ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ (ЭДО). ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

УДК 1

Копырин А.С.

кандидат экономических наук, доцент ФГБОУ ВО «Сочинский государственный университет»

(г. Сочи, Россия)

Шатрова В.В.

студент магистратуры ФГБОУ ВО «Сочинский государственный университет»

(г. Сочи, Россия)

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ (ЭДО).

ОСОБЕННОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

Аннотация: в статье авторы раскрывают теоретические основы электронного документооборота.

Ключевые слова: электронный документооборот, электронная подпись, электронный документ.

Электронный документооборот - это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО. Сначала поясним понятие «электронный документ». Электронный документ - это файл, заверенный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как юридически значимым оригиналом он является именно в электронном виде.

Электронный документооборот (ЭДО) происходит через систему оператора ЭДО, включенного в сеть доверия ФНС РФ. Одна организация отправляет другой файл документа. Адресат получает его через несколько секунд на своем ПК. Процесс можно сравнить с электронной почтой. При передаче документа оператор автоматически проверяет легитимность

электронной подписи, которой завизирован документ, и соответствие формата документа требованиям законодательства.

Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью или отказывает в подписи и запрашивает корректировку. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи» [1].

Внедрение ЭДО позволит удобно и просто представлять электронные документы через интернет по требованию налоговых органов. ЭДО подходит как малому и среднему бизнесу, так и крупным предприятиям и холдингам.

Для чего нужен электронный документооборот компаниям:

- уменьшить количество бумажных документов в офисе;

- сократить финансовые и трудозатраты на содержание архива;

- снизить расходы на печать, канцтовары, отправку документов;

- уменьшить трудозатраты за счет исключения ручных действий и автоматизации процесса;

- избавиться от потерь документов и необходимости выставлять их

заново.

Электронная подпись (ЭП) - это файл, который создается средствами криптографической программы «КриптоПро» при обращении пользователя к своему сертификату электронной подписи. Подписание - это процесс формирования данного файла электронной подписи для конкретного документа. Таким образом, частый вопрос «Как поставить электронную подпись на документ» выглядит своеобразным смешением понятий из области бумажного и электронного документооборота. На электронный документ подпись не ставится, она для него формируется [1].

Как это выглядит для пользователя, зависит от того, где он хранит свой сертификат подписи.

Если на ПК, съемном носителей или в реестре - он нажимает кнопку «Подписать» в ящике Система «Электронный документ», система обращается к сертификату и формирует файл электронной подписи [2].

Система «Электронный документ» - это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести документооборот через Система «Электронный документ», нужен сертификат электронной подписи. Подойдет тот, которым вы подписываете отчетность перед ФНС. Сегодня в сервисе зарегистрировано более 1 500 000 компаний. Система «Электронный документ» работает с квалифицированной электронной подписью (КЭП). То есть подойдет та, которую вы используете для электронной отчетности в контролирующие органы. Если у вас ее нет, то ее можно приобрести в аккредитованном удостоверяющем центре. С помощью электронной подписи можно завизировать файлы в любом формате: pdf, jpg, созданные в Word, Excel и других программах Microsoft Office.

Электронная подпись бывает отсоединенной и присоединенной. Это зависит от того, как именно она прикреплена к документу. Отсоединенная подпись формируется в отдельном от документа файле. При создании присоединенной подписи формируется файл, который содержит и саму подпись, и документ, к которому она относится [1,2].

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

Касьянова Г.Ю. Документооборот. Основные средства, АБАК, 2019 год, 256 стр. Ильина Т.Н., Логинова А.Ю., Романов Д.А. Правда об электронном документообороте, Москва, ДМК, 2019 год, 224 стр.

Kopyrin A.S.

candidate of economic sciences, associate professor Sochi State University (Sochi, Russia)

Shatrova V.V.

graduate student Sochi State University (Sochi, Russia)

ELECTRONIC DOCUMENT FLOW. FEATURES OF USE

Abstract: in the article, the authors reveal the theoreticalfoundations of electronic document management.

Keywords: electronic document management, electronic signature, electronic document.