ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННЫЕ РЕШЕНИЯ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ СОВРЕМЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

УДК 33

ИНФОРМАЦИОННО-КОММУНИКАЦИОННЫЕ РЕШЕНИЯ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ СОВРЕМЕННОГО

УНИВЕРСИТЕТА

Сорокин:! VI.Ю., старший преподаватель кафедры «Информационные технологии». ФГБОУ ВО «РЭУ имени Г. К. Плеханова», е -mail:

jest@mail.ru

Кувншнова Я.К)., студентка факультета «Математическая экономика, статистика и информатика», ФГБОУ ВО «РЭУ имена Г В.

Плеханова», e-mail: Kuvshinova.YU@yandex.ru

В статье излагаются принципы работы программы « IС: Университет ПРОФ. 2.0» и её характеристики. Подробно рассмотрены функциональные возможности подсистем данного продукта и его практическое применение. Раскрыто содержание основной процедуры автоматизации упрощенческой деятельности в учреждениях высшего профессионального образования Проанализированы технологии обработки конфиденциальной информации и персональных данных. Приведены примеры оптимизации данных в образовательной системе. Разработана структуризация информации на разных этапах подготовки учебного процесса.

Ключевые слова: распределённые организационные структуры, обмен данными, программы кадрового учёта, управление контингентом, протокол http.

INFORMATION AND COMMUNICATION SOLUTIONS FOR AUTOMATION OF THE MANAGEMENT OF ACTIVITIES OF THE MODERN UNIVERSITY

Sorokina ¡VI., Senior Lecturer of the Information technologies chair. FSE I HE «Plekhanov Russian University of Economics», e -mail: jest@mail.ru Kuvshinova Y„ student of the Mathematical Economies, Statistics and Informatics faculty, FSEI HE «Plekhanov Russian University of

Economics», с -mail: Kuvshinova.YU@yandex.ru

The article presents the principles of the pmgram "1С: University PRO. Revision 2.1) "ami its characteristics. Considered in detail thefunctionality of the subsystems of this product and its practical application. Reveals the content of the main procedure of automation of management activities in institutions of higher education. Analyzed technology processing of confidential information and personal data. Examples of data optimization in the educational system. Developed structuring of information at different stages of the training process

Keywords: distributed organizational structure, communication, programs, personnel records management, contingent hltp.

Введение

Многие годы университеты сталкивались с проблемой автоматизации данных. II в 2013 году компания «СГУ-Инфоком» совместно с «1С» разработала продукт «1С. Университет ПРОФ». Этот программный продукт решает задачи автоматизации управленческой деятельности в учреждениях высшего профессионального образования.

Это единая информационная среда с широкими возможностями упрощения систем управлений в вузах, где используется открытый программный код.

Программа создана на базе «I С:11редпрнятие 8.3».«I С: Университет ПРОФ. 2.0» - это организованная информационная система с широкими возможностями по применению к существующим вузах системам управления, в ней используется открытый программный код и есть возможность интеграции системы с функционирующими в вузах программными средствами.

С помощью веб-технологий открывается доступ к организации управления распределенными организационными структурами и филиалами. Весь функционал продукта доступен как в тонком, так и в веб-клиенте.

В программном продукте использованы возможности технологической платформы «1С:Предприятие 8.3». Предусмотрен обмен данными с информационными системами («ВИО-1». «Со.ч1^р» ФГЬУ «11МЦА». «АИС ФЬС», «ФПС РИА и приема», «ФРДО», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения»). Имеется возможность настройки политики безопасности.

Программа решает задачи следующих структурных подразделений университета: деканаты, приемная комиссия, кафедры, отдел аспирантуры и докторантуры. УМУ, управление дополнительного образования. 11114, диссертационные советы, диспетчерская служба, служба управления кампусом вуза. В составе структуры программы находится более 150 справочников. 68 документов, более 130 отчетов, 14 подсистем (деканаты, приемная комиссия, кафедры, отдел аспирантуры и докторантуры. УМУ. управление дополнительного образования. НИЧ. диссертационные советы, диспетчерская служба, служба управления кампусом вуза).

Программное решение позволяет автоматизировать учет, хранить. обрабатывать и анализировать информацию об основных операциях высшего учебного заведения: поступление в вуз. обучение.

