CC BY
20
ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ МЕХАНИЗМА УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ В СФЕРЕ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ УСЛУГ
Н.С. Гнитиева, ассистент
Воронежский государственный технический университет, г. Воронеж
Рассмотрено взаимодействие поставщиков и пользователей управленческой информации в системе предприятия, специализирующегося на услугах производственного назначения. Предложена структурная модель информационного обеспечения механизма управления предприятием в сфере производственных услуг, раскрыто содержание основных элементов информационного обеспечения
Рост сферы производственных услуг, повышение конкуренции, появление инновационных технологий ремонта и обслуживания промышленного оборудования приводят к необходимости быстрой реакции руководства на происходящие изменения, принятия оперативных управленческих решений, направленных на сохранение позиций предприятия на рынке производственных услуг. Ключевым фактором обоснованности и эффективности принимаемых решений является комплексность используемой информации, применение соответствующих технических и программных средств обработки. Реализация элементов механизма управления предприятием в сфере производственных услуг связана с обработкой значительных массивов данных.
Проведенный автором анализ работ, посвященных теории и практике управления, позволяет сделать вывод о том, что информация в современных условиях развития экономики рассматривается в качестве основы процесса управления, как «предмет, средство и продукт управленческого труда». [3] Особое значение придается информации при рассмотрении и изучении систем управления с позиций кибернетического подхода, базирующегося на положениях о выделении в системе с управлением помимо управляющей подсистемы и объекта управления системы связи (прямой и обратной).
Термин «информация» произошел от латинского слова шйгтаИо, что означает разъяснение, изложение. Согласно Большой Советской Энциклопедии первоначально под информацией понимались «сведения, передаваемые одними людьми другим людям устным, письменным или каким-либо другим способом (например, с помощью условных сигналов, с использованием технических средств и т. д.), а также сам процесс передачи или получения этих сведений. С середины XX в. общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом». [2]
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» трактует искомый термин как «сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления». [1]
Таким образом, под информацией в общем случае понимаются различного рода сведения и процесс их передачи. Емкость определения
исследуемого термина обуславливает
многовариантность признаков классификации информации, в числе которых объем, источник, возраст, способ передачи и распространения.
Функционирование предприятия, оказывающего производственные услуги, неразрывно связано с информацией различного характера, поступающей из внешней среды, и данными внутренних подсистем. В целях разработки информационного обеспечения механизма управления предприятием автор считает необходимым выделить управленческую
информацию, отличием которой от общности циркулирующих в системе предприятия сведений является использование в процессе принятия управленческих решений.
В соответствии со структурой механизма управления предприятием в сфере производственных услуг целесообразно сгруппировать информацию по элементам механизма управления, основываясь на содержательных характеристиках используемых сведений:
1) цели механизма управления - данные о структуре, качественные и количественные характеристики поставленных целей, уровень и контроль достижения;
2) функции управления - сведения о процессе реализации функций, уровень выполнения поставленных задач, эффективность реализации функций;
3) методы управления - сведения об использовании методов и инструментов воздействия, их эффективность, появление нового инструментария;
4) обеспечение механизма управления -состояние материально-технического, нормативно-правового, кадрового, финансового обеспечения.
В числе важнейших требований, предъявляемых к информации, необходимой для эффективной реализации механизма управления предприятием в сфере производственных услуг, автор выделяет надежность, достоверность, своевременность, комплексность, возможность многократного использования.
Необходимая для процесса функционирования механизма управления предприятием информация поступает из различных источников и используется управленческими работниками для выработки необходимых решений. Основываясь на анализе организационных структур управления предприятием,
оказывающим производственные услуги, автором сведений (рис. 1). выделены пользователи и поставщики различных
ПОЛЬЗОВАТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ
Генеральный директор
Г\ Исполнительный директор
Директор по производству
Начальники цехов
Поставщики информации внутри предприятия:
> Отдел маркетинга
> Бухгалтерия
> Планово-экономический отдел
> Инженеры (МТО, конструкторы)
> Мастера участков
С
Внешние поставщики информации:
> Научные консультанты
> Компании по проведению маркетинговых исследований
> Поставщики
> Потребители
Рис. 1. Схема взаимодействия пользователей и поставщиков информации
Основными пользователями информации являются работники высшего и среднего управленческого звена предприятия,
специализирующегося на услугах производственного назначения, а именно: генеральный директор, исполнительный директор, директор по производству, главные специалисты (технолог, энергетик, экономист), начальники цехов.
