CC BY
64
ЭКОНОМИКА ТРУДА
Том 6 • Номер 2 • Апрель-июнь 2011 ISSN 2410-1613 Russian Journal of Labor Economics
издательство
Креативная экономика
Функционально-стоимостной анализ как инструмент совершенствования системы управления персоналом в бюджетном образовательном учреждении высшего образования
Носырева И.Г.1, Москвитина Н.В.2
1 Байкальский государственный университет, Иркутск, Россия
2 Иркутский государственный университет, Иркутск, Россия
АННОТАЦИЯ:_
В настоящее время тенденции развития экономики и широкое внедрение цифровых технологий требуют пересмотра подходов к управлению бюджетными образовательными учреждениями высшего образования и применения новых методов повышения эффективности их деятельности. Одним из таких методов является функционально-стоимостной анализ, который позволяет не только сопоставить функции и затраты на их реализацию, учитывая значимость данных функций, выявить резервы, но и предложить мероприятия по совершенствованию систем управления, в том числе управления персоналом. В статье на основе функционально-стоимостного анализа, выполненного на примере управления кадров университета, выявлены несоответствия значимости функций и затрат на их реализацию. Авторами предложены мероприятия по оптимизации системы управления персоналом, касающиеся перераспределения функций между сотрудниками, совершенствования организационной структуры управления, исключения дублирующих функций, совершенствования регламентации труда. Внедрение предложенных мероприятий позволит достичь экономии в сфере управления за счет сокращения затрат на выполнение функций. В целом проведение функционально-стоимостного анализа способствует ресурсосбережению и позволяет повысить эффективность деятельности организации.
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА: функционально-стоимостной анализ, система управления персоналом, управление человеческими ресурсами.
Functional and cost analysis as a tool for improving the personnel management system in the budgetary educational institution of higher education
Nosyreva I.G.1, Moskvitina N.V.2
1 Baikal State University, Russia
2 Irkutsk State University, Russia
Введение
В условиях цифровизации российской экономики и широкого внедрения информационных технологий происходит усиление конкурентной борьбы на рынке образовательных услуг. Это требует повыше-
ния их качества и применения новых методов, способных повысить эффективность деятельности образовательных учреждений. Проблемам повышения эффективности деятельности организаций различного профиля, оценке и совершенствованию систем управления, в том числе управления персоналом, посвящены научные труды многих исследователей [1, 3, 7, 11, 18, 19, 21, 22] (Astrakhantseva, Kulizhskaya, 2018; Balashova, Kuznetsova, 2018; Zavyalova, 2017; Kremlev, 2018; Sokolova, Ogloblin, 2018; Tarkhanova, 2018; Falkovskaya, Kovtun, Mikhaylova, 2017; Khitrova, 2018).
Особенно остро данная проблема встает в бюджетных учреждениях системы высшего образования в отдаленных от центра регионах, где имеют место тенденции снижения численности контингента, уменьшения бюджетного финансирования по ряду направлений подготовки и падения доходной части бюджета. Метод функционально-стоимостного анализа (ФСА) является одним из инновационных методов, применяемых в управлении за последние сто лет [6, с. 81] (Erusalimskiy, 2009), и одним из современных инструментов совершенствования системы управления персоналом организации, способствующим повышению эффективности трудовой деятельности работников.
ABSTRACT:_
At the present time development trends of the economy and the widespread introduction of digital technology require revision of approaches to management of budgetary educational institutions of higher education and the application of new methods to improve the efficiency of their operations. One of these methods is functional-cost analysis, which allows not only to compare the functions and costs of their implementation, given the importance of these functions, to identify reserves, but also to propose measures to improve management systems, including personnel management. In the article on the basis of functional and cost analysis performed on the example of the university personnel management, the inconsistencies of the importance of functions and the costs of their implementation are revealed. The authors propose measures to optimize the personnel management system, concerning the redistribution of functions between employees, improving the organizational structure of management, elimination of duplicate functions, improvement of labor regulation. The implementation of the proposed measures will allow to achieve savings in management by reducing the cost of performing functions. In general, the functional and cost analysis contributes to resource saving and improves the efficiency of the organization.
KEYWORDS: functional-cost analysis, personnel management system, human resources management
JEL Classification: M50, M54, M59 Received: 16.04.2019 / Published: 30.06.2019
© Author(s) / Publication: CREATIVE ECONOMY Publishers For correspondence: Nosyreva I.G. (nosyrevaig@bgu.ru)
CITATION:_
Nosyreva I.G., Moskvitina N.V. (2019) Funktsionalno-stoimostnoy analiz kak instrument sovershenstvovaniya sistemy upravleniya personalom v byudzhetnom obrazovatelnom uchrezhdenii vysshego obrazovaniya [Functional and cost analysis as a tool for improving the personnel management system in the budgetary educational institution of higher education]. Ekonomika truda. 6. (2). 971-990. doi: 10.18334/et.6.2.40597
Совершенствование организационной структуры, повышение качества выполняемых функций и более рациональное распределение затрат на выполнение функций или их сокращение, с точки зрения выявления дополнительных резервов, являются важными задачами совершенствования системы управления персоналом организаций не только бюджетной сферы, но и других организационно-правовых форм.
Метод ФСА является относительно молодым, он оформился на рубеже 40-х -50-х годов XX века. Основоположниками теории и практики ФСА являются ученые Ю.М. Соболев (СССР) и Лоуренс Д. Майлс (США), которые почти одновременно предложили более прогрессивные подходы к поиску резервов повышения экономической эффективности [10, с. 208] (Krasovskaya, 2011).
