CC BY
10
кумулятивных эффектов насильственных видеоигр на враждебные ожидания и агрессивное поведение. J Exp Soc Psychol . 2013 ; 49 ( 2 ): 224 - 227.
Бабаскина О.В. главный государственный таможенный инспектор Курской таможни
доцент
кафедра таможенного дела и мировой экономики
Солодухина О.И. аспирант, преподаватель кафедра таможенного дела и мировой экономики
Старых С.А. аспирант, преподаватель кафедра таможенного дела и мировой экономики Юго-Западный государственный университет
Россия, г. Курск ЭВОЛЮЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В статье рассмотрены основные проблемные вопросы, возникающие при внедрении электронного документооборота. Особое внимание уделено этапам введения стандартов России в проблемной области.
Ключевые слова: электронный документооборот, электронный документ, системы электронного документооборота, СЭД.
Babaskina O. V., chief state customs inspector of the Kursk customs associate Professor of the Department of customs Affairs and the global
economy
South-West state University Russia, Kursk Solodukhina O. I., postgraduate student teacher the Department of customs Affairs and the global economy
South-West state University Russia, Kursk Staryh S.A., postgraduate student teacher the Department of customs Affairs and the global economy
South-West state University Russia, Kursk EVOLUTION OF ELECTRONIC DOCUMENT IMPLEMENTATION The major issues arising from the introduction of electronic documents are described in the article. Particular attention is paid to the stages of the introduction of Russian standards in the problem area.
Keywords: electronic document management, electronic document, electronic document management system, SED.
Компьютеризация различных направлений деятельности существенно облегчает процессы поиска и хранения информации по конкретному вопросу. Не менее существенной является возможность практически мгновенного обмена информацией между удаленными объектами благодаря использованию потенциала информационно-технических средств связи для приема-передачи информации. Всё это послужило базой для проектирования и создания систем электронного документооборота (СЭД).
Первыми использовать технологии, позволяющие перейти к безбумажному документообороту, решились коммерческие организации с достаточно молодыми руководителями, активно использующими современные средства информатизации. При этом оказалось, что использование документооборота исключительно в электронном (безбумажном) виде было возможно практически только внутри конкретной организации, т.к. неизбежно возникала необходимость в бумажных документах при взаимодействии с внешними партнёрами.
Постепенно к активному использованию СЭД приходят не только коммерческие организации, но и различные государственные структуры.
Наиболее важными и очевидными плюсами использования СЭД в деятельности организаций являются следующие факторы:
- удобство и быстрота поиска необходимых сведений и документов;
- значительное сокращение времени движения документа от руководителя высшего звена к конечному исполнителю, либо от отправителя документа к адресату, которому он необходим;
- минимизация количества хранимых бумажных документов;
- оптимизация площадей, используемых под документальные архивы;
- прозрачность движения документа и резолюций на нём по вертикали;
- автоматизация контроля исполнения документов; и т.д.
В связи с тем, что данное направление ведения документооборота в различных организациях становится всё более распространенным, возникла насущная необходимость по решению задач, связанных со стандартизацией данного направления.
В 2010 г. Приказом Росстандарта от 26.10.2010 № 327-ст был утверждён и с 1 августа 2011 г. введен в действие «ГОСТ Р 53898-2010. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению», устанавливающий «формат, состав и содержание электронного сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления документами» [1, 2]. ГОСТ Р 53898-2010 действовал до 1 января 2014 г. Это был первый стандартизированный документ, в наименовании которого появился термин «системы
электронного документооборота». Указанный выше Стандарт определил состав и структуру электронного сообщения в формате XML-документа. Учитывая многофункциональность использования XML-документов при ведении электронного документооборота, факт принятия указанного Стандарта являлся весьма важным. Кроме того, в ГОСТ Р 53898-2010 была регламентирована его связь с иными правовыми актами, в том числе, определяющими порядок использования цифровой подписи.
К сожалению, составители рассмотренного выше ГОСТа не учли темпов развития технологий в информационно-компьютерной сфере, в связи с чем, в достаточно короткие сроки потребовался пересмотр его положений. На смену рассмотренного выше Национального стандарта, учитывая современные реалии, с 01.01.2014 г. был введен в действие новый «ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» [2], утвержденный Приказом Росстандарта от 08.11.2013 № 1465-ст и регламентирующий основные положения в области ведения электронного документооборота.
Положения ГОСТ Р 53898-2013 содержат рекомендации по практике электронного хранения деловой и иной информации в электронной форме. Необходимо отметить, что выполнение этих рекомендаций может быть полезно для применения электронного документооборота в любой организации. Кроме того, их реализация во многих случаях может послужить положительным моментом при оспаривании достоверности хранимой информации. Однако, соблюдение всех рекомендаций, данных в Стандарте, не обеспечивает автоматической приемлемости электронной информации в качестве доказательств в суде [2]. При необходимости использования хранимой электронной информации в суде в качестве доказательств требуется согласовать законодательную допустимость применения таких данных с профессиональными юристами.
В настоящее время формулировки данного национального стандарта позволяют расширять обусловленные им дефиниции, кроме того, здесь широко представлены источники электронной информации и предусмотрено их растущее многообразие, в чем состоит положительное отличие его от предшественника.
Сегодня именного этот документ лежит в основе проектирования и использования систем электронного документооборота в Российской Федерации.
Необходимо отметить, что ГОСТ Р 53898-2013 предполагает достаточно широкое толкование некоторых положений, связанных с ведением СЭД, что позволяет не только жестко придерживаться установленных им правил, но и расширять используемые средства его осуществления.
Не менее важным для электронного ведения документооборота
является утвержденный Приказом Росстандарта от 18.10.2011 № 466-ст «ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности», который «описывает порядок внедрения и эксплуатации систем управления информацией и документами, которые могут рассматриваться как надежно, заслуживающим доверия образом хранящие электронную информацию» [2, 3]. Применение ГОСТ Р 54471-2011/IS0/TR 15801:2009 универсально для любой организации, «которая использует систему управления информацией для сохранения во времени аутентичной, надежной и пригодной к использованию/читаемой электронной информации» [3, 2]. Особенность рассматриваемого Стандарта - это возможность его использования для «доказательства того, что с момента сохранения информации в системе выдаваемая системой информация будет верным и точным воспроизведением оригинала» [3, 2], не смотря на то, что его положения «не охватывают процессы, используемые для оценки аутентичности информации до ее сохранения либо импорта в систему» [3, 2].
Таким образом, основные задачи по стандартизации положений, касающихся построения систем электронного документооборота, технических требований к формату используемых в них сообщений, управлению документацией, а также рекомендаций по обеспечению достоверности и надежности информации, хранимой в электронном виде, в настоящее время выполнены в достаточной степени.
Использованные источники:
1. «ГОСТ Р 53898-2010. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 26.10.2010 № 327-ст) - утратил силу с 1 сентября 2014 года в связи с изданием Приказа Росстандарта от 08.11.2013 № 1465-ст // http://www.consultant.ru
2. «ГОСТ Р 53898-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 08.11.2013 № 1465-ст) // http: // www.consultant.ru.
3. «ГОСТ Р 54471-2011/IS0/TR 15801:2009. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности» (утв. и введен в действие Приказом Росстандарта от 18.10.2011 N 466-ст) - утратил силу с 1 сентября 2014 года в связи с изданием Приказа Росстандарта от 08.11.2013 № 1465-ст// http: // www.consultant.ru.
