Функциональная модель процессов менеджмента образовательной организации Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 658.562

DOI: 10.30987/article 5c0f8097ecd513.19409794

О.А. Горленко |, Т.П. Можаева, А.С. Проскурин

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ ПРОЦЕССОВ МЕНЕДЖМЕНТА ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Рассматривается методология управления процессами менеджмента образовательной организации на основе функционально-стоимостного анализа (ФСА). Предлагается подход к структурированию процессов менеджмента, поволяющий снизить

уровень неопределенности в функционировании управленческих процессов в организации.

Ключевые слова: система менеджмента, образовательная организация, процессы менеджмента, функционально-стоимостной анализ, функциональная модель, структурирование.

O.A. Gorlenko , T.P. Mozhaeva, A.S. Proskurin

FUNCTIONAL MODEL OF EDUCATIONAL INSTITUTION MANAGEMENT

A procedure for the control of educational institution management processes on the basis of the functional-cost analysis (FCA) is under consideration. An approach to structuring management processes allow-

В практике управления качеством продукции, в том числе и качеством образования, достаточно широко применяется функционально-стоимостной анализ

(ФСА), суть которого, как известно, заключается в исследовании функций любого объекта (продукции, процесса и т.п.) с последующей минимизацией затрат на их реализацию при обеспечении качества, результативности и эффективности [1-3].

Последовательность проведенния ФСА включает следующие шаги [1]:

1. Формулирование функций исследуемого объекта.

2. Классификация функций в зависимости от их разновидностей (главные, второстепенные, основные и вспомогательные).

3. Оценка весомости функций на основе определения их значимости и относительной важности.

4. Сопоставление количественных оценок функций с затратами на их исполнение с целью выявления несоответствий, т.е. превышения над их значимостью.

5. Выявление и устранение причин таких несоответствий.

ing the decrease of the uncertainty level in management process functioning in the institution is offered.

Key words: management system, educational institution, management processes, functional-cost analysis, functional model, structuring.

На наш взгляд, проведению ФСА должен предшествовать структурный анализ объекта исследования с позиций системного подхода. В основе системного подхода, как известно, лежит разработка методов исследования и конструирования сложноорганизованных объектов - систем разных типов (общественных систем, технологических систем и др.).

Под системой понимают некое множество структурно и функционально взаимосвязанных элементов, образующих устойчивое единство, т.е. целостность. Другое положение системного подхода указывает на то, что в системе целое больше суммы входящих в него частей, подчеркивая тем самым, что системы - ин-тегративные множества с присущими им определенными совокупными качествами и закономерностями. Третье положение говорит о том, что всякая система является в то же время частью другой, более обширной системы, а ее компоненты и подсистемы, в свою очередь, могут изучаться как самостоятельные системы. Это положение раскрывает так называемый принцип иерархичности, многоуровневости строения систем. Отдельные уровни си-

стемы обусловливают определенные аспекты ее поведения, а ее целостное функционирование является результатом взаимодействия всех ее сторон, уровней. Для систем характерно не только наличие связей и отношений между образующими их элементами, но и неразрывное единство со средой, во взаимоотношениях с которой они проявляют свою целостность.

Главные характеристики системы:

1. Структура £, определяемая:

а) рядом ее элементов Е=[в1, в2, ..., вп], где п - число элементов системы;

б) соответствующими свойствами элементов р=(р(вг)];

в) связями элементов, определяемыми как отношения между элементами, Я={Я(вг в)].

Таким образом, структура системы представляет собой множество £={ Е,Р,Щ.

2. Входы и выходы. Каждая система может быть отделена гипотетической оболочкой от ее окружения. Связи между системой и окружением, пересекаемые оболочкой, можно разделить на входы {X] и выходы {7].

Входы и выходы можно разделить на три общие категории: вещество, энергия, информация.

3. Функция. Функция системы (Р), используемой для некоторой цели, состоит в преобразовании входов {X] в выходы {7]. Это преобразование можно описать математическими уравнениями, физическим аналогом, словесно и т.п.

