CC BY
87ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
INFORMATION SUPPORT OF AUDIT PAYMENT OF ACCOUNTS WITH
ACCOUNTABLE PERSONS
УДК 657.6
DOI: 10.24411/2658-4964-2020-10033 Орешкина Ирина Владимировна, магистрант института экономики и управления, Мичуринский государственный аграрный университет, г. Мичуринск
Лосева Алла Сергеевна, Доцент кафедры финансов и бухгалтерского учета, Мичуринский государственный аграрный университет, г. Мичуринск Oreshkina Irina Vladimirovna, Undergraduate Institute of Economics and Management,
Loseva Alla Sergeevna, Associate Professor, Department of Finance and Accounting
Аннотация
В статье рассматривается совокупность информации, которая может формироваться и использоваться на разных этапах аудита. Рассматриваются документы, которые составляют основу информационного обеспечения аудита расчетов с подотчетными лицами. Представлена общая схема выдачи денежных средств под отчет. Рассмотрены типичные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами, которые заключаются в несоблюдении требований законодательства, а также нарушениях, которые связаны с особенностями тех или иных видов расходов. Изучение информационного обеспечения позволило сделать вывод о появлении типичных ошибок и принятии мер по их устранению.
S u m m a r y
The article considers the totality of information that can be generated and used at different stages of the audit. Documents are considered that form the basis of information support for the audit of settlements with accountable persons. The general scheme of issuing funds for the report is presented. Typical errors are considered when accounting for settlements with accountable persons, which consist in non-compliance with legal requirements, as well as violations that are associated with the features of certain types of expenses. The study of information support allowed us to conclude that typical errors appeared and measures were taken to eliminate them.
Научно-образовательный журнал для студентов и преподавателей «StudNet» №6/2020
Ключевые слова: аудит, подотчетные лица, информационное обеспечение, Keywords: audit, accountable persons, information support
Основу информационного обеспечения аудита расчетов с подотчетными лицами составляют: учетная политика организации, заявление подотчетного лица на получение денежных средств, авансовые отчеты, приходный и расходные кассовые ордера, приказы о направлении работников в командировку, журнал-ордер № 7. Важную информацию о финансовой и хозяйственной деятельности аудитор получает из вышеперечисленных документов, внутрихозяйственного контроля, а также данных предыдущей аудиторской проверки.
Все хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации или непосредственно из банка под отчет [1]. Выдачу денежных средств подотчет можно представить в следующей схеме (рисунок 1).
/-
I
Заявление на выдачу денег под отчет
т
Бухгалтер или кассир
Выдача денежных средств под отчет
Л
Кг
Да
Проверка наличия обязательных реквизитов
Приказ о выдачи денег под отчет
Нет ^
f N
Отказ о выдаче
денежных средств
под отчет
J
Рисунок 1 - Выдача денежных средств подотчет
Типичные ошибки при учете расчетов с подотчетными лицами заключаются, прежде всего, в несоблюдении требований законодательства, а также нарушениях, которые связаны с особенностями тех или иных видов расходов.
Выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные расходы, а также выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся работниками организации, является нарушением [3]. Наличные деньги выдаются кассиром непосредственно получателям наличных денег, указанным в списке лиц, которые в соответствии с приказом имеют право на их получение.
Распространенной ошибкой при учете расчетов с подотчетными лицами является также выдача денежных средств под отчет без получения заявления от лица, которому передаются деньги. Нередко бывает, что бухгалтер просто выдает средства, не требуя от сотрудника заявление, что недопустимо [2].
После заявления подотчетного лица о выдаче средств под отчет, оформляется приходный или расходный кассовый ордер. Их отсутствие является ошибкой. Чтобы ее избежать, нужно указать в учетной политике выдачу и оформление этого документа [4]. Кроме того, в трудовом договоре с бухгалтером необходимо прописать четкие обязанности по выдаче ордеров при оформлении средств под отчет.
