CC BY
5Формализация процесса управления проектной деятельностью университета с учетом влияния стейкхолдеров
Стуловский Альберт Евгеньевич
к.э.н., доцент, доцент кафедры теории и систем отраслевого управления РАНХиГС
Пышков Никита Игоревич
аспирант, старший преподаватель кафедры теории и систем отраслевого РАНХиГС, pyshkov-ni@yandex.ru
Проектное управление все больше вторгается в современное состояние управления предприятием. В статье представлено определение проектной деятельности, подходы в данном направлении авторов. Одним из направлений в системе проектного управления выступает организация работы в вузах, где проектный подход позволяет выстроить цепочку последовательных действий по внедрению какого-либо изменения и добиться желаемого результата. В целях исследования проведен анализ внедрения проекта «Бережливое управление», которое сейчас является одним из приоритетных направлений развития вузов Российской Федерации. В целях исследования предложен бизнес-процесс внедрения проекта «Бережливое управление, который позволяет убедиться в рациональности использования бизнес-процессов в учебных заведениях». Однако несовершенство системы менеджмента в современных организациях осложняет эффективность использования бизнес-процессов, в связи с чем предложены рекомендации, направленные на совершенствование проектного управления в университете. Ключевые слова: проектная деятельность, бизнес-процессы, бережливое управление, проектная деятельность в вузах, модель управления, процессы, проекты, «Бережливый вуз», вуз, учебные заведения.
см см о см
о>
О!
^
н
О Ш
т
X
<
т о х
X
Введение
Проектное управление, в настоящее время, является важной составляющей пакета технологий менеджмента учебных заведений. Организация работы посредством бизнес-процессов дает возможность выстроить логическую последовательную цепочку каждого блока работы, что в дальнейшем значительно снижает риски, которые могут возникнуть. В связи с этим принято решение провести исследование в области использования бизнес-процессов при внедрении проекта «Бережливый вуз».
Новизна исследования заключается в том, что внедрение бизнес-процессов в деятельность современных учебных заведений позволит эффективно функционировать вузам и оказывать качественные обучающие услуги с минимальными затратами.
Проектное управление давно стало приоритетным направлением в деятельности многих хозяйствующих субъектов, наравне с количественным, системным и ситуационным подходом[3]. Проектное управление выступает в качестве методологии организации, планирования, руководства и координации на протяжении определенного проектного цикла, для достижения основных показателей и решения поставленных задач. Т.е. проектное управление выступает в качестве отдельных систем по реализации какого-либо проекта. Существуют разные вариации проектной деятельности, представленные авторами в процессе проводимого анализа по теме исследования. С точки зрения О.П. Смирновой, проектное управление выступает в контексте управления важными видами деятельности организации, которые требуют постоянного руководства в условиях строгих ограничений по затратам, срокам и качеству работ [7].
Другая вариация представлена А.А. Дороговцевой, которая позиционирует, что проектная деятельность -это применение определенной методологии, направленное на эффективную реализацию проекта, с учетом существующих рисков и их устранением[5].
Проектное управление рационально использовать при наличии определенных критериев:
1. наличие нового проекта, требующего внедрения;
2. большой объем работы;
3. короткие сроки внедрения;
4. сложность проекта;
5. ошибки влекут большие негативные последствия;
6. большие финансовые затраты на реализацию проекта.
Другими словами проектная деятельность должна применяться там, где внедряется какой-либо процесс, и
требуется специальный подход с использованием различных методологий, которые и позволят достигнуть конечной цели.
Учебные заведения являются крупными организациями, где финансирование чаще всего происходит посредством внешних источников. Внешними источниками могут выступать как федеральные средства, так и иные [4]. Использование проектной деятельности в университете позволяет определить ответственных лиц, выстроить четкий график реализации проекта и составить бюджет необходимый на реализацию данного проекта. На основании вышеизложенного в вузах стала использоваться практика внедрения бизнес-процессов.
Внедрение системы Lean (Бережливое производство) в вузах является одним из приоритетных направлений. Система Lean - это система внедрения бережливого производства и управления [2].
В университетской среде система носит название «Бережливый вуз», которая выступает в контексте инновационной модели управления учебным заведением. Стоит отметить, что проект «Бережливый вуз» встраивается в образовательные программы учебных заведений а также систему управления. Первый проект «Бережливый вуз» был внедрен в МГТУ.
Структура проекта «Бережливый вуз» основана на трех основных составляющих:
1. Люди - студенты и работники учебного заведения.
2. Процессы - оптимизация всех процессов происходящих в учебном заведении.
