CC BY
293
УДК 651.4/.7
ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ В ИНФОРМАЦИОННОМ ОБЩЕСТВЕ
© Екатерина Сергеевна КОНОВАЛОВА
Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина, г. Тамбов, Российская Федерация, студент специальности документоведения и документационного обеспечения управления, e-mail: [email protected] © Ольга Валентиновна ЖУЛИКОВА Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина, г. Тамбов, Российская Федерация, кандидат социологических наук, доцент кафедры библиотековедения и документоведения, e-mail: [email protected]
В статье раскрывается понятие электронного документа как особого вида документированной информации, представленной в электронной форме. Раскрывается типология электронных документов, а также раскрываются основные проблемы их хранения и эффективного поиска. Статья наглядно демонстрирует актуальность и значимость данной темы в условиях формирования информационного общества.
Ключевые слова: документ; электронный документ; информационное общество; хранение электронных документов.
Информационное общество характеризуется увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. Зачастую информация, хранимая в виде документов, трудно идентифицируется, и поиск информации сильно затруднен. Это объясняется тем, что анализируются разнообразные по форме представления и методам хранения потоки информации. По форме представления и ее хранения информация может быть представлена в электронном виде и на других материальных носителях, в частности бумажных. В информационном обществе тенденция по компьютеризации только возрастает [1].
Основной формой представления информации становится электронный документ.
Традиционно обязательной характеристикой документа является наличие у него определенного набора реквизитов (наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа и др.) [2].
Электронный документ - это:
- документированная информация,
представленная в электронной форме, т. е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислитель-
ных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах1;
- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме2 [2].
Электронный документ имеет два представления - внутреннее и внешнее. Во внутреннем (подлинном) виде электронный документ существует только в виде записи информации, составляющей электронный документ на электронном носителе и воспринимаемой только программно-техническими средствами.
Внешним является представление электронного документа в доступной для визуального восприятия форме. Для получения формы внешнего представления внутреннее его представление должно быть преобразовано различными техническими средствами отображения данных - дисплеем, печатающим устройством и др. - к виду, легко воспринимаемому человеком.
Электронные документы можно разделить на простые, составные и агрегированные в зависимости от состава и способа организации содержательной части: в простом
1 Российская Федерация. Законы. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: федер. закон: принят Гос. Думой 27.07.2006 г.: одобр. Советом Федерации 14.07.2006 г.
2 Российская Федерация. Законы. Об электронной цифровой подписи: федер. закон: принят Гос. Думой 13.12.2001 г.
электронном документе содержательная часть реализована в виде одной информационной единицы - файл или набор файлов, рассматриваемый как единое целое; в составном документе содержательная часть реализована в виде нескольких информационных единиц, связанных друг с другом ссылками, как правило определяемыми применяемым форматом данных; в агрегированном содержательная часть реализована в виде нескольких информационных единиц, информационно связанных друг с другом.
Примером составного электронного документа может служить документ, реализованный в виде файла, содержащего текст, и иллюстраций, физически хранимых в отдельных файлах, где визуальное представление документа при этом формируется используемым программным средством.
Агрегированный электронный документ имеет общую для всех его составляющих реквизитную часть, содержащую атрибуты документа в целом, и общую содержательную часть, где каждая входящая информационная единица включает содержательную часть и может иметь собственную реквизитную часть. Доступ к файлам при отображении содержания документа осуществляется по ссылкам между содержательными частями. Например, интерактивное электронное пособие, представляющее совокупность файлов по каждой теме в виде модулей данных с гипертекстовой разметкой.
В настоящее время нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов находится в состоянии развития. В информационном обществе главенствующим становится организация доступа к электронным документам, их целостное хранение и поиск нужных ресурсов. Стало очевидно, что традиционный бумажный подход к ведению записей и управлению документооборотом устарел и малоэффективен. Но и с электронными документами возникают значительные трудности.