После того, как сотрудник израсходовал деньги, он обязан вернуть остаток в кассу организации или, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги, то есть должен отчитаться по израсходованным суммам и составить авансовый отчет [10].
При оплате товаров (работ, услуг) наличными для документального подтверждения необходимы первичные документы (чеки), которые подтверждают понесенные расходы организации.
Во избежание спорных ситуаций необходимо прописать в локальном акте, какие документы подтверждают расходы, а также предупреждать сотрудников, какие бумаги они должны собрать [11].
Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, то работодатель вправе удержать невозвращенный аванс из зарплаты. Данное решение принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса.
Денежная наличность выдается под отчет только тем лицам, которые отчитались по ранее выданным средствам. Если работник этого не сделал, то будет ошибкой выдавать ему новую сумму денег. Чтобы этого не допускать, необходимо перед выдачей средств под отчет проверить, отчитался ли работник за предыдущие суммы.
Любой факт хозяйственной деятельности организации должен быть подтвержден первичными документами. Однако многие организации такие документы не оформляют [1].
Основными нарушениями требования к оформлению авансовых отчетов является отсутствие реквизитов первичных учетных документов, таких как:
- сумма внесенного остатка (выданного перерасхода);
- счета и суммы по дебету и кредиту;
- должность подотчетного лица, его табельный номер;
- информация о количестве документов и листов, являющихся приложениями к авансовому отчету;
- подпись подотчетного лица, главного бухгалтера, руководителя организации.
Все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, в соответствии с которыми ведется бухгалтерский учет. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, как и отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету означают несоответствие авансового отчета требованиям законодательства Российской Федерации. Соответственно, указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов организации. При этом несвоевременная сдача неиспользованных подотчетных сумм увеличивает доход работника и подлежит обложению по ставке 13% [4].
При направлении работника в командировку достаточно оформить приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и служебной записки с указанием задач, которые работнику необходимо выполнить в командировке [6].
Ошибкой при направлении работника в командировку является несоблюдение установленных норм командировочных расходов, которые необходимо указать в учетной политики организации, а также отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7, который является комбинированным, сочетающий аналитический и синтетический учет [5].
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные суммы [8].
При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге [7]. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат.
Иформационное обеспечение аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами играет большую роль, так как представляет собой документы, необходимые для ведения учета [9].
Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами и анализ наиболее типичных ошибок, допускаемые в ходе работы, может помочь не только аудиторам, но бухгалтерам в организации бухгалтерского учета на данном участке с минимальными рисками нарушения как бухгалтерского, так и налогового законодательства.
Литература
1. Лосева, А.С., Фецкович, И.В. Методическое обеспечение аудита материально-производственных запасов в организациях АПК / А.С. Лосева, И.В. Фецкович // Вестник Мичуринского государственного аграрного университета. - 2019. - №4. - С. 206-208.
2. Лосева, А.С., Фецкович, И.В. Внутренний контроль и анализ готовой продукции в коммерческих организациях агропромышленного комплекса // Тенденции развития науки и образования. - 2019 - №55-9- С.75-79
3. Лосева, А.С., Фецкович, И.В. Тенденции и перспективы развития аудита в Российской Федерации / А.С. Лосева, И.В. Фецкович // KANT. - 2018. -№1(26). - С. 326-329.
4. Лосева А.С. Тенденции и перспективы развития аудита в Российской Федерации // Kant -2018- №2 (27). -С.326-329
5. Лосева А.С. Учет и аудит материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях / А.С. Лосева // Инновационные процессы: потенциал науки и задачи государства: монография / под общ. ред. Г.Ю. Гуляева. - Пенза, 2017. - С. 157-159
6. Лосева А.С., Фецкович И.В. Развитие экологического учета и анализа на предприятиях агропромышленного комплекса // Лучшая научно-исследовательская работа: сб. статей VI междунар. науч.-прак. конкурса-Пенза: МЦНС «Наука и Просвещение», 2017. - С. 69-72
7. Лосева А.С. Развитие экологического учета на предприятиях масложировой промышленности АПК // Технологии пищевой и перерабатывающей промышленности АПК - продукты здорового питания. - 2017. - №2 (16). - С.92
8. Мегаева С.В., Лосева А.С. Учет и аудит материально-производственных запасов в коммерческих организациях / А.С. Лосева, С.В. Мегаева // Наука и бизнес: пути развития. - 2018. - №6 (84). - С. 117-120.