3. Менеджмент - формирование прочной и эффективной системы менеджмента в учебных заведениях [8].
Проект «Бережливый вуз» включает в себя целый комплекс разделов, среди которых авторы выделяют:
- систему подачи жалоб студентов;
- систему подачи предложений от студентов;
- оптимизация расходов на коммунальные услуги;
- внедрение современных технологий для хранения и обработки данных [2].
Из рисунка следует, что проект содержит все аспекты эффективной деятельности университета. С помощью проекта каждый студент может подать жалобу на педагога, и пресечь неправомерные действия. Также проект раскрывает границы для личного роста студентов, которые могут посредством проекта вносить свои предложения, в том числе и по работе вуза.
Также проект «Бережливый вуз» позволяет выработать алгоритм по снижению расходов на коммунальные услуги. Такой подход открывает возможности для учебных заведения снизить свои затраты, что является одним из приоритетных направлений в работе любого учебного заведения.
Развитие цифровизации является одним из приоритетных направлений развития в Российской Федерации. Внедрение проекта «Бережливый вуз» позволяет сформировать условия для успешного внедрения современных технологий в университеты, и тем самым обеспечить информационную безопасность, что в современном мире является важным аспектом. С целью обмена своим опытом внедрения проекта «Бережливый вуз» в России создана Ассоциация бережливых вызов, где представлен опыт, проблемы и ошибки учебных заведений, внедряющих подобную практику [8].
На основании изучения проблем современного управления высшим учебным заведением, анализа практики внедрения новаций в системе образования и науки, в фокус внимания исследовательской группы попала проблема - как процессный подход позволяет эффективно внедрять проект «Бережливый вуз». На рисунке 1 представлен бизнес-процесс формирования портфеля проектов.
Типовые инструменты и методы управления проектами
Метод управления заинтересованными группами i условиях неопределенности внешней среды
УЗЕЛ: АО ЗАГОЛОВОК:
Формирование устойчивого портфеля проектов
НОМЕР:
Рисунок 1 - Модель процесса «Формирование устойчивого портфеля проектов»
Составлено автором на основании: Дороговцева А. А. Построение бизнес-процессов в разных стратегических типах фирм / А.А. Дороговцева // Экономический вектор. - 2022. - № 1 (28). - С. 29-34.
2 О
м м
Таблица 1
Входы
Инструменты, методы
Управление
CS CS
0
CS
cñ
01
О Ш
m
X
<
m
о
X X
Группа объектов
Выходы
Название объекта Описание
Проектные предложения одно или несколько проектных предложений, внесенных внутренними или внешними стейкхол-дерами с целью включения в портфель проектов.
ОРА Organizational Process Assets (активы процессов организации) - это планы, процессы, политики, процедуры и базы знаний, специфичные для исполняющей организации и используемые ею согласно PMBoK
Стейкхол-деры внутренние и внешние заинтересованные стороны проектов и программ, входящих в состав портфеля или претендующих на включение в него.
РМО Project Management Office (офис управления проектами) - структурное подразделение или внешняя организация, реализующая стратегическое проектное управление, стандартизирует процессы управления проектами, способствует обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами.
Типовые инструменты и методы управления проектами инструменты и методы, рекомендованные PMBoK для использования при управлении определенными процессами.
Метод управления заин-тересо-ванными группами в условиях неопределенности внешней среды. Основанная на методике оценки уровня сбалансированности интересов стейкхолдеров в сфере реализации проектов, модель предлагает подход к повышению эффективности управления стейк-холдерами и проектами КСО в компаниях реального сектора экономики.
Концепция SD Концепция устойчивого развития (Sustainable Development), которая предусматривает три вида эффекта проектов: экономический, экологический и социальный.
Концепция ОРМ Организационное управление проектами (Organizational Project Management), при котором осуществляется интеграция управления портфелями, программами и проектами с организационными инструментами реализации с целью достижения стратегических целей.
Внешнее окружение Факторы внешней среды, которые должны быть учтены при разработке стратегии адаптации к изменениям внешней среды реализации проектов.
Стратегический план организации Документ долгосрочного характера (как правило, с горизонтом планирования от 3 до 5 лет), описывающий главную цель деятельности организации и устанавливающий взаимосвязь между определенными целями и задачами для достижения целей и показателями, посредством которых будут измеряться результаты деятельности. При этом результатом деятельности должно быть устойчивое развитие организации.