Электронный документ хранится в памяти компьютеров в виде файлов, которые имеют название, расширение и такие атрибуты, как дату и время создания, а также размер. Но некоторые операционные системы ограничивают длину и используемые символы, которые применяются при именовании файлов, что порождает проблему его иден-
тификации. Эти же ограничения распространяются и на именование директорий (папок) для хранения файлов. Подобные ограничения присутствуют в операционных системах ипіх и Ьіпих [3]. Ограничения по именованию файлов значительно затрудняют характеристику содержательной части электронного документа, т. к. с помощью нескольких символов практически невозможно охарактеризовать все реквизиты электронного документа. В последних версиях операционной системы Windows эти ограничения сняты, и файл можно именовать любым количеством символов, используя и русский алфавит. Для развития электронного документа проблема имени файла очевидна в связи с тем, что в имени файла трудно указать реквизиты, традиционные для идентификации документа.
Проблема эффективного поиска также является одной из актуальнейших. Действующая в большинстве организаций система поиска документов базируется на присвоении папкам с файлами заголовков или списков ключевых слов, описывающих общее содержание файла, что отнюдь не гарантирует точности при поиске документа в файле. Такие же проблемы существуют и в системах Интернета, в частности в системах электронной почты, которые обычно сохраняют послания в пределах структуры своей собственной базы данных, тем самым ограничивая возможности поиска писем с помощью поискового механизма по содержанию, эффективно используемого для текстовых документов.
Несоответствие международных, государственных, отраслевых стандартов и стандартов отдельных предприятий проявляется как проблема стандартизации документооборота. В настоящее время не существует единых стандартов наименования различных документов, места их хранения, применения программных продуктов для электронных документов.
Увеличение количества создаваемых документов, публикаций и возможность распространения информации по электронной почте или локальным сетям фирм привели к выходу на первый план проблем защиты документов, контроля, отслеживания и поиска. Раньше папки сортировались по значимости наиболее важного документа в каждой из них, чтобы защитить информацию и ограни-
чить доступ к ней. В наши дни системный администратор, имеющий соответствующие его статусу права доступа, может получить доступ к любому файлу в пределах доверенной ему сети.
В результате проведенного анализа можно сделать следующие выводы:
- в настоящее время наблюдается большой рост количества документов в электронном виде;
- необходимо разработать правила на уровне стандартов для разработки, хранения, учета движения и внесения изменений электронных документов;
- требуется организовать ведение баз данных по всем реквизитам документа аналогично автоматизированным библиотечным информационным системам (АБИС) или системам электронного документооборота (СЭД).
В современном управлении продолжается рост объемов документации, существуют неоправданные параллельные «бумажные» системы документирования и системы электронного документооборота, наблюдается многообразие несовместимых программных, технических и технологических средств. По мере движения нашего общества к современ-
ным методам хозяйствования и управления решение проблем формирования и хранения электронных информационных ресурсов начинает приобретать общенациональный характер. Приоритетным направлением в решении этой задачи является легализация в деловом обороте процедур свободного использования и обмена электронных документов между различными субъектами и обеспечение государственных гарантий применения электронных документов в публично-правовых и гражданско-правовых отношениях субъектов, обусловленных их государственной, экономической и иной деятельностью.
1. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. М., 2006.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2001.
3. Таненбаум Э. Современные операционные системы. М., 2010.
Поступила в редакцию 24.04.2011 г.
UDC 651.4/.7
ELECTRONIC DOCUMENT IN INFORMATIONAL SOCIETY
Ekaterina Sergeyevna KONOVALOVA, Tambov State University named after G.R. Derzhavin, Tambov, Russian Federation, Student of Document Science and Document Supply Department Specialty, e-mail: [email protected]
Olga Viktorovna ZHULIKOVA, Tambov State University named after G.R. Derzhavin, Tambov, Russian Federation, Candidate of Sociology, Associate Professor of Librarianship and Document Science Department, e-mail: [email protected] The article reveals the notion of electronic document as special type of documentary information presented in electronic form. The typology of electronic documents and also the main problems of their storage and effective search are revealed. The article demonstrated=s the actuality and meaning of this theme in conditions of formation of informational society.
Key words: document; electronic document; informational society; storage of electronic documents.