В качестве основных «поставщиков информации» автор выделяет:
1) внутри предприятия - отдел маркетинга, бухгалтерия, планово-экономический отдел, инженеры (МТО, конструкторы), мастера ремонтного и механического участков;
2) во внешней среде - научные консультанты, компании по проведению маркетинговых исследований, поставщики, потребители.
Поставщики внешней информации
взаимодействуют, передавая необходимые сведения, с внутренними поставщиками, которые обрабатывают полученные данные, интерпретируют результаты, подготавливая таким образом полученные сведения для принятия управленческих решений на уровне пользователей информации. В данном случае процесс передачи данных можно описать через последовательность этапов. Первый этап представляет собой отбор информации, который может быть случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным или основывающимся на определенных критериях. Далее отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в какой она будет доступна и понятна получателю, например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую, и соответственно этому подбирается подходящий способ ее передачи — устный,
письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов. На третьем этапе происходит передача информации пользователям, ее восприятие, декодирование, и осмысление.
Предложенная схема взаимодействий указанных сторон не исключает прямой передачи данных внешними поставщиками пользователям, однако данный способ является менее эффективным. Помимо соответствия передаваемой информации требованиям оперативности и достоверности для принятия управленческих решений необходимы специальные средства ее хранения и обработки, наличие технических и программных средств, повышающих оперативность получения данных, предоставляющих возможность выборки и анализа, графического представления.
Таким образом, многообразие используемой в процессе функционирования механизма управления информации требует разработки элементов информационного обеспечения, поддерживающих процесс получения, систематизации, хранения, анализа данных.
Информационное обеспечение механизма управления предприятием должно быть постоянным и системным, основанным на следующих принципах: единство цели; единство действий; комплексность; приоритетность; избирательность; специфичность; технологичность; экономичность.
По мнению автора, информационное обеспечение механизма управления предприятием в сфере производственных услуг должно отвечать следующим требованиям:
• тематическая многоаспектность материалов, предоставляемых управленческому персоналу, сочетаемая с достаточной степенью обобщенности показателей;
• обеспечение неразрывной связи между внешней и внутренней информацией и принятием решений на всех уровнях иерархии управления;
• гарантия полноты и достоверности учета всех сторон финансово - хозяйственной деятельности;
• аналитическая интерпретация информации с целью синтеза новых данных по определенным аспектам объекта исследования и оценки;
• ограничение информационной избыточности. Таким образом, по мнению автора,
информационное обеспечение механизма управления
предприятием представляет собой совокупность управленческой информации, способов ее хранения, переработки и передачи, технических и аппаратных средств, обеспечивающих процесс функционирования механизма управления предприятием в сфере производственных услуг.
Автором разработана структурная модель информационного обеспечения механизма управления предприятием в сфере производственных услуг, представленная на рис. 2.
Рис. 2. Структурная модель информационного обеспечения механизма управления предприятием в сфере
производственных услуг
Техническая поддержка обеспечивается комплексом технических средств (компьютеров, устройств передачи данных и линий связи, оргтехникой), а также соответствующей документацией на эти средства и технологические процессы. Рабочие места управленческих работников, специалистов отделов предприятия должны быть оснащены современными компьютерами,
оснащенными выходом в Интернет и объединенными в единую сеть предприятия, что позволяет обеспечить оперативный обмен информацией как внутри структурных подразделений, так и поступление данных от поставщиков, потребителей по электронным каналам передачи данных.
В качестве основных технических компонент систем поддержки решений следует отметить:
- средства визуализации и отображения данных на экранах коллективного пользования;
- системы управления звуком и освещением;
- записывающие и воспроизводящие устройства;
- системы телеконференций.
Математическая поддержка представляет собой
совокупность математических методов, моделей, алгоритмов, представляющих собой аналитический аппарат обработки получаемой информации. В числе
наиболее эффективных и часто используемых выделяют различные математические методы, в том числе анализа иерархий, моделирования социально-экономической сферы, статистического,
регрессионного и корреляционного анализа, экспертных систем и нейронных сетей, исследования неравновесных и нелинейных процессов, решения обратных некорректных задач, управляемого хаоса, синергетики. Необходимым условием реализации использования математического аппарата является наличие соответствующего программного
обеспечения.