Существенный вклад в разработку теории и практической методологии ФСА, в том числе в управлении, внесли: Е.А. Грамп, Б.И. Майданчик, А.Я. Кибанов, Р. Купер, Р. Каплан, Х. Эберт, К. Томас. В то же время следует отметить, что до сих пор не разработана единая методика проведения ФСА, которую можно применить ко всем направлениям и объектам исследования [13, с. 113] (Matorin, Tsotsorina, Zaytseva, 2010).
При практическом проведении ФСА специалисты сталкиваются с трудностями, связанными, во-первых, с его трудоемкостью; во-вторых, с недостатком информации и исходных данных о процессах и стоимости ресурсов; в-третьих, с невозможностью измерить результативность и производительность труда некоторых категорий персонала; в-четвертых, с трудностями информационного характера (слабая степень развития методологии проведения ФСА, недостаточное программное обеспечение процесса управления затратами) [12, с. 31] (Kuznetsova, Korabeynikov, 2016). Наряду с этим, по мнению некоторых авторов, для предприятий социальной направленности и их структурных подразделений ФСА является единственной альтернативой для измерения и повышения собственной эффективности [17, с. 432] (Rezanovich, 2014). Результатом проведения ФСА становится снижение затрат на единицу полезного эффекта [2, с. 120; 8, с. 69] (Akhmedova, Suleymanova, 2012; Zazerskaya, Klimuk, 2014).
Цель нашего исследования заключается в том, чтобы посредством проведения ФСА предложить мероприятия по совершенствованию системы управления персоналом на примере одного из структурных подразделений бюджетного образовательного учреждения высшего образования.
ОБ АВТОРАХ:_
Носырева Ирина Григорьевна - доцент кафедры экономики труда и управления персоналом, кандидат экономических наук, доцент (nosyrevaig@bgu.ru).
Москвитина Наталья Владимировна - доцент кафедры государственного и муниципального управления, кандидат экономических наук, доцент (natalikm@mail.ru).
ЦИТИРОВАТЬ СТАТЬЮ:_
Носырева И.Г., Москвитина Н.В. Функционально-стоимостной анализ как инструмент совершенствования системы управления персоналом в бюджетном образовательном учреждении высшего образования // Экономика труда. 2019. Т. 6. № 2. С. 971-990. doi: 10.18334М.6.2.40597
ФСА как инструмент оптимизации в системе управления персоналом
ФСА - это метод исследования функций объекта (изделия, процесса, структуры), базирующийся на системном подходе и направленный на формирование оптимальных соотношений между полезностью функций объекта, качеством их реализации и затратами на всех этапах жизненного цикла [12, с. 7] (Kuznetsova, Korabeynikov, 2016). В качестве основных теоретических подходов, лежащих в основе ФСА, можно назвать теорию систем, системный подход, методы инженерного анализа, функциональный подход, методы экономического анализа, теорию эффективности, теорию организации трудовых процессов и методы активизации творчества [16, с. 10; 23, с. 67] (Nikolaeva, Priymak, 2013; Tsaplin, Pelevina, 2009).
Рассмотрим возможности реализации ФСА для совершенствования системы управления персоналом на примере одного из бюджетных образовательных учреждений высшего образования. В данном случае ФСА выступает как метод технико-экономического анализа функций управленческого персонала организации, позволяющий выявить резервы снижения затрат на управление и достижение наилучших производственно-коммерческих результатов на основе выбора эффективных способов управления [15, с. 73] (Moskvitina, 2018).
Особенностью методологии проведения ФСА является необходимость установления взаимосвязи между расходами и функциями вуза [4, с. 23] (Gadzhiev, Akhmedov, Gadzhiev, 2011), а также то, что анализ объекта проводится в строгой последовательности (поэтапно) и базируется на основных принципах.
ФСА следует проводить с соблюдением следующих этапов [5, с. 182; 15, с. 74-92] (Dzhaubaeva, 2015; Moskvitina, 2018):
Шодготовительный этап, в ходе которого выбирается объект анализа; создается временный коллектив, состоящий из высококвалифицированных экспертов и специалистов различных областей; осуществляется планирование работ и сроков их исполнения, описание результатов, которые предполагается получить; оговариваются возможности взаимодействия с различными подразделениями;
Информационный этап, включающий изучение объекта; описание системы управления и характеристики ее инженерных, технологических, организационных, экономических и др. особенностей; изучение технологии; определение затрат;
Аналитический этап, предполагающий детализацию системы управления; выявление и классификацию всех функций, их ранжирование по значимости на основе экспертных оценок; определение исполнителей данных функций; построение функционально-стоимостной диаграммы; определение предполагаемой стоимости; выявление противоречий на основе сравнения значимости функций и стоимости их реализации;
Творческий этап, в ходе которого осуществляется разработка мероприятий по оптимизации; рекомендаций по наилучшему выполнению функций и отбираются предложения, рекомендуемые к внедрению;
Исследовательский этап - разработка проекта; экспертиза подготовленных решений; выбор решений, намеченных к реализации; технико-экономическое обоснование решений;
Рекомендательный - представление решений на рассмотрение; принятие итогового решения о реализации мероприятий, их согласование с различными службами;
7Внедренческий - включение утвержденных мероприятий по результатам ФСА в планы; контроль за их исполнением; оценка эффективности реализации решений; осуществление мероприятий по мотивации и стимулированию работников, внедряющих рекомендации ФСА.
