CC BY
1015
УДК 651
Н. Г. Суровцева
канд. ист. наук, доцент, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела E-mail: [email protected]
ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ: ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ
Рассмотрен зарубежный опыт в области обеспечения долговременного хранения электронных документов, в том числе изначально созданных в электронном виде и оцифрованных. Представлена практика США и ряда европейских стран по созданию и внедрению проектов, обеспечивающих хранение электронных документов, среди них Стратегический план Национального архива США (НАРА), общеевропейский проект E-ARK (European Archivai Records and Knowledge Préservation), эстонская компьютерная программа «Универсальный модуль архивирования» (Universal Archiving Mоdule), финский Sähke, голландский OAIS (Open Archivai Information System), французский VITAM (Valeurs Immatérielles Transférées aux Archives pour Mémoire) и др. Их изучение позволяет выявить общие тенденции в развитии этого направления деятельности. К ним относятся: необходимость определения требований к архивному хранению документов еще на стадии разработки информационных систем по созданию электронных документов, разработку специализированных информационных систем (электронных архивов) на государственном уровне, обязательность передачи метаданных электронных документов на хранение в архив. Вместе с тем следует отметить, что все предложенные решения не предполагают постоянное, т. е. вечное, хранение электронных доку-
Ключевые слова: документ, электронный документ, хранение электронных документов, передача электронных документов из систем управления документами в архив, создание электронных архивов
Для цитирования: Суровцева, Н. Г. Хранение электронных документов: зарубежный опыт /Н. Г. Суровцева //Вестник культуры и искусств. - 2017. - № 4 (52). - С. 17-23.
В условиях развития современных информационно-коммуникационных технологий и повсеместного внедрения и использования в управлении организациями систем электронного документооборота растет количество электронных документов. Организация работы с электронными документами в системе управления на всех этапах их жизненного цикла является сегодня актуальной задачей для специалистов в сфере управления документами. Однако наибольшую проблему составляет организация долговременного хранения электронных документов, передача их в архивы организаций, а затем в государственные архивы и обеспечение их сохранности. В органах государственного управления накоплен значительный объем документов в электронном виде (как организационно-распорядительных, так и научно-технических), связанных со спецификой деятельности органа власти, но их дальнейшее
хранение в системах электронного документооборота нецелесообразно. Необходимо осуществить работу по отбору из этого массива тех документов, которые могут быть выделены к уничтожению в связи с истечением их срока хранения, а также подлежащих дальнейшему хранению, но уже в соответствии с требованиями к архивному хранению документов.
В Российской Федерации опыт и требования к архивному хранению электронных документов практически отсутствуют, поэтому для обеспечения их сохранности целесообразно обратиться к опыту зарубежных стран, имеющих более развитую инфраструктуру для использования современных информационных технологий и реализующих проекты по долговременному хранению электронных документов. К числу таких стран относятся в первую очередь США и страны Евросоюза, которые успешно продвигаются в развитии проекта
ментов.
17
«Электронное правительство» и значительно раньше Российской Федерации приступили к решению задачи по обеспечению долговременного хранения управленческих электронных документов. В большинстве случаев данная задача обозначается ими на национальном уровне и закрепляется в соответствующих документах: законодательных, иных нормативных актах, международных и национальных стандартах, руководящих и регламентирующих документах рекомендательного характера [2, с. 4].
В Стратегическом плане Национального архива США (НАРА) на период 2014-2018 гг. прием, хранение электронных документов и обеспечение их доступности рассматриваются как один из вызовов современной цифровой эпохи, как одно из основных условий успешной деятельности архива [12, с. 9]. Проблема управления документами и государственного делопроизводства в целом была в очередной раз поднята на высшем государственном уровне в США в 2011 г., когда был издан специальный Меморандум «Управление государственными документами», выдвинувший задачу всем федеральным агентствам к 2019 г. перейти в максимальной степени на электронный документооборот, в том числе и для документов с постоянным сроком хранения [4, с. 400]. Для этого НАРА необходимо пересмотреть свое руководство по передаче на архивное хранение электронных документов постоянного срока хранения и регулярно обновлять требования к его реализации [5, с. 7]. Сегодня национальный архив США содержит около семисот терабайт (Тб) электронных документов, из которых за время президентского срока Буша было получено 79 Тб, а за время Обамы - 250 Тб, что свидетельствует о значительной интенсификации процесса передачи в архив электронных документов1.