Программные средства распределены автором по основным блокам функций, а именно:
- система автоматизации документооборота;
- система аналитической обработки данных и моделирования;
- система поддержки групповых решений;
- системы презентаций аналитических материалов;
- система управления базами данных;
- программное обеспечение коммуникационной системы.
Система автоматизации документооборота позволяет автоматизировать ручные, рутинные
операции, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов внутри предприятия, контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Подобные системы делят на два класса: 1) системы workflow (ориентированы на автоматизацию работы крупного предприятия, поддерживают разделение работ); 2) системы groupware (ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное разделение информации группой пользователей). Выбор одной из систем, а также использование их в комбинации определяются задачами, решаемыми предприятием, а также количеством сотрудников и масштабом деятельности. При акценте на повышении эффективности работы каждого отдельного сотрудника в коллективе, предпочтение стоит отдать системам класса groupware, которые представлены на российском рынке программным продуктом Lotus Notes (Lotus Development). Повысить эффективность работы всей организации в целом, более интенсивно позволяют системы класса workflow (системы Staffware компании Staffware plc и Action Workflow, компания разработчик - Action Technologies).
Выбор системы управления для базы данных -один из ключевых моментов в разработке информационного обеспечения. На отечественном рынке присутствуют практически все системы управления базами данных, принадлежащие к элитному классу, в том числе Oracle, Informix, Sybase, Ingres. На рынке также представлен достаточно большой набор средств разработки приложений, которые ориентированы как на конкретные системы управления базами данных (Developer для Oracle, NewEra для Informix и т.д.), так и могут быть использованы в различных средах. В качестве примера таких универсальных инструментальных средств можно назвать PowerBuilder Enterprise (PowerSoft Corp.), Gupta SQLWindows (Gupta Corp.), Delphi (Borland Int.), Enterprise Developer (Symantec).
Выбор программных средств, позволяющих автоматизировать отдельные функции обработки, передачи данных достаточно широк, однако их взаимоувязка в едином информационном обеспечении механизма управления зачастую становится довольно трудоемким процессом. Решить обозначенную проблему возможно путем установки комплексной информационной системы.
Анализ программных продуктов, позволяющих автоматизировать функции управления с учетом особенностей предприятия сферы производственных
услуг, показал, что на сегодняшний день одним из наиболее эффективных решений является ERP-система IFS Applications. Решение IFS Технические обслуживание и ремонт (ТОиР) предназначено для автоматизации процессов планирования, управления и учета деятельности, связанной с техническим обслуживанием, ремонтом, послепродажным обслуживанием основных фондов. Модульная структура IFS ТОиР позволяет подобрать состав решения в зависимости от производственной потребности предприятия, а затем дополнять его новыми компонентами по мере необходимости.
Организационная поддержка в составе информационного обеспечения механизма управления предприятием в сфере производственных услуг обеспечивается совокупностью методов и средств, определяющих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационного обеспечения.
Таким образом, автор определил, что информационное обеспечение механизма управления предприятием представляет собой совокупность управленческой информации, способов ее хранения, переработки и передачи, технических и аппаратных средств, обеспечивающих процесс принятия управленческих решений по выбору методов и инструментов воздействия.
Литература
1. Федеральный закон Российской Федерации № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [Текст] : федер. закон : [принят Гос. Думой 8 июля 2006 г.: одобр. Советом Федерации 14 июля 2006 г.] // Российская газета. - 2006. - 29 июля.
2. Большая советская энциклопедия [Текст] : в 30 т. / Гл. ред. А. М. Прохоров. - 3-е изд. Т. 10: Ива -Италики. - М.: Советская энциклопедия, 1972. С. 487.
3. Чуб, Б.А. Информационное обеспечение управления [Электронный ресурс] / Б.А. Чуб. - Режим доступа:
http ://www. cfin. ru/bandurin/artide/sbrn04/12. shtml.
& 8- (960)-129-43-59
Ключевые слова: производственная услуга, информационное обеспечение, механизм управления
