CC BY
141
УДК 332.146.2
С.Г. ПАТУШИНСКИЙ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЙ В РЕГИОНАХ РФ
Ключевые слова: информационные системы, управление ресурсами предприятия, эффективность управления, строительное предприятие.
Актуальными задачами в области практического управления функционированием и развитием предприятий регионов РФ можно считать создание информационных технологий управления. Информационные технологии управления предназначены не только для решения задач обработки данных, но и для принятия управленческих решений.
S.G. PATUSHINSKIY
INFORMATION SYSTEMS AND IMPROVED MANAGEMENT EFFICIENCY IN RUSSIA REGIONS
Key words: information systems, enterprise resources, management efficiency, construction company.
Design of Management IT solution can be regarded as a topical task in the field of practical management of Russia regional enterprise functioning and development. IT solutions for management are not intended just for data processing tasks, but for making management decisions as well.
В настоящее время для того, чтобы успешно конкурировать с зарубежными компаниями, необходимо повышать эффективность производства, снижая издержки. Для этого нужна система операции с данными, способная быстро рассчитать количество сырья и материалов, для удовлетворения собранных заказов, предоставить возможности сценарного анализа альтернатив производственных решений. Поэтому ключевым моментом развития предприятий в современных экономиках является информационное обеспечение внутренних бизнес-процессов, взаимодействий предприятия с поставщиками, т.е. внедрение современных систем комплексного управления предприятием - ERP систем1. ERP система - информационная система для идентификации и планирования всех ресурсов предприятия, которые необходимы для осуществления продаж, производства, закупок и учета в процессе выполнения клиентских за-казов2. В основу ERP систем заложено широкое представление о ресурсах предприятия: материальные потоки, денежные средства, труд рабочих, т.е. все то, что предприятие потребляет и чем оперирует для достижения своей главной цели - получения прибыли. Это ведет к значительному снижению транзакционных издержек и повышению гибкости предприятия.
В условиях жесткой конкурентной борьбы управленческая деятельность связана с большим количеством рисков. В этой связи необходимо акцентировать особое внимание на управленческой деятельности, направленной на минимизацию возможных рисков. Очевидно, что только лишь опыт и интуиция руководителей не могут обеспечить принятие правильных решений при постоянном изменении условий функционирования предприятий.
Очень много западных производственных компаний осваивают новый бизнес в России, опытные западные менеджеры работают в российских компаниях, появляются молодые, активно настроенные руководители, и все они прекрасно понимают, что внедрение ERP систем - это одно из очень эффективных средств повышения конкурентоспособности компании.
У большинства российских компаний есть свои информационные системы, но они носят местный характер, т.е. каждое направление бизнеса, каждое
1 Enterprise resource planning - Управление ресурсами предприятия.
2 Словарь APICS.
функциональное подразделение имеет свою собственную информационную систему. Компания располагает большим количеством информационных систем, поддерживать, управлять, а тем более иметь единую картину того, что происходит на предприятии, невозможно. Поэтому именно сегодня возникает потребность в единой информационной системе управления предприятием (например, от производства бетона до готового здания).
Создание БРР систем позволяет сделать оптимальным выбор глобальных и локальных стратегий повышения эффективности бизнеса и отдачи от работы внутренних подразделений, внедрять инновационные методы корпоративного управления.
С одной стороны, БРР системы можно рассматривать как меру, позволяющую предприятиям снизить издержки производства и управления, тем самым укрепиться на рынке. С другой стороны, БРР системы требуют крупных финансовых вложений. Если у предприятия нет достаточных ресурсов, оно предпочитает экономить на данной статье расходов. БРР системы, безусловно, являются эффективным средством для предприятий, но при этом очень дорогим. Чтобы понять, могут ли предприятия позволить себе прибегнуть к его помощи, необходим предварительный анализ экономической ситуации. Внедрение БРР системы означает существенные затраты, зачастую полную реорганизацию управления, новую схему бизнес процессов при отдаленном экономическом эффекте, который трудно просчитать заранее.
Улучшение рыночных позиций предприятий не означает автоматического роста интереса к БРР системам. Это происходит только в случае, если рост связан с интенсивной модернизацией производств и предприятия заинтересованы в оптимизации производственных и бизнес процессов. Фактор отсутствия у предприятий средств на технологическое перевооружение может как увеличить, так и уменьшить интерес к внедрению БРР систем. С одной стороны, если не хватает денежных средств на поддержание основных фондов, то речи о внедрении БРР системы идти не может. С другой стороны, процесс внедрение БРР систем менее дорогостоящий, чем закупка новых станков или производственных линий. Поэтому предприятия могут стремиться развивать свою информационную инфраструктуру, видя в этом экономию средств не за счет улучшения качества выпускаемой продукции, а за счет повышения скорости и эффективности бизнес-процессов.