В Великобритании для реализации задач хранения электронных документов разработан стратегический план «Архивы вдохновляют: планы и приоритеты Национального архива
1 Данные из выступления заместителя главного операционного директора НАРА Кристиана Нейлора на Международной научно-практической конференции «Архивное дело на современном этапе: проблемы, практика, инновации», которая состоялась 12-13 октября 2017 г. в г. Алматы.
Великобритании на 2015-2019 гг.». План состоит из пяти основных направлений, первое из которых посвящено проведению экспертной оценки документов и исследований, необходимых для ведения и совершенствования делопроизводства в правительственных учреждениях [8]. В январе 2017 г. Национальные архивы Великобритании опубликовали свою новую «Электронную стратегию», где обозначили цель стать инновационным электронным архивом, фундаментально переосмысливающим архивную практику, начиная с основополагающих принципов [9]. Такой архив должен обеспечить долговременную сохранность созданных государственными органами электронных документов любых видов, а не только тех, что были созданы в нескольких широко распространенных форматах.
На идеологию этого плана повлияла модель континуума документов, рассматривающая их как архивные с момента создания. Именно поэтому Национальный архив Великобритании позиционирует себя активным участником обсуждения новых информационных систем, чтобы о проблемах сохранности электронных документов начинали задумываться как можно раньше.
Вопросами передачи на постоянное хранение электронных документов занимаются и в Евросоюзе. Проект E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation) разработан и финансируется Европейской комиссией в рамках Программы поддержки информационных и коммуникационных технологий, включенной в Программу по конкурентоспособности и инновациям. Цель проекта - обеспечение эффективного делопроизводства, связанного с тремя основными видами архивной деятельности, а именно - комплектованием, хранением и возможностью повторного использования архивной информации. Проект E-ARK -это трехлетняя многонациональная научно-исследовательская работа, осуществление которой запланировано на период с 1 февраля 2014 г. по 31 января 2017 г. Помимо архивов в него вошли университеты, министерства, фонды, государственные учреждения.
18
Приоритетной задачей проекта является создание общеевропейской методологии архивного хранения электронных документов на основе существующей национальной и международной практики в области обеспечения подлинности и возможности повторного использования цифровых материалов в течение длительного периода времени [11, с. 238].
Помимо указанного проекта отдельные европейские государства достаточно эффективно реализуют задачи архивного хранения электронных документов. Причем наиболее активно в этом участвуют страны Северной Европы.
В Эстонии проблемы долговременного хранения документов, изначально созданных в электронном виде, начинают решаться на уровне ведомства (организации). С этой целью создана специальная компьютерная программа Универсальный модуль архивирования (Universal Archiving Mоdule, UAM), доступная на сайте Национального архива Эстонии, предназначенная для архивистов организации и позволяющая осуществлять экспорт данных из системы управления электронными документами (СУЭД) в архив организации. Основные функции UAM отвечают всем техническим и архивным требованиям успешной подготовки документов и их метаданных для передачи из учреждения в государственный архив. UAM по своей сути всего лишь промежуточное устройство, необходимое в период между экспортом документов из СУЭД до их размещения на постоянное место хранения.
UAM применяется на практике с 2010 г. для передачи документов в цифровой архив. Национальный архив находится в постоянном контакте со всеми министерствами и помогает им завершить передачу (импорт) документов с помощью UAM. Таким образом, благодаря данному программному модулю реализован единый универсальный инструмент, позволяющий передать электронные документы из сферы оперативного управления в государственный архив [10, с. 138].