плата за обучение, выпуск и трудоустройство выпускников, расчёт и распределение нагрузки учебно-преподавательского состава, деятельность учебно-методических отделов и деканатов, поддержка федеральных государственных образовательных стандартов высшего образования нового поколения и уровневой системы подготовки (бакалавр, специалист, магистр) на основе учебных планов и документов государственного образца об окончании вуза, формирование отчетности, а также управление научной работой и инновациями, дополнительным и послевузовским образованием, аттестацией научных кадров,кампусом вуза (рис. I).

Функциональные возможности подсистем и практическое применение «1С:Уннверситет 2.0 ПРОФ».

Рассмотрим функциональные возможности подсистем и практическое применение «1С:Университет 2.0 ПРОФ».

Работа приёмной комиссии предполагает различные модели ведения приёмной кампании (ообрабогкаличных дел. ранжирование абитуриентов и их зачисление). В планирование проведения приемной компании входит:

■ регулирование балльных систем оценивания

• формирование плана набора абитуриентов но специальностям и формам обучения

• организация перечня вступительных экзаменов

• формирование порядка зачисления с учётом: льгот, установленных законодательством, оснований поступления (бюджет, на платной основе, по целевому направлению), побед и призовых мест в олимпиадах.

В данной подсистеме существует возможность гибкой настройки параметров проведения приёмной кампании при помощи документа «Приёмная кампания». Можно настроить выбранные специальности в заявлении абитуриента, вносить изменения при работе с заявлениями абитуриентов, изменять пакетные подачи заявлений, регулировать параметры автоматического формирования ведомостей.

Документ «Приёмная кампания» включает в себя несколько этапов. Происходит копирование настроек раннее проведенных приёмной кампаний при настройке текущей. Определяется стоимость обучения при поступлении. Есть функция формирования личною дела абитуриента с отметкой о наличии оригиналов или копни документов. А также в помощь прилагается мастер автоматизированной работы для массовой работы с документами абитуриентов

Для тою чтобы внести данные о поступающем нужно «вызвать..

Формирование приказов

т

АвТОМаТИМОИ« бухгалтерской деятельности

Управление неумной деятельностью и инновациями

-

ООрМИрОА.ИШ!'

отчего» и форм (МО-нву**. Nfl*Wl ИИ) /

Планирование учебного процесса

Формирован«« отчетов и форм (дипломы, справки. ВПОгД!

Учет индивидуальной успеваемости и посещаемости

Автоматизация проведения ИГА

Расчет и распределение учебной нагрузки

1

Управление контингентом студент о«

Обмен данными с информационными системами

Учет оплаты за обучение и назначение стипендий

Организации Фудоустройстиа выпускников

Оргаиимция

проведения npiMTMK

лятомятииция д**»ельности

ДМСГртвЦИОНИ»«

Управление идмлусом кум

Упраи/киие пос/нпугокмши

ДОЛОЯНМТФЛМЧММ

1С:Университет

1С:Университет ПРОФ

Рис. I .Возможности программы «1С:Унпверснтет ПРОФ»

форму «Анкета абитуриента». В нес мы вносим полную информацию о абитуриенте:

• личную информацию абитуриента

• данные о ранее полученном образовании

• данные о результатах ЕГЭ

• о направлениях подготовки (специальностях), на которые полает заявление абитуриент

• перечень вступительных испытаний, сдаваемых абитуриентом (автоматическое заполнение на основании выбранного набора вступительных испытаний)

■ информация о льготах, отличительных признаках, результатах олимпиад абитуриента

• перечень документов, поданных абитуриентом при поступлении

• сведения о родителях абитуриента.

• заявление

• расписка

• экзаменационные листы

• экзаменационная ведомость

• документ о допуске к вступительным испытаниям

• договор с абитуриентом, при поступлении на платной основе

• установки приоритетов между несколькими направлениями подготовки (специальностями).

В документе «Приёмная кампания» происходит обработка информации о вступительных испытаниях и ЕГЭ, ведётся информация о результатах олимпиад, в которых участвовали абитуриенты, формируются конкурсные группы, перезачёт результатов олимпиад в качестве результатов вступительных испытании и призеров всероссийских олимпиад, членов сборных команд РФ, принимавших участие в международных олимпиадах.

Подсистема ведёт обмен данными с ФИС ЕГЭ и приёма http:// priem.edu.ru.

Происходит контроль проведения вступительных испытании и зачисление:

• распределение абитуриентов по группам

• формирование рейтингов и списков абитуриентов, рекомендованных к зачислению

• организация приказов о зачислении.

Формируются и выводятся на печать статистические, аналитические и списочные отчетные формы.