На данный момент структура экспорта России демонстрирует сырьевую ориентацию экономики. В 2007 г. на внешние рынки было поставлено минеральных продуктов, металлов и драгоценных камней на сумму 284,9 млрд долл., что составляет 80,8% всего российского экспорта [6]. Это показывает, что они могут позволить себе заказывать не только относительно недорогие БРР системы отечественного производства, но и дорогостоящие системы западных производителей. Причем такие предприятия могут позволить себе единовременные комплексные внедрения БРР систем, а не постепенное, длящееся в течение 5-7 лет развитие, что является наиболее распространенной стратегией внедрения.
Настоящую потребность в использовании на предприятиях БРР систем испытывают те компании, которые интенсивно работают на мировых рынках. Именно эти предприятия заинтересованы в том, чтобы их бизнес-процессы были прозрачны и соответствовали мировым стандартам.
На начало 2008 г. в среднем по России БРР системы внедрили не более 3,3-5% предприятий (рисунок).
■ % от предприятий и организаций региона, использующих ИС
■ % от всех предприятий и организаций региона
Оценка использования БРР систем на начало 2008 г. [6]
Эти показатели для российских предприятий пока еще очень низки.
Эффективность внедрения БРР систем обуславливается действием ряда факторов организационного, информационного и экономического характера:
- организационный эффект проявляется в освобождение работников от рутинных операций по систематизации и группировке учетных данных, многочисленных расчетов, сверки показателей и т.д., тем самым увеличивается время для проведения анализа и оценки эффективности принимаемых управленческих решений;
- информационный фактор эффективности выражается в повышение уровня информированности персонала. Владея информацией, точной и в нужное время, люди принимают более адекватные управленческие решения. Кроме того, своевременный доступ к информации обеспечивает снижение рисков;
- экономический фактор проявляется в том, что учетная информация, имеющая целью полное и своевременное отражение и состояние объекта и причин, влияющих на его развитие, в конечном счете направлена на улучшение использования производственных ресурсов;
- эффект процессного учета, который заключается в возможности отслеживать не одиночные, а в совокупности взаимосвязанные операции (производственные задания, работы, функции, бизнес-процессы), передачу продуктов производства, результатов бизнес-процессов. Положительный результат достигается за счет обеспечения информационного потока. Немалую роль здесь играет возможность отслеживания всего пути производства конкретных строительных работ или изделий.
Кроме того, внедрение информационных систем позволяет улучшить ряд показателей:
- производительность труда (операционная эффективность) имеет отношение к скорости, стоимости и качеству выполнения рутинных задач;
- организационное единство среди подразделений предприятия, в частности одинаковое понимание сущности бизнес-процессов, единая методология бухгалтерского учета, унификация нормативно-справочной информации;
- планирование деятельности по всем периодам (долгосрочному, текущему, оперативному) на всех уровнях управленческой вертикали, доведения до
каждого из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач;
- оперативность (актуальность) данных о финансово-хозяйственной деятельности подразделений, филиалов и группы компаний в целом;
- сбор и обобщение (консолидация) данных территориально-распределенных участков, в частности бухгалтерий, каждая из которых ведет свои балансы; большое количество ошибок в подобных данных, их разнородность и несогласованность;
- оперативная и достоверная информация о взаиморасчетах с внешними поставщиками и потребителями, а также - филиалами предприятия и, как следствие, упрощение управления дебиторской - кредиторской задолженностью;
- снижения перегрузок или простоев. Сбор такой информации способен принести некоторый эффект в производительности труда - за счет определенной прозрачности, раскрывающей на уровне бизнес-процессов все задержки без объективных причин, все ошибки, число итерации согласования и др., что повышает персональную ответственность сотрудника за каждый этап обработки информационного потока;
- снижение затрат на субподрядные работы, за счет ведение справочников субподрядных договоров упрощается анализ стоимости отдельных видов работ и услуг, что упрощает поиск и подбор оптимальных вариантов выполнения строительных работ.
Эффективность использования информационной системы на конкретном предприятии можно оценивать при помощи такого показателя, как возврат на вложенные инвестиции (Return On Investment, ROI). Производным показателем является период окупаемости - срок, необходимый для того, чтобы сумма, инвестированная в проект, была возвращена.
