CC BY
92УДК 658.511.3 ГРНТИ 06.39.41
ИНСТРУМЕНТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ЭФФЕКТИВНОГО РАБОЧЕГО
ПРОСТРАНСТВА «5С»
ЖЕВНОВ ДЕНИС АНАТОЛЬЕВИЧ
Кандидат технических наук, Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации, Барнаульский филиал, 656038, г. Барнаул, пр. Ленина, д. 54, Россия E-mail: [email protected]
Аннотация. Устранение потерь и совершенствование процессов способствуют успешному развитию предприятия и получению конкурентных преимуществ. Методика бережливого производства помогает построить систему постоянных изменений и обеспечивает внедрение улучшений на всех этапах производства и оказания услуг. Одним из базовых элементов данной методики является система организации эффективного рабочего пространства «5С». Правильная организация рабочих мест способствует устранению потерь и экономит время на поиск необходимых предметов, используемых в производственном процессе.
В основе системы «5С» лежат пять базовых принципов: сортировка, соблюдение порядка, содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование. Визуальное управление и внедрение стандартов позволяют эффективно организовать производственный процесс, сократить необходимость оперативного управления, повысить автономность процессов и облегчить обучение новых специалистов.
Внедрение системы «5С» не является затратным, способно дать быстрые результаты любому предприятию и является одним из первых этапов внедрения методики бережливого производства.
Ключевые слова: оптимизация процессов, 5С, организация рабочего пространства, эргономика, устранение потерь.
TOOLS FOR ESTABLISHING AN EFFECTIVE WORKING SPACE "5S"
DENIS A. ZHEVNOV
PhD in Engineering, Financial University under the Government of the Russian
Federation, Barnaul branch, 656038, Barnaul, Lenin St., bld. 54, Russia
E-mail: [email protected]
Abstract. The elimination of losses and improvement of processes contribute to successful development of the enterprise and gain competitive advantages. The methodology of lean production helps to build a system of constant changes and ensures the implementation of improvements at all stages of production and services. "5S" is a system of organizing an effective working space and one of the basic elements of this methodology. Proper organization of workplace helps to eliminate losses and save time searching for necessary items used in the production process.
There are five basic principles in the "5S": «sorting», «set in order», «shine», «standardization», «sustain and development». Visual management and implementation of standards allow you to organize the production process effectively, reduce the need for operational management, increase the autonomy of the processes and facilitate training of new specialists.
The implementation of "5S" is not expensive and able to give fast results to any company. It is one of the first steps of lean production techniques.
Keywords: process optimization, 5S, organization of workspace, ergonomics, elimination of waste.
Методика бережливого производства Lean используется ведущими компаниями мира и доказала свою эффективность в области совершенствования процессов и улучшения качества выпускаемой продукции. Основной причиной для начала ее внедрения является потребность в обеспечении рационального использования ресурсов компании для удовлетворения потребностей как внешних, так и внутренних клиентов, а также желание повысить конкурентоспособность на рынке. «В современных реалиях эффективная деятельность предприятия невозможна без постоянных инновационных изменений, оптимизации процессов и улучшения сервисов» [1].
Согласно бережливому производству, существует три основные причины неэффективности организации: непостоянство, отсутствие гибкости и скрытые потери. Непостоянство - это отсутствие стандартов или их несоблюдение. Негибкость проявляется в отсутствии быстрой реакции на изменения потребностей клиентов. Скрытые потери наблюдаются при использовании ресурсов в объеме большем, чем требуется для удовлетворения потребности клиентов. Основная задача Lean - привить культуру постоянного совершенствования, которая станет фундаментом дальнейших изменений и постоянного развития.
Одним из самых мало затратных и действенных инструментов бережливого производства является система организации эффективного рабочего пространства «5С». Она помогает сотрудникам эффективно осуществлять свои функции и способствует устранению потерь. Именно ввиду простоты и эффективности системы «5С» с нее начинают знакомство с бережливым производством большинство компаний мира. Данная система родилась в послевоенной Японии в середине прошлого века. Ее создателем
считается один из авторов системы японского менеджмента качества Каору Исикава. Его имя носит диаграмма Исикавы («Рыбья кость») - хорошо известный инструмент поиска корневых причин имеющихся проблем. Проходя стажировку на американском авиационном заводе, Каору Исикава размышлял о причинах авиационных катастроф и сделал вывод, что проблемы в воздухе вызваны отсутствием порядка на земле. Сформулированные им 5 принципов наведения и поддержания порядка легли в основу системы «5С». С тех пор концепция «5С» доказала свою эффективность и используется в компаниях по всему миру.
