Электронные трудовые книжки: плюсы и минусы Текст научной статьи по специальности «Право»

п

4 (21) 2022

MC

@law_journal

OF LEGAL RESEARCH

lawresearch.ru

m

2658-512X

УДК 349.2

DOI 10.34076/2658_512X_2022_4_53

Кряжевских Ксения Александровна

zvezda5361@mail. т Студент Института Юстиции Уральского государственного юридического университета имени В. Ф. Яковлева

Дорофтеева Дарья Алексеевна

ddorofteeva@yandex.ru Студент Института Юстиции Уральского государственного юридического университета имени В. Ф. Яковлева

Научный руководитель:

Иванчина Юлия Валерьевна

Доцент кафедры трудового права Уральского государственного юридического университета, Доктор юридических наук

Электронные трудовые книжки: плюсы и минусы

Кряжевских К. А., Дорофтеева Д. А./ Электронные трудовые книжки: плюсы и минусы// Уральский журнал правовых исследований. 2022. № 4. С. 53-58. DOI 10.34076/2658 512X 2022 4 53

Аннотация:

Стоит отметить, что актуальность перехода на электронную форму учета трудовой деятельности формируется за счет повсеместного перехода юридической системы на цифровой формат, так как в настоящее время все большее значение приобретают информационные и цифровые технологии. В связи с этим бумажная форма учета трудовой деятельности с течением некоторого периода времени отходит на второй план, так как легче использовать электронную форму, так как она, например, не приходит в негодность, не может потеряться или же быть испорчена. Авторы затрагивают эволюцию трудовой книжки, начиная с 1918 года до настоящего времени, показывая тем самым, что книжка перестала быть основным трудовым документом современного человека, который существует в цифровом обществе. В данной статье обуславливаются и оговариваются законодательные основы, регулирующие использование и введение электронной формы учёта трудовой деятельности, отличия от бумажных трудовых книжек и их проблематика. Авторами проведен тщательный анализ трудового законодательства в сфере ведения электронной формы учета трудовой деятельности. Отмечается важность перехода на электронный формат. Выделены и обозначены как положительные, так и негативные моменты введения электронной формы учета трудовой деятельности. Выявлены существенные недостатки законодательной базы Российской Федерации для дальнейшего регулирования сферы ведения и использования электронных трудовых книжек. На основе этого была обозначена проблематика и актуальные вопросы рассматриваемой темы. Предложены соответствующие пути решения поставленных проблем путем восполнения пробелов в законодательстве.

Ключевые слова:

электронные трудовые книжки, электронная форма учёта трудовой деятельности, работник, работода-

УДК 349.2

DOI 10.34076/2658_512X_2022_4_53

Ksenia A. Kryazhevskikh

zvezda5361@mail. ru Student of the Institute of Justice Ural State Law University named arfter V. F. Yakovlev

Daria A. Dorofteeva

ddorofteeva@yandex.ru Student of the Institute of Justice Ural State Law University named arfter V. F. Yakovlev

Academic supervisor: Yulia V. Ivanchina

Assistant professor of Constitutional Law department Ural State Law University, Doctor of Juridical Sciences

Electronic work books: pros and cons

Ksenia A. Kryazhevskikh, Daria A. Dorofteeva/ Electronic work books: pros and cons// Ural Journal of Legal Studies. 2022. No. 4. P. 53-58. DOI 10.34076/2658 512X 2022 53

Abstract:

It should be noted that the relevance of the transition to an electronic form of accounting for labor activity is formed due to the widespread transition of the legal system to a digital format, since information and digital technologies are becoming increasingly important. In this regard, the paper form of accounting for labor activity fades into the background over a certain period of time, since it is easier to use the electronic form, since, for example, it does not become unusable, cannot be lost or damaged. The authors touch upon the evolution of the work book, from 1918 to the present, thus showing that the book has ceased to be the main work document of a modern person who exists in a digital society. This article stipulates and stipulates the legislative framework governing the use and introduction of an electronic form of accounting for labor activity, differences from paper work books and their problems. The authors carried out a thorough analysis of labor legislation in the field of maintaining an electronic form of accounting for labor activity. The importance of switching to an electronic format is noted. Both positive and negative aspects of the introduction of an electronic form of accounting for labor activity are highlighted and indicated. Significant shortcomings of the legislative framework of the Russian Federation for further regulation of the scope and use of electronic work books have been identified. Based on this, the problems and topical issues of the topic under consideration were identified. Appropriate ways of solving the problems posed by filling the gaps in the legislation are proposed.

