Требования» в качестве заинтересованных сторон рассматривает персонал.
Разработка и внедрение интегрированный системы менеджмента в уже имеющуюся в организации систему на предприятии позволяет решить следующие проблемы, зачастую возникающие при параллельном или последовательном независимом внедрении нескольких систем менеджмента:
- дублирование процессов, документов, должностей и функций подразделений;
- запутанность взаимосвязей между системами менеджмента качества, экологического менеджмента, профессиональной безопасности и охраной здоровья при независимом внедрении;
- сложность целостного восприятия системы менеджмента руководством компании, и, соответственно, низкая эффективность планирования, контроля и управления в целом;
- длительный срок внедрения группы стандартов на предприятии;
- большая трудоемкость и потребность в ресурсах при независимом внедрении группы стандартов.
При этом, при разработке и внедрении ИСМ, организация может использовать параллельное внедрение требований различных стандартов. При данном подходе организации необходимо привлекать большее количество своих сотрудников и специалистов из компетентных органов. Это обусловлено тем, что стандарты вводятся обособленно друг от друга, следовательно, и обучение персонала требованиям каждого стандарта, так же проводится отдельно. В связи с этим, организация несет финансовые потери из-за двойного обучения своих сотрудников, и в последствии при проведении сертификации, так как она проводиться отдельно на каждый стандарт. Данный подход является более трудоемким, это связано с тем, что увеличивается объем документации по сравнению с суммарным объемом документов в нескольких параллельных системах.
В результате чего, можно сказать, что данный метод является более приемлемым для отечественных организация и менее затратным. В связи с
этим можно сделать вывод, что рассмотрение данного метода является более целесообразным.
Таким образом, целесообразность создания максимально интегрированных систем менеджмента не вызывает сомнений. К числу явных достоинств таких систем можно отнести:
- обеспечение большей согласованности действий внутри организации, что приводит к усилению синергетического эффекта, заключающего в том, что общий результат от согласованных действий выше, чем простая сумма отдельных результатов;
- минимизация функциональной разобщенности в организации, возникающую при разработке автономных систем менеджмента;
- обслуживание системы, как правило, значительно менее трудоемко, чем нескольких параллельных систем;
- число внутренних и внешних связей меньше, чем суммарное число этих связей в нескольких системах;
- объем документов значительно меньше, чем суммарный объем документов в нескольких параллельных системах;
- достижение более высокой степени вовлеченности персонала в улучшение деятельности организации;
- учет баланса интересов внешних сторон организации выше, чем при наличии параллельных систем;
- затраты на разработку, функционирование и сертификацию интегрированной системы ниже, чем суммарные затраты при нескольких системах менеджмента.
В связи с обозначенными достоинствами ИСМ можно выделить следующие основные цели ее внедрения:
- эффективное принятие решений менеджерами относительно развития управляемого объекта или оказываемой услуги;
- постоянное повышение конкурентоспособности продукции или оказываемой услуги;
- систематическое смягчение рисков (оперативных, стратегических, рисков информационной безопасности);
- устойчивость процессов организации.
При этом следует отметить, что процесс разработки и внедрения ИСМ является достаточно сложным и включает ряд последовательных этапов.
Особая роль на начальном этапе работ должна принадлежать высшему руководству организации, принимающему решение о создании ИСМ. Приступая к разработке системы, высшему руководству необходимо четко представлять себе не только явные выгоды от выполнения этой работы, но и потенциальные риски, а также масштаб, сложность и продолжительность работы. Важно оценить уровень компетентности своих менеджеров
и специалистов для успешного проведения этой работы, определить целесообразность привлечения внешних консультантов.
Далее необходимо осуществить проектирование ИСМ, которое предполагает следующее:
- выбираются международные стандарты, используемые при проектировании ИСМ;
- идентифицируются процессы организации, на которые распространяется действие ИСМ;
- устанавливаются последовательность и взаимодействие идентифицированных процессов;
- назначаются владельцы и руководители процессов, ответственные за их результативное и эффективное управление;
- определяются конкретные требования международных стандартов на системы менеджмента, используемых при ИСМ, которые должны выполняться в каждом процессе (решение данной задачи представляется ключевым при проектировании ИСМ);
- устанавливаются параметры мониторинга процессов, связанные с выбранными международными стандартами;
- определяются методы и средства для мониторинга, измерений и анализа процессов;
- формируются критерии оценки результативности и эффективности процессов и ИСМ в целом.
Следующим этапом является документирование ИСМ. Целью документирования является создание нормативно-организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения ИСМ.
Так как наибольший массив документов систем менеджмента составляют процедуры, инструкции и методики, то при разработке именно этих документов целесообразно документировать лишь то, что минимизирует риск неправильных действий.
Внедрение системы менеджмента, независимо от охватываемой ею области деятельности, не менее сложная задача, чем ее проектирование. На данном этапе важно добиться, чтобы спроектированная система заработала и вошла в режим стабильного функционирования. При этом первостепенную роль начинает играть служба внутреннего аудита. Ее главной задачей становится проверка степени практического выполнения требований, установленных в документах ИСМ.
В ходе подготовки к сертификации ИСМ осуществляются следующие действия:
- выбор органа по сертификации ИСМ;
- проведение предварительного аудита силами внутренних аудиторов и внешних консультантов;
- подготовка персонала к взаимодействию с внешними аудиторами.
Сертификацию ИСМ может проводить один или несколько органов путем последовательной сертификации входящих в нее систем менеджмента. Однако наиболее предпочтителен для организации вариант сертификации ИСМ одним органом. В настоящее время подобные сертификационные услуги предлагает ряд международных организаций.
Таким образом, создание ИСМ - сложный инновационный проект, направленный на повышение эффективности общего менеджмента организации. Ожидаемая результативность создания ИСМ может быть достигнута лишь в случае грамотного управления этим проектом. При создании ИСМ главенствующая роль должна принадлежать менеджерам организации и, прежде всего, - руководителям высшего звена, которым следует рассматривать интегрирование систем менеджмента (качества, экологии и безопасности), как предпосылку для устойчивого развития организации.
Список литературы:
1. ГОСТ Р ИСО 14001-2007 «Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению».
2. ГОСТ РИСО 9001:2001 «Системы менеджмента качества. Требования».
3. OHSAS18001: 2007 «Системы профессиональной безопасности и охраны здоровья. Требования».
4. Воробьев Д.О. Интегрированные системы менеджмента - понятия и опыт разработки [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.quali-ty.eup.ru/MATERIALY13/ism2.htm. - Заглавие с экрана.
5. Назарова И.Г. Методические подходы при разработке интегрированных систем менеджмента [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.sub-contract.ru/Docum/DocumUplShow.asp?DocumUplID. - Загл. с экрана.
ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРИ ФОРМИРОВАНИИ ИНТЕГРИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА
© Быкова Е.П.*
Мордовский государственный университет им. Н.П. Огарёва, г. Саранск
В данной статье будет рассмотрен процесс оптимизации документации при разработке интегрированной системы менеджмента, объединяющей и систематизирующей требования стандартов ИСО 9001:2008, ИСО 14001:2004 и OHSAS 18001:2007.
Интегрированная система менеджмента включает требования вышеуказанных стандартов, потому что все они являются межотраслевыми и регла-
* Студент специальности «Управление качеством»