Система «5С» является базисом бережливого производства и инструментом организации рабочего пространства для эффективной организации производственного процесса и устранения потерь. Она подразумевает, что высоко дисциплинированные сотрудники качественно выполняют свои обязанности, а на рабочих местах соблюдается чистота и порядок. Любой инструмент, документ или материал можно быстро найти, а оборудование не простаивает из-за аварийных остановок. При этом клиенты всегда довольны как организацией работы компании, так и потребляемой продукцией. «5С» - это больше чем инструмент или метод. Прежде всего, это культура. Систему «5 С» можно сравнить с хорошо знакомой Научной организацией труда (НОТ).
Элементы бережливого производства и системы «5С» использовались в Научной организации труда задолго до компаний Японии. НОТ - это процесс совершенствования организации труда на основе достижений науки и передового опыта. Фредерик Тейлор стал первым, кто объединил опыт в области рационализации производственных процессов в систему знаний и положил начало науке об организации труда. Он стал автором методов нормирования труда, его оплаты, анализа трудовых процессов, принципов организации труда и управления предприятием. Американский бизнес-консультант и публицист Эмерсон Гаррингтон в своем главном труде сформулировал «двенадцать принципов производительности». Он разработал теорию организационной системы, в которую вошли трудовые процессы в рамках совокупности предприятий.
Если говорить об отдельных элементах «5С», то еще в начале прошлого века основатель научной организации труда в советской России Алексей Гастев предложил использовать стандарты, памятки и элементы визуализации для повышения личной эффективности и производительности труда. Главным детищем Гастева стал основанный в 1920 г. Институт труда (преобразован в 1921 г. в Центральный институт труда), где первыми в мире начали разработку методов организации труда на стадии проектирования предприятий. Разработанные в нашей стране в двадцатые-тридцатые годы прошлого века принципы НОТ предусматривали эффективное расположение инструментов и оборудования, экономичное хранение сырья, оптимальную логистику, визуальное оформление, продуманную организацию производственной среды,
удобство технических приспособлений. Стимулирование внедрения рационализаторских предложений способствовало постоянному повышению производительности труда и улучшению его условий. Лучшие практики в виде технологических и управленческих решений, придуманные на отдельных рабочих местах, повсеместно транслировались и внедрялись в народном хозяйстве, становились правилами и стандартами при проектировании производственных потоков. Памятки по НОТ размещались в обязательном порядке на рабочих местах сотрудников.
Стандартизация и эффективная организация пространства является неотъемлемой частью нашей жизни. Детский сад - место, где начинается «5С». Как один воспитатель может справиться с группой маленьких детей? Да еще так, чтобы с утра они снова приходили в чистую, убранную группу? На помощь ему приходит «5С». Обратите внимание на визуализацию в детском саду, и вы увидите, что на шкафчиках, стульях и столах наклеены картинки животных, цветные номерки и яркие фотографии. Все зоны четко поделены: игровая, спальная, обеденная. В игровой зоне для всех типов игрушек есть определенные места их хранения, в обеденной зоне все стулья и столы промаркированы для легкого поиска, в спальной зоне на кроватках наклеены картинки и фотографии. Все карандаши, фломастеры, альбомы и книжки имеют свое место. Для чего все это? Чтобы каждый малыш точно знал где, что, каким образом расположено и куда вернуть после игры, еды и сна. А значит, никто не тратит время на уборку. Просто все стандартизировано, дети дисциплинированы, итогом является порядок в помещении.
«5С» продолжается в школе. В классах используется визуализация символами, цветом. Кабинеты оформлены в соответствии с тематикой изучаемого предмета.
