CC BY
73
Примечания
1. Абрамова, М. Б. Последствия «оптимизации». Шагреневая кожа российских общедоступных библиотек [Электронный ресурс] / М. Б. Аврамова // Центральные библиотеки субъектов РФ : корпоративная полнотекстовая база данных Российской национальной библиотеки : [сайт]. — URL: http://clrf. nlr.ru/analitika/76-posledstviya-optimizatsii (11.03.2013)
2. ГАВО. Ф. Р-3789. Д.3539, 3535, 3669.
3. КПСС в резолюциях и решениях съездов, конференций и пленумов ЦК. — 8-е изд. — Москва, 1978. — Т. 11. — С. 388—393.
4. Руководящие материалы по библиотечному делу : справочник / под ред. В. В. Серова. — Москва : Книга, 1982. — С. 112—116.
5. Чернова, Л. В. Централизация сети государственных массовых библиотек. История, состояние, перспективы : конспект лекций / Л. В. Чернова ; Чуваш. ун-т. — Чебоксары, 2001. — 59 с.
^Нормирование организационного
механизма внедрения инновационных технологий в практику работы библиотек
Ф УДК 025.3/.6 0
Л. В. Новинская
Московский государственный университет культуры и искусств
Рассмотрены организационные вопросы процесса внедрения информационно-коммуникационных технологий в библиотечном деле. Представлена примерная структура проекта внедрения.
Ключевые слова! внедрение, автоматизация, инновация, управление изменениями, методология внедрения, проект внедрения, эффективность.
The article considers the organizational issues of the process of introduction of information-communication technologies in libraries. Approximate structure of the project implementation is presented.
Keywordsi implementation, automation, innovation, change Management, implementation methodology, implementation project; efficiency.
Процесс внедрения автоматизированных средств и технологий является инновационным, «представляет собой подготовку и осуществление инновационных изменений и складывается из взаимосвязанных фаз, образующих единое, комплексное целое» [4, с. 3]. Организационный механизм внедрения инновационных технологий в практику работы библиотек будем рассматривать как совокупность условий, правил, методов и про-
цедур, регламентирующих взаимодействие участников процесса.
Для успешного внедрения автоматизированных технологий (АТ) и автоматизированных информационных систем (АИС) в библиотечную практику обязательными с точки зрения информационного, инновационного и проектного менеджмента являются определённые условия, обеспечивающие оптимальный ход процесса: понимание и
192 1997-0803 ВЕСТНИК МГУКИ 3 (S3) май-июнь 2013 192-196
^ Библиотечно-информационная деятельность
принятие руководством и коллективом целей внедрения; наличие стратегического плана развития библиотеки, ИТ-стратегии библиотеки; реорганизация структуры библиотеки; оптимизация технологических процессов, реинжиниринг; соблюдение норм, правил, принципов теории автоматизации, информационного и инновационного менеджмента, управления изменениями и управления проектами; документированность технологических процессов; наличие обратной связи с конечными пользователями.
Реорганизация структуры библиотеки на этапах анализа и моделирования — болезненное, но необходимое условие внедрения автоматизированных систем. Элементами организационной структуры являются иерархически упорядоченные подразделения учреждения, оргструктура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации и отображается в виде графической схемы. По мнению А.В. Кострова, «если идеологи новой системы упустили из виду необходимость согласования между собой нового решения и организационной структуры предприятия, тут же оказывается, что, несмотря на проведенный системный анализ, какие-то важные требования и пожелания пользователей не учтены в проекте» [8, с. 79—80].
Существенное внимание на этапах анализа и моделирования уделяется оценке технологических связей между отделами библиотеки, ведь данные, получаемые на входе в один из отделов, являются часто результатом работы другого подразделения, от того, как сработала предыдущая группа специалистов, зависит качество работы следующей.
Рассмотрение взаимосвязей структурных подразделений библиотеки и оценка напряженности труда на разных участках технологического цикла неизбежно ведет к изменению структуры учреждения, и приводит оно не только и столько к созданию служб автоматизации библиотечных процессов, сколько к изменению структур традиционных отделов библиотеки.
Так, например, в связи с началом внедре-
ния АТ во Владимирской областной научной библиотеке в 1991 году были реорганизованы два подразделения: отдел комплектования и отдел обработки — в отдел формирования и организации библиотечных фондов. Безусловно, это были непопулярные среди персонала меры. Однако после переходного периода появились и ожидаемые руководством положительные результаты: упростился технологический процесс обработки поступающих изданий за счет улучшения взаимодействия между специалистами одного отдела, существенно увеличилась скорость поступления приобретенного издания на полку отделов обслуживания.
