Научная статья на тему 'Электронный документооборот предприятий малого бизнеса'

Электронный документооборот предприятий малого бизнеса Текст научной статьи по специальности «Экономика и экономические науки»

CC BY
678
89
Поделиться
Ключевые слова
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ / АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА / ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ / БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ / ДОКУМЕНТ

Аннотация научной статьи по экономике и экономическим наукам, автор научной работы — Владычанский Тимур Валерьевич

В работе рассматриваются вопросы внедрения электронного документооборота, а также основные плюсы и экономическая целесообразность его внедрения.

Похожие темы научных работ по экономике и экономическим наукам , автор научной работы — Владычанский Тимур Валерьевич,

Текст научной работы на тему «Электронный документооборот предприятий малого бизнеса»

_МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_

6. Кто такие харизматы? [Электронный ресурс] // Журнал «Благословение». 2013. URL: http://hve.by/blagoslovenie/blagoslovenie-dekabr-2013.html

7. Пиньотти М. Мои девять жизней в Саентологии / пер. с англ. А. Кондрашова, 2007. М.: 201 с.

8. Чернышев В. М. Меч Обоюдоострый. Конспект по сектоведению. К: Киевская Духовная Семинария, 2000. 169 с.

© А.А. Вайкина, 2016

УДК 65.011

Владычанский Тимур Валерьевич

Студент факультета управления, Российского государственного социального университета

г. Москва, РФ Е-mail: timur.vladychansky@yandex.ru Научный руководитель: Веретехина С.В., кандидат экономических наук, доцент кафедры управления персоналом и кадровой политики

e-mail: veretehinas@mail.ru

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРЕДПРИЯТИЙ МАЛОГО БИЗНЕСА

Аннотация

В работе рассматриваются вопросы внедрения электронного документооборота, а также основные плюсы и экономическая целесообразность его внедрения.

Ключевые слова Электронный документооборот, автоматизация документооборота, информационные системы, бизнес-процессы, документ.

Abstract

The paper discusses the implementation of electronic document management, as well as the main advantages and economic feasibility of its implementation.

Keywords

Electronic document management, workflow automation, information systems, business-processes, document.

Современный порядок ведения дел на предприятиях и в организациях требует большого объема работы с документами. Поиск, утверждение и согласование становятся довольно сложными и обременительными процедурами, исключить которые не представляется возможным. Единственно эффективным подходом в подобной ситуации является использование современных технологий и максимальная автоматизация всех этапов работы с документами. К тому же, появление за последние время достаточного количества доступных вычислительных мощностей и качественного программного обеспечения к ним делает подобное решение легко реализуемым и экономичным. [11, c. 7-11]

Автоматизация документооборота позволяет более продуктивно организовать работу предприятия. Быстрое получение бумажного и электронного образцов документа посредством использования технологий сканирования, распознавания и печати документа делает легко доступным переход от бумажной версии документа к электронной и обратно. Таким образом, открывается способ безболезненного переноса документов из бумажного представления в электронное, при этом появляется возможность использования преимущества компьютеров.

Возможность внедрения юридически значимого электронного документооборота в существующие

_МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_

информационные системы и бизнес-процессы заказчиков помогает вывести работу предприятий крупного, среднего и малого бизнеса на качественно новый уровень. Использование механизмов обмена документами в онлайн-режиме обеспечит следующие преимущества: независимость от географического расположения, повышение производительности труда финансовых и бухгалтерских служб, оптимизация расходов на ведение бизнеса.

Также автоматизация даст возможность мгновенно распределять затраты по центрам финансовой ответственности и бюджетным статьям, анализировать исполнение бюджетов подразделений для принятия оперативных решений и оценки эффективности их работы в онлайн-режиме, детально анализировать отдельные, особенно существенные статьи затрат [6, с. 77].

Если говорить об эффективности, то автоматизация документооборота на предприятии обеспечивает значительную экономию. Существенно уменьшается число бумажных документов, за счет чего сводятся к минимуму издержки на расходные материалы. Сотрудники тратят меньше рабочего времени на поиск нужной информации, на создание типовых документов с нуля и составление различных отчетов. Подготовка и согласование документов проходят в разы быстрее, что, помимо прочего, повышает доверие к предприятию со стороны партнеров.