Логическим продолжением эффективной организации пространства является система «5С» на рабочем месте. Основные потери связаны с перемещением инструментов, информации, людей вследствие нерационального расположения точек выполнения операций. Это может приводить к ошибкам и браку. Ошибки появляются, если неизвестен стандарт получения правильного результата, нет четкого понимания чем и как выполнять технологическую операцию или где лежит необходимый инструмент. Цель «5С» - повысить эффективность и управляемость рабочей зоны, постараться исключить потери и ошибки.
«5С» включает в себя пять принципов. Каждый принцип начинается с буквы «С».
1. «Сортируй» (яп. «сеири», англ. «sort») - необходимо четко отделить нужные вещи (инструменты, детали и документы) в рабочем окружении от ненужных и избавиться от последних.
Все предметы классифицируются на три категории: нужные, ненужные и ненужные срочно. Нужные предметы остаются на рабочем месте. Ненужные предметы необходимо удалить с рабочего пространства. Ненужные срочно
следует располагать на определенном удалении от рабочего места или определить в места централизованного хранения. Предметы, с нужностью которых вы не можете определиться, переносятся в зону временного хранения, и помечаются стикером красного цвета с информацией о дате, когда этот предмет был туда помещен. Это нужно для того, чтобы знать, сколько он там находится и вовремя принять решение о его дальнейшей судьбе. Данная зона временного хранения («зона красной метки») может быть организована где угодно. Главное, чтобы в этой зоне были консолидированы все предметы, нужность которых вызывает вопросы, но избавиться от которых сегодня по тем или иным причинам не возможно.
Помимо зоны временного хранения можно организовать зону склада. Она подходит для предметов, которых слишком много для использования «здесь и сейчас» (определенный запас). Например, в офисе ими могут быть канцтовары, папки, бумага, ручки. Обычно на рабочем месте достаточно оставлять запас на один день. Для остального полезно организовать единую складскую зону и переместить туда избыток. Сортировка, произведенная правильно, перестает быть лишь наведением порядка и становится инструментом для полного обновления рабочего пространства.
2. «Соблюдай порядок» (яп. «сейтон», англ. «set in order») - предметы следует расположить на рабочем месте так, чтобы с ними было удобно работать, и любой сотрудник мог их легко найти. Нужное в работе располагается по потоку, документообороту и потребности в этих предметах. При этом должна обеспечиваться быстрота, легкость и безопасность доступа к предметам, а также свобода перемещения и эстетичность производственной среды.
Основные принципы рационального расположения:
1) «По потоку» - комбинируя рабочие операции в поток можно сэкономить большое количество времени. Помочь этому может правильно расположение всех элементов, участвующих в производственном процессе -инструментов, оборудования и материалов.
2) «Легкий поиск» - расположение одних предметов относительно других должно соответствовать технологической карте процесса.
3) «Полки без пустоты» - освободив шкаф или тумбу от них лучше избавиться и отдать тем, кому они необходимы. Не следует оставлять их у себя, потому что они могут заполниться вновь.
4) «Вещи в один ряд» - то, что стоит вторым рядом, вряд ли будет использоваться.
5) «Чем меньше используемого, тем лучше» - поддерживать порядок проще в небольшом количестве вещей.
6) «Ясно, куда вернуть» - визуальное управление помогает не задумываться, куда поставить предмет и экономит на этом время.
3. «Содержи в чистоте» (яп. «сейсо», англ. «shine») - на рабочем месте следует поддерживать чистоту. Это важно для раннего выявления и устранения возможных проблем.
Необходимо каждый день поддерживать чистоту, порядок расположения предметов в рабочем пространстве. Для этого реализуются следующие этапы:
- выявление труднодоступных для уборки мест и источников загрязнений;
- определение и реализация мер по организации уборки;
- определение правил проведения уборки.
Уборка - это не героическое усилие. Время, потраченное на нее, дает эффект только в случае постоянного поддержания порядка. А это возможно лишь тогда, когда она проводится по определенному графику, есть назначенные сотрудники за определенные участки в рабочем пространстве и поддерживаются внедренные стандарты. Проведение уборок позволяет не только привести в порядок предметы рабочего пространства, но и обратить внимание на организацию рабочего процесса.
