Информационная модель системы организационного управления Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Посилання на статтю_

Бушуев С.Д. Информационная модель системы организационного управления /С.Д. Бушуев, А.Б. Лисицын, А.Г. Тиминский // Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля, 2008 - №2(26). С. 20-29.

УДК 530.16:004

С.Д. Бушуев, А.Б. Лисицын, А.Г. Тиминский

ИНФОРМАЦИОННАЯ МОДЕЛЬ СИСТЕМЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО УПРАВЛЕНИЯ

Описан информационный подход к проектному управлению в организации. Понятие «энтропия» применено к организационным системам. Сформулирован критерий успеха проектов «потенциал системы управления», который отображает уровень зрелости организации. Рис. 4, ист. 9.

Ключевые слова: управление проектами, бизнес-процесс, энтропия, система управления, потенциал системы управления.

С.Д. Бушуев, О.Б. Люцин, О.Г. Тимшский 1НФОРМАЦ1ЙНА МОДЕЛЬ СИСТЕМИ ОРГАН1ЗАЦ1ЙНОГО

Описано Ыформацмний пщхщ до проектного управлшня в оргаызацп'. Поняття «ентротя» використано щодо оргаызацмних систем. Сформульовано критерм ycnixy проекпв «потен^ал системи управлшня», який вщображуе рiвень зр™ст оргаызацп'. Рис. 4, дж. 9.

S.D. Bushuyev, A.B. Lisitsin, A.G. Timinsky

INFORMATION MODEL OF THE ORGANISATIONAL MANAGEMENT SYSTEM

The information approach for organizational management by the project is considered. The notion "entropy" is used concerning organisational system. The project success criteria "management system potential", which reflects the organisation's maturity level is formulated.

Введение. Бурное развитие проектного управления, переход к портфельному и программному управлению, интеграция инструментов менеджмента проектов в стратегический уровень организаций, которое наблюдается последнее десятилетие, требует создания и продвижения в практику новых подходов. Одним из таких подходов является информационных подход. Подход реализует взгляд на проектное управления с точки зрения классической теории информации [1] и акцентирует внимание на неопределенности, выражаемой энтропией. Именно неопределенность создает проблемы в управлении проектами, а ее оценка и учет при выработке управляющих решений позволит значительно повысить их качество и реализовать проактивные алгоритмы на основе таких оценок [2,8]. Рассматривая неопределенность как универсальную меру нечеткости видения продукта

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)

1

проекта и его результата, потенциальных рисков и благоприятных возможностей, появляется новый класс моделей управления проектами, который построен на аналогиях с явлениями в окружающей нас природе -втором законе термодинамики. Следуя такой аналогии и определяя проект как сложную вероятностную систему, необходимо не только построить ее энтропийную (информационную) модель, но и сформировать алгоритма управления проектами, включая процессы подготовки и принятия решений на основе несилового взаимодействия [9].

Постановка проблемы. При проектном управлении применяется ряд стандартных параметров, которые менеджмент использует в различных комбинациях: периоды времени, финансовые отчеты, использование ресурсов, качество и технические спецификации, риски, проблемы и т.д. Все они имеют различную природу, и влияют на результативность деятельности организации различными способами. Однако менеджмент должен иметь инструмент сравнения различных аспектов и параметров, при принятии управленческих решений [3]. Объединяющая мера различных параметров результативности деятельности организации - информация.

Одной из предпосылок рассмотрения проектного управления с точки зрения теории информации является то, что деятельность организации происходит в нестабильном, динамически изменяющемся, иногда турбулентном окружении. Менеджмент должен постоянно принимать управленческие решения, чтобы влиять на бизнес и находить оптимальные и выгодные пути достижения запланированных показателей и индикаторов.