9. Орешкина И.В., Лосева А.С. Совершенствование аудиторской проверки расчетов с контрагентами в сельскохозяйственных организациях. EUROPEANSCIENTIFICCONFERENCE: сб. ст. III Междунар. науч.-прак. конф.,- Пенза, 2017. - С. 11-13
10. Фецкович И.В., Лосева А.С. Методическое обеспечение аудита внеоборотных активов в организациях АПК // Вестник Мичуринского государственного аграрного университета. 2019. -№ 2. С. 176-178.
11. Шпаковская В.С., Лосева А.С., Ступаченко А.С. Контроль как инструмент обеспечения экономической безопасности на предприятиях пищевой промышленности // Современные социально-экономические процессы: проблемы, закономерности, перспективы: сб. ст.- Пенза, 2017.
- С. 263-265.
Literature
1. Loseva, A.S., Fezkovich, I.V. Methodological support of the audit of inventories in organizations of the agro-industrial complex / A.S. Loseva, I.V. Fezkovich // Bulletin of the Michurinsk State Agrarian University. - 2019 .-No. 4. - Р. 206-208.
2. Loseva, A.S., Fezkovich, I.V. Internal control and analysis of finished products in commercial organizations of the agro-industrial complex // Trends in the development of science and education. - 2019 - No. 55-9- P.75-79
3. Loseva, A.S., Fezkovich, I.V. Tendencies and prospects for the development of audit in the Russian Federation / A.S. Loseva, I.V. Feckovic // KANT. -2018. - No. 1 (26). - Р. 326-329.
4. Loseva A.S. Trends and prospects for the development of audit in the Russian Federation // Kant -2018- No. 2 (27). -Р.326-329
5. Loseva A.S. Accounting and audit of inventories in agricultural organizations / A.S. Loseva // Innovative processes: the potential of science and the tasks of the state: monograph / under the general. ed. G.Yu. Gulyaev. - Penza, 2017 .Р. 157-159
6. Loseva A.S., Fezkovich I.V. The development of environmental accounting and analysis at the enterprises of the agro-industrial complex // The best research work: Sat. Articles VI of the international. scientific-practical competition- Penza: ICSN "Science and Education", 2017. - P. 69-72
7. Loseva A.S. Development of environmental accounting at the enterprises of the oil and fat industry of the agro-industrial complex // Technologies of the food and processing industry of the agro-industrial complex - healthy food products.
- 2017. - No. 2 (16). - Р.92
8. Megaeva S.V., Loseva A.S. Accounting and audit of inventories in commercial organizations / A.S. Loseva, S.V. Megaev // Science and business: development paths. - 2018. - No. 6 (84). - Р. 117-120.
9. Oreshkina I.V., Loseva A.S. Improving the audit of settlements with counterparties in agricultural organizations.
EUROPEANSCIENTIFICCONFERENCE: Sat Art. Ill Int. scientific-practical Conf., - Penza, 2017 .-P. 11-13
10. Fetskovich I.V., Loseva A.S. Methodological support of audit of non-current assets in agribusiness organizations // Bulletin of the Michurinsk State Agrarian University. 2019.-№ 2. P. 176-178.
11. Shpakovskaya V.S., Loseva A.S., Stupachenko A.S. Control as a tool to ensure economic security at food industry enterprises // Modern socio-economic processes: problems, patterns, prospects: Sat. St. - Penza, 2017 .- P. 263-265.