Основными принципами ФСА являются:
• применение системного подхода при изучении объекта, который одновременно является и составной частью системы более высокого порядка, и самостоятельной системой, включающей совокупность взаимосвязанных, взаимозависимых и объединенных общей функцией элементов;
• использование функционального подхода при анализе объекта, выявление полного набора выполняемых функций;
• определение степени соответствия между значимостью функций, затратами и уровнем качества их реализации. Затраты, в общем случае, связаны с потребленными в процессе хозяйственной деятельности ресурсами, еще не признанными расходами, так как они отражаются в балансе в виде остатков, незавершенного производства, готовой продукции на конец отчетного периода. Затраты распространяются на все ресурсы, потребленные в процессе финансово-хозяйственной деятельности [20, с. 333] (Ozernikova, 2015). В процессе ФСА именно сопоставление значимости функций, затрат и качества их реализации дает возможность выполнить экономическую оценку системы управления (как существующей, так и вновь разработанной);
• применение коллективных форм работы, активизация творческого потенциала сотрудников с целью улучшения качественных характеристик продукта.
Основные задачи управленческого ФСА [9, с. 249] (Kibanov, 2003):
• достичь желаемого состояния относительно эффективности работы управленческого аппарата и затрат на его содержание;
• повысить производительность труда разных категорий работников;
• улучшить использование ресурсного потенциала (материальных, трудовых и финансовых ресурсов);
• сократить потери от брака, устранить проблемы в управлении и производстве;
• снизить затраты и повысить качество производимой продукции или оказываемых услуг.
В связи с тем, что основным назначением управленческих решений, принимаемых руководителями бюджетных организаций, является их направленность на повышение эффективности функционирования подразделений организации, а кадровые службы
отвечают за реализацию кадровой политики, организацию системы работы с кадрами (персоналом), в качестве объекта исследования выбрано структурное подразделение бюджетного учреждения системы высшего образования, занимающееся вопросами управления персоналом.
Общая численность работников университета - свыше 1700 человек, обучается более 14 000 студентов.
Коэффициент текучести кадров на 01.03.2019 - 5,18%. Общая численность работников за рассматриваемый период снижается за счет работающих по основному месту работы и работающих по внешнему совместительству.
Управление кадров университета является самостоятельным структурным подразделением учреждения. В соответствии с Положением об управлении кадров, его основной задачей является ведение кадрового учета и оформление движения личного состава в соответствии с действующим законодательством о труде. Трудовые функции сотрудников прописаны в должностных инструкциях начальника и специалистов Управления кадров.
Согласно штатному расписанию в структурном подразделении работают 8 человек: начальник подразделения, 1 делопроизводитель и 6 специалистов по кадрам, за которыми закреплены структурные подразделения - соответствующие факультеты и институты (рис. 1). Численность работников в закрепленных структурных подразделениях неодинакова, поэтому для рабочей нагрузки на специалистов подразделения характерна неравномерность. Так, за разными специалистами закреплено разное количество работников структурных подразделений - 224 чел., 270 чел., 245 чел., 328 чел., 397 чел., 303 чел.
На первом, информационном этапе осуществления ФСА изучен ряд документов, собрана и обобщена информация об объекте исследования (Положение об Управлении кадров, должностные инструкции, организационная структура управления, штатное расписание, схемы движения документов, состав форм исходящих
Начальник управления кадров
1 \ \
Специа- Специ- Специа- Специ- Специа- Специ- Специалист Дело-
лист алист лист алист лист алист админи- произ-
подраз- подраз- подраз- подраз- подраз- под- стративно- води-
деления деления деления деления деления разде- хозяиствен- тель
ления нои части
Рисунок 1. Организационная структура "Управления кадр ов Источник: составлено авторами
и поступающих документов указанного подразделения университета, применяемые технические средства и методы обработки информации).
При проведении аналитического этапа сформулированы функции в соответствии с должностными инструкциями работников, проведена их классификация и декомпозиция.
Рассчитаны затраты на осуществление выполняемых функций, при этом использовались данные о суммарных затратах труда на выполнение функций в течение года в часах, данные о заработной плате, расходах на канцелярию, использовании оргтехники, ее амортизация, затраты на обеспечение программным лицензионным оборудованием и его поддержку. При расчете временных затрат на выполнение функций выявлено, что начальник на выполнение функций тратит 2048,15 часов в год. Это превышает годовой фонд рабочего времени на 78,25 ч и составляет почти 10 рабочих дней, а некоторые сотрудники «недорабатывают» в среднем 290 часов, что составляет 36 рабочих дней.
Приведем перечень и классификацию функций управления структурного подразделения и затраты на их реализацию (табл. 1).
Для проверки правильности проведенной классификации и принятых формулировок функций построим функционально-стоимостную диаграмму. С использованием тестовых вопросов «Как? Зачем? Когда?» выстраиваем в логической последовательности взаимосвязанные функции [14, с. 123] (Moskvitina, 2013). При этом функции на диаграмме располагаются в иерархически упорядоченной последовательности, в зависимости от важности.
Диаграмма отражает взаимосвязи функций системы, позволяет выявить необходимость и оценить важность функций, помогает вычленить ненужные функции и наглядно представить те функциональные зоны, в которых заложены наибольшие затраты (рис. 2).