Отклоненные проектные предложения Причины, по которым может быть отклонено предложение: 1) при нулевом приоритете типа заявленного проекта в «Рекомендациях РМО по порогу приоритетности по типам проектов»; 2) при несоответствии корпоративному стандарту ведения документации и неустранению замечаний на этапе подготовки проектных заявок к экспертизе; 3) при несоответствии представленного проекта Стратегии организации; 4) при отрицательном решении при экспертизе проектных заявок.
Устойчивый портфель проектов Портфель проектов организации, сбалансированный в соответствии с определенной в Стратегическом плане организации приоритетностью критериев устойчивого развития.
Показатели портфеля проектов Количественные и качественные показатели по трем измерениям критериев устойчивого развития.
Обновленные ОРА Обновленные планы, процессы, политики, процедуры и базы знаний, относящиеся к активам процессов организации (ОРД).
Составлено автором на основании: Шифрин М. Б. Стратегический менеджмент: учебник для вузов / М. Б. Шифрин. -М.: Издательство Юрайт, 2021. С. 187.
Из рисунка следует, что процессное управление в университете позволяет выстроить логическую цепочку внедрения проекта. Такой подход в современных учебных заведениях является рациональным и современным, что соответствует современным этапам развития. Типовое описание внедрения проекта представлено в таблице 1.
Однако внедрение бизнес-процессов в деятельность университета осложняется рядом проблем, из числа которых можно выделить:
1. неправильное использование и моделирование бизнес-процессов в вузе;
2. неверный выбор техник, направленных на оптимизацию бизнес-процессов;
3. сложность при внедрении в связи с недостатком ресурсов;
4. отсутствие достаточного финансирования на внедрение бизнес-процессов [5].
Данная статистика вызвана рядом причин, и первой выступает не эффективное развитие системы менеджмента в учебных заведениях. Данное направление в нашей стране еще находится на стадии становления, что и влечет за собой другие сопутствующие причины.
Для решения существующих проблем, необходимо на первоначальном этапе внедрять современные инструменты менеджмента. Такой подход позволит внедрять бизнес-процессы с минимальными рисками. Также стоит отметить, что со стороны государства должна оказываться поддержка в виде финансирования, что позволит выделить средства на внедрение проектного управления в современных учебных заведениях. Коммерческим учебным заведениям необходимо планировать бюджет затрат на внедрение бизнес-процессов, такой подход откроет возможности вывести учебное заведение на более современный уровень и повысить престиж.
Также в рамках повышения эффективности внедрения бизнес-процессов необходимо расширять штат сотрудников универститета, и открывать штатную единицу по стратегическому управлению и планированию. Наличие в штате сотрудников необходимой квалификации позволит более тщательно развивать исследуемую тему.
Выводы
В заключение исследования стоит отметить, что проектное управление учебных заведений должно в современном обществе быть одним из основных направлений. Сегодня широко распространена практика внедрения проектов «Бережливый ВУЗ». Для того, чтобы ВУЗАМ было проще внедрять проект «Бережливый ВУЗ» предложен бизнес-процесс и этапы его внедрения. Такой подход позволит минимизировать риски, обучить сотрудников учебных заведений и осуществить эффективный запуск.
В результате исследования выявлено, что внедрение бизнес-процессов осложняется рядом проблем. Основной проблемой выступает низкий уровень развития системы менеджмента, в связи с чем используемые модели и инструменты при внедрении бизнес-процессов не приносят желаемого результата. Для решения существующих проблем предложено:
1. совершенствовать систему менеджмента в вузах;
2. вовлечь государственный сектор управления в систему развития учебных заведений;
«
3. коммерческим учебным заведениям планировать бюджет затрат с учетом расходов на внедрение бизнес-процессов;
4. открыть штатную единицу по стратегическому управлению в учебных заведениях.
Предполагается, что предложенные рекомендации будут способствовать совершенствованию исследуемого вопроса, а развитие практики внедрения бизнес-процессов в учебных заведениях повысит качество управления вузами и их престиж.
Литература
1. Авдеева Е.С. Особенности поведения студентов в условиях цифровой экономики и инновационной активности / Е.С. Авдеева // Вестник Поволжского института управления. - 2022. - № 3. - С. 50-57.
2. Аджиенко В.Л. Бережливый ВУЗ - инновационная модель управления университетом / В.Л. Аджиенко // Новые технологии. - 2021. - № 2. - С. 111-120.
3. Быкова А.В. Инновации в бизнес-процессах / А.В. Быкова // Россия: тенденции и перспективы развития. -2022. - № 1. - С. 617-619.