Опыт внедрения ERP системы проанализирован на примере ОАО «Концерн МонАрх». ОАО «Концерн МонАрх» (Монолитная Архитектура) - одна из ведущих строительных компаний Москвы, специализирующаяся на индивидуальном монолитном строительстве. В организационных структурах компании часто не соблюдалась цепочка управления бизнесом, что приводило к тому, что отдельные бизнес-процессы отсутствовали. Можно отметить следующие недостатки в работе компании:
- задачи формирования, контроля и анализа бюджетов строительства объектов с детальной аналитикой затрат, с момента участия в тендере до сдачи объекта заказчику, в управляющей компании отсутствовали, что не позволяло выстроить полноценный бюджетный управленческий процесс;
- функции стратегического планирования в компании не осуществлялись: отсутствовало оперативное планирование, на основе которого строятся стратегические ориентиры;
- функции управления среднесрочным и долгосрочным производственным планированием и управления ресурсами никем не исполнялись, что приводило к неэффективному взаимодействию как внутри группы компаний, так и с внешними поставщиками ресурсов;
- уровень аналитики бухгалтерской отчетности крайне невысок и был направлен на формирование фискальной отчетности. В компании отсутствовали стандартизированные управленческие финансово-экономические отчеты, получение которых только на бухгалтерских данных практически невозможн - в бухгалтерии затраты по объекту учитывались «котлом».
В табл. 1 приведены данные по обследованию результатов, достигнутых пользователями БРР систем. Проводилось сравнение наилучших и средних результатов в более чем 200 компаниях, участвовавших в опросе [7].
Таблица 1
Эффект от использования БРР систем
Область Лучшая практика Низкая практика
Снижение складских запасов (в том числе готовой продукции, сырья и материалов, НЗП) 25% 17%
Улучшение сервиса для потребителей (что ведет к увеличению выручки) 28% 16%
Увеличение производительности (сокращение трудовых, материальных и переменных затрат) 30% 10%
Снижение затрат на закупки (в том числе и за счет меньшего использования банковских кредитов) 11% 7%
Уровень выгод, которого достигают предприятия при лучшем планировании и управлении, в некоторой степени зависит от типа бизнеса и его сложности.
В табл. 2 представлены достигнутые уровни выгод от сокращения затрат в строительной отрасли.
Таблица 2
Эффект от использования БРР-систем в строительной отрасли
Область выгод в строительной отрасли Низкая практика Средняя практика Лучшая практика
Получение выгод от сокращения трудовых затрат до 2% 2-5% 5-10%
Получение выгод от сокращения материальных затрат до 1,5% 1,5 -4% 4-9%
Получение выгод от сокращения накладных затрат до 10% 10-16% 16-20%
Получение выгод от сокращения расходов на субподрядные работы до 3% 3-6% 6-12%
В последующих расчетах была взята за основу низкая практика по сокращению затрат и получению выгод в строительной отрасли, за счет использования бизнес-методик на базе БРР систем (табл. 3).
Экономия была получена в результате: снижения потерь, простоев и непроизводительного расходования времени; снижения потерь при монтаже и демонтаже (внеплановые переналадки); снижения потерь по переплатам за сверхурочную работу, улучшенную доступность оборудования (за счет планирования распределения производственных мощностей); за счет живого труда, операций с использованием оборудования и машин.
В течение 5 лет общий валовой эффект от использования БРР системы составит 507 760,04 тыс. руб. при планируемых объемах затрат в 142 550,69 тыс. руб., что приведет к чистому доходу в 428 209,35 тыс. руб., или 60% годовой рентабельности данного проекта, что примерно в 2,5 раза выше текущей доходности собственных средств предприятия.
Таким образом, оперативный контроль и управление предприятием с помощью БРР системы позволит:
- сократить время на подготовку бюджетов расходов до 60%, за счет единого информационного пространства, которое позволяет вести архив бюджетов;
- сократить складские запасы на 20% в течение 6 месяцев за счет автоматизации процесса закупок и контроля объемов закупаемых материальных ресурсов в пределах потребностей;
- сократить время на анализ текущего выполнения заказов по факту на текущий момент с определением причины отставания;
- сократить время на сравнение фактических показателей с плановыми на 70%: все подразделения компании работают в единой информационной системе, что сокращает время на сбор необходимой информации;
- уменьшить накладные расходы за счет сокращения ручной работы и снижения бумажного документооборота;
- за счет непрерывной цепочки всех бизнес-процессов увеличить контроль над ними, что ведет к улучшению качества управления и сокращает время принятия решений до 60%.
