CC BY
485
Секция «Управление современными предприятиями, отраслями, комплексами»
ры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность не только качественно, профессионально и быстро создавать документы, но и использовать сеть для перемещения документов, для установления единого порядка индивидуальной и совместной работы с документами во всех подразделениях, использования общей для всех предприятий системы индексации документов и т. д., т. е. для создания в организации СЭД - системы электронного документооборота.
В документационном управлении современными российскими предприятиями на основе компьютерных технологий можно выделить два подхода.
На малых и средних по размеру предприятиях целесообразно осуществлять отдельные виды работ, как на персональном компьютере, так и в рамках локальной сети. Такой подход не позволяет эффективно использовать типовые решения, но ориентируется на существующую структуру предприятия, дает возможность сразу оценить эффект внедрения информационных систем на отдельных этапах документооборота. В настоящее время в большинстве российских предприятий наиболее распространена именно эта модель совершенствования делопроизводства на базе современных компьютерных технологий.
Для крупных организаций с устойчивыми бизнес-процессами характерно комплексное внедрение электронного делопроизводства с использованием спе-
циализированных информационных технологий. Это позволяет создать единое информационное пространство на всем предприятии. Однако такой подход требует определенной модернизации организационной структуры предприятия, довольно продолжительного времени реализации, значительных финансовых затрат, переподготовки специалистов и т. д.
Каждое предприятие выбирает свой собственный способ совершенствования документационного обеспечения управления с помощью современных компьютерных технологий.
Таким образом, система электронного документооборота на предприятии дает возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможность появления ошибок в подготовке отчётной документации и т. д.
Это положительно влияет на работоспособность менеджеров, так как приводит к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появляется дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
Наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота говорит о благополучии предприятия и его руководства.
© Шульгина О. Н., Соколова К. К., Жереб Л. А., 2011
УДК 658.6:004
Л. А. Якупова Научный руководитель - Г. В. Дмитриенко Ульяновское высшее авиационное училище гражданской авиации (институт), Ульяновск
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ КАЧЕСТВОМ
Информационные технологии нашли свое применение, в том числе и в управленческой деятельности. Они используются как для сбора, обработки и анализа информации, так и для отображения общей ситуации. Одним из методов управления качеством является построение информационной системы, для чего может быть использован российский программный продукт Business Studio.
Информационные технологии (1Т) стали неотъемлемой частью многих областей деятельности человека, будь то образование, наука или производство. Сфера управления качеством также нуждается в грамотном использовании возможностей таких средств.
Основой управления качеством являются стандарты ИСО серии 9000, которые делают акцент на внедрении процессного подхода [1]. Процессный подход, в свою очередь, подразумевает рассмотрение любого вида деятельности как набора неких действий, их исполнителей и ограничений, т. е. возникает необходимость создания системы элементов предприятия.
Программные продукты, применяемые в управлении качеством, в зависимости от масштабности решаемых задач можно условно разделить на несколько групп:
1) комплексные информационные системы (способны собирать информацию, вести налоговый и бух-
галтерский учет, предоставлять данные для принятия решений и планирования): SAP, 1С, Галактика и др. [2] Действуют для предприятий в целом, поставляются в виде набора модулей, их которых выбираются и собираются нужные, кроме этого могут программироваться сами на крупных предприятиях с использованием высокоуровневых языков;
2) программы для моделирования бизнес-процессов (содержат методы визуального представления процессов производства и управления, описания организационной структуры): ARIS, BPwin, российские разработки Business Studio и ОРГ Мастер;
3) программные продукты для решения отдельных задач качества: Statistica (применение статистических методов), базы данных.
Программные продукты первой группы применяются в общем руководстве предприятием, помогают
Актуальные проблемы авиации и космонавтики. Социально-экономические и гуманитарные науки
отслеживать показатели эффективности, иметь представление о ходе деятельности. Они, как правило, состоят из нескольких программ, объединенных общей базой или платформой.
Вторая группа может использоваться специалистами как средство управления качеством: построение модели бизнес-процессов позволяет отследить «узкие» места и выявить наиболее вероятные причины возникновения несоответствий. В составе некоторых из них имеются инструменты, непосредственно относящиеся к управлению качеством. Как пример рассмотрим Business Studio.
С помощью этого программного продукта в специальной вкладке можно поэтапно, в соответствии со стандартами ИСО, разработать и претворить в жизнь систему менеджмента качества, а именно:
- разработать цели в области качества;
- описать основные и вспомогательные процессы, установить для них показатели;
- разработать документацию СМК;
- планировать и проводить аудиты;
- анализировать результаты и разрабатывать корректирующие действия и др. [3].
Также в составе Business Studio имеются инструмент управления качеством диаграмма Исикавы, на-
правленная на выявления и категорирование возможных причин. Все эти действия могут относиться не только к созданию и поддержанию системы качества предприятия, но и к другим областям работы фирмы.
Что касается области применения подобных программ, то они могут использоваться в любой отрасли. Более всего на выбор конкретной программы влияют масштаб фирмы и количество работников. Программные продукты, используемые в области управления объемны и сложны в том плане, что кроме знания самой программы нужно, прежде всего, собрать достаточное количество информации по предметной области и детально изучить ее, а представить в удобном для понимания и анализа виде помогут информационные технологии.
Библиографические ссылки
1. ISO 9000:2000, Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
2. Елиферов В. Г., Репин В. В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. М. : Инфра-М, 2005.
3. Business Studio 3.5 Система бизнес-моделирования. Официальная презентация.
© Якупова Л. А., Дмитриенко Г. В., 2011