Структурное описание системы представляет собой попытку понять поведение системы через ее элементы (части, уровни), а функциональное описание - понять ее взаимодействие с окружающей средой через соотношения между входами и выходами.

Общая методика системного подхода включает следующие этапы:

1. Определение функции системы:

а) отделение системы от ее окружения путем выбора оболочки (с расположением ее как можно ближе к главным деталям механической системы);

б) перечисление всех входов и выходов;

в) описание функциональных соот-

ношений между входами и выходами.

2. Определение структуры системы:

а) идентификация элементов системы;

б) определение взаимосвязей между элементами;

в) выявление соответствующих свойств элементов.

Функциональное описание системы должно быть дополнено подробным изучением изменения структуры системы во времени и влияния такого изменения на ее функциональное поведение. Так, при описании систем менеджмента следует учитывать, что они обладают структурой и функцией динамических систем, свойства элементов которых могут изменяться во времени.

Большинство организаций сегодня построены по функциональному признаку, отличительной особенностью которого является принцип управления «сверху вниз» внутри в известной степени изолированных друг от друга структурных подразделений [4]. Как правило, в таких организациях для принятия любого решения требуется участие вышестоящего руководителя, из-за чего затрудняется и тормозится обмен информацией между структурными

Входы

Управление

ПРОЦЕСС

Выходы -►

Ресурсы

Рис. 1. Схема процесса

подразделениями, при этом некоторая часть ее теряется. В этой связи перспективной является замена функционально-ориентированного подхода к управлению организацией на процессно-

ориентированный.

Процесс - совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы в выходы (рис. 1). При этом любая деятельность (или комплекс деятельности), в которой используются ресурсы для преобразования

входов в выходы, может рассматриваться как процесс; зачастую выход одного процесса непосредственно образует вход следующего.

В соответствии с теорией всеобщего управления качеством (Total Quality Management - TQM) процесс рассматривается как любая организованная деятельность, спланированная генерировать предварительно установленный для определенного пользователя выход, обеспечивая при этом необходимый вход процесса. Такая деятельность может быть любого рода: планирование, проектирование, исследование, производство, администрирование и т.п.

У любого процесса есть свои границы, определяющие его начало (вход) и конец (выход). Выход процесса, по существу, является результатом преобразования входа, которое может быть классифицировано следующими четырьмя категориями:

- физическое преобразование;

- преобразование места расположения;

- преобразование сделки, договора, протокола или ведения дела;

- информационное преобразование.

Процесс выполняет свою деятельность, используя определенные ресурсы (людей, оборудование и т.д.), при этом ресурсы часто рассматривают как один из входов процесса.

Приведем еще одно определение понятия «процесс» [5]. Процесс - это упоря-

доченная целенаправленная последовательность повторяющихся операций, имеющая начало и конец, в результате выполнения которой создается продукт или услуга:

- последовательность означает наличие двух или более этапов или операций;

- упорядоченность - наличие устойчивой последовательности этапов или операций;

- повторяемость - цикличность операций;

- наличие начала и окончания - согласованные точки старта и финиша;

- продукт или услуга - соответственно осязаемый или неосязаемый выход.

Приведем другое определение процесса и связанных с ним понятий [6]. Процесс - совокупность последовательно или/и параллельно выполняемых операций, преобразующая материальный или/и информационный потоки в соответствующие потоки с другими свойствами. Процесс протекает в соответствии с управляющими директивами, вырабатываемыми на основе целей деятельности. В ходе процесса потребляются финансовые, энергетические, трудовые и материальные ресурсы и выполняются ограничения со стороны других процессов и внешней среды.

Структурно процесс может быть представлен так, как это показано на рис. 2.

М

1 2 3 4 5 6 ... п

вход выход

Рис. 2. Структурное описание процесса менеджмента: A...M - этапы; 1...п - операции

Этап - часть процесса, характеризующая качественное изменение рассматриваемого объекта (например, изменение характера деятельности или воздействий на объект). Примерами этапов некоторых процессов менеджмента являются подготовительный, основной и заключительный.