На основании классификации и построенной функционально-стоимост-ной диаграммы выявлены функции, которые не выполняются: «вести штатный формуляр», «представлять списки для оформления медицинских полисов». Функция «доводить приказы по кадровым вопросам до структурных подразделений» выделена как излишняя, так как в университете введен электронный документооборот, и рассылка приказов до подразделений осуществляется через отдел делопроизводства и контроля, который непосредственно отвечает за рассылку документов.
По результатам выполненного анализа исходных данных (по управлению кадров университета) выявлено, что затраты на осуществление всех основных функций в сумме составляют 1 318 014 руб. в год.
Наиболее затратные функции:
• оформлять документы по движению работников - 276 681 руб. в год;
• контролировать ведение кадрового делопроизводства - 138 567 руб. в год;
• сверять графики отпусков - 123 915 руб. в год;
• готовить документы к награждению, поощрению - 113 816 руб. в год.
Таблица 1
классификация функций управления и затраты на их реализацию
Формулировка функций Тип функций затраты на реализацию функций, руб. в году
Оформление движения и учета личного состава в соответствии с действующим трудовым законодательством Главная 1 318 014
Проведение кадровой работы в организации Основная 202 729
Ставить на кадровый учет Вспомогательная 41 767
Определять стаж работников Вспомогательная 41 336
Составлять списки работников для прохождения медосмотра Вспомогательная 4749
Составлять списки для оформления мед. полисов Вспомогательная 0
Оформлять СНИЛС Вспомогательная 1708
Оформление приема, увольнения, перемещения, перевода, аттестации работников Вспомогательная 74 678
Представлять сведения о персонале организации Вспомогательная 38 491
Вести кадровое делопроизводство Основная 814 754
Оформлять документы по движению работников Вспомогательная 276 681
Вести личные карточки (дела) Вспомогательная 86 343
Вносить записи в трудовые книжки Вспомогательная 94 911
Заполнять табель учета рабочего времени управления Вспомогательная 1850
Заполнять листы нетрудоспособности Вспомогательная 2099
Готовить документы к награждению, поощрению Вспомогательная 113 816
Вести штатное расписание Вспомогательная 68 950
Вести штатный формуляр Вспомогательная 0
Сверять графики отпусков Вспомогательная 123 915
Готовить документы для хранения в архив университета Вспомогательная 51 116
Визировать документы Вспомогательная 46 189
Обеспечивать соблюдение трудового законодательства Основная 249 415
Осуществлять контроль над исполнением приказов по кадровым вопросам Вспомогательная 2244
Доводить приказы по кадровым вопросам до структурных подразделений Излишняя 6773
Контролировать ведение кадрового делопроизводства Вспомогательная 138 567
Контролировать исполнение трудовой дисциплины Вспомогательная 63 838
Объявление и оформление конкурсного отбора ППС Вспомогательная 37 993
Источник: составлено авторами
•е-о
КАК?,
КОГДА?
а « ^ 0) «о ч
Ч а
Составлять списки для прохождения медосмотра 4749 руб.
Составлять списки оформления медицинских полисов 0 руб.
Оформлять документы по движению работников 276 681 руб.
Т
1 Вести личные карточки 86 343 руб.
Предоставлять сведения о персонале организации 38 491 руб.
1 \
Оформление приема, увольнения, перемещения, перевода, аттестации работников 74 678 руб. Внесение записей в трудовые книжки 94 911руб.
Заполнять табель учета рабочего времени 1850 руб.
Подготовка документов к поощрению, награждению 113 816 руб.
Ведение штатного расписания 68 950 руб.
Вести штатный формуляр 0 руб.
1С
ЗДЧЕМ?
Участвовать в реорганизационных мероприятиях 7124 руб.
Объявление и оформление конкурсного отбора ППС 37 993 руб.
ИГ
Сверять графики отпусков 123 915 руб.
Проведение кадровой работы в организации 202 729 руб.
Ведение кадрового делопроизводства 865 870 руб.
Ставить на кадровый учет 41 767 руб.
Определять стаж работников 41 336 руб.
Оформление СНИЛС 1708 руб.
Визировать Заполнять
документы листы
46 189 руб. нетрудоспо-
собности
2099 руб.
Доводить приказы по кадровым вопросам подразделений 6773 руб.
Обеспечение соблюдения трудового законодательства 249 415 руб.
Готовить документы для хранения в архив 51 116 руб.
Осуществлять контроль над исполнением приказов по кадровым вопросам 2244 руб.
Контроль ведения кадрового делопроизводства 138 567 руб.
Контролировать ведение кадрового делопроизводства 138 567 руб.
I
Контролировать исполнение трудовой дисциплины 63 838 руб.
Я а
о
к: а р ач
О О
Рисунок 2. Функционально-стоимостная диаграмма, существующий вариант Источник: составлено авторами
Рисунок 3. Диаграмма значимости функций и затрат на их осуществление Источник: составлено авторами
Стоимость выполнения этих функций является достаточно высокой, это связано с большим объемом документооборота и, со ответственно, временными затратами на выполнение функций.
Проведем оценку значимости основных функций при помощи метода попарных сравнений и построим диаграмму значимости функций и затрат на их реализацию (рис. 3).
На графика функции распределены в соответствии с затратами! на осуществление функций и степени значимости выполняемых функций в подразделении.
Диаграмма дает возможность выявить несогласованность значимости функции затратам на её реализацию. Так, оовышенные затраты на выполнение основной функции по ведению кадрового делопроизводства обусловлены высокими затратами на выполнение вышеперечисленных вспомогательных функций.