Система электронного документооборота позволяет автоматизировать разработку и согласование всех документов организации, осуществлять рассылку документов для ознакомления широким кругом сотрудников, выдавать поручения и контролировать их выполнение, а также создавать произвольные бизнес-процессы для решения любых задач организации.

Система содержит ряд встроенных стандартных бизнес-процессов, покрывающих большую часть задач по автоматизации документооборота. Используя эти процессы, можно очень быстро приступить к работе с системой. В дополнение к стандартным, пользователи могут разработать свои собственные процессы, а также внести необходимые коррективы в существующие процессы, с помощью удобного инструментария, встроенного в систему.

Любой бизнес-процесс может быть запущен пользователем системы, имеющим соответствующие полномочия [3, с .121]. Помимо этого, система обеспечивает возможности гибкого планирования событий, позволяя заранее настроить даты и периодичность запуска тех или иных процессов и уведомлений.

Система позволяет работать не только с внутренними документами организации, но и полностью автоматизировать обработку входящих и исходящих документов. Такая автоматизация значительно сокращает время обработки входящих документов и упрощает их учет, делает весь процесс от поступления входящего документа до отправки исходящего документа абсолютно прозрачным и управляемым. [12]

Ниже показано время, затрачиваемое на типовые операции при обработке бумажных и электронных документов.

Бремя, затрачиваемое на типовые операции, часов в месяц

Рисунок 3 - График, показывающий время, затрачиваемое на типовые операции при обработке бумажных и электронных документов.

Одно из ключевых достоинств автоматизации бизнес-процессов организации с помощью электронной

_МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X_

системы документооборота - появление полного контроля над выполнением всех решаемых в организации задач. Помимо сроков разработки и согласования документов, руководство может контролировать все аспекты работы своих подчиненных: время их работы в системе, количество выполняемых заданий, время выполнения заданий, количество просроченных заданий и время, на которое они были просрочены. Уполномоченные сотрудники получают своевременные уведомления о том, что задание может быть не выполнено в срок, с тем, чтобы можно было обратиться к задерживающему процесс сотруднику и оперативно решить потенциальную проблему. Помимо этого, в любой момент можно запросить подробные отчеты о ходе выполнения текущих задач организации.

Контроль исполнения позволяет коренным образом изменить работу организации, сделать сложные процессы простыми и прозрачными, показать качество работы всех сотрудников и позволить оперативно влиять на все процессы [4, c.16].

В последнее время начали появляться коробочные решения систем электронного документооборота, направленные на малый и средний бизнес, которые обладают возможностями, свойственными корпоративным системам, такими как, например, графический дизайнер маршрутов, дизайнер регистрационных карточек и шаблонов отчетов или возможность пользователям писать дополнительные программные модули.

Внедрение СЭД целесообразно на больших предприятиях, где объёмы документов порой очень велики и бумажный документооборот нередко тормозит деятельность целых отделов, что просто неприемлемо [2, c.129]. Система электронного документооборота - эффективное средство для улучшения скорости работы любого предприятия или организации.

В первую очередь это сокращение затрат на бумажные носители. Кроме этого, сотрудникам организации не нужно будет терять время на то, чтобы бежать в соседний отдел за подписью, другой - за печатью. Естественно, это и повлияет на скорость обработки информационных потоков. Распоряжения будут выполняться гораздо быстрее, документы обрабатываться без задержек.

В современном мире с все более возрастающей конкурентной борьбой и увеличивающимися потоками информации вас каждый день просят делать вашу инфраструктуру более эффективной, поддерживать продуктивность каждого сотрудника, улучшать бизнес-процессы, делать ваш бизнес более прозрачным и защищенным. И делать все это быстрее, безопаснее и с меньшими затратами. В этих условиях наличие эффективной системы электронного документооборота приобретает решающее значение для успешного ведения бизнеса.

Список использованной литературы:

1. Бондалетов В.В. Карьера и профессиональная компетентность управленца в условиях современной России./ В сборнике: Профессиональное социальное образование: уровни, опыт и перспективы развития. Сборник материалов XIII Всероссийского социально-педагогического конгресса. 2013. С. 38-40.

2. Веретехина С.В. Проблемы внедрения системы электронного документооборота в ДОУ предприятий //Кадровик 2014, № 11. С. 122-129.

