CC BY
91
Екатерина Владимировна Ценина - кандидат экономических наук, доцент, доцент кафедры предпринимательства и логистики Российского экономического университета имени Г.В. Плеханова (г. Москва)
Татьяна Тихоновна Ценина - кандидат экономических наук, доцент, доцент кафедры логистики и управления цепями поставок Санкт-Петербургского государственного экономического университета
ФОРМАЛИЗАЦИЯ ФАКТОРОВ ВОЗНИКНОВЕНИЯ РИСКОВ В ЛОГИСТИКЕ СНАБЖЕНИЯ
Аннотация. Системное управление рисками на предприятии обеспечивает его более эффективную и безопасную деятельность. Удобнее всего систематизировать этот процесс, создав реестр рисков, который следует обновлять с периодичностью, например, раз в полгода. Рекламации можно использовать в качестве статистического источника информации о реализовавшихся рисковых событиях. В рамках данной статьи рассматривается формализация рисковых событий на примере логистики снабжения торгового предприятия.
Ключевые слова. Риски логистики, риски снабжения, риски закупок, рекламации, системное управление рисками.
Tsenina E.V., Tsenina T.T.
FORMALIZATION OF RISK FACTORS IN PROCUREMENT LOGISTICS
Abstract. Systematic risk management at the enterprise ensures its more efficient and safe operation. It is most convenient to systematize this process by creating a risk profile that should be updated periodically,
ГРНТИ 81.88.75
© Ценина Е.В., Ценина Т.Т., 2020
Контактные данные для связи с авторами (Ценина Т.Т.): 191023, Санкт-Петербург, Садовая ул., д. 21 (Russia, St. Petersburg, Sadovaya str., 21). Тел.: 8 (911) 280-17-95. E-mail: cakie@yandex.ru. Статья поступила в редакцию 15.02.2020.
for example, every six months. Claim letters can be used as a statistical source of information about realized risk events. In this article, we consider the formalization of risk events on the example of procurement logistics at commercial enterprise.
Keywords. Logistics risks, procurement risks, supply risks, claim letters, systematic risk management
Введение
Управление рисками требует системного подхода, который подразумевает создание реестра или базы данных рисков на предприятии, которые включали бы в себя перечень идентифицированных рисковых событий с указанием причин и вероятности их возникновения, применяемые методы оценки риска, последствия их реализации и меры по предупреждению, снижению и обработке риска. Очень важным параметром при заполнении реестра рисков предприятия является причина (фактор) возникновения рисков, так как максимальное количество ресурсов по управлению рисками должно быть направлено на работу с источниками их возникновения, а не на борьбу с последствиями их реализации. Материалы и методы
Для разработки реестра рисков можно воспользоваться подходящим стандартом, например, Национальным Стандартом РФ ГОСТ Р 51901.22-2012 «Менеджмент риска. Реестр риска. Правила построения» [1] или COSO «Управление рисками организации. Интеграция со стратегией и эффективностью деятельности» (COSO ERM) 2017 г. [2]. Однако, наполнение реестра и поиск статистики по рисковым событиям вызывает затруднения у предприятия, которое только начинает систематизировать у себя процесс управления рисками.
В этом случае очень эффективно использовать рекламации в качестве источника информации о реализовавшихся рисковых событиях. При наступлении любого рискового события, сотрудник, обнаруживший проблему, создает в ERP-системе предприятия («1С», SAP, Microsoft Dynamics 365, Oracle или др.) документ «Рекламация», который далее поступает в обработку к сотрудникам Отдела по работе с рекламациями. Как правило, документ рекламации содержит следующие поля: «номер», «дата создания», «тип рекламации» (клиентская/внутренняя), «подразделение», «территория/склад», «тип ошибки», «содержание», «пожелания по исправлению» и «автор ошибки».
При несоблюдении договорных обязательств организация имеет право выставить своему партнёру претензию. Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению (Приказ Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н) для учета расчетов по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам используется счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям» [7]. Результаты и обсуждение
Рассмотрим формализацию рисковых событий на примере логистики снабжения торгового предприятия. Рисковые события, которые наступили из-за ошибок сотрудников, занимающихся снабжением, или из-за ошибок поставщиков следует регистрировать в рекламациях с указанием в поле «подразделение» - «Поставки (или снабжение)». В поле «тип ошибки» следует отражать реализовавшиеся рисковые события. Когда рекламаций накапливается достаточно много (период от 6 месяцев), то их можно добавлять в созданный реестр рисков и начинать анализировать.