В разделе «Планирование учебного процесса» совершается формирование и учёт учебных планов, а также рабочих учебных планов в соответствии с ФГОС-3. Поддерживается система - бакалавр, магистр и специалист. Создаются, сохраняются и обрабаты-

ваются графики учебных процессов. Дисциплины учебного плана закрепляются за кафедрами и подразделениями вуза. Возможность интеграции с программами учёта учебных планов. Учёт специализаций в документе «Учебный план» (рис.2).

Раздел «Расчет и распределение нагрузки» осуществляет формирование контингента обучаемых по учебному плану и дисциплинам. Организация правил расчёта нагрузки преподавателей. Реализация формирования структуры обучаемого контингента. Определяется планирование распределения нагрузки кафедр, распределение нагрузки по преподавателям, согласование и синхронизация расчёта часов. Хранится и обрабатывается информация о профессорско-преподавательском составе, существует интеграция с программами кадрового учёта («ЮЗарплата и управление персоналом», «I С:3арплата и кадры бюджетного учреждения»). I !алнчие журнала учёта рабочего времени преподавателей, анализа штатного состава кафедр. Распределенная нагрузка по кафедре (рис. 3).

В части «Управление контингентом» хранятся и обрабатываются сведения о контингенте студентов вуза. 11роисходит контроль движения контингента студентов. Ведется запись зачетных книг студентов (предусмотрена возможность одновременного обучения по нескольким специальностям), настраивается формат номера зачётной книги. Контролируется учёт успеваемос ти и посещаемости. Создастся отчёт начисления стипендий (приказы на назначение и выплату стипендий, автоматизация расчёта стипендий при помощи «формулы расчёта», протокол назначения стипендий и детализация выплат по стипендиям). 11а печать выводятся зачетно-экзаменационные ведомости, списки не допущенных к аттестации, отчёты о ходе сессии, справки, итоговые ведомости успеваемости и отчеты о готовности к выдаче диплома. Осуществляется управление практиками (графики распределения студентов на практику, приказы на практику, протоколы). Формируется учёт документов государственного образца об окончании учебного заведения (диплом, приложение к диплому, копня диплома и приложения, академическая справка, возможность создания печатных форм диплома «нового образца», учёт выданных документов государственного образца). Также производится воинский учёт. Существует форма для студ-профкома. где формируются приказы о зачислении и отчислении, учёт платежей и учёт поощрений студентов. Реализуется управление трудоустройством выпускников (ведение анкет и списка вакансий, ведение списка работодателей, учёт направлений трудоустройства выпускников, формирование статистической отчётности).

Раздел «Работа с приказами» связан с работой составления приказов и распоряжений. 11редусмотрена возможность автоматического определения новых типов приказов и изменения существующих данных. Гибкая настройка выходных печатных форм распорядительных

__00O0C00V7OT01 OS ЛЦ4О0ОВО К У BW ПР&Р

Формирование кон THHl CHt il 00000008/ от 01.00. JO И 0:00:00

rtaMCMiiw]M№ ¿Поомсш 'J *

Wxe OOOOOCOS? _

г«. [3014 ад

- ЛтШМГвЛМПЛШ» . Цн1»ЦИ1

* х U ■

г - .JU

М ы. М- . - ~ X

л Ляйег»,» • •

Ока 51 ОМОО ... <1 Мямли Фмлосочм!

|Hrv n Катетем! üiKucme«

П«еиод <он!ссг» иилиагрух*

1 ^v» посев»»«

Тре**» «мчсф

2 ЗаочиЕв ♦итоссвмш

Трет»*» семеств

3 Здсчхзя "«а«.о&кяо Фигкс^тиа

Тс*тиО семестр ГЪакгичеся}*!

4 Э*ОЯ ©ИГО Фипосовма

Треп«» семестр

5

Троп«» семестр Пв«^»»

1 ФхпосоФиа

Тоеп*> семестр Пекши

7 >оо*»«еоси

Треп*» семестр Пр* weexx«

9

Треп*» св*-ест5 Пмм

9 >«вв "^виугьтят «И/Ю ^recoewe

Треп*» семеек»

IQ Зк® ^'чвО^Л* Фига!*»»«

Трет*» семеор Эячч

11 Тряхани

Треп*» семестр Пе-^уи

12 Фиооговм»

Трепч» Семестр

1 13 «а-т» Tv^ccoc*«»

Треп»» семестр Псжп^со*

"^CHeawso"'*

Р|6д —I ПЛЧ 000000 TtwlMt ;«М«С1Э I Qi ■■.

