CC BY
179иииятиивитвиииияивиии
DOI 10.47576/2712-7516_2022_6_3_192 УДК 331
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ, ЕГО ПРЕИМУЩЕСТВА,
НЕДОСТАТКИ, РИСКИ
Варфоломеева Вера Александровна,
кандидат экономических наук, доцент, доцент кафедры социально-экономических наук и внешнеэкономической деятельности, Ивангородский гуманитарно-технический институт (филиал) Санкт-Петербургского государственного университета аэрокосмического приборостроения, г. Ивангород, Россия, e-mail: [email protected]
Иванова Наталия Александровна,
кандидат экономических наук, доцент, доцент кафедры социально-экономических наук и внешнеэкономической деятельности, Ивангородский гуманитарно-технический институт (филиал) Санкт-Петербургского государственного университета аэрокосмического приборостроения, г. Ивангород, Россия, e-mail: [email protected]
В статье анализируются вопросы внедрения электронного документооборота в деятельности предприятия. Отмечается, что электронный документооборот играет одну из главных ролей в современном делопроизводстве. С каждым годом увеличивается применение электронного документооборота в разных секторах. Раскрываются сущность электронного документооборота, электронной подписи, их значение для общей деятельности предприятия. Рассматриваются нормативно-правовые документы, на которых базируется работа электронного документооборота.
Ключевые слова: электронный документооборот; электронная подпись; документация; электронный документ; бизнес-процесс.
UDC 331
ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT, ITS ADVANTAGES,
DISADVANTAGES, RISKS
Varfolomeeva Vera Alexandrovna,
Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Social and Economic Sciences and Foreign Economic Activity,
Ivangorod Humanitarian-Technical Institute (branch) of St. Petersburg State University of Aerospace Instrumentation, Ivangorod, Russia, e-mail: varfvera@ yandex.ru
Ivanova Natalia Alexandrovna,
Candidate of Economic Sciences, Associate Professor, Associate Professor of the Department of Social and Economic Sciences and Foreign Economic Activity, Ivangorod Humanitarian and Technical Institute (branch) of St. Petersburg State University of Aerospace Instrumentation, Ivangorod, Russia, e-mail: [email protected]
The article analyzes the issues of introducing electronic document management in the activities of the enterprise. It is noted that electronic document management plays one of the main roles in modern office work. Every year, the use of electronic document management in various sectors is increasing. The essence of electronic document management, electronic signature, their importance for the overall activity of the enterprise are revealed. The legal documents on which the work of electronic document management is based are considered.
Keywords: electronic document management; electronic signature; documentation; electronic document; buisness process.
Работа с документацией занимает большую часть времени и ресурсов любого предприятия, ведь документы присутствуют на каждом этапе предпринимательской деятельности. Основные задачи системы электронного документооборота заключаются в том, чтобы эффективно, быстро, экономно и точно осуществлять операции по обороту до -кументов, безопасно и эффективно функционировать, а также гарантировать отсутствие перебоев в системе. С помощью электронно -го документооборота решается множество задач как в финансово-хозяйственной, так и юридической деятельности предприятия, а именно ускоряется процесс проведение сделок, поиск документов, обеспечивается стопроцентная гарантия хранения документов, упрощается порядок предоставления отчетности в различные структуры. Также электронный документооборот помогает решить экологическую проблему, связанную с вырубкой леса.
Цель исследования - выявить преимущества, недостатки и риски от внедрения электронного документооборота, а также меры по минимизации возникающих рисков.
Государство постепенно внедряет обязательный электронный документооборот для государственных структур и бизнеса. Переход сотрудников на удаленную работу поставил вопросы, которые раньше не нужно было решать: как организовать передачу документов, как подписать у всех сотрудников, чья подпись необходима, как распечатать нужный пакет документов и т. д. На
фоне пандемии развитие электронного документооборота заметно ускорилось. Локда-уны и транспортные ограничения создавали трудности при работе с документами.
Электронный документооборот - это канал обмена информацией, который имеет два направления. Первый, когда предприятия общаются с государственными органами, и второй, когда хозяйствующие субъекты обмениваются между собой. Документооборот с государственными органами существует более десяти лет, между организациями стал развиваться только сейчас.
В настоящее время отсутствует единый закон об электронном документообороте в российском законодательстве, но имеется ряд нормативно-правовых документов, а именно федеральные законы, постановления правительства, налоговый кодекс, различные приказы Федеральной налоговой службы. Перечисленные документы поясняют порядок использования безбумажного делопроизводства в разных секторах и сферах народного хозяйства. Юридическая значимость электронного документа появилась сравнительно недавно и связана с быстрым развитием информационных технологий [1].
Наиболее значимым на сегодня является Федеральный закон № 63-Ф3 «Об электронной подписи», согласно которому электронные документы приобретают юридическую силу из-за того, что появилось право ставить электронную подпись. Статья 169 НК РФ поясняет составление счетов-фактур в электронном виде, а ст. 93 поясняет порядок и
требования предоставления электронных документов в налоговую службу. Согласно ст. 160 и 434 ГК РФ закрепляются возможность использовать документы с электронной подписью и передача документов в электронном виде. В Федеральном законе № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прописана возможность составления первичного учетного документа с помощью как бумажного носителя, так и электронного документа, подписанного электронной подписью.