Так, например, типичными рисковыми событиями в сфере логистики снабжения оптового торгового строительного предприятия являются: брак при поставке, скрытый дефект (брак), истек срок годности товара, претензия поставщику по упаковке или погрузке, претензия поставщику по количеству товара, несоответствие количества в закрытой упаковке, задержка поставки на склад предприятия, задержка автомобиля предприятия на складе поставщика, дефицит, ограничение емкости склада.
Если учитывать прямые поставки клиентам оптового торгового предприятия в работе отдела снабжения, то в данный перечень можно еще добавить: ошибка при прямой поставке клиенту предприятия, претензия клиента предприятия по качеству товара, претензия клиента предприятия по сроку поставки. В этом случае следует рассмотреть целесообразность создания распределительного центра
предприятия для обеспечения более высокого уровня дисциплины поставок (по срокам и количеству) клиентам, таким образом, распределительный центр может стать буфером при некачественном выполнении своих обязательств поставщиками [5, с. 3459].
Наиболее часто встречающиеся, т.е. наиболее вероятные, рисковые события в снабжении это -риск возможного брака при поставке, риск неверного количества товара и риск срыва сроков поставки. При наличии рекламаций вероятность возникновения рискового события можно рассчитать, как отношение количества рекламаций по данному типу рискового события за определенный период времени к количеству поставок. Очевидно, чем больше рисковых событий удастся выявить, тем более полным будет реестр рисков, тем точнее удастся в дальнейшем выбрать метод управления каждым из рисковых событий и тем эффективнее в итоге будет деятельность предприятия.
Подчеркнем, что лучше не знать, к какому типу ошибки отнести рисковое событие, чем совсем не зафиксировать его. Для этого, наряду с типичными и наиболее вероятными рисковыми событиями, можно добавить «прочие неклассифицированные ошибки» и включить туда такие рисковые события как: заказан некорректный товар, поставщик прислал некорректный товар, заказан неправильный тип автомобиля, несвоевременное информирование об изменении цен поставщика и др. Издержки по таким «прочим неклассифицированным ошибкам» могут составлять до 15% среди общих издержек по реализовавшимся рискам в логистике снабжения.
Таким образом, начинается заполнение реестра путем составления перечня рисковых событий с указанием вероятности наступления, причин возникновения и последствий реализации каждого из них. При этом причины возникновения рисков можно для удобства разделить на внутренние и внешние с точки зрения предприятия:
1. Внутренние причины или факторы возникновения рисков в логистике снабжения в основном включают в себя: невнимательность, халатность персонала, задействованного в логистике снабжения; некомпетентность и непрофессионализм персонала, задействованного в логистике снабжения; недостатки системы обмена информацией между отделами внутри предприятия; сбои в информационной системе;
2. К внешним факторам можно отнести: повреждения товара при перевозке; некорректность действий или ошибки поставщика; некачественный товар; форс-мажорные обстоятельства; дорожные ситуации (предпосылки аварий); отсутствие товара у поставщика; поломка оборудования поставщика; неблагоприятные изменения в законодательстве; несвоевременность информирования со стороны поставщика; задержка товара на таможне; очереди на складах поставщиков; невозможность найти своевременно автомобиль необходимого типа.
Как можно увидеть из перечней причин возникновения рисков, количество внешних факторов возникновения рисков в логистике снабжения значительно превышает количество внутренних факторов. Кроме того, факторы сами, в свою очередь, являются рисковыми событиями. Факторы и риски будут образовывать бесконечную цепочку. Риск «отсутствие товара у поставщика» может быть определен и как рисковое событие, и как фактор возникновения для другого риска. Для того, чтобы правильно определить риск, важно понимать цель, для которой это делается - выбор метода управления. Если, определив риск «отсутствие товара у поставщика», предприятие сумеет организовать бесперебойное снабжение, это будет эффективно вне зависимости от того, как этот риск назвать. В таблице представлены рисковые события с указанием причин их возникновения и влияния.