Таблица 3
Возврат инвестиций от внедрения БРР системы
Статьи доходов Периоды с начала проекта
1 п/г 2007 2 п/г 2007 1 п/г 2008 2 п/г 2008 1 п/г 2009 2 п/г 2009 1 п/г 2010 2 п/г 2010 1 п/г 2011 2п/г2011
Сокращение трудовых затрат 0 0 0 0,5 1,2 1,8 2,3 2,9 3,5 4
0,00 0,00 0,00 1 207,85 2 898,83 4 348,25 5 848,52 7 374,22 8 899,92 10 171,34
Сокращение материальных затрат 0 0 0 0,5 1,2 1,8 2,3 2,9 3,5 4
0,00 0,00 0,00 2 415,69 5 797,66 8 696,50 11 697,04 14 748,45 17 799,85 20 342,68
Сокращение накладных затрат 0 0 0 2 3 4 6 8 9 10
0,00 0,00 0,00 5 636,62 8 454,93 11 273,24 17 799,85 23 733,13 26 699,77 29 666,41
Сокращение затрат на субподрядные работы 0 0 0 2 3 4 6 8 9 10
0,00 0,00 0,00 17 312,47 25 968,71 34 624,94 54 670,96 72 894,62 82 006,44 91 118,27
Прирост выручки 0 0 0 1,5 3 6 9 12 15 16
0,00 0,00 0,00 3 495,79 7 488,00 15 925,38 26 684,67 39 027,65 51 282,90 57 244,59
Сокращение незавершенного производства 0 0 0 1,5 3 6 9 12 15 17
0,00 0,00 0,00 108,98 234,61 501,43 844,34 1 240,94 1 638,56 1 962,23
Сокращение складских запасов сырья и материалов 0 0 0 1,5 3 6 9 12 15 17
0,00 0,00 0,00 201,93 434,69 929,06 1 564,41 2 299,24 3 035,97 3 635,67
Ставка дисконтирования 10% 1,0500 1,1025 1,1576 1,2155 1,2763 1,3401 1,4071 1,4775 1,5513 1,6289
Дисконтированные выгоды 0,00 0,00 0,00 24 993,15 40 177,21 56 935,33 84 649,11 109 186,54 123 354,57 131 464,13
Дисконтированные затраты -14 716,30 -52 640,41 -4 724,38 993356 -24 133,89 -12 337,15 0,00 0,00 0,00 0,00
Маржа -14 716,30 -52 640,41 -4 724,38 -9 005,40 16 043,32 44 598,18 84 649,11 109 186,54 123 354,57 131 464,13
Чистая приведенная стоимость (ИРУ) -14 716,30 -67 356,71 -72 081,09 -81 086,50 -65 043,18 -20 445,00 64 204,11 173 390,65 296 745,22 428 209,35
Возврат инвестиций (РО!) 0 0 0 0,24 0,50 0,86 1,45 2,22 3,08 4,00
Внедрение БРР системы окажет существенное положительное влияние на процесс повышения эффективности деятельности предприятий и обеспечит:
- стабилизацию текущего состояния конкретного предприятия в современных условиях;
- усиление конкурентного характера экономической среды; активизацию финансово-инвестиционной деятельности;
- укрепление социальной и экономической базы отечественной промышленности;
- оптимизацию бизнес-процессов, повышение их эффективности, исключение избыточности, сокращение времени и затрат на их выполнение;
- четкое распределение ответственности.
По мере становления и развития рыночных отношений и информационных технологий усиливается необходимость в дальнейших специальных исследованиях в области анализа эффективности использования производственных мощностей и повышения рентабельности основной деятельности. Наличие математического и программного обеспечения и средств вычислительной тех-
ники, расширение сферы их применения являются материальной предпосылкой экономического роста России.
Литература
1. Blackstone J.H. APICS Dictionary / J.H. Blackstone, J.F. Cox. Twelfth Edition. APICS, 2008. 148 p.
2. Freeman R. Enterprise Resource Planning / R. Freeman / California State University, Northridge. 2006. August // http://www.csun.edu/~rf6578l6/images/ERP%20Implementation.doc.
3. Gebauer J. Information System Flexibility and the Cost Efficiency of Business Processes / J. Gebauer, F. Schober // Journal of the Association for Information Systems. 2006. March // http://aisel.aisnet.org/jais/vol7/iss3Z8.
4. Levis B. A New Internal Management Tool for Nonprofits ROI ANALYSIS /B. Levis, L Wagner, A. New, J. Greenfield, B. Hopkins, E. Stueber, R. Sumariwalla, C. Sump // Philanthropy Monthly. 1993. March. P. 23-37.
5. Wallace T.F. ERP: Making it happen / T.F. Wallace, M.H. Kremzar. New York: John Wiley & Sons Inc., 2001. 372 p.
6. www.gks.ru - Федеральная служба государственной статистики.
7. www.interface.ru.
ПАТУШИНСКИЙ СТАНИСЛАВ ГЕОРГИЕВИЧ - аспирант, Институт развития дополнительного профессионального образования; начальник отдела поддержки и эксплуатации информационных систем, ОАО «Концерн МонАрх», Россия, Москва ([email protected]).
PATUSHINSKIY STANISLAV GEORGIEVICH - post-graduate student, University of Additional Professional Education Development; Head of IT Systems Support and Maintenance Department, JSC «Kontsern Monarch», Russia, Moscow.