В Нидерландах с 2013 г. проводится работа по созданию единого национального хранилища электронных документов. К этому периоду
была сформирована его концепция, регламентированы необходимые процессы, создана информационная архитектура, сконструирована модель метаданных для всех государственных структур, являющихся источниками комплектования голландских архивов и др. Одновременно Национальный архив разработал прототип цифрового хранилища для документов центрального правительства, которое соответствует модели построения систем хранения данных в электронной форме OAIS (Open Archivai Information System). В 2014-2016 гг. удалось создать необходимую инфраструктуру, а в 2017 г. планируется передать в хранилище все оцифрованные и изначально созданные в электронном виде документы.
В связи с этим архивы Нидерландов начали реализацию пилотных проектов по приему документов из систем электронного документооборота органов власти и управления. Голландский закон «Об официальных документах» (Public Records Act) предписывает передачу в архив правительственных документов постоянного хранения через 20 лет после создания, однако национальное электронное хранилище позволяет принимать документы и до истечения этого срока [3, с. 43-44].
В Финляндии Службой Национального архива разработаны стандарты для финских систем управления электронными документами (известны как Sahke, Sahke2), определяющие метаданные и функции, необходимые для работы в этих системах. Требования Sahke были впервые опубликованы в 2005 г. и усовершенствованы в 2008 г. Если государственные и муниципальные учреждения пожелают оставить документы постоянного срока хранения только в электронной форме, то им следует выполнить требования, предусмотренные Sahke, получить разрешение Службы Национального архива на хранение документов в электронном виде. Кроме того, в стандарте также уточняются способы передачи электронных документов на постоянное хранение из учреждения в Национальный архив.
В последние годы Национальный архив Финляндии получил на хранение базы данных
19
и реестры из различных государственных органов. Основная стратегия Национальных архивов предусматривает сохранение только данных, а не функциональных возможностей, правил обработки данных или алгоритмов. Данные извлекаются из системы управления базами данных (СУБД) и отделяются от структур базы данных. Национальные архивы не устанавливают строгих правил в отношении форматов файлов данных. Вместо этого ключевые требования связаны с обязательными элементами метаданных. Описание данных и их передача в Национальные архивы осуществляются с помощью стандартизированных структур сдаточных информационных ZIP-папок и метаданных. Дополнительная документация, касающаяся контекста, происхождения данных, системы управления базами данных (СУБД), моделей данных, правил обработки и рекомендаций по удобству использования, также сохраняется в формате PDF. Вопрос о том, какую документацию следует включать в ZIP-папку, решается для каждого случая отдельно.
Национальные архивы разработали в рамках Sahke2 структуру ZIP-папок с целью обеспечить передачу в единой структуре документов из различных электронных систем управления документами в свою службу обеспечения долговременной сохранности. Sahke2-структура также используется при передаче баз данных и данных реестров. Такой подход обеспечивает передачу всех материалов в Национальные архивы Финляндии, в единой структуре с однотипными метаданными [7, с. 46-50].
В ФРГ стремительный рост количества электронных документов приводит к тому, что в федеральных организациях на серверах и в системах управления документами находится огромное количество данных, которые активно не используются. Согласно требованиям федеральных организаций вышедшие из активного употребления документы должны храниться в организации от пяти до тридцати лет. Таким образом, от федеральных организаций требуется обеспечение надежного хранения своих материалов, которые можно будет использовать через 30 лет. В то же время
Федеральный архив не в состоянии одновременно обрабатывать такое количество электронных документов и форматов по истечении 30 лет.
По этой причине в ФРГ для федеральных организаций создается Цифровой промежуточный архив. Внеофисное хранение документов, потерявших оперативное значение, освобождает административные системы по управлению электронными документами от вышедших из активного употребления документов и способствует более эффективной работе этой системы. Федеральные организации создают Пакет представления информации (ZIP), включая основные данные в сжатом файле и метаданные в файле на языке XML. Этот пакет посылается через безопасную сеть в Интерфейс доступа цифрового промежуточного архива. Затем Пакет представления информации преобразуется в пакет XAIP и метаданные извлекаются в базу данных для проведения исследований. После проверок и легализации пакет XAIP сохраняется, и федеральная организация получает его идентификацию. В 2015 г. было запланировано начало первой передачи данных и тестирование [6, с. 68-70].
