CC BY
129
Д. К. Тюнин D. K. Tunin
Формирование системы управления запасами муниципальной аптеки
Formation of a Management System of Stocks of a Municipal Drugstore
Тюнин Дмитрий Константинович Tunin Dmitry Konstantinovich
Нижегородский государственный университет N. I. Lobachevsky State University of Nizhni Novgorod
им. Н. И. Лобачевского Graduate student
Аспирант [email protected] [email protected]
КЛЮЧЕВЫЕ СЛОВА
оптимизация запасов, управление ассортиментом, методы прогнозирования KEY WORDS
inventory optimization, assortment management, forecasting methods РЕФЕРАТ
В статье описана методика формирования и внедрения низкобюджетной системы управления запасами, разработанная применительно к условиям малых предприятий розничной торговли.
ABSTRACT
The article describes the socio-economic problems of municipal pharmacies. The technique of forming and implementing low-cost inventory management system, applicable to small retailers.
В данной статье рассматриваются вопросы, связанные с оптимизацией процесса управления товарными запасами в муниципальной аптеке. Выбор в качестве объекта рассмотрения муниципальной аптеки не случаен. В нашей стране насчитывается достаточно много муниципальных образований с небольшой численностью населения, имеющих од-ну-две аптеки, как правило, дотируемых из местного бюджета. Так, по состоянию на 1 января 2012 г. доля сельских аптечных организаций в общем количестве организаций, реализующих лекарственные формы, составляла 49%. Поэтому от качества работы муниципальных аптек в немалой степени зависит лекарственное обеспечение россиян, что является одной из важнейших социальных гарантий, предоставляемых населению государством.
Выбор аптечного учреждения в качестве объекта для формирования систе-
мы управления запасами интересен и с точки зрения широты представленного ассортимента. Отличие ассортимента аптеки от ассортимента соизмеримого по площади розничного магазина заключается в наличии гораздо большего количества артикулов товаров. Обычно небольшой продуктовый или промтоварный магазин, занимающий помещение размером 20-25 м2, насчитывает не более 500 товарных позиций, в то время как аптечные учреждения имеют не менее 2000-3000 номенклатурных позиций в своем ассортименте. Во многом столь широкий ассортимент определен разнообразием товарных групп. Средняя российская аптека сегодня — это не только лекарственные средства и товары медицинского назначения. Аптеки также реализуют БАДы, средства гигиены, товары по уходу за детьми, бытовую химию и косметику, репелленты, медицинскую и бытовую технику, орто-
Ценовая сегментация аптечного рынка в 2012 г.
Ценовые сегменты, руб. Доля продаж в розничных ценах (2011 г.), %
Россия Москва Екатеринбург Воронеж
<20 4,2 2,32 2,76 6,47
21-50 6,86 4,98 5,49 7,39
51-100 13,91 11,47 11,01 15,50
101-200 26,25 25,97 23,97 26,2
201-300 13,33 13,08 13,67 13,96
301-500 14,53 16,59 14,87 13,27
501-1000 12,11 14,00 13,88 11,30
1001-3000 7,79 10,17 12,00 5,32
3001-1000 0,87 1,23 2,09 0,56
>10 000 0,15 0,19 0,26 0,03
Источник: [5].
педическую продукцию и многое другое.
Внедрение системы управления запасами на любом предприятии требует осуществления комплекса организационных мероприятий, направленных на повышение рентабельности и оптимизацию работы предприятия в целом. И важнейшим из них, по нашему мнению, является выработка ассортиментной политики, направленной на формирование ассортиментной матрицы. Под ассортиментной матрицей будем понимать наличие такого набора товаров, который наилучшим образом удовлетворяет спрос покупателей, обеспечивая при этом максимальную прибыльность на планируемом промежутке времени. Исходя из данного определения, выделим следующие задачи управления ассортиментом:
• изучение и удовлетворение покупательского спроса;
• выделение наиболее значимых (прибыльных) товаров;
• рационализация периодичности контроля за ассортиментом. Рассмотрим эти задачи более подробно. Первым аспектом является ориентированность ассортимента на потребителя, поскольку успешная работа предприятия возможна только при вос-
требованности покупателями предлагаемой продукции. Начинать изучение покупательского спроса, по нашему мнению, надо с определения целевой аудитории покупателей, ее платежеспособности. Определенную помощь в этом могут оказать публикуемые статистические данные, так как для аптечного рынка характерна устойчивость распределения по ценовым сегментам (см. табл. 1).