Чтобы бизнес был прозрачным, государство постепенно переводит его на системы электронного документооборота. В свою очередь для регулирования оборота в области применения электронной подписи утверждена Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. На сегодня система электронного документооборота повсеместно используется в бизнесе, даже в малом [2].
С 1 января 2022 г. предприятия перешли на использование для рабочих и личных документов электронной подписи физического лица.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -это специальный электронный ключ с уникальным цифровым кодом с сертификатом доступа; предоставляет пользователю доступ к определенным базам. В 2022 г. вступают в силу глобальные изменения в закон об электронных подписях (№ 63-ФЗ от 06.04.2011). Они затронут практически всех представителей бизнеса: тех, кто сдает отчетность в электронном виде, тех, кто участвует в государственных закупках, тех, кто работает с Росреестром и т. д.
На сегодня существуют следующие виды электронных подписей:
- Простая электронная подпись, представляющая собой электронную подпись, которая с помощью кодов, паролей подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.
- Неквалифицированная электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Подпись позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания.
Электронный документ, подписанный простой или неквалифицированной электронной подписью приравнивается к документу, который подписан собственноручно. Но обязательно при использовании этих двух видов электронных подписей необходимо между участниками будет заключить соглашение на использование этих подписей.
- Квалифицированная электронная подпись представляет электронную подпись, которая имеет все признаки неквалифицированной электронной подписи, но и обладает следующими требованиями, а именно: ключ проверки подписи указан в квалификационном сертификате; для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение требованиям, установленным в соответствии с законодательством. Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, приравнивается к документу, который подписан собственноручно, и при этом никаких дополнительных соглашений между сторонами не должно быть.
Такую подпись выдают специализированные удостоверяющие центры с лицензией Федеральной службы безопасности, а также Федеральная налоговая служба. В данном случае имеет место гарантия от центра или Федеральной налоговой службы, что конкретные личности подписали требуемый документ. Вносить какие-либо правки в данный документ после подписания квалифицированной электронной подписью нельзя.
Электронный документооборот подразумевает, что с одной стороны подписывается документ усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляется на подпись к контрагенту, который в свою очередь тоже подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью, следовательно, документ считается согласованным [3].
Операторы электронного документооборота предоставляют сервис для обмена документами между контрагентами и являются посредниками. Самые яркие представители таких операторов это Диадок, СБИС, 1 С. С помощью данных операторов можно обмениваться документами, подписанными электронной подписью. Если у контрагента другой оператор, то обращаются к услугам
роуминга электронного документооборота, и именно тогда операторы начинают работать друг с другом. Отрицательным моментом является то, что роуминг автоматически увеличивает срок согласования документов. Операторы также выступают гарантом подлинности подписанных документов. Можно с уверенностью сказать, что усиленную квалифицированную электронную подпись подделать невозможно.
С помощью электронного документооборота можно подписывать договоры, транспортные накладные, товарные накладные, счета, универсальные передаточные документы, счета фактуры.
В электронном документообороте можно отправлять и односторонние документы, которые не требуют подписания контрагентом, например уведомление о расторжении договора о заявке на поставку продукции, но в этом случае необходимо сделать пометку, что документ считается полученным стороной с момента предоставления на согласование посредством электронного документооборота независимо от согласования.
Подписание договоров через систему электронного документооборота надежнее, нежели на бумажном носителе. Но все же, если возникает ситуация, когда контрагент отказывается от выполнения работ по подписанному договору, следует обращаться в нотариальные конторы. Нотариус обязан предоставить удостоверение документа на бумажном носителе о подлинности электронного документа. В этом случае нотариус проверяет подпись, сам ставит печать на документе, и это является фактически неоспоримым документом.
Принцип российской системы электронного документооборота отличается от зарубежной, а именно в зарубежной можно выгрузить скан документа, на котором стоит обычная рукописная подпись. После этого документ проводится через определенную систему, которая расшифровывает и доказывает подпись. Общей системы для международного документооборота с российскими партнерами не существует.
Так, например, для бухгалтеров электронный документооборот имеет следующие преимущества:
- Существенная экономия времени на внесении первичной документации.
- Автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя.
- Отсутствие возможности человеческой ошибки при внесении первичной документации.
- Обмен документами занимает секунду.
- Контроль возврата подписанных документов.
- Оперативное исправление некорректных документов и контроль их возврата.
- Отсутствие дополнительного общения с налоговыми органами.
- Моментальный поиск оригинала документа вместо поиска в архиве.
- Моментальное получение составленных документов от подчиненных и направление их на подпись руководителю.
- Возможность подписания документов при работе из дома.
Как любой процесс система электронного документооборота имеет ряд недостатков:
- возможность повреждения базы данных вирусами;
- высокая цена;
- эффективность системы электронного документооборота снижается при отсутствии такой же системы у контрагентов;
- сложность в адаптации сотрудников возрастной категории к цифровой трансформации;
- необходимость дублирования электронных документов в бумажном виде при работе с некоторыми контрагентами;
В свою очередь провайдеры также сталки -ваются на предприятиях с рядом сложностей, связанных с разным форматом хранения данных в отделах, отсутствием слаженной системы доступа сотрудников к конкретным бизнес-процессам, загруженностью информационного потока, несоответствием системы электронного документооборота отраслевым нормам.