Более того, этот эффект продолжает действовать и в долгосрочной перспективе. В 2002 году Владимирская областная научная библиотека стала каталогизирующей, а впоследствии и опорной библиотекой Центра ЛИБНЕТ. И все 11 лет удерживает лидирующие позиции среди региональных библиотек-участниц Сводного каталога библиотек России по объему закаталогизиро-ванных изданий [1].
В целом, внедрение автоматизированной информационной системы или технологии, как и любое серьезное преобразование в библиотеке, является сложным и ресурсно затратным процессом, имеющим методологию, стратегию и тактику действий. В основе управления проектом внедрения лежит системный анализ. Технологическая деятельность разбивается на отдельные работы, этапы, устанавливаются связи между компонентами. Формируется группа внедрения, определяется методология внедрения, ставятся конкретные цели, задаются сроки, выделяются ресурсы на работы и определяется бюджет проекта. Плановая трудоёмкость работ распределяется по срокам их выполнения, что позволяет обеспечить высокую эффективность управления по производительности, выдерживанию сроков и затрат как при выполнении отдельных работ и этапов, так и проекта в целом [8, с. 78].
Проект внедрения АИС состоит из определенной последовательности действий, це-
ф
Рис. 1. Порядок операций в процессе внедрения АТ/АИС
лесообразность которых неоднократно проверена на практике. Различия в количестве и содержании этапов чаще всего бывают не из-за принципиальных разногласий экспертов, а лишь из-за разной степени детализации работ и их группировки [7, с. 75].
По результатам анализа публикаций [2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9; 10; 11] нами была сформирована модель действий для специалистов библиотек, которую мы представили в виде алгоритма (см. рис. 1) Согласно информационному менеджменту, решение о внедрении руководство организации принимает только после оценки её организационной зрелости, готовности к внедрению АТ и АИС. Для этого широко используется классификация, предложенная в Software Engineering Institute американского университета Карнеги-Меллона [8, с. 28—35].
Определившись с предварительными целями внедрения на этапе принятия решения и объектом внедрения, администрация библиотеки формирует группу внедрения. Самым важным и критическим параметром группы внедрения является не её численность, а ско-ординированность и оперативность действий её членов. Определяется не только состав группы, но и её обязанности и полномочия членов, во избежание дальнейших недоразумений с сотрудниками библиотеки, которые не совсем понимают цели изменений или даже их отвергают.
На группу внедрения возлагается формирование проекта внедрения и его реализация. Одна из самых существенных задач членов этого коллектива — информирование всех сотрудников учреждения о целях и необходимости внедрения АТ/АИС, об изменениях в технологических процессах, о пользе для конкретных сотрудников на конкретных участках работы, о возможных негативных последствиях и методах их устранения.
Свою деятельность группа внедрения начинает с определения целей работ. Внедрение должно быть действительно необходимо. Если же цели не ясны, то лучший выход — отложить подобное мероприятие.
Риски внедрения связаны, как правило,
^ Библиотечно-информационная деятельность
с возможностью увеличения сроков и бюджета. Самый действенный метод снижения рисков — тщательное и подробное обследование и диагностика технологических процессов библиотеки, которые позволят систематизировать и формализовать деятельность учреждения. На этом шаге определяются «узкие места», проблемные участки, тормозящие технологические процессы. О целях и структуре организационно-технологического и экономического анализа работы библиотеки как объекта автоматизации писали Ф.С. Воройский и Я.Л. Шрайберг [11, с. 56—58].
От качества проведенного предпроект-ного обследования зависит и качество работ по внедрению. Например, по результатам анализа состояния фондов и справочно-поискового аппарата (СПА) принимается ряд решений о наиболее эффективном способе ретроконверсии каталогов. При нечеткости данных или их отсутствии может быть разработана технология, которая потребует многократных переделок, дополнительных ресурсов, и процесс перевода СПА в электронный вид затянется на годы.
Стоит обратить внимание, что процессы с №3 по №15 (см. рис. 1) являются составной частью проекта внедрения. Методология внедрения информационных систем является источником информации для разработки иерархической структуры проекта внедрения и иерархической структуры работ проекта [7, с. 27]. Анализ публикаций [2; 3; 5; 6; 7; 8; 9; 10; 11] позволил сформировать структуру проекта внедрения для библиотеки:
1. Цели и задачи автоматизации библиотеки.
2. Предпроектное обследование библиотеки: организационно-технологический и экономический анализ учреждения:
2.1. Структура библиотеки.
2.2. Ресурсы.
2.3. Описание пользователей библиотеки.
2.4. Технологии (общий технологический цикл, по операциям, по подразделениям).