Разумеется, не стоит забывать и про местные условия, так как понятно, что покупательная способность населения в поселке нефтедобытчиков и среднестатистическом поселке в нечерноземной полосе России может значительно отличаться.
Необходимым условием успешного формирования ассортимента является отслеживание «бестселлеров» регионального аптечного рынка. При отсутствии в ассортименте или частой дефектуре (отсутствии на прилавке) всего нескольких десятков «бестселлеров» местного рынка потери оборота аптеки могут достигать 10-20% [5]. Для формирования «правильного» ассортимента необходимо ввести учет отказов запросов покупателей в специальном журнале с целью выявления дефектуры каких-либо позиций или целых категорий,
и делать это надо на постоянной основе. Конечно, далеко не все неудовлетворенные запросы покупателей целесообразно учитывать при формировании постоянно поддерживаемого ассортимента: малозначительные позиции могут обеспечиваться по специальному заказу, с предварительным получением аванса.
В ходе исследования выявлена устойчивость фармакотерапевтической структуры аптечного ассортимента. Данные по ней намеренно здесь не приводятся, дабы не загромождать статью специфическими терминами, а для российских аптек в той или иной мере доступна аналитика розничного аудита следующих аналитических компаний: DSM Group, www.dsm. ru; Фармэксперт, www.pharmexpert.ru IMS Health, www.imshealth.ru.
Как и с ценовой сегментацией, здесь также следует учитывать местную специфику, например, половозрастной состав населения. Четкое представление портрета потребителя помогает помимо формирования ассортиментной матрицы также выработать ценовую политику.
Следующим этапом построения ассортиментной матрицы является ранжирование товаров по приносимой ими прибыли. Для этого можно применить АВС-анализ, а в качестве методики выделения групп использовать метод Парето, как более простой в реализации [1]. В отношении управления ассортиментом товаров с точки зрения прибыльности принцип Парето звучит так: «20% ассортимента приносят 80% прибыли». И исходя из прибыльности весь ассортимент делится на три группы. В группу А включаются препараты, дающие 80% прибыли за отчетный период, например, месяц. Группа В содержит препараты, дающие 15% прибыли, остальные относим к группе С. Такой достаточно грубый анализ уже позволяет выделить препараты, на которых аптека зарабатывает наибольший доход. А контролировать 20% ассортимента, дающие 80% прибыли, гораздо проще.
Впрочем, приходится констатировать, что большинство заведующих аптеками (59%) при формировании и поддержа-
нии ассортимента не используют никаких методов анализа ассортимента. Как следует из опроса и анкетирования, проведенных автором [4, с. 44], внедренное в программное обеспечение некоторых аптек буквенное обозначение позиций в соответствии с автоматическим ЛВС-анализом остается невостребованным; заведующие не смогли дать ответ, что означают эти буквы.
Для более детального анализа и понимания, на каких препаратах аптека зарабатывает и какие из них являются наиболее востребованными, нами рекомендуется использование двухфактор-ного анализа по методике П. В. Грека [3]. По данной методике предлагается для ранжирования позиций по степени их важности для компании выбрать два критерия: количество покупок каждой позиции за определенный промежуток времени; прибыль по каждой позиции за тот же временной промежуток. Ранжирование производится методом АВС-анализа, по указанным выше параметрам. После проведения двухфакторно-го анализа данные сводятся в удобную для визуализации табл. 2 [4].
Разумеется, выработка ассортиментной политики и формирование ассортиментной матрицы — это сложный и индивидуальный для каждой аптечной организации процесс, но предложенная выше классификация ассортимента значительно упрощает задачу управления и создает оптимальные условия для изучения и прогнозирования спроса, а также управления ценообразованием в аптеке.
Исходя из классификации товарной матрицы на основании табл. 2 можно порекомендовать проверить эластичность спроса по группам АВ (Продажи-Прибыль) и АС на предмет увеличения наценки, что может дать увеличение прибыльности по данным препаратам. И, наоборот, по группам ВА и СА проверить эластичность спроса на предмет уменьшения наценки с целью повышения популярности данных препаратов.