Если все процессы деятельности организации стабильны, определены, нет изменений в окружении и не возникает новых возможностей, тогда нет никакой потребности в управленческих и организационных решениях и, в некотором смысле, есть - в работе менеджмента вообще. Следовательно, как это ни парадоксально, информацию несет неопределенность, случающиеся непредвиденные обстоятельства, прогнозируемые в результате них альтернативы по управленческим решениям и продуктам проектов.

Есть весомая причина того, что успешные менеджеры могут применять свои навыки в различных отраслях промышленности - в автомобилестроении, 1Т-сфере, сфере телекоммуникаций и других. При этом после нескольких лет применяют свой управленческий опыт в полностью новой сфере с неизменным успехом. Основная причина этого феномена - управленческая информация. Ядро, основные умения и навыки проектного менеджера - это его способность обрабатывать информацию и принимать эффективные решения.

Анализ последних исследований и публикаций. Общая постановка решения вышеизложенной задачи осуществлена в источниках [3-5], где в проектное управление вводятся понятия информации и энтропии. Информационный подход к управлению освещен в фундаментальной работе [6]. Новый подход к управленческим взаимодействиям формализован в работе [6].

Идея о том, что хаос оказывает существенное влияние на компанию, сформулирована в [6], где доказывается, что, как и любая система, бизнес-система стремится к увеличению энтропии. Энтропия является в этом случае показателем, формулирующим множество потенциальных состояний, в которые организация может попасть, равно как и потенциальные результаты проектов организации которые формируют ее успех. Делается вывод о том, что в организациях протекают процессы, хорошо описываемые вторым законом термодинамики, применимым и для моделирования развивающихся бизнес-систем.

2

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)

Нерешенные ранее части проблемы. Понятие энтропии воспринималось как физическое понятие, не адаптированное к применению в бизнес-системах. Неопределенность в проектах трактовалась исключительно в понятийном аппарате управления рисками, однако, не учитывающего дифференциации систем по признаку «упорядоченность-хаос». Данный классификационный признак, упущенный в ряде исследований, делает построенную на этих принципах систему управления уязвимой к параметру системности, а, следовательно, неадекватно описывает деятельность и устойчивость бизнес-системы. Понятие устойчивости является одним из определяющих в оценке жизнеспособности бизнес-системы в рамках ее жизненного цикла.

Цель статьи - применение информационного (энтропийного) подхода в управлении проектами при создании системы управления развитием в организациях, формализация критериев управляемости и определение модели потенциала системы управления.

Основная часть

Энтропийная модель неопределенности в управлении

Допустим, что бизнес определенной организации состоит из отдельных бизнес-процессов. Некоторые из бизнес-процессов - простые периодически повторяющиеся операции, в то время как другие бизнес-процессы представляют сложные проекты, продолжающиеся в течение нескольких лет. Процессы могут влиять друг на друга, и их результаты - часто взаимосвязаны или коррелируют друг с другом, вызывая синергетические эффекты.

В течение определенного момента времени мы можем определить весь бизнес В организации как соединение ее меньших частей - бизнес-процессов Ь,.

в = {ь} или в = иь.

Каждому отдельному бизнес-процессу или проекту Ь, компании можно поставить в соответствие множество возможных ожидаемых результатов 0 = {э^} [7]. Например, если рассматривать только два параметра - время и

деньги (стоимость проекта или прибыль от реализации проекта), каждый проект или бизнес-процесс может быть охарактеризован некоторой областью возможных результатов (рис. 1):

Рис. 1. Возможные результаты проекта Ь, (время и стоимость)

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26) 3

Подход, основанный на возможности или получения, или потери информации, показывает, что существует вероятность р каждого результата (исхода) проекта или бизнес-процесса:

Р(Р] )• 2 рК ) = 1

з

Для каждого отдельного бизнес-процесса или проекта Ь, мы можем вычислить энтропию:

= -2 ) •1п ) ■

Это выражение описывает сложность достижения проектного результата и создания продукта проекта. Иными словами определяет информацию, требуемую для менеджмента с целью информационного моделирования бизнес-процесса или проекта. После этого мы можем определить информацию, описывающую весь бизнес В компании.