Функция «аформлять документы по движвнию работникар»токже являетсо высокозатратной, но менее значимой. Большие расходы на функцию обосновываются текучестью кадров, поэтому стоимость этой функции зависит от текучести кадров. Небольшие затраты но функцию ««заоолнять листам нетрудоспособности» оВъяснимы тем, что количество болевших работников в году незначительно. Функция «сверять графики отпусков» по сравнению со своей значимостью является высокозатратной. Это связано с проверкой состадления грдфиков отпусков как специалистами, так и начальником управления,т.е. происходит дублирование функций. Функция ««вносить записи в трудовые книжки» требует от сотрудников внимательности, поэтому на выполнение функции также отведено много времени. Функция «заполнять табель учета рабочего времени в управлении» значима при ведении кадрового делопроизводства, но в нашем подразделении табель заполняется только на управление кадров одним работником, поэтому функция низкозатратна.
При исследовании вспомогательных функций анализ функции «осуществлять кадровый учет» показал следующие результаты.
Затраты на функцию «оформление приема, увольнения, перемещения, перевода, аттестации работников» является одной из приоритетных, и затраты по ней необходимо повысить, так как это отражается на качестве выполнения функции. Функция «определять стаж работников» оказалась затратной по времени, так как этот показатель считается вручную. «Оформлять страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, содержащее страховой номер индивидуального лицевого счёта (СНИЛС)» - эта функция не востребована, так как граждане оформляют данный документ самостоятельно. Специалист управления кадров только переоформляет СНИЛС в случаях смены фамилии по инициативе работника.
Функция «объявление и оформление конкурсного отбора профессорско-преподавательского состава (ППС)» является низкозатратной, но в то же время трудоемкой и приоритетной, поэтому по ней целесообразно увеличить финансирование в соответствии с затраченным временем.
Таким образом, выявлены проблемные места, на которые необходимо обратить внимание и которые требуют решения.
рекомендации по совершенствованию организации труда
На творческом этапе проведения ФСА выдвинуты идеи по совершенствованию организации работы управления кадров:
1. Имеется необходимость провести хронометраж рабочего времени по функциям с целью наиболее рационального выполнения функций, предложить новые формулировки некоторых функций, автоматизировать процесс и пересмотреть затраты на выполнение этих функций.
2. Переработать в соответствии с современными требованиями локальные документы, регламентирующие трудовую деятельность работников. Возможно, дополнить должностные инструкции функциями, фактически выполняемыми сотрудниками, но не прописанными в инструкциях, например, прием работников структурных подразделений по личным вопросам, проведение консультаций по кадровым и трудовым вопросам.
3. Анализ существующего варианта работы подразделения показал, что годовой фонд рабочего времени начальника управления превышает норму, а специалисты, наоборот, недорабатывают, поэтому необходимо рационально перераспределить рабочее время работников управления. Не исключен вариант сокращения ставки специалиста.
4. Использовать программу 1С для сбора, передачи, обработки и накопления информации, в частности, при заполнении штатного расписания и определения стажа работников, тем самым сократив время на выполнение этих функций.
КАК?.
ч г
Он
о
-е-о
8 >-• й и
Составлять списки для прохождения медосмотра 4749 руб.
Предоставлять сведения о персонале организации 38 491 руб.
X
Оформление приема, увольнения, перемещения, перевода, аттестации работников 86 961 руб.
I
Ставить на кадровый учет 41 767 руб.
Определять стаж работников 35 ООО руб.
Прием работников по личным вопросам 2000 руб.
КОГДА?
т
ЗДЧЕМ?
Заполнять табель учета рабочего времени 1850 руб.
Внесение записей в трудовые книжки 111 231 руб.
Проведение кадровой работы в организации 208 968 руб.
Вести личные карточки 86 343 руб. Подготовка документов к поощрению, награждению 85 452 руб. Участвовать в реорганизационных мероприятиях 7124 руб.
|
| Ведение штатного расписания и штатного формуляра 68 950 руб. 1
Оформлять документы по движению работников 250 300 руб. Объявление и оформление конкурсного отбора ППС 37 993 руб.
Сверять графики отпусков 104 561 руб.
Ведение кадрового делопроизводства 808 091 руб.
Визировать документы 46 189 руб.
Заполнять листы
нетрудоспособности 2099 руб.
Готовить документы для хранения в архив 51 116 руб.
Обеспечение соблюдения трудового з ако но дательства 245 642 руб. I
Осуществлять контроль над исполнением приказов по кадровым вопросам 2244 руб.
Контроль ведения кадрового делопроизводства 138 567 руб.
Контролировать исполнение трудовой дисциплины 63 838 руб.
Проведение консультаций по кадровым
и трудов ым вопросам 3000 руб.
Рисунок 4. Функционально-стоимостная диаграмма, проектный вариант Источник: составлено авторами
5. Уменьшить документооборот путем административных мер для функции «готовить документы к награждению, поощрению», оформляя приказы на установление стимулирующих надбавок работникам организации 1 раз в квартал.
6. Функция «доводить приказы до структурных подразделений» определена как излишняя, так как в университете внедрен электронный документооборот.
На исследовательском этапе проведен анализ проектного варианта. Сформирована новая функционально-стоимостная диаграмма, учитывающая значимость функций для подразделения, изменение затрат на выполнение функций (рис. 4).