пл», 000 Третий тсц Т t'.-э». HIWWWU4 М(1ЯТ

Рлво^гл», Тречм с*ме«ф

ro+мп. Э*»стить Be* aN»cm»««

JVruTtrw»

Йидшг^гж« Пседслю.-*»»««

Пгеиадк®»тр«л» KniV«eCTBO СТТЛЙКП5в

ЩЗ Ссисвиой пртзк

Треп«» семестр С^мав '»^с^лачт «мтелопе» и вур

Tvrocosv» ОСУЧЯНО! rXJTtW. Счкш 4vv»<o **зт-вма t«

Toe туй семестр

¿■См—11

Рмс.2. Учёт специализаций в документе «Учебный план»

документов. Учет корректности проведения документов

«Учет платных услуг» предусматривает функцию установления цены за обучение на платной основе при проведении приемной кампании. Производится планирование поступлений (график платежей ) за предоставленные образовательные услуги. Ведётся реестр заключенных договоров. Формируется отчётность: по задолжникам и оплатившим, по договорам.

В подсистеме «Управление кампусом вуза» учитывается фонд помещений, производится планирование структуры общежития, ведётся учёт и хранение характеристик для каждого учётного объекта, организация учёта проживающих в обшежнтни с созданием приказов (на заселение, перемещение, выселение). Возможность просмотра данных о проживании в разрезе периодов времени. Осуществляется составление договора на оказание услуг, формирование перечней тарифов, ввод событийной информации об объекте. Формирование отчётности.

В части «Расписание учебных занятий» составляется произвольное расписание занятий на основании учебного плана специальности и распределения учебных поручении Возможность составления

проекта расписания и фактического расписания. Возможность составление расписание на определенный период времени. Визуализация процесса составления расписания с помощью аналога диаграммы Ганта.

Реализован режим Помощника расписания, в котором «запятые» и «разрешенные» на данное время значения отмечаются цветом. Экспорт составленного расписания во внешние календарные системы. Формирование отчетности (расписание преподавателя, расписание факультета, расписание группы, расписание специальности и т.д.). Пример (рис.4).

«Управление послевузовским образованием (аспирантура, докторантура) и аттестацией научных кадров» даёт возможность сохранять и обрабатывать личные дела аспирантов, соискателей, докторантов. Совершается мониторинг образовательной и научной деятельности аспирантов, соискателей и докторантов. Реализуется планирование набора в аспирантуру, учёт результатов вступительных испытаний. Формируются приказы по аспирантам, соискателям и докторантам. Происходит актуализация базы данных о научных руководителях, экспертах и ведущих организациях. Производится

Ь С. - нлгртжа по чивд» - 1С У ■■Щ1.И1ТТ ПРОФ ицдчла 2 0/А» ччта (1С ГЪеявигм) ни ^ * х " „ - П X

Ншруэкл по кафедрам

С^вдмиропап, „о ИаспхЛи- Выбоать в«м*>> Все де*:таи* -1 ф

ЛсйнЛгм К' 2015 2016 Ц ¡И—мимр— ~ ... 0(

Км««» □ ...I

Нагрузка по

кафедрам

Учебный год Кафедра Количество Распределено %

Бюджет Полная оплата Итого

2015 - 2016 Архитектуры 604.2 604,2 604.2 100.00

2015-2016 Иностранных языков 1 851.71 279,2 1 130.9 877.9 77,63

2015-2016 Истории государства и права 3 152,89 3 152 89 3 152.89 100 00

2015 - 2016 Истории России 1 239.39 1 239,39

Итого 5 848.19 279,2 6 127.38 4 634,99 69.41

Рис.4. Расписание Организация научной деятельности в «1С:Университет 2.0 ПРОФ».

подготовка отчётов о деятельности аспирантуры, диссертационных советов, докторантуры.

Подсистема «Управление дополнительным образованием» включает в себя анкетирование. 11осредством заключения договоров со слушателями, происходит организация работы приёма в учебное заведение. Планирование учебного процесса, учёт посещаемости и успеваемости позволяет преподавателям наиболее удобным способом структурировать информацию и сэкономить своё время. Так же подсистема включает в себя ведение реестров слушателей до вузовской подготовки и выдачу документов об образовании соответствующего уровня.