я = 2 =-ЕЕ рК ) • 1п РК ) ■ (1)

Эти вычисления действительны для случая независимых проектов.

При таком допущении энтропия обладает уникальным свойством аддитивности с точки зрения ее возможной декомпозиции по элементам структур проекта WBS, OBS, RBS и другим. Иными словами, энтропия как мера неопределенности, отнесенная к отдельному узлу OBS структуры, позволяет измерять сложность управленческих задач, предстоящих перед данной организационной единицей.

Информация, сопровождающая процесс управления каждого проекта, суммируется и в итоге формирует полную информацию компании. В случае более сложных отношений между отдельными проектами и взаимозависимостью результатов мы будем использовать условную вероятность pipy | ¿эи), которая

определяет вероятность , что у проекта bk будет результат фш . В этом случае уравнение для энтропии проекта b, будет иметь вид:

ZP(aü lakJ)p(pa)ln(p{®y \®ы)p(®u)).

= -№

Чтобы упростить вычисления в этом случае, необходимо "расцепить" проекты: перегруппируйте их таким способом, что все взаимозависимости были внутренними, а одна проектная группа, будучи продукциями проектных групп -была псевдонезависимой. Проект такой структуры управления и реорганизации, который минимизирует взаимозависимости, позволяет:

- упростить управление компанией;

- минимизировать поток проектной информации/отчетов.

Энтропия компании в случае подчиненных проектов/бизнес-процессов может быть описана общей теоремой:

я Ъ ь2,..., ъм )=я (ь)+я (ъ2 ъ)+я (¿зь2)+-+я (¿N¿1, Ъ2,..., ъм-),

4

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)

где £(Ь-|Ьг- ) - полная относительная энтропия проекта Ьу относительно проекта Ь,, т.е. энтропия проекта Ьу, что он относительно проекта Ь, закончен и привел

к определенному результату. Мера взаимной зависимости проектов - их взаимная информация:

I

¿2 oh

= SChi)+ S(¿2)-S(¿!,¿2> 0.

Здесь равенство нулю достигается только для полностью независимых

проектов. Мера информационной избыточности проекта Ьг является

количеством взаимной информации об этом проекте, содержавшейся в других проектах:

N

~ъ = ЕЛ

j=1 У*'

- bj oh

Можно вычислить полную взаимную информацию, используя следующую формулу:

р

1ь2ОЪ = ЕЕР ь ^ р = р(ь ~ ,ь2 ~ j), р, = р(ь ~ ^), ^ = р(ь2 ~ j)

г у р,гу

Введем критерий избыточной информации в компании следующим образом:

(2)

1 N N

~Q = Т^ЕЕIbjobi ■

2 i=1/=1 j

lj=1

j*i

Проблема уменьшения избыточной информации в проектах компании состоит в том, чтобы находить такое объединение информации в

кластеры B = {h} i = 1,...,N, фиксированного содержания бизнеса ^ и

количества проектов N, что минимизировало бы (2) ^ min .

Энтропия в каждом отдельном проекте или бизнес-процессе указывает количество необходимой информации для управления неопределенностью. Другими словами [6], энтропия указывает необходимый потенциал принятия решения через жизненный цикл проекта. Понятие информации и количества информации в определенном проекте сильно зависит от его содержания, репрезентативности (метода измерения) и точности.

Проанализируем информационные потоки в компании. Ранее мы вычислили полную энтропию S организации, которая показывает, сколько информации требуется менеджменту, чтобы описать бизнес организации в определенный момент времени. Конечно, количество информационных изменений варьируется во времени и в зависимости от четкости видения новых проектов, продвижения старых проектов, новых обстоятельств и решений, принятых в течение прошлого периода.

Информацря ¡п ня

, Информация out

5

Рис. 2. Поток информации в организации

Изменения вследствие внешних причин энтропии, полученной для некоторого заданного промежутка времени, могут быть описаны потоком информации в компании (рис. 2). Понятие получения и потери информации будет описано далее более детально.