4. Ботирова Н.К. Совершенствование информационной образовательной среды для формирования профессиональных навыков обучающихся в системе профессионального образования / Н.К. Ботирова // Технические науки. - 2022. - № 2 (95). - С. 1-3.
5. Дороговцева А.А. Построение бизнес-процессов в разных стратегических типах фирм / А.А. Дороговцева // Экономический вектор. - 2022. - № 1 (28). - С. 29-34.
6. Попов С. А. Стратегический менеджмент: актуальный курс: учебник для вузов / С. А. Попов.- М.: Издательство Юрайт, 2021. - 481 с.
7. Смирнова О.П. Методические подходы к управлению инновационными бизнес-процессами в промышленности. / О.П. Смирнова // Всероссийский журнал. - 2022 . - № 48(1). - С. 292-302.
8. Спиридонова Е.В. Студенческие Lean-клубы: источники непрерывных улучшений деятельности ВУЗА / Е.В. Спиридонова // Идеи и идеалы. - 2022. - № 2. - С. 453-468.
9. Тебекин А. В. Стратегический менеджмент: учебник для вузов / А. В. Тебекин. - М.: Издательство Юрайт, 2021. - 333 с.
10. Шифрин М. Б. Стратегический менеджмент: учебник для вузов / М. Б. Шифрин. - М.: Издательство Юрайт, 2021. - 321 с.
11. Челомбитко А.Н. Влияние бережливого производства на основные результаты деятельности ВУЗОВ / А.Н. Челомбитко // Университетское управление. - 2020. - № 1. - С. 144-149.
Formalization of the university project management process, taking into
account the influence of stakeholders Stulovsky A.E., Pyshkov N.I. RANEPA
JEL classification: B00, D20, E22, E44, L23, L51, L52, M11, M20, M30, Z33
Project management is increasingly intruding into the current state of enterprise management. The article presents the definition of project activity, the authors' approaches in this direction. One of the directions in the project management system is the organization of work in universities, where the project approach allows you to build a chain of sequential actions to implement a project and achieve the desired result. For the purposes of the study, the analysis of the implementation of the project "Lean Management", which is now one of the priority directions of the development of universities in the Russian Federation, was carried out. For the purpose of the study, the business process of implementing the project "Lean Management, which allows you to verify the rationality of using business processes in educational institutions" is proposed. However, the imperfection of the management system in modern organizations complicates the effectiveness of the use of business processes, and therefore recommendations aimed at improving project management in universities are proposed. Keywords: project activities, business processes, lean management, project activities in universities, management model, processes, projects, «Lean University», university, educational institutions. References
1. Avdeeva E.S. Peculiarities of student behavior in the conditions of digital
economy and innovation activity / E.S. Avdeeva // Bulletin of the Volga Institute of Management. - 2022. - No. 3. - P. 50-57.
2. Adzhienko V.L. Thrifty University - an innovative model of university
management / V.L. Adzhienko // New technologies. - 2021. - No. 2. - P. 111-120.
3. Bykova A.V. Innovations in business processes / A.V. Bykova // Russia:
trends and development prospects. - 2022. - No. 1. - P. 617-619.
4. Botirova N.K. Improving the information educational environment for the
formation of professional skills of students in the system of vocational education / N.K. Botirova // Technical sciences. - 2022. - No. 2 (95). - P. 1-3.
5. Dorogovtseva A.A. Construction of business processes in different
strategic types of firms / A.A. Dorogovtseva // Economic vector. - 2022. -No. 1 (28). - S. 29-34.
6. Popov S. A. Strategic management: an actual course: a textbook for
universities / S. A. Popov. - M .: Yurayt Publishing House, 2021. - 481 p.
7. Smirnova O.P. Methodical approaches to the management of innovative
business processes in industry. / O.P. Smirnova // All-Russian magazine. - 2022 . - No. 48(1). - S. 292-302.
8. Spiridonova E.V. Student Lean-clubs: sources of continuous improvements
in the activities of the university / E.V. Spiridonova // Ideas and ideals. -2022. - No. 2. - P. 453-468.
9. Tebekin A. V. Strategic management: a textbook for universities / A. V.
Tebekin. - M .: Yurait Publishing House, 2021. - 333 p.
10. Shifrin M. B. Strategic management: a textbook for universities / M. B. Shifrin. - M.: Yurayt Publishing House, 2021. - 321 p.
11. Chelombitko A.N. Influence of lean production on the main results of the activities of universities / A.N. Chelombitko // University management. -2020. - No. 1. - P. 144-149.
X X
о го А с.
X
го m
о
W
2 О M
to