Для того чтобы недостатки свести к минимуму, необходимо проанализировать все присущие риски. Естественно риски нередко перекликаются с недостатками системы. При использовании электронного документооборота могут быть следующие риски:
- Риск сбоя в планировании, контроле выполнения работ, а также в несоблюдении сроков реализации проекта.
- Риск ошибочной формулировки эффекта от внедрения системы электронного документооборота.
- Риск несогласованности действий в процессе выполнения работ или оказания услуг при участии нескольких сторон в бизнес-проекте.
- Риск некомпетентной работы сотрудников с системой электронного документооборота.
- Риск низкой ^-инфраструктуры на предприятии.
- Риск отсутствия единых правил документооборота, следовательно риск неэффективной экспликации системы [4].
Следует отметить, что эти риски наиболее сложно поддаются прогнозированию и управлению. Таким образом, прежде чем внедрять СЭД, необходимо организовать соответствующее обучение персонала. Внедрение новых технологий может повлечь кадровую трансформацию, поскольку требуется персонал, который быстро сумеет перестроиться от бумажного к электронному документообороту.
Естественно, процесс делопроизводства затрагивает полностью деятельность предприятия. Поэтому при работе с электронным документооборотом, по нашему мнению, должны участвовать не только сотрудники 1Т-отдела и службы документационного обеспечения, но и все ключевые специалисты, участвующие в бизнес-процессе.
Успех реализации любого бизнес-процесса с использованием системы электронного документооборота зависит от правильности выбранной системы, необходимо чтобы инфраструктура предприятия соответствовала системе.
К 2024 г. Федеральная налоговая служба планирует перевести бизнес на электрон-
ный документооборот, а именно девяносто пять процентов счетов-фактур и семьдесят процентов накладных будут осуществляться только в электронном виде. Компании выгодно использовать систему, поскольку ее стоимость ниже стоимости стандартного бумажного документооборота.
Согласно проведенному анализу Федеральной налоговой службой восемнадцать миллиардов рублей на бумаге и шестьсот тридцать восемь миллиардов рублей на доставке в год сэкономит бизнес к 2025 г., если двадцать пять процентов документов станут электронными.
Благодаря тому, что эти документы надежно хранятся, правильно обновляются, с точностью и быстротой находятся в базе данных, использование онлайн-банков упрощено, можно гарантировать, что исходящие платежи уйдут вовремя, подтверждение сделок пройдет гладко и мы не получим штрафов за просрочку платежа и не отправку нужных документов в государственные органы.
В заключение следует отметить, что внедрение современной системы электронного документооборота является необходимым условием для перехода на качественно новый уровень управления бизнесом. Эффективность внедрения зависит от предотвращения рисков при работе с электронным документооборотом. Не стоит забывать и о том, что для получения максимального результата требуется проработка всех недостатков и рисков, поскольку недооценка приведет к увеличению издержек, а планируемый результат от внедрения будет не достигнут.
Список литературы_
1. Платко А. Ю., Суровцева Н. Г Проблемы документирования в электронном виде юридически значимых действий при ведении экономической деятельности // Экономика, предпринимательство и право. 2020. Том 10. № 6. С. 1757-1772.
2. Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. URL: https://docs. yandex.ru/docs/view?tm=1647888235&tld (дата обращения: 12.03.2022).
3. Электронная подпись: как подучить и где использовать. URL: https://www.esphere.ru/blog/electronnaya-podpis (дата обращения: 20.03.2022).
4. Скиба О. А. Внедрение системы электронного документооборота: риски и способы их преодоления / PRO-Делопроизводство и СЭД. URL: http://www.sekretariat.ru/discuss/91392 (дата обращения: 18.03.2022).
References_
1. Platko A.YU., Surovceva N.G. Problemy dokumentirovaniya v elektronnom vide yuridicheski znachimyh dejstvij pri vedenii ekonomicheskoj deyatel'nosti. Ekonomika, predprinimatel'stvo i pravo. 2020. Tom 10. № 6. S. 1757-1772.
2. Копсера'уа razvitiya elektronnogo dokumentooborota v hozyajstvennoj deyatel'nosti. URL: https://docs.yandex.ru/ docs/view?tm=1647888235&tld ^а obrashcheniya: 12.03.2022).
3. Е1еМгоппауа podp¡s': какpoduch¡t' ¡ gde ¡spol'zovat'. URL: https://www.esphere.ru/blog/electronnaya-podpis (data obrashcheniya: 20.03.2022).
4. Skiba О.А. Vnedren¡e s¡stemy е1ек&опподо dokumentooborota: r¡sk¡ ¡ sposoby ¡Ъ preodolen¡ya / PRO-Deloproizvodstvo i SED. URL: http://www.sekretariat.ru/discuss/91392 (data obrashcheniya: 18.03.2022).