Изменения энтропии из-за внешних причин, полученной для некоторого заданного промежутка времени, могут быть описаны потоком информации в компании (рис. 2). Понятие получения и потери информации будет описано далее более детально.

Мы полагаем, что компания получает (увеличивает свою) информацию в следующих случаях:

- менеджмент компании получает дополнительную информацию о бизнес-процессах или проектах;

- каждый специфический проект становится более определенным, неуверенность в проектных результатах снижается;

*

- проект ЬI закончен, и менеджмент знает точно его результат ан в этом

специфическом случае. Это также уменьшает неуверенность.

Входная информация, обозначенная Информация^ на рис.2, уменьшает полную энтропию 5 компании.

Мы полагаем, что компания теряет информацию в следующих случаях: •

- менеджмент компании осознает необходимость в дополнительной информации относительно определенных бизнес-процессов (проектов) из-за изменений в содержании проекта, дополнительных условиях клиента (заказчика), изменений на рынке и т.д.;

- неопределенность и факторы риска влияют на определенный проект, и неуверенность в достижении результатов проекта повышается;

- менеджмент решает начать новый проект Ьк, который приводит к

изменению множества возможных результатов {0}, что увеличивает

неопределенность и повышает сложность принятия эффективных решений.

Эта выходная информация (рис.2) увеличивает полную энтропию 5 компании.

Сформулируем основной закон информационного корпоративного управления. На основании терминов и определений, описанных ранее, можно сформулировать следующее выражение для изменения энтропии компании:

Дя = - 4 ■

Это отношение приведено с условием, что менеджмент компании не принимает никаких решений в анализируемый период времени; это может быть проиллюстрировано на рис. 3.

Б

Критический уровень управляемости

{ ^ 0 - компания уменьшает информированность, хаос нарастает

компания увеличивает информированность, увеличивается "УПр/влiнняупрpеко^аwнl1l снег ьэозвиток виробництва", 2008, № 2(26)

Рис. 3. Поведение компании в общем случае

6

Рис. 3 показывает изменение во времени энтропии системы, следовательно, неопределенности ситуации и нарастания сложности компании.

Можно сформулировать следующую лемму: Если в период времени Т > ^

проект приостановил развитие и не принято соответствующих управленческих решений, это значит что величина изменения энтропии для этого промежутка

времени АЯТ > 0. Здесь ^ - определенная минимальная единица времени в

бизнес-процессах или проектах. Эта лемма соответствует второму правилу термодинамики и говорит о том, что любая система (так же, как и компания) с отсутствующим управлением переходит к более хаотическому порядку, то есть к увеличению энтропии - в ней нарастает хаос.

Критический уровень управляемости, указанный на рис. 3, определяет уровень, когда возврат организации от хаотического состояния к управляемому потребует значительно больших ресурсов, чем ресурсы, затрачиваемые на регулярный процесс управления.

Менеджмент компании принимает решения, направленные на уменьшение неопределенности в бизнес-процессах, проектах или компании в целом. В этом случае условие равновесия энтропии, информации и усилий менеджера, принимающего решения, можно выразить следующим образом:

+ А/+ АА = 0. (3)

Это уравнение представляет основной закон информационного корпоративного управления. Он имеет смысл, подобный первому закону термодинамики, при этом:

А£ > 0 - энтропия системы увеличивается, неопределенность повышается;

А/ = — /вьа; > 0 - система получает дополнительную информацию, неопределенность в системе уменьшается;

АА > 0 - менеджмент проводит конструктивную работу по принятию решений и уменьшению неопределенности, при этом неопределенность в системе уменьшается (рис. 4).