Во Франции в 2011 г. был запущен проект межведомственной системы архивного хранения электронных документов VITAM (Valeurs Immatérielles Transférées aux Archives pour Mémoire - Нематериальные ценности, переданные в архивы для сохранения памяти). VITAM нацелен на развитие модульной программной платформы хранения документов в министерствах, адаптированной к их потребностям и специфике. Она будет также служить базой для развития программного обеспечения для постоянного хранения электронных документов в научных целях в Национальном архиве и в архивах министерств обороны и иностранных дел [13, с. 19].
В 2015 г. было заметно некоторое торможение в реализации проекта VITAM. В публикациях 2016 г. уже не говорится о создании «суперплатформы для краткосрочного, промежуточного и постоянного хранения электронных архивов центральных учреждений Фран-
20
ции», а лишь о разработке программного обеспечения «электронный архив», которое три пилотных министерства, а затем и другие заинтересованные учреждения смогут использовать. Пилотными министерствами, внедряющими VITAM, являются в настоящее время Министерство культуры (проект AD-Essor), МИД (проект Saphir) и Министерство обороны Франции (проект GardeV2-Archipel).
В Польше в рамках достижения цели Улучшение цифровой эффективности учреждений реализуется проект по применению системы EZD (Электронное управление документацией) на уровне государственной администрации - воеводских управлений. В первом квартале 2012 г. были начаты подготовительные работы по пилотному внедрению системы EZD в нескольких учреждениях объединенной администрации двух воеводств. Таким образом, местная государственная администрация оснащается единой и совместно развиваемой системой для электронного управления документацией, что позволит обеспечить электронное взаимодействие между учреждениями с помощью платформы e-PUAP (электронная Платформа услуг публичной администрации) [1, с. 115].
Рассматривая решения разных стран в части обеспечения долговременной сохранности электронных документов, можно выявить некоторые общие тенденции, которые, очевидно, могут быть реализованы и в российской практике. Во-первых, для обеспечения хранения электронных документов в соответствии с установленными сроками в информационных системах организаций, где эти документы создаются и/или используются в оперативных це-
лях, должны быть реализованы некоторые функции, позволяющие произвести отбор документов по срокам хранения. А также эти системы должны гарантировать подготовку документов для передачи в информационную систему архива в соответствии с требованиями последнего, т. е. архивные требования закладываются в системы оперативной работы с документами. Во-вторых, очевидно, необходимо говорить о новом организационном решении долговременного хранения электронных документов. Модель, в соответствии с которой документы из оперативного делопроизводства передаются в архив своей организации, а затем в государственный архив, может оказаться неэффективной. Более целесообразным признается вариант, когда электронные документы из различных организаций (органов власти) передаются в единый архив электронных документов, обладающий соответствующим программно-техническим обеспечением. И, наконец, в-третьих, по общему мнению, говорить о возможности постоянного, т. е. вечного, хранения электронных документов только на электронных носителях еще преждевременно. Практика показывает, что в условиях постоянно совершенствующихся информационных технологий, изменений программно-аппаратной среды и быстрого устаревания всех известных электронных носителей сохранить электронные документы без проведения процедур конвертации и миграции невозможно. Необходимо найти решения для обеспечения их аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования в условиях долговременного хранения.
1. Войтковски, Р. Программа развития электронного правительства («Цифровая Польша») на 2014-2020 годы и участие в ней архивов / Р. Войтковски, П. Завильски // Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами: докл. и сообщ. на XX Междунар. науч.-практ. конф. 20-21 нояб. 2013 г. / Росархив; ВНИИДАД. - Москва, 2014. - С. 113-118.
2. Зарубежный опыт управления электронными документами и организации их хранения. Аналитический обзор / [авт.: В. Ф. Янковая, А. Ю. Чуковенков, В. Б. Прозорова] ; [М. В. Ларин (рук. авт. коллектива)] ; Росархив, ВНИИДАД. - Москва, 2014. - 387 с.