3. Веретехина С.В. Психометрические тесты и программные решения. Материалы Афанасьевских чтений.2015. Т.1.; 13. С.116-121.

4. Веретехина С.В., Рубцова Е.В. Автоматизированные системы контроля за исполнением документов. Современная наука: актуальные проблемы теории и практики. Серия: Экономика и право.2015. № 3-4.С.12-16.

5. Веретехина С.В. Обзор требований европейской спецификации MOREG-2 и проблемы импортозамещения программного обеспечения СЭД/ЕСМ-решений на Российском рынке. Материалы Ивановских чтений .2015. № 5. С.203-209.

6. Веретехина С. В. Автоматизированные системы оценки персонала / С. В. Веретехина // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. 2015. Т. 4. №. 5C. 72-77. DOI: 10.12737/14961

7. Виниченко М.В. Эффективность, как основа KPI. Материалы Ивановских чтений. 2015. № 5. С. 209-216.

8. Виниченко М.В. Кадровый резерв руководства. /Виниченко М.В. // Проблемный анализ и государственно-управленческое проектирование. - 2014. - № 5 (37), том 7. - С.16-30

9. Кибанов А.Я. Основы управления персоналом. - М.: ИНФРА-М, 2014. - 440 с.

МЕЖДУНАРОДНЫЙ НАУЧНЫЙ ЖУРНАЛ «СИМВОЛ НАУКИ» №5/2016 ISSN 2410-700X

10.Кириллов А.В. Проблемные вопросы развития технологий управления персоналом в отечественной практике и пути их решения: Монография / А.В. Кириллов, М.В. Виниченко, А.В. Мельничук, С.А. Макушкин. — М.: Русайнс, 2015. — 280 с

11. Аксенов, А.С. Особенности реализации систем электронного документооборота для предприятий малого бизнеса / А.С. Аксенов // Инновационные перспективы Донбасса: материалы междунар.науч.-практ. конф., 20-22 мая 2015 г. Т. 7: Реформирование менеджмента в условиях инновационного развития. - Донецк, 2015.-С.7-11.

12.Мансурова Н.А. Предпосылки и этапы внедрения электронного документооборота в сфере малого и среднего бизнеса//Экономические исследования. № 1., 2014

© Владычанский Т.В., 2016

УДК 316.346.32-053.6

Гольденберг Екатерина Александровна

Студент 3 курса экономического факультета Новосибирский государственный университет экономики и управления - «НИНХ» г. Новосибирск, РФ E-mail: KatyGold20@yandex.ru

ПРОБЛЕМЫ АКТИВНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ МОЛОДЕЖЬЮ СОЦИАЛЬНЫХ СЕТЕЙ И ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯ

Аннотация

В статье раскрывается суть основных проблем, возникающих в результате активного и частого использования молодежью социальных сетей, возможные их причины. Предложены способы решения рассмотренных проблем применительно к отдельному человеку и к группе людей. Выявлены возможности решения проблем самостоятельно пользователем социальной сети.

Ключевые слова Социальная сеть, молодежь, пользователь, интернет, общение

В настоящее время социальные сети и особенно связанные с ними проблемы имеют наибольшую актуальность в широких кругах. Социальные сети с каждым годом становятся все более популярными, практически ни один человек, в основном из молодежи, не может представить свою жизнь без использования сети Интернет для общения (ведь именно общение является первоочередной целью создания такого ресурса как социальные сети). Конечно, молодые люди преследуют и иные цели (помимо неформального общения), регистрируясь на всевозможных сайтах, например: просмотр новостей, прослушивание музыки, деловые переписки, работа [2]. Однако все же большую часть времени, проводимого в социальных сетях, молодежь посвящает именно неформальному общению с родственниками, близкими, друзьями.

Активное использование социальных сетей, несмотря на их своевременное появление на фоне научно-технического прогресса, несмотря на неотъемлемость их существования в современном мире в связи с развитостью именно удаленной коммуникации, имеет все же отрицательные стороны и проблемы, которые могут касаться как отдельного человека, так и группы людей (причем группы эти могут быть абсолютно разными по количеству членов) и могут являться причиной проблем более масштабных, которые необходимо решать, причем решать без нанесения ущерба нормальному течению времени, а именно: прогрессу, техническому и технологическому развитию общества.

Для того чтобы сформировать предложения по решению проблем, связанных с активным