Процесс обработки данных, например, можно разделить на четыре укрупненных этапа:

1. Начальный (первичный). Сбор исходных данных, их регистрация (прием первичных документов, проверка полноты и качества их заполнения и т.д.). Сбор и

регистрация данных может осуществляться следующими способами:

- механизированный - сбор и регистрация информации с использованием простейших приборов (весы, счетчики, приборы учета времени и т.д.);

- автоматизированный - использование машиночитаемых документов, регистрирующих автоматов, систем сбора и регистрации.

2. Подготовительный. Прием, контроль, регистрация входной информации и перенос её на машинные носители. При обнаружении ошибки производится исправление вводимых данных, корректировка и их повторный ввод.

3. Основной. Непосредственно обработка информации. Предварительно может быть выполнен ряд операций, например сортировка данных.

4. Заключительный. Контроль, выпуск и передача результатной информации, её размножение и хранение.

Операция - совокупность последовательно или/и параллельно выполняемых действий, преобразующих объекты, входящие в состав материального или/и информационного потока, в соответствующие объекты с другими свойствами [7]. Операция выполняется: а) в соответствии с

директивами, вырабатываемыми на основе директив, определяющих протекание процесса, в состав которого входит операция; б) с потреблением всех видов необходимых ресурсов; в) с соблюдением ограничений со стороны других операций и внешней среды.

Операции состоят из действий. Действие - преобразование какого-либо свойства материального или информационного объекта в другое свойство. Действие выполняется в соответствии с командой, являющейся частью директивы на выполнение операции, с потреблением необходимых ресурсов и соблюдением ограничений, налагаемых на осуществление операции.

Действия можно подразделять на основные, связанные с преобразованием рассматриваемого объекта, и вспомогательные, необходимые для выполнения основных действий. Характер действий определяется функциями выполняемых операций.

Представленная на рис. 2 схема является структурной моделью процесса менеджмента. Аналогичным образом может быть построена функциональная модель. Данная модель может быть представлена в табличной форме (таблица) или в виде схемы (рис. 3).

Таблица

Функциональная модель процесса организации научно-практической конференции [2]

Функция Обозначение Исполнитель функции Затраты на реализацию функции в долях к функции в целом

Подготовка к проведению конференции П В данной графе указывается Ф.И.О. ответственных за исполнение функций 1

Определение тематики и основных направлений конференции Б11 0,07

Создание рабочей группы Б12 0,07

Распределение обязанностей между членами группы Б121 0,04

Определение руководителей конференции и ее секций Б122 0,04

Определение места и времени проведения конференции Б123 0,07

Рассылка информационных писем Б124 0,21

Сбор тезисов докладов и формирование сборника конференции Б13 0,30

Издание сборника конференции F131 0,20

Проведение конференции F2 1

Проведение пленарного заседания F21 0,3

Организация работы секций F22 0,4

Подведение итогов конференции F23 0,3

Заключительный этап конференции F3 1

Рассылка решений конференции F31 0,2

Рассылка сборника тезисов докладов F32 0,5

Информирование общественности о результатах проведения конференции F33 0,3

Построение функциональных моделей процессов менеджмента в виде таблицы или схемы позволит исключить дублирование функций отдельными исполнителями и минимизировать затраты на их осуществление. Затраты могут быть рассчитаны на основе известных методик.

Подобным образом могут быть построены функциональные модели отдель-

ных структурных подразделений образовательной организации (кафедры, факультета, института и др. подразделений). Выявленные при этом функции должны быть положены в основу разработки положений о структурных подразделениях, а также должностных инструкций их сотрудников.

Рис. 3. Схематичная функциональная модель процесса организации научно-практической конференции (таблица)

Применение рассмотренного в статье функционального подхода, несомненно, будет способствовать повышению резуль-

тативности и эффективности процессов менеджмента в образовательной организации.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Наумова, Н.А. Функционально-стоимостной анализ в управлении инновационными процессами технического университета / Н.А. Наумова,

Е.В. Хоменко // Менеджмент качества. - 2010. -№ 25 (190). - С. 9-18. 2. Шарашкина, Т.П. Функционально-стоимостной анализ в системе инструментов совершенство-

вания процессов в вузе / Т.П. Шарашкина,

A.Т. Шилкина // Менеджмент качества. - 2013. -№ 37 (340). - С. 32-37.