По причине невнимательности, халатности персонала, задействованного в логистике снабжения, специалист по закупкам может разместить заказ на некорректный товар, неправильно указать количество или не разместить заказ в необходимый срок. От этого может возникнуть риск нарушения сроков поставки, а также риск дополнительных затрат на возврат и обмен товара, либо на хранение низко-оборачиваемого товара, не включенного в складской ассортимент предприятия. Некомпетентность и непрофессионализм персонала организации, задействованного в логистике снабжения, может привести, в том числе, к риску неграмотного выбора поставщиков. От выбора поставщиков зависит надежность поставок, качество и закупочная цена товаров. В случае неграмотного выбора могут возникать или увеличиваться любые виды рисков в логистике снабжения.
Далее рассмотрим фактор неудовлетворительного обмена информацией между отделами внутри предприятия. Если информация не будет вовремя получена, могут возникнуть ситуации, когда клиент
отказывается от товара, а специалист по закупкам не успевает отменить заказ у поставщика, или возникает риск истечения срока годности, если о приближении такого момента своевременно не была получена информация, и не были приняты соответствующие меры. Данный фактор риска становится особенно критичным, так как сейчас информационный поток, формируемый методами обработки потоковых данных под конкретные задачи управления по запросам лиц, принимающих решения, становится не просто адресным, а клиентоориентированным. Важным организационным условием реализации интересов пользователей информации, ответственных за принятие логистических решений, становится обеспечение интеграции разрозненных каналов коммуникации в единую технологическую систему [6].
Для определения последствий (влияния) рискового события целесообразно использовать среднюю величину издержек, связанных с его реализацией. Можно учитывать среднюю величину издержек, зарегистрированных в системе, и среднюю величину издержек по экспертной оценке (особенно если учет издержек в системе налажен недостаточно хорошо, поэтому картина по учтенным издержкам может быть не вполне объективной). Следует отметить, что каждый из отделов предприятия может иметь собственную информационную систему, которая будет оптимизирована с учетом особенностей его работы. БКР-система соединяет все эти локальные информационные системы в рамках одной интегрированной компьютерной программы. При этом программа работает с единой базой данных, поэтому все отделы предприятия могут легко обмениваться информацией и взаимодействовать друг с другом [3].
Для ранжирования рисков по степени их тяжести или опасности следует учитывать соотношение оценки последствий и вероятности каждого из них. Оценивать вероятность наступления рисковых событий в данной сфере можно следующим образом: 0-0,01 - низкая вероятность; 0,01-0,04 - допустимая вероятность; 0,04-0,1 - повышенная вероятность; 0,1-1 - высокая вероятность. Оценивать влияние рисков можно, используя градацию в зависимости от доходов предприятия. Например, если издержки по реализовавшимся рискам на предприятии составляют около 5% чистой прибыли предприятия, то можно ранжировать риски по степени влияния следующим образом: издержки менее 1% чистой прибыли - низкое влияние; издержки от 1% до 3% чистой прибыли - среднее влияние; издержки более 3% чистой прибыли - высокое влияние. Таким образом, опасные (тяжелые) риски -это риски с высоким влиянием (вне зависимости от того, какова оценка вероятности события), а также риски со средним влиянием и высокой вероятностью.
Таблица
Взаимосвязь рисковых событий и факторов возникновения рисков
Причины рискового события Рисковое событие Влияние рискового события
Недостатки системы обмена информацией между отделами внутри предприятия Несвоевременное информирование о состоянии заказов или о состоянии товара на складе Появление низкооборачиваемого товара на складах, истечение срока годности товара
Сбои в информационной системе Ошибки в документообороте Простои автомобилей на складе поставщика, различные штрафы со стороны налоговых и прочих контролирующих органов
Ошибки поставщика, повреждение товара при перевозке Брак Дополнительные издержки по довозу и обмену товара, недовольство клиентов
Некорректность действий или ошибки поставщика. Ошибка сотрудника отдела закупки предприятия Претензии по количеству товара или отгрузка неправильного товара Дополнительные издержки по довозу и обмену товара или по выплате пени, недовольство клиентов
Ошибки поставщика. Повреждение товара при перевозке Претензии по качеству товара Дополнительные издержки по довозу и обмену товара, недовольство клиентов
Отсутствие товара у поставщика. Поломка оборудования поставщика. Форс-мажорные обстоятельства. Задержки товара на таможне Нарушение сроков поставки Необходимость выплаты пени клиенту, недовольство клиентов
Окончание табл.