Раздел «Автоматизация деятельности диссертационных советовиподразумевает ведение учёта утвержденных HAK реестров отраслей наук, специальностей, специализаций. Осуществляется реестр диссертационных советов учреждения. Контроль требований Приложения о порядке присуждения учёных степеней. Формирование отчётности (аттестационное дело, информационная карта диссертаций, информационная карта совета, состав совета, явочный лист и т.н.). Ведение карточки диссертации, с возможностью прикрепления полнотекстовых электронных вариантов.

«Управление научной деятельностью и инновациями»- это подсистема, в которой происходит планирование и управление научно-исследовательской деятельностью (подготовка, учёт и хранение информации о заявках и конкурсной документации ПИР. подготовка регистрационных карг, контроль выполнения объекта, учёт целевых показателей по проекту и т.п.). Производится учёт результатов выполнения II1IOKP. а также регистрация результатов НИОКР. осуществляется управление финансами и готовятся отчёты о научно-исследовательской деятельности (годовой отчет подразделения о науке, календарный план и график папок работ, смета затрат и список исполнителей по НИОКР, регистрационная карта и т.п.).

Заключение

В данном программном продукте используется современная трёхуровневая платформа, которая позволяет проректору по ИТ и специалистам ИТ - подразделения вуза быть уверенными в том, что их данные надёжно хранятся. ИТ-специалисты приобретают удобный инструмент для реализации задач, необходимых вузу.

Платформа «1С: Предприятие 8» позволяет подключаться по протоколам http или https. что позволяет удалённым подразделениям подключаться через интернет и в онлайн режиме работать с информационной базой. Повышенная степень безопасности и скорости интернета. Удобный интерфейс. Реализован механизм функциональных опций. Можно включать/выключать необходимые опции, не изменяя само прикладное решение. Возможность интеграции с другими системами.

Таким образом программа «I С:Уииверснтет ПРОФ. Ред.2.0» помогает справляться с задачей организацией, хранением и обработкой

данных вуза. Это облегчает работу вуза. Всё систематизировано и универсально. Удобно в использовании и применении.

Более сотни вузов, работают с «1С:Уииверситет ПРОФ». Из них 32 вуза Москвы, которые используют данный программный продукт. 11э известных: Московский государственный строительный университет, Московский государственный институт культуры. Национальный исследовательский технологический университет «МИСнС». Московский государственный технологический университет «СТАНКИИ». Московский государственный университет приборостроения и информатики. Российский государственный гуманитарный университет.

Литература:

1. Гаврилова Е.А.. Жснова I I.A., Сорокина М.Ю., Тростина К.В. Электронный учебно-методический комплекс "Иностранный профессиональный язык: бухгалтерский учет" для студентов направления 38.03.01 "Экономика" по профилю "Бухгалтерское дело, анализ и аудит" //Хроники объединенного фонда электронных ресурсов Наука и образование. 2016. № 10. С. 12.

2. Герасимова B.I.. Сорокина M.IO. Особенности преподавания раздела «защита информации» для студентов факультета маркетинга // Славянский форум. 2015. № 3 (9). С. 67-73.

3. Евтеев Б. В. Использование информационных технологий в учебном процессе для решения некоторых задач маркетинга и логистики // Научные труды Вольного экономического общества России. 2014. Т. 186. №186. с. 475-478.

4. Коробова Т.С. Социальная ориентация предпринимательского сектора: взаимодействие с благотворительными организациями Транспортное дело России. 2012. № 6-3. С. 111-113

5. Максимов Д.А., Халнков М.А. Методы оценки и стратегии обеспечения экономической безопасности предприятия. Москва, 2012.

6. Минитаева A.M. Основной подход в решении задачи создания человеко-машинного интерфейса с использованием дуального принципа'/ Программные продукты и системы. 2013. № 4. С. 19.

7. Неделькин A.A. Электронная образовательная среда, как современная платформа реализации концепции непрерывного образования в современном образовательном пространстве //Транспортное дело России. 2016. № 3. С. 73-74.

8. Неделькин A.A.. Степанова М.Г., Шайтура C.B. Тенденции и перспективы развития информационно-коммуникационных технологий дистанционного обучения в подготовке экономистов. // Славянский форум. 2016. № 2 ( 12). С. 171-179.

9. Степанова М.Г., Неделькин A.A. Институциональные аспекты развития управленческого, бухгалтерского и налогового учетов // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 5-1. С. 147-148.

10. http://solutions.lc.ru/catalog/university-prof - Информационный портал компании 1С.