Ценовая сегментация ассортимента на основании табл. 1 может оказать зна-
Ранжирование ассортимента методом двухфакторного ЛВС-анализа
Прибыль
Продажи А В С
А Группа товаров, обеспечивающая основной доход. Необходимо обеспечить стопроцентное наличие Группа обеспечивает приток клиентов, прибыль невысокая. Следует поддерживать более низкий уровень доступности товара. Требуется постоянное внимание к наличию товаров Товары, не приносящие существенной прибыли, но обеспечивающие приток клиентов и объем продаж. С целью сокращения издержек следует поддерживать страховой запас на невысоком уровне
В Группа товаров, приносящая существенный доход, но обладающая средней популярностью. Уровень доступности должен быть высоким. Необходим постоянный контроль наличия товара Товары средней важности. Уровень доступности — невысокий. Периодический контроль наличия товара Группа товаров, не приносящих существенной прибыли и не пользующихся высокой популярностью. Уровень доступности — низкий. Контроль наличия — периодический
С Товары, приносящие хороший доход, но непопулярные. Уровень доступности — невысокий. Минимальный уровень запаса Товар непопулярный, приносящий средний уровень дохода. Уровень доступности — низкий. Доставка под заказ Товар непопулярный, не приносящий дохода. Уровень доступности — низкий. Доставка под заказ
чительную помощь при вводе новинок. Так, достаточно популярными являются новые препараты для похудения в весенний период, и знание ценовых предпочтений покупателей поможет остановить выбор на том или ином средстве для закупки в конкретной аптеке.
В большинстве работ по управлению запасами уделяется достаточно много внимания выявлению сезонности ассортимента и предлагаются к использованию достаточно сложные алгоритмы прогнозирования спроса, в той или иной степени учитывающие данный фактор. По нашему мнению, для учета фактора сезонности вполне достаточно квалифицированной экспертной оценки на основе продаж предыдущего года. Несомненную
помощь в этом окажет классификация ассортимента по фармакотерапевтиче-ским свойствам наподобие табл. 1, о чем говорилось выше. И, разумеется, сформированная ассортиментная матрица не может быть чем-то застывшим, по нашему мнению, она должна пересматриваться на каждый сезон. Это позволит исключать из ассортимента отживающие свой век препараты и вводить новинки. Еще лучше формировать ассортиментную матрицу помесячно, так как имеются препараты, дающие всплеск в межсезонье. Например, в средней полосе России препараты из группы репеллентов (средства для защиты человека от нападения кровососущих насекомых) имеют наибольшую востребованность в кон-
це весны и начале лета, в другое время спроса на них практически нет.
Когда вопрос с ассортиментом решен, т. е. понятно, для кого и что надо иметь в аптеке, необходимо выработать стратегию заказов, т. е. определить, в какой момент и в каком количестве заказывать товары. Во избежание образования дефектуры предлагаем делать заказы как можно чаще. Если есть возможность делать заказы ежедневно, то лучше так и делать. Увеличение частоты поставок вызовет повышенную нагрузку у специалистов, занимающихся оформлением заказов и приемкой товара, но зато может существенно снизить уровень необходимых товарных запасов, что является решающим фактором при ограниченности собственных оборотных средств.
В литературе, посвященной управлению запасами, очень часто для количественного определения заказа предлагается использовать формулу Уилсона, также называемую формулу оптимального заказа. Теоретически эта формула позволяет достичь минимальных расходов, связанных с запасами, но в нее заложено множество ограничений по применению. Кроме того, значительные трудности на практике вызывает расчет издержек на пополнение запаса и хранение товара на складе, требуемых для ее использования. Все это, по нашему мнению, значительно затрудняет практическое применение формулы Уилсона.
Количество заказываемого товара мы предлагаем определять, используя так называемый наивный прогноз, когда прогнозируемое количество продаж товара равно количеству продаж за прошлый период той же длительности. Вне всякого сомнения, от такой простой модели не стоит ждать большой точности, но у нее есть неоспоримое преимущество — простота. С другой стороны, в пользу «наивного прогноза» говорит тот факт, что среди всех методов прогноза, размещенных в Интернете, которые тестируются сразу по всем 3000 разнообразных временных рядов, пока побеждает именно «наивный прогноз» [2]. А это именно
случай решаемой нами задачи, так как движение каждой номенклатуры создает свой собственный временной ряд.