При сопоставлении диаграмм существующего и проектного вариантов видны изменения. Для функции «определять стаж» затраты и значимость функции сбалан-сировались. Заметны снижения затрат на функции «готовить документы к награждению, поощрению», «вносить записи в трудовые книжки», «сверять графики отпусков», «вести штатное расписание». Диаграмма имеет более сбалансированный вид и учитывает оценку значимости функций.
Результаты предлагаемых мероприятий приведены в таблице 2.
Таблица 2
изменение затрат на выполнение функций
Формулировка функций затраты на реализацию функций, руб. в году
существующий вариант проектный вариант изменение, тыс. руб. измене-ние,%.
Оформление движения и учета личного состава в соответствии с действующим законодательством о труде 1 318014 1 262 701 55 313 4
Проведение кадровой работы в организации 202 729 208968 -6239 -3
Ставить на кадровый учет 41 767 41 767 0 0
Определять стаж работников 41 336 35 000 6 336 15
Составлять списки работников для прохождения медосмотра 4749 4749 0 0
Составлять списки для оформления мед. полисов 0 0 0 0
Оформлять СНИЛС 1708 0 1708 100
Оформление приема, увольнения, перемещения, перевода, аттестации работников 74 678 86 961 -12 283 -16
Представлять сведения о персонале организации 38 491 38 491 0 0
Прием работников по личным вопросам 2000 -2000 0
Окончание табл. 2
1 2 3 4 5
Вести кадровое делопроизводство 865 870 808 091 57 779 7
Оформлять документы по движению работников 276 681 250300 26 381 10
Вести личные карточки (дела) 86 343 86 343 0 0
Вносить записи в трудовые книжки 94 911 111 231 -16 320 -17
Заполнять табель учета рабочего времени управления 1850 1850 0 0
Заполнять листы нетрудоспособности 2099 2099 0 0
Готовить документы к награждению, поощрению 113 816 85 452 28 364 25
Вести штатное расписание и штатный формуляр 68 950 68 950 0 0
Вести штатный формуляр 0 0 0 0
Сверять графики отпусков 123 915 104 561 19 354 16
Готовить документы для хранения в архив университета 51 116 51 116 0 0
Визировать документы 46 189 46 189 0 0
Обеспечивать соблюдение трудового законодательства 249 415 245 642 3773 2
Осуществлять контроль над исполнением приказов по кадровым вопросам 2244 2244 0 0
Доводить приказы по кадровым вопросам до структурных подразделений 6773 0 6773 100
Контролировать ведение кадрового делопроизводства 138 567 138 567 0 0
Контролировать исполнение трудовой дисциплины 63 838 63 838 0 0
Объявление и оформление конкурсного отбора ППС 37 993 37 993 0 0
Проведение консультаций по кадровым и трудовым вопросам 3000 -3 000 0
Источник: составлено авторами
Таким образом, при проведении анализа проектного варианта функционально-стоимостной диаграммы управления кадров общая сумма затрат на выполнение функций составила 1 262 701 руб., экономия в сфере управления за счет сокращения временных затрат на выполнение функций составила 55 313 руб. (4%).
Скорректирована работа начальника управления путем исключения из его деятельности дублирующей функции. В связи с этим высвободилось время, которое можно будет уделить усилению контроля за соблюдением персоналом трудовой дисциплины, ведением кадрового делопроизводства, организацию работы подразделения и др.
Сокращена ставка специалиста управления кадров. При построении диаграммы скорректированы формулировки функций.
Пересмотрены временные затраты на наиболее затратные функции. В результате применения специальных программ обработки данных и технических средств обработки информации и сокращения ставки годовой фонд рабочего времени у специалистов увеличен с 1680 часов в существующем варианте на 1725 в проектном.
Внедрение проекта работы управления кадров бюджетного учреждения позволит эффективнее организовать работу, в том числе и с другими взаимосвязанными подразделениями.
заключение
Выполнение функционально-стоимостного анализа позволило разработать рекомендации по перераспределению функций сотрудников, устранению дублирующих функций, оптимизации затрат рабочего времени, улучшению взаимодействия между подразделениями и достичь определенной экономии финансовых ресурсов.
Итак, результаты проведенного исследования с использованием метода ФСА убедительно показывают его преимущества. Руководство организации имеет точную и достоверную информацию о необходимости, значимости каждой функции и затратах на ее реализацию. Это позволяет принимать обоснованные управленческие решения, в том числе в сфере управления персоналом, касающиеся перераспределения функций, устранения их дублирования, оптимизации численности сотрудников, совершенствования регламентации труда, улучшения взаимодействия подразделений и т.д. В целом применение ФСА, основанного на сочетании многих разделов различных наук, дает возможность повысить эффективность деятельности не только бюджетных учреждений системы высшего образования, но и предприятий и организаций другого профиля.
ИСТОЧНИКИ:
1. Астраханцева А.С., Кулижская Ж.С. Подходы к управлению повышением эффек-
тивности деятельности муниципальных учреждений // Экономика и предпринимательство. 2018. № 5(94). С. 959-963.
2. Ахмедова Л.А., Сулейманова Д.А. Функционально-стоимостной анализ в системе
управления предприятием // Научное обозрение. Серия 1: Экономика и право. 2012. № 3-4. С. 120-122.
3. Балашова Н.В., Кузнецова Н.В. Влияние организационной культуры на эффектив-
ность работы компании // Труд и социальные отношения. 2018. № 3. С. 5-15. 10.20410/2073-7815-2018-29-3-5-15.