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)

7

S

г

г

г

В периоды времени Г •

Г2, Г менеджмент

АА

принимает решения и активно влияет на бизнес-процессы;

б г, б г, б г < 0

- эффективность принятия решений и управления

t

Рис. 4. Энтропия компании при принятии управленческих решений

В [6] сформулировано следующее правило: если существует множество возможных результатов проекта с учетом изменения конфигурации продукта проекта, и проектный менеджер в ходе реализации проекта не будет принимать управленческих решений, то худший результат произойдет с наиболее высокой вероятностью. Другими словами, при помощи энтропии можно оценить количество организационных усилий (управленческих решений), требуемых для преодоления неопределенности в отдельном проекте.

Поскольку, уменьшение энтропии означает снижение уровня организационных усилий в управлении проектом, то соответственно, увеличение энтропии означает, что проектный менеджер должен прилагать больше усилий по выбору цепочки правильных решений среди разнообразия альтернатив. Энтропия в каждом отдельном проекте или бизнес-процессе указывает на количество необходимой информации для реализации эффективного управления.

Рассмотрим вопрос точности мониторинга бизнеса организации и возможностей управления. В процессе принятия менеджментом компании управленческих решений, основная трудность, обычно, связана с нехваткой или несоответствием информации, которую менеджмент имеет (получает из некоторых источников) относительно определенной проблемы. Природа ошибок в информации, используемой в качестве исходной для целей управления, является одним из главных вопросов рассмотрения теории активных систем, где рассматриваются причины таких ошибок, методы их устранения и минимизации их влияния на бизнес-результат.

Принятие решения в этом случае основано на прогнозирующих алгоритмах и теории распознавания образов. Менеджер должен определить некоторое правило прогнозирования, основанное на полученной информации, которое позволит ему принимать решения по определенным количественным или качественным параметрам бизнеса или отдельных проектов. Точность или качество правила прогнозирования - ошибка прогнозирования А. Сделаем следующие обозначения:

А = А(/), где f - разрешающее правило (правило прогнозирования),

Я = Мвап(¥(А)), где Я - риск, ¥(А) - штраф за ошибку, а = -

вариация ошибки %, которая используется в управлении. Для оценок риска могут быть взяты следующие отношения:

8

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2008, № 2(26)

Я = Я + Я (а),

где Я0 - естественный риск, присутствующий даже в случае идеального принятия решения, основанного на полностью своевременной и правильной информации.

Это позволяет нам вести понятие точности мониторинга бизнес системы следующим образом. С заданной функцией штрафа (Д) и заданным набором разрешающих правил ф (который определен структурой компании, бизнеса и

методов принятия решений) необходимо определить такую точность а*, которая обеспечивает риск R, не больший максимального допустимого значения

Ртах. Значение а* мы назовем точностью мониторинга бизнес системы. Как показано в [6], сложность бизнеса и энтропия зависят от точности контроля бизнес системы: я = я[а(Ятх)]. Это означает, что более высокая точность

принятия решения требуется для более сложных систем. Производная дя/& энтропии показывает, как сложность распределена во времени и соответственно сколько решений должен принимать менеджер в течение одной единицы

времени: я; = я;[а( Ятах)].

Рассмотрим вопрос о потенциале менеджмента в принятии решений. Определим N = Махт [дЛ/й] как максимально возможную норму принятия решений системой управления. Назовем N потенциалом системы управления. М таким образом, будет показывать, сколько продуктивных решений может производить система управления компании в единицу времени, прилагая максимум усилий.

Перечислим методы увеличения потенциала корпоративной системы управления компании:

- наем высоких профессиональных менеджеров, постоянное обучение сотрудников;

- создание оптимальной организационной структуры компании, оптимизация информационных потоков, эффективные модели бизнес-процессов, реинжиниринг бизнес-процессов;

- использование современных методов и инструментов управления: проектных менеджеров, проектно-ориентированные информационные технологии, системы поддержки принятия решений и т.д.