3. Кан, Ф. ванн. Гельдерс архив в XXI в.: новые ориентиры / Ф. ванн Кан; пер. Е. А. Романовой // Отечественные архивы. - 2017. - № 2. - С. 41-45.
4. Каплина, О. В. Законодательное регулирование управления документацией в США / О. В. Каплина // Документация в информационном обществе: архивоведение и документоведение в современном мире: докл. и
21
сообщ. на XXIII Междунар. науч.-практ. конф., посвящ. 50-летию ВНИИДАД, 15-16 нояб. 2016 г. / Росар-хив; ВНИИДАД. - Москва, 2017. - С. 396-404.
5. Ларин, М. В. Управление электронными документами. Зарубежная практика / М. В. Ларин // Делопроизводство. - 2013. - № 1. - С. 3-10.
6. Ухарим, М. Концепция создания и развития Цифрового промежуточного архива в Германии / М. Уха-рим // Документация в информационном обществе: эффективное управление электронными документами: докл. и сообщ. на XX Междунар. науч.-практ. конф. 20-21 ноября 2013 г. / Росархив; ВНИИДАД. -Москва, 2014. - С. 65-75.
7. Хенттонен, П. Нормативное обеспечение управления документами в государственных и муниципальных учреждениях Финляндии / П. Хенттонен ; пер. Н. Е. Зверевой // Документация в информационном обществе: нормативно-методическое обеспечение управления документами: докл. и сообщ. на XXI Междунар. науч.-практ. конф. 18-19 ноября 2014 г. / Росархив; ВНИИДАД. - Москва, 2015. - С. 42-51.
8. Archives Inspire: The National Archives plans and priorities 2015-19 [Electronic resource]. 20 p. Available from : http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/archives-inspire-2015-19.pdf (accessed : 09.11.2017).
9. Digital Strategy [Electronic resource]. 2017. Available from : http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/ the-national-archives-digital-strategy-2017-19.pdf (accessed : 09.11.2017).
10. Leht L. 2013. Common on-line access system for traditional and electronic archive records in Estonia. Materials of the International conference on archives of the states of Central and Eastern Europe. Electronic Records and Access to Archive Resources via Internet. Warsaw, 22-23 May. P. 135-143.
11. Paulic A. 2015. European Archival Records and Knowledge Preservation (E-ARK) Project. Goals and Achievements: an Overview. Atlanti. Vol. 25. No 1 : 237-244.
12. The Strategic Plan of the National Archives and Records Administration (NARA) 2014-2018 [Electronic resource]. 26 р. Available from : https://www.archives.gov/files/about/plans-reports/strategic-plan/2014/nara-strategic-plan-2014-2018.pdf (accessed : 09.11.2017).
13.Texier B. 2016. [ad]Vitam [aeternam], l'archivage électronique de l'Etat. ArchIMAG: stratégie & ressources de la mémoire & du savoir. No 294 (mai) : 19.
Получено 20.11.2017
N. Surovtseva
Candidate of Historical Sciences, Associate Professor, The All-Russian Scientific and Research Institute for Documentation and Archives (VNIIDAD) E-mail: [email protected]
ELECTRONIC RECORDS STORAGE: FOREIGN EXPERIENCE
Abstract. The article describes foreign experience in the field of ensuring long-term storage of electronic records, including those originally created in electronic form and digitized. The experience of the USA and a number of European countries on the creation and implementation ofprojects providing the storage of electronic records is presented in the article. Among such projects are the Strategic plan of the US National Archives, common-European E-ARK (European Archival Records and Knowledge Preservation), Estonian computing program (Universal Archiving Module), Finland's Sahke, Holland's OAIS (Open Archival Information System), VITAM (Valeurs Immatérielles Transférées aux Archives pour Mémoire) from France and many others. Their study allows us to identify general trends in the development of this field of activity. They include: the need to determine the requirements for the archival storage of records at the development stage of information systems for the creation of electronic records, the formation of specialized information systems (electronic archives) at the state level, the need to
22
transfer the metadata of electronic records for the storage in the archive. At the same time, it should be mentioned that all the proposed solutions do not imply permanent storage, the perpetual storage of electronic records.