Причины рискового события Рисковое событие Влияние рискового события
Неблагоприятные изменения в законодательстве Сложности с доставкой товаров, уязвимость предприятия перед клиентом в случае претензий и т.д. Дополнительные издержки, зависящие от конкретных изменений
Несвоевременность информирования со стороны поставщика Продажа товаров себе в убыток в случае несвоевременного информирования об изменении цен Издержки и неполученная выгода при продаже товаров
Очереди на складах поставщиков Возникновение простоя автомобилей Оплата простоя транспортной компании
Невозможность найти своевременно автомобиль необходимого типа Необходимость доставки автомобилем большего объема и грузоподъемности или нарушение сроков поставки Дополнительные издержки на транспортировку или по выплате пени
Составлено авторами.
Выявление опасных рисков приоритизирует риски. Для наиболее частых рисков совмещение влияния и вероятности их возникновения выглядит следующим образом:
• риск возможного брака при поставке - высокое влияние и высокая вероятность ^ опасный,
• риск неверного количества товара - низкое влияние и высокая вероятность ^ средний риск,
• риск срыва сроков поставки - среднее влияние и высокая вероятность ^ опасный.
Меры по управлению должны быть подобраны для всех рисковых событий, но в рамках данной статьи остановимся только на приоритетных.
Брак является наиболее опасным рисковым событием. При выявлении брака ещё на складе предприятия, проблему стоит решить силами поставщика, по возможности не доводя ее разрешение до участия клиента. При выявлении брака клиентом по согласованию с ним продукция либо заменяется, либо выплачивается компенсация. Если брак был скрытым, и товар успели смонтировать до его обнаружения, может также понадобиться компенсация работ по монтажу и демонтажу. Компенсация может быть сделана в виде скидки по счёту, в виде денежной выплата или в виде скидки на будущий счет. В случае замены продукции компенсация может производиться на складе предприятия или на объекте у клиента с бесплатной доставкой - в зависимости от ситуации.
Так как в случаях реализации данного риска его основной причиной являются ошибки поставщика, а доля данных издержек велика, наилучшим методом управления данным типом риска будет являться передача рисков другому хозяйствующему субъекту, то есть поставщику. Для этого в договоре с поставщиком должны быть четко прописаны действия контрагентов в случае обнаружения брака, и закреплена необходимость возмещения издержек по браку поставщиком.
Еще один опасный риск - нарушение сроков поставки. Здесь может быть два источника возникновения подобной ошибки, и, соответственно, два метода управления рисками. В случае нарушения сроков поставки по вине поставщика, следует использовать передачу рисков другому хозяйствующему субъекту, то есть поставщику, что обязательно необходимо закрепить в договоре. В случае нарушений сроков поставки как следствие ошибок специалиста по закупкам, следует использовать принятие риска.
Существуют разные подходы к планированию бюджета на рекламационные события. Подразделения могут планировать бюджет на рекламационные события отдельно или у подразделений издержки по рекламациям становятся частью текущих расходов. Кроме того, специалисты по закупкам должны нести персональную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, что может быть отображено в должностной инструкции. Можно использовать систему КР1, которая дает возможность не только оценивать изменения показателей бизнес-процесса снабжения, их влияние на реализацию стратегии снабжения, но и позволяет производить анализ трудовой деятельности сотрудников отдела снабжения предприятия, вести учет поставок продукции несоответствующего качества [4].
Существенным риском являются ошибки по количеству товара. Здесь также может быть два источника возникновения подобной ошибки, и, соответственно, два метода управления рисками. В случае нарушения объема по вине поставщика, следует использовать передачу рисков другому хозяйствующему субъекту, то есть поставщику, что обязательно необходимо закрепить в договоре. Поставщику следует осуществлять доставку самостоятельно или компенсировать доставку предприятию. Можно предусмотреть дополнительные компенсации из расчета покрытия убытка предприятия, возникшего из-за недостаточного количества товара в нужный срок. В случае нарушений сроков поставки вследствие ошибок специалиста по закупкам, следует использовать принятие риска. Кроме того, данный риск связан с нестабильностью потребления. Чем выше перепады потребления, тем большая гибкость требуется от поставщика и тем выше риск не получить требуемое количество продукции в нужное время.