4. Гаджиев Н.Г., Ахмедов А.З., Гаджиев Т.Н. Функционально-стоимостной анализ
финансового менеджмента в вузе / Региональные аспекты социальной политики. 2011. № 13. С. 22-28.
5. Джаубаева Ф.Ю. Функционально-стоимостной анализ: сущность и этапы реализа-
ции // Вестник университета (Государственный университет управления). 2015. № 7. С. 180-183.
6. Ерусалимский В.М. Функционально-стоимостной анализ как метод снижения ри-
сков издержек // Конкурентоспособность. Инновации. Финансы. 2009. № 2. С. 7982.
7. Завьялова Е.О. Эффективность деятельности таможенной службы и проблемы ее
оценки // Современные проблемы теории и практики таможенного дела глазами молодых исследователей: Матер. региональной науч.-практ. интернет-конференции. 2017. С. 49-52.
8. Зазерская В.В., Климук Е.В. Функционально-стоимостной анализ как инструмент
оптимизации затрат // Вестник Брестского государственного технического университета. 2014. № 3(87). С. 66-69.
9. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом: учеб. М.: ИНФРА-М, 2003. 304 с.
10. Красовская И.П. Функционально-стоимостной анализ как расчетно-аналити-че-ский инструментарий оценки эффективности системы подготовки научно-педагогических кадров России // Terra Economicus. 2011. № 4-2. С. 207-211.
11. Кремлев Т.С. Эффективность в прошлом и цифровом будущем // Вопросы экономики и права. 2018. № 118. С. 47-52.
12. Кузнецова В.Б., Корабейников И.Н. Функционально-стоимостной анализ системы и технологии управления персоналом: учеб. пособие для вузов. Оренбург: ОГУ, 2016. 140 с.
13. Маторин С.И., Цоцорина Н.В., Зайцева Н.О. Функционально-стоимостной анализ средствами системно-объектного подхода // Научные ведомости белгородского государственного университета. серия: экономика. информатика. 2010. № 13(84). С. 107-111.
14. Москвитина Н.В. Методология и проблемы построения функционально-стоимостной диаграммы деятельности службы управления персоналом // Управление человеческими ресурсами в условиях интеграции в мировое экономическое пространство: Матер. интернет-конференции пятого Байкальского кадрового форума [редкол.: М.А. Винокуров (отв. ред.), Т.Г. Озерникова, Н.Г. Солодова]. Иркутск, 2013. С. 211 (122-125).
15. Москвитина Н.В. Кадровая политика и кадровый аудит: учеб. пособие. Иркутск: Изд-во ИГУ, 2018. 108 с.
16. Николаева Н.Г., Приймак Е.В. Функционально-стоимостной анализ в управ-лении качеством продукции и процессов жизненного цикла: учеб. пособие. Казань: Изд-во КНИТУ, 2013. 204 с.
17. Резанович Е.А. Практическое применение функционально-стоимостного анализа в системе управления персоналом // Современные проблемы науки и образования. 2014. № 6. С. 427.
18. Соколова Л.Г., Оглоблин В.А. Методы оценки менеджмента промышленных предприятий // Проблемы современной экономики. 2018. № 1(65). С. 48-50.
19. Тарханова Е.Г. Особенности оценки эффективности деятельности отдельных видов некоммерческих организаций // Бизнес. Образование. Право. 2018. № 2(43). С. 181-185.
20. Озерникова Т.Г. Управление персоналом организации: учеб. пособие: в 2 ч. Иркутск: Изд-во БГУ, 2015. 377 с.
21. Фальковская Т.Ю., Ковтун Л.Р., Михайлова Т.В. К вопросу об эффективности системы управления вузами в РФ // Современные проблемы профессионального образования: опыт и пути решения: Матер. Второй всерос. науч.-практ. конференции с международным участием. 2017. С. 492-495.
22. Хитрова Т.И. Перспективы повышения эффективности функционирования страховых компаний на основе развития информационных систем // Информационные технологии в науке, управлении, социальной сфере и медицине: сб. науч. тр. IV Междунар. конференции: в 2 ч. Томск, 2018. С. 95-98.
23. Цаплин В.П., Пелевина А.Е. Функционально-стоимостной анализ в бюджетной системе предприятия как проявление системного подхода // Вестник АПК Верхеволжья. 2009. № 1(5). С. 66-69.
references:
Akhmedova L.A., Suleymanova D.A. (2012). Funktsionalno-stoimostnoy analiz v sisteme upravleniya predpriyatiem [Value analysis in the enterprise management system]. Scientific review. Series 1: Economics and Law. (3-4). 120-122 (in Russian). Astrakhantseva A.S., Kulizhskaya Zh.S. (2018). Podkhody k upravleniyu povysheniem effektivnosti deyatelnosti munitsipalnyh uchrezhdeniy [Approaches to managing the improvement of the municipal institutions efficiency]. Journal of Economy and Entrepreneurship. (5(94)). 959-963 (in Russian). Balashova N.V., Kuznetsova N.V. (2018). Vliyanie organizatsionnoy kultury na effek-tivnost raboty kompanii [The influence of the organizational culture on the operating efficiency of the company]. Labor and social relations. (3). 5-15 (in Russian). doi: 10.20410/2073-7815-2018-29-3-5-15. Dzhaubaeva F.Yu. (2015). Funktsionalno-stoimostnoy analiz: suschnost i etapy re-alizatsii [Functionally-value analysis: THE NATURE AND STAGES OF ITS IMPLEMENTATION]. Vestnik Universiteta. (7). 180-183 (in Russian). Erusalimskiy V.M. (2009). Funktsionalno-stoimostnoy analiz kak metod snizheni-ya riskov izderzhek [Value analysis as a means of decreasing costs risk]. Konkurentosposobnost. Innovatsii. Finansy. (2). 79-82 (in Russian).