Keywords: record, electronic record, storage of electronic records, transfer of electronic records from records management systems to the archive, formation of electronic archives
For citing: Surovtseva N. 2017. Electronic records storage: foreign experience. Culture and Arts Herald. No 4 (52) : 17-23.
References
1. Vojtkovski R., Zavil'ski P. 2014. E-Government Development Program ("Digital Poland") for 2014-2020 and participation in it. Dokumentatsiya v informatsionnom obshchestve: effektivnoe upravlenie elektronnymi dokumentami [Documentation in the information society: effective management of electronic records]. Moscow : Rosarhiv. VNIIDAD : 113-118. (In Russ.).
2. Iankovaia V, Chukovenkov A., Prozorova V 2014 Zarubezhnyy opyt upravleniya elektronnymi dokumentami i organizatsii ih hraneniya. Analiticheskiy obzor [Foreign experience of electronic records management and organizing of their storage. Analytical review]. Larin M., scientific adviser. Moscow : Rosarhiv, VNIIDAD. (In Russ.).
3. Kan F. vann. 2017. Gelders archive in the XXI century: new landmarks. Otechestvennye arkhivy [Native Archives]. No 2 : 41-45. (In Russ.).
4. Kaplina O. 2017. Legislative regulation of records management in the USA. Dokumentatsiya v informatsionnom obshchestve: arkhivovedenie i dokumentovedenie v sovremennom mire [Documentation in the information society: records and archival science in modern world]. Moscow : Rosarhiv. VNIIDAD : 396-404. (In Russ.).
5. Larin M. 2013. Electronic records management. Foreign experience. Deloproizvodstvo [Office work.] No 1 : 3-10. (In Russ.).
6. Ucharim M. 2014. The Digital Intermediate Archives of the German Federal Archives. Dokumentatsiya v informatsionnom obshchestve: effektivnoe upravlenie elektronnymi dokumentami [Documentation in the information society: effective management of electronic records]. Moscow : Rosarhiv. VNIIDAD : 65-75. (In Russ.).
7. Henttonen P. 2015. Normative regulation of records management in the Finnish public administration. Dokumentatsiya v informatsionnom obshchestve: normativno-metodicheskoe obespechenie upravleniya dokumentami [Documentation in the information society: regulatory and methodical support of records management]. Moscow : Rosarhiv. VNIIDAD : 42-51. (In Russ.).
8. Archives Inspire: The National Archives plans and priorities 2015-19. [Electronic resource]. 20 p. Available from : http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/archives-inspire-2015-19.pdf (accessed : 09.11.2017). (In Eng.).
9. Digital Strategy [Electronic resource]. 2017. Available from : http://www.nationalarchives.gov.uk/documents/the-national-archives-digital-strategy-2017-19.pdf (accessed : 09.11.2017). (In Eng.).
10. Leht L. 2013. Common on-line access system for traditional and electronic archive records in Estonia. Materials of the International conference on archives of the states of Central and Eastern Europe. Electronic Records and Access to Archive Resources via Internet. Warsaw, 22-23 May. P. 135-143. (In Eng.).
11. Paulic A. 2015.European Archival Records and Knowledge Preservation (E-ARK) Project. Goals and Achievements: an Overview. Atlanti. Vol. 25. No 1 : 237-244. (In Eng.).
12. The Strategic Plan of the National Archives and Records Administration (NARA) 2014-2018 [Electronic resource]. 26 p. Available from : https://www.archives.gov/files/about/plans-reports/strategic-plan/2014/nara-strategic-plan-2014-2018.pdf (accessed : 09.11.2017). (In Eng.).
13. Texier B. 2016. [ad]Vitam [aeternam], l'archivage électronique de l'Etat. ArchIMAG: stratégie & ressources de la mémoire & du savoir. No 294 (mai) : 19. (In Fr.).
Received 20.11.2017
23