4. «Стандартизируй» (яп. «сейкецу», англ. «standardize») - необходимо ежедневно следовать первым трем принципам, чтобы рабочее место поддерживалось в хорошем состоянии. Следует установить четкий и конкретный стандарт на поддержку чистоты и порядка. При этом он должен быть прост в применении:
- правила хранения, уборки и проверки фиксируются в письменном виде;
- правила максимально визуализируются, для этого используются пиктограммы, указатели, схемы, рисунки, цветовая градация;
- визуализируется нормальное состояние и отклонения от него;
- предметы маркируются в едином стиле, составляется перечень хранящихся запасов и их необходимое количество;
- для исключения потерь времени на поиск необходимых предметов в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте (командировки, отпуск, болезнь) организуется единая структура хранения предметов с учетом спецификации работы;
- структура хранения в каждом подразделении утверждается руководителем.
На этапе стандартизации разрабатывается и вводится в ежедневный рабочий процесс для применения на постоянной основе набор памяток и стандартов. Стандартизация фиксирует стабильные прописанные правила, которые легко контролировать и исполнять. С помощью стандартов легко обучать новых сотрудников. Стандарты позволяют исключить постоянный контроль. Чем больше машинальных действий, тем меньше ресурсов тратится на оперативное управление, повышается автономность процесса.
Стандартная работа обеспечивает повторяющиеся, прогнозируемые процессы. Она становится основой для обучения и используется в качестве инструмента планирования.
5. «Совершенствуй» (яп. «сицуке», англ. «sustain and develop») -выполнение первых четырех принципов должно стать привычкой и системой в работе. Каждый сотрудник несет ответственность за поддержание чистоты и порядка на своём рабочем месте, а также в закрепленных за ним сферах ответственности в соответствии с установленными правилами. Важный фактором «5С» является ежедневная деятельность. В случае простого разового наведения порядка без введения стандартов и ответственных, система «5С» не приживется. Порядок на рабочих местах придется наводить постоянно. Вспоминаем детский сад: только за счет введения стандартов, за счет дисциплины и четкого понимания кто ответственный, откуда взять и куда вернуть предмет, возможно эффективное управление пространством и рабочими процессами.
Для того чтобы измерить потенциал экономии от внедрения системы «5С» необходимо:
- измерить расстояние, которое регулярно приходиться проходить до и после внедрения системы «5С»;
- измерить время, затрачиваемое на поиск;
- оценить сокращение занимаемых площадей;
- измерить время, затрачиваемое на переделывание брака, допущенного вследствие отсутствия на рабочем месте необходимых материалов или инструментов.
Эффект от внедрения системы «5С» проявляется в повышении качества продукции, производительности труда и его безопасности. Естественно, что величина эффекта в этих областях варьируется в зависимости от первоначального уровня предприятия. Чем ниже стартовый уровень, тем заметнее связанные с организацией работы изменения. По мере внедрения стандартов «5С» все сильнее проявляется положительный эффект.
Резюмируя, можно сказать, что «5С» - это удаление лишних предметов, их рациональное расположение, стандартизация, уборка и постоянное совершенствование рабочего пространства. «5С» не является абсурдной систематизацией и утилизацией. Это структурированный здравый смысл. При организации рабочего пространства необходимо ответить на вопросы «зачем?» и «что нам это даст?». Система «5С» сопровождает и поддерживает производственные процессы. Использование современных методик в области повышения производительности труда российскими компаниями способно повысить их конкурентоспособность. Знакомство с методами оптимизации может осуществляться при профессиональной подготовке в рамках повышения финансовой грамотности [2]. Система «5С» способствует повышению эргономики на рабочем месте и является базовым инструментом методики бережливого производства. Ее внедрение обеспечивает фундамент будущих улучшений.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ источников
1. Д. А. Жевнов. Инновационное развитие бизнеса. Статистика выводов в методике «Шесть сигм» // Мир новой экономики. 2016. №1. С. 77-88.
2. Алябьева Е.В., Ильина М.А., Коханенко Д.В., Копылова Н.Т. Формирование финансовой грамотности студентов средствами математических дисциплин // Конкурентоспособность в глобальном мире: экономика, наука, технологии. 2017. № 6-3 (51). С. 3-6.