Falkovskaya T.Yu., Kovtun L.R., Mikhaylova T.V. (2017). K voprosu ob effektivnosti sistemy upravleniya vuzami v RF [To the question about the effectiveness of the system of management of higher education institutions in Russia] Modern problems of vocational education: experiences and solutions. 492-495 (in Russian).
Gadzhiev N.G., Akhmedov A.Z., Gadzhiev T.N. (2011). Funktsionalno-stoimostnoy analizfinansovogo menedzhmenta v vuze [Cost-benefit analysis of financial management at the University]. Regionalnye aspekty sotsialnoy politiki. (13). 22-28 (in Russian).
Khitrova T.I. (2018). Perspektivy povysheniya effektivnosti funktsionirovaniya strakho-vyh kompaniy na osnove razvitiya informatsionnyh system [Prospects of increase of efficiency of functioning of insurance companies through the development of information systems] Information technologies in science, management, social sphere and medicine. 95-98 (in Russian).
Kibanov A.Ya. (2003). Osnovy upravleniya personalom [Basics of personnel management] M.: INFRA-M. 304 p. (in Russian).
Krasovskaya I.P. (2011). Funktsionalno-stoimostnoy analiz kak raschetno-analiticheskiy instrumentariy otsenki effektivnosti sistemy podgotovki nauchno-pedagogicheskikh kadrov Rossii [Value analysis as the analytical tools evaluate the effectiveness of the training scientific and pedagogical staff in Russia]. Terra Economicus. 9 (4-2). 207211 (in Russian).
Kremlev T.S. (2018). Effektivnost v proshlom i tsifrovom buduschem [Efficiency in the past and the digital future]. Issues of economics and law. (118). 47-52 (in Russian).
Kuznetsova V.B., Korabeynikov I.N. (2016). Funktsionalno-stoimostnoy analiz sistemy i tekhnologii upravleniya personalom [Value analysis systems and technologies of personnel management] Orenburg: OGU. (in Russian).
Matorin S.I., Tsotsorina N.V., Zaytseva N.O. (2010). Funktsionalno-stoimostnoy analiz sredstvami sistemno-obektnogopodkhoda [Functional-cost analysis by means of system-object approach]. Nauchnye vedomosti belgorodskogogosudarstvennogo univer-siteta. seriya: ekonomika. informatika. (13(84)). 107-111 (in Russian).
Moskvitina N.V. (2013). Metodologiya i problemy postroeniya funktsionalno-stoi-most-noy diagrammy deyatelnosti sluzhby upravleniya personalom [Methodology and the problem of constructing a cost-benefit chart the activities of the personnel management service] Human resource management in terms of integration into the global economic space. 211(122-125) (in Russian).
Moskvitina N.V. (2018). Kadrovaya politika i kadrovyy audit [Personnel policy and personnel audit] Irkutsk: Izd-vo IGU. (in Russian).
Nikolaeva N.G., Priymak E.V. (2013). Funktsionalno-stoimostnoy analiz v upravlenii kachestvom produktsii i protsessov zhiznennogo tsikla [Cost-benefit analysis in the quality control of products and processes life cycle] Kazan: Izd-vo KNITU. (in Russian).
Ozernikova T.G. (2015). Upravleniepersonalom organizatsii [The management staff of the organization] Irkutsk: Izd-vo BGU. (in Russian).
Rezanovich E.A. (2014). Prakticheskoe primenenie funktsionalno-stoimostnogo analiza v sisteme upravleniya personalom [The practical usage of functional-cost analysis in the personnel management's system]. Modern problems of science and education. (6). 427 (in Russian).
Sokolova L.G., Ogloblin V.A. (2018). Metody otsenki menedzhmenta promyshlennyh predpriyatiy [Methods of management appraisal in industrial enterprises (Russia, Irkutsk)]. Problems of modern economics. (1(65)). 48-50 (in Russian).
Tarkhanova E.G. (2018). Osobennosti otsenki effektivnosti deyatelnosti otdelnyh vidov nekommercheskikh organizatsiy [Features of evaluating the effectiveness of
certain types of non-profit organizations]. Business. Education. Law. (2(43)). 181-185 (in Russian).
Tsaplin V.P., Pelevina A.E. (2009). Funktsionalno-stoimostnoy analiz v byudzhet-noy sisteme predpriyatiya kak proyavlenie sistemnogo podkhoda [Functional Cost Analysis in a Budget System of an Enterprise as the Manifestation of the System Approach]. Vestnik APK Verkhevolzhya. (1(5)). 66-69 (in Russian).
Zavyalova E.O. (2017). Effektivnost deyatelnosti tamozhennoy sluzhby i problemy ee otsenki [The efficiency of the customs service and problems of its evaluation]. Modern problems of the theory and practice of customs through the eyes of young researchers. 49-52 (in Russian).
Zazerskaya V.V., Klimuk E.V. (2014). Funktsionalno-stoimostnoy analiz kak instrument optimizatsii zatrat[Cost-benefit analysis as a tool for cost optimization]. Vestnik Brestskogogosudarstvennogo tekhnicheskogo universiteta. (3(87)). 66-69 (in Russian).