Потом, как говорилось выше, сезонные колебания могут достаточно легко отслеживаться и корректироваться с помощью формирования помесячных ассортиментных матриц. Наша задача — среди тысяч позиций выбрать необходимые для заказа именно в данный момент и в нужном количестве, а учитывая высокую частоту поставок, ошибкой прогноза можно пренебречь. Особый случай — это момент ажиотажного спроса, например, во время эпидемии. По нашему мнению, и здесь применение каких-либо сложных систем прогнозирования нерационально и малоэффективно, так как время и продолжительность эпидемии, а также ее характер нерегулярны. Опытный специалист имеет возможность заблаговременно узнать о предстоящей эпидемии из средств массовой информации и, пользуясь данными за предыдущие годы, предсказать наличие/отсутствие спроса на те или иные препараты.
В качестве платформы построения ПО системы управления запасами можно использовать MS Excel или подобную систему, а вот в качестве модели предлагаем воспользоваться классической системой «Минимум-Максимум». В этой системе заказы производятся только при условии, что запас на складе в этот момент оказался равным или меньше установленного минимального уровня. В случае выдачи запроса на поставку размер ее рассчитывается так, чтобы поставка пополнила запасы до максимального желательного уровня. А значение этого уровня мы получим исходя из «наивного прогноза».
Для успешной работы подобной системы необходимо для каждого товара установить так называемую точку заказа — это количество товара, выраженное в днях продаж, при котором следует делать заказ. Значение точки заказа зависит от частоты поставок, при ежедневных поставках рекомендуется точка заказа для групп товаров АА, АВ, ВА на уровне 3-4 дней. При увеличении
периода поставок значение точки заказа корректируется. Установление значения и корректировку точки заказа для каждой ассортиментной группы можно проводить при обновлении ассортиментной матрицы.
Используя предлагаемую методику управления товарными запасами, можно: выявить стабильно продающиеся в аптеке позиции и, используя эти данные, планировать товарные запасы; гибко и быстро реагировать на изменения предпочтений потребителей; сформировать ассортимент с минимальными финансовыми, трудовыми и временными затратами; снизить риски финансовых потерь, связанных с дефектурой, затоваривани-
ем, потерей потенциальных клиентов, негативным влиянием человеческого фактора; снизить вероятность ошибок при формировании и поддержании ассортимента благодаря стандартизации процессов; обеспечить наличие необходимого клиентам ассортимента аптечных товаров и тем самым способствовать формированию положительного образа аптечной сети у потребителей; оперативно в автоматическом режиме получать запросы на проведение закупки в нужном количестве по всем товарам; снизить потребность в трудовых ресурсах, необходимых для управления запасами; минимизировать оборотные средства, замороженные в запасах.
Литература
1. Аристов В. В. Влияние методики выделения групп и выбора критерия оценки на результаты АВС-анализа ассортимента в аптечных организациях // Сибирский медицинский журнал. 2011. № 6. С. 186-188.
2. Боровинский Д. В. Совершенствование управления ассортиментом и товарными запасами в оптовой торговле: Дисс. ... канд. экон. наук. Красноярск, 2008. 177 с.
3. Грек П., Дунаев В. Двухфакторный ABC-анализ по методике П. В. Грека // Ремедиум. 2007. № 5.
4. Лисовский П. Управленческие перспективы планирования ассортимента в аптечных сетях // Ремедиум. 2010. № 3. С. 44-48
5. Славич-Приступа А. С. Ассортиментная политика прилавочной аптеки // Выбор покупателя. Осень 2012. С. 2-7.
References
1. Aristov V. V. Influence of a technique of allocation of groups and choice of criterion of an assessment on results of ABC-analysis of the assortment in the pharmaceutical organizations // Siberian medical magazine. 2011. N 6. P. 186-188.
2. Borovinsky D. V. Improvement of management of the assortment and commodity stocks in wholesale trade: Dissertation abstract. Krasnoyarsk, 2008. 177 p.
3. Grek P., Dunaev V. The two-factorial ABC-analysis by P. V. Grek technique // Remedium. 2007. N 5.
4. Lisovsky P. Administrative prospects of planning of the assortment in pharmacy networks // Remedium. 2010. N 3. P. 44-48
5. Slavich-Pristupa A. S. Assortment policy of a counter drugstore // Choice of the buyer. Autumn 2012. P. 2-7.