Как видно из представленных рассуждений, меры по управлению рисками направлены на причины (факторы) возникновения риска: закрепление определенных мер в договоре может сделать поставщика более ответственным по этим уязвимым пунктам, что приведет к снижению реализации рисковых событий. Предприятие, конечно, будет нести определенные издержки на управление рисками, но даже с их учетом, можно сократить издержки предприятия по рискам в логистике снабжения примерно на 80%, что позволит экономить значительные суммы, даже если издержки по реализовавшимся рискам на предприятии составляют относительно небольшую долю от чистой прибыли предприятия. Заключение
Для системного управления рисками необходимо фиксировать ошибки и сбои в работе предприятия, продумывать, какие еще риски могут реализоваться. Фиксировать рисковые события удобнее всего в реестре рисков, созданном на основе существующего стандарта, отражая в нем вероятности, причины возникновения и влияние каждого рискового события. Рекламации можно использовать в качестве статистического источника информации о реализовавшихся рисковых событиях. На некоторых предприятиях подразделения планируют бюджет на рекламационные события отдельно, у других издержки по рекламациям становятся частью текущих расходов. Необходимо разрабатывать инструменты для качественного учета всех рекламационных издержек.
Большинство факторов возникновения рисков в логистике снабжения являются внешними. Как правило, издержки по реализовавшимся рискам в логистике снабжения составляют сравнительно небольшую долю в издержках предприятия, однако среди издержек по реализовавшимся рискам являются значимой величиной. Для ранжирования рисков по степени их тяжести или опасности следует учитывать соотношение оценки последствий и вероятности каждого из них. Выявление опасных рисков приоритизирует риски.
Наиболее существенные риски в логистике снабжения: риск возможного брака при поставке, риск неверного количества товара, риск срыва сроков поставки. Наиболее опасные риски в логистике снабжения можно передать или частично передать поставщикам, некоторые из остальных можно сократить, а для оставшихся следует использовать принятие рисков. Меры по управлению должны быть подобраны для всех рисковых событий, отраженных в реестре.
ЛИТЕРАТУРА
1. Национальный Стандарт РФ ГОСТ Р 51901.22-2012 «Менеджмент риска. Реестр риска. Правила построения». [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://base.garant.ru/71407498/ (дата обращения 13.02.2020 г.).
2. Концептуальные основы управления рисками COSO ERM 2017 «Управление рисками организации. Интеграция со стратегией и эффективностью деятельности» (COSO ERM) 2017. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://www.coso.org/documents/2017-coso-erm-integrating-with-strategy-and-performance-executive-summa-ry.pdf (дата обращения 13.02.2020)
3. Гарнов А.П. Инструментарий логистики: монография / А.П. Гарнов, Н.С. Киреева. - 2-е изд., перераб. и доп. -М.: ИНФРА-М, 2020. - 142 с. - (Научная мысль).
4. Гвилия Н.А., Ценина Е.В. Формирование системы ключевых показателей эффективности управления логистикой закупок корпорации и ее поставщиками // Проблемы современной экономики. 2017. № 1 (61). С. 97-100.
5. Слепенкова Е.В., Муртузалиева Т.В., Сейфуллаева М.Э. Оптимизация цепи поставок продукции через сеть распределительных центров // Российское предпринимательство. 2018. Т. 19. № 11. С. 3449-3462.
6. Щербаков В.В., Силкина Г.Ю. Омниканальные инфокоммуникации и потоковые данные в логистике // Логистика - евразийский мост: Материалы XIV Международной научно-практической конференции, 24-29 апреля 2019 г. - Красноярск Красноярск, Абакан, Кызыл: Красноярский государственный аграрный университет, Международный Институт Логистики (Словения) [и др.], 2019. - 514 с., С. 398-402.
7. Отражение претензии в бухгалтерском учете: проводки. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://glavkniga.ru/situations/k503391 (дата обращения 14.02.2020 г.).