3. Наумова, Н.А. Экспертные методы в функционально-стоимостном анализе научно-образовательной деятельности кафедры / Н.А. Наумова // Университетское управление: практика и анализ. - 2014. - № 3(91). - С. 103109.

4. Репин, В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин,

B.Г. Елиферов. - М.: Стандарты и качество, 2004. - 408 с.

5. Ривелл, Дж.Б. Главное о качестве. Справочник от А до Я / Дж.Б. Ривелл; пер. с англ. А.Л. Раскина; под науч. ред. В.Л. Шпера. - М.: Стандарты и качество, 2006. - 232 с.

6. Рекомендации по стандартизации Р50.1.028-2001. Информационные технологии поддержки жизненного цикла продукции. Методология функционального моделирования.

7. Горленко, О.А. Процессный подход к менеджменту качества / О.А. Горленко, И.Г. Манкевич; под ред. О.А. Горленко. - Брянск: БГТУ, 2008. -168 с.

1. Naumova, N.A. Functional-cost analysis in innovation process management of technical university / N.A. Naumova, E.V. Khomenko // Quality Management. - 2010. - No.25 (190). - pp. 9-18.

2. Sharashkina, T.P. Functional-cost analysis in tool system for college process updating / T.P. Sharashkina, A.T. Shilkina // Quality Management. - 2013. - No.37 (340). - pp. 32-37.

3. Naumova, N.A. Expert methods in functional-cost analysis of department scientific-educational activities / N.A. Naumova // University Management: Practice and Analysis. - 2014. - No.3 (91). - pp. 103-109.

4. Repin, V.V. Process Approach to Management. Business-Process Modeling / V.V. Repin, V.G. Ye-

liferov. - M.: Standards and Quality, 2004. - pp. 408.

5. Rivell, J.B. Main about quality. Reference Book from A to Z / J.B. Rivell; transl. from Engl. of A.L. Raskin; under the scientific editorship of V.L Sper.

- M.: Standards and Quality, 2006. - pp. 232.

6. Recommendations on standardization P50.1.028-2001. Information Technologies for Product Life Support. Methodology of Functional Modeling.

7. Gorlenko, O.A. Process Approach to Quality Management / O.A. Gorlenko, I.G. Mankevich; under the editorship of O.A. Gorlenko. - Bryansk: BSTU, 2008. - pp. 168.

Статья поступила в редакцию 11.09.18. Рецензент: д.т.н., профессор Уфимского государственного

авиационного университета Шустер Л.Ш. Статья принята к публикации 12.11.18.

Сведения об авторах:

Горленко Олег Александрович, д.т.н., профессор, начальник управления качеством образования в вузе Брянского государственного технического университета, е-таП: цоа-Ьц1и@таП. гц. Можаева Татьяна Петровна, к.т.н., доцент, начальник отдела нормативной документации управления качеством образования в вузе Брянско-

го государственного технического университета, е-тай: цоа-ЬШи@та11. ги

Проскурин Александр Сергеевич, ведущий инженер управления качеством образования в вузе Брянского государственного технического университета, е-таЛ: [email protected].

Gorlenko Oleg Aleksandrovich - doctor of technical

sciences, professor, head of education quality management at the university of Bryansk State Technical University, Phone (fax): (4832) 56-62-11, e-mail: [email protected].

Mozhaeva Tatyana Petrovna - candidate of technical sciences, associate professor, head of the department of

normative documentation of education quality management at the university of Bryansk State Technical University, Phone (fax): (4832) 56-62-11, e-mail: [email protected]

Proskurin Aleksandr Sergeevich - leading engineer of education quality management at the university of Bryansk State Technical University, Phone (fax): (4832) 56-62-11, e-mail: [email protected].