2.5. Оценка напряженности работы на каждом участке в сравнении с другими
участками с указанием объемов.
2.6. Стоимостные показатели библиотечных продуктов и услуг по видам в среднем и на 1 документ, на 1 пользователя, на 1 запрос.
2.7. Ограничения (стандарты, нормативы, регламенты и т.п.).
3. Выбор программно-аппаратных средств для реализации проекта.
4. Выбор АБИС. Обоснование.
5. Моделирование технологического цикла библиотеки при работе в автоматизированном режиме:
5.1. Реструктуризация библиотеки.
5.2. Описание взаимосвязи структурных подразделений.
5.3. Проектирование технологического цикла в целом.
5.4. Разработка схем отдельных процессов.
5.5. Разработка пооперационных карт, инструкций и т.п.
5.6. Оценка напряженности труда на различных участках проектируемого технологического комплекса библиотеки.
6. Выбор критериев эффективности.
7. Выбор стратегий внедрения автоматизированных технологий.
8. Выбор тактик внедрения автоматизированных технологий.
9. Определение критических точек внедрения.
10. Формирование кадровой политики на период внедрения.
10.1. Описание состава и полномочий группы внедрения.
10.2. Обеспечение регулярного информирования сотрудников библиотеки о целях, задачах, содержании и результатах работ по внедрению.
10.3. Создание системы обучения персонала библиотеки.
10.4. Создание мотивации персонала библиотеки.
11. Календарный (детальный) план работ.
12. Бюджет проекта.
13. Планируемая эффективность системы.
В управлении проектами применяется итерационный подход, в котором выполнение работ происходит параллельно с непрерывным анализом полученных результатов в «критических точках» и корректировкой предыдущих этапов работы (см. рис. 1). При этом подходе проект разбивается на итерации и в каж-
дой итерации проходит повторяющийся цикл: планирование — реализация — контроль качества. Таким образом, внедрение никогда не заканчивается, система или технология всё время совершенствуется в процессе эксплуатации вместе с прогрессом информационных технологий и методологии менеджмента.
Примечания
1. Вклад в СКБР библиотек России/ Центр «ЛИБНЕТ» [Электронный ресурс] // Национальный информационно-библиотечный центр ЛИБНЕТ. — Режим доступа: <http://www.nilc.ru/?p=stat>
2. Внедрение ЕИР-систем: эталонный процесс [Электронный ресурс] // CITFOR.UM.-t20—]. — Режим доступа: <http://www.citforum.ru>
3. Грекул, В. И. Управление внедрением информационных систем : учебник / В. И. Грекул, Г. Н. Денищенко, Н. Л. Коровкина. — Москва : Интернет-Университет Информационных Технологий: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2008. — 224 с.
4. Инновационный менеджмент : учебник [Электронный ресурс] / ред. : С. Д. Ильенкова. — Москва : Юнити, 1997. — Режим доступа: <http://sbiblio.com/BIBLIO/archive/ilenkova_innovacionniy/00.aspx>
5. Информационный менеджмент : учебник / ред. : Н. М. Абдикеев. — Москва : ИНФРА-М, 2010. — 400 с.
6. Качанова, Е. Ю. Инновационно-методическая работа библиотек : учебное пособие / Е. Ю. Качанова ; ХГИИК ; науч. ред. А. Н. Ванеев. — Санкт-Петербург : Профессия, 2007. — 336 с.
7. Корпоративные информационные системы: проблем внедрения и использования : монография / Д. А. Градусов, А. В. Шутов, З. В. Туманова, М. А. Шумилина. — Москва : Издательский дом Центросоюза, 2012. — 188 с.
8. Костров, А. В. Информационный менеджмент: оценка уровня информационных систем : монография / А. В. Костров ; Владим. гос. ун-т им. А. Г. и Н. Г. Столетовых. — Владимир : ВлГУ, 2012. — 125 с.
9. Максаков, А. А. Обеспечение качества внедрения автоматизированных систем оперативной обработки информации на среднемасштабных предприятиях [Электронный ресурс] : дис. ... кандидата технических наук / А. А. Максаков. — Москва, 2006. — 219 с. — Режим доступа: <http://www.diss.ru>
10. Редькина, Н. С. Внедрение информационных технологий в библиотеках с учетом оценки их эффективности / Н. С. Редькина // Библиосфера. — 2011. — № 1. — С. 45—52.
11. Шрайберг, Я. Л. Автоматизированные библиотечно-информационные системы России: состояние, выбор, внедрение, развитие / Я. Л. Шрайберг, Ф. Л. Воройский. — Москва : Либерея, 1996. — 272 с.