В любом случае, увеличение потенциала системы управления связано с определенными расходами. Современные корпорации инвестируют 2-2.5 % своего дохода в:

- современные информационные технологии;

- наем дорогих консультационных компаний для анализа существующей системы и внедрения современных проектно-ориентированных систем управления;

- приглашение первоклассных топ-менеджеров с высокими зарплатами;

- другие инновационные инструменты развития.

Определим N = N(0) как зависимость потенциала системы управления от инвестированных в нее средств на создание модернизированной и поддержку существующей системы (0 - стоимость системы управления). Прибыль компании Р = Р0 - 0 - Я, где Р0 - маржинальная прибыль без учета расходов на

"Управлшня проектами га розвиток виробництва", 2008, № 2(26)

9

систему управления. В фиксированной бизнес-среде прибыль можно максимизировать, минимизируя расходы и риск: C + R ^ min.

К вышеупомянутой проблеме уменьшения нужно добавить другое условие. Для поддержания баланса управляемости, необходимо, чтобы N > S't.

Если это условие будет нарушено, увеличивается вероятность ситуаций, в которых менеджмент окажется неспособным к адекватным управленческим решениям, регулирующим возникающие ситуации. То есть, число возникающих вопросов, которые обязательно нужно рассмотреть и решить, будет больше того числа вопросов, которое менеджмент в принципе способен решить в единицу времени. Это означает, что потери вследствие недополученной прибыли или расходов на покрытие последствий наступления рисковых событий будут настолько высоки, что компания потеряет устойчивость, и возможность вернуть ее в устойчивое состояние будет минимальной.

В результате предыдущих выкладок формализуем следующую целевую функцию обеспечения устойчивости компаний с позиции энтропийного подхода:

| Rmax + C ^ min

IN(C) > s;HRmax)].

Выводы. В данной статье использованы элементы теории информации и энтропии для оценки системы управления организации, включая систему управления проектами. Данный подход предоставляет инструментарий и возможности эффективного управления проектным и процессным бизнесами в организации. Проведен анализ поведения организации в случае неэффективной проектной и административной управленческой деятельности, определена важность и ценность необходимой информации в проектном управлении.

Перспективы дальнейших исследований в этом направлении. Получил развитие и может быть развит далее подход построения надлежащей корпоративной системы управления организации. Менеджмент всегда должен искать баланс между сложностью бизнеса, требуемой точностью мониторинга бизнеса с одной стороны, способностью системы управления принимать эффективные решения и стоимостью такого управления с другой стороны.

ЛИТЕРАТУРА

1. Shannon C.E. A mathematical theory of communication, Bell System Tech.J., 27 (1948), №3, р. 379-423; 27 (1948) №4, р. 623-656.

2. Бушуева H.C. Модели и методы проактивного управления программами организационного развития. - К.: Наук. св^, 2HH7. - 27H с.

3. Bushuyev S, Sochnev S. Implementation of Risk Analysis Technique through Synergistic Interaction of the Models // Proceedings of international conference Management by project - Implemented, Vienna, 1993, pp. 61-69.

4. Бушуев C., ^чнев C. Энтропийный подход в управлении проектным риском // Материалы конференции CОВНEТ'97. - М., 1997. - Вып.1. - C.1H-14.

5. Bushuyev S., Kharitonov A. Entropy model for analyses uncertainty and risk management. Proceedings of 14th IPMA World Congress Ljubljana, June 1998, Vol. 1, pp. 395-397.

6. Bushuyev S., Sochnev S. Entropy Measurement as a Project Control Tool International // Journal of Project Management, December 1999, pp. 53-61.

7. Венцель E.C. Теория вероятностей. - М.: Высшая школа,1999. - 686 с.

8. Бурков В.Н., Новиков Д.А. Теория активных систем. - М.: ^нерг, 1999. -128 с.

9. Тесля Ю.Н. Несиловое взаимдействие. - К: Кондор, 2HH5. - 196 с.

Стаття надмшла до редакцп' 16.04.2008 р.

10

"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2HH8, № 2(26)