Keywords:

electronic work books, electronic form of accounting for labor activity, employee, employer, electronic document

4 (21) 2022

п

@law_journal

MC

lawresearch.ru

/fflv (ffl?

2658-512X

m

OF LEGAL RESEARCH

тель, электронный документооборот

management.

Важность перехода на электронную форму учёта трудовой деятельности предопределяется переходом большей части юридической системы на цифровой и электронный формат, что характеризуется упрощением и систематизацией всего документооборота. На данный момент, наука достигла больших успехов в цифровом и электронном развитии, а общество активно использует новые технологии, применяя их в разных сферах жизни. Это затронуло и трудовые правоотношения - многие процессы происходят с использованием новых технологий. Одним из ключевых нововведений стал переход на так называемые электронные трудовые книжки. Данная мера является разумной и своевременной, поскольку удовлетворяет потребности современного общества и отвечает требованиям современных технологий [1, с. 87-90].

Следует заметить, что трудовые книжки впервые были введены Кодексом законов о труде в 1918 году1. И. Делягиным высказывается мнение, что трудовая книжка выступает в качестве своеобразного рекомендательного письма [2]. В настоящее время в соответствии со статьей 66 ТК РФ2 трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Исследователями отмечается, что на сегодняшний день, когда все более активно внедряются цифровые технологии, привычный бумажный вариант учета трудовой деятельности становится не актуален [3, 4, 5].

Согласно поправкам в ТК РФ, разработанным Минтрудом России, электронная форма учёта трудовой деятельности — это сведения о трудовой деятельности работника, содержащиеся в информационной системе Пенсионного фонда РФ и формируемые на основе представляемой работодателями информации3. То есть электронная трудовая книжка будет представлять собой электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета.

А. В. Присекин, М. А. Лебедев отмечают: «В отличие от действующих правил, регулирующих «трудовой» документооборот, сведения о трудовой деятельности сотрудника будут храниться в электронном виде у работодателя и в Пенсионном фонде России. Учет данных будет вестись в специализированной компьютерной базе и заполняться. Бланк будет отныне только в печатном, а не в рукописном виде» [6, с. 63].

Следует сказать, что использование электронной формы принципиально не меняет сущность ведения трудовой книжки — трудовая книжка остается основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж в соответствии со статьей 66 ТК РФ.

В соответствии с ФЗ от 22.11.2021 № 377-Ф3 положения главы 2 ТК РФ дополняются новыми статьями, которые регламентируют применение электронных документов в сфере трудовых отношений. Новая редакция статьи 22.1 ТК РФ определяет, что электронным документооборотом в сфере трудовых отношений является создание, подписание, использование и хранение работодателем или работником документов, связанных с работой и оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

1 Кодекс законов о труде 1918 г. // Собр. Узаконений РСФСР. 1918. № 87-88.

2 Трудовой кодекс Российской Федерации: федер. закон от 30.12.2001 г. N 197-ФЗ (с изм. и доп.) // Российская газета. 2001. № 256.

3 О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде: федер. закон // Официальный интернет-портал правовой информации URL: http://publication.pravo.gov.ru (дата обращения: 30.09.2022 г.).

п чс уА1/дщт ® т

ШЛ Ж 9 ■ 11 "Л W4 ■ I

4 (21) 2022 @law_journal lawresearch.ru 2658-512X

OF LEGAL RESEARCH

В других новых статьях ТК РФ — 22.2 и 22.3 прописаны случаи невозможности применения электронного документооборота по причине необходимости составления определенных видов кадровых документов на бумажных носителях. Данные случаи, что следует из рассматриваемой статьи 22.1 ТК РФ, не будут касаться применения: трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда.

Электронный документооборот будет законным при условии применения какой-либо из следующих информационных систем: платформы «Работа в России»; единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА), применяемой на Госуслугах; корпоративной информационной системы работодателя, соответствующей требованиям законодательства.

При этом создание, подписание и представление работодателю электронных документов (как и получение их от работодателя и ознакомление с ними) должно будет осуществляться работником посредством:

1. платформы «Работа в России» (доступ к которой обеспечивается в том числе через Госуслуги), если сам работодатель применяет данную платформу в целях осуществления электронного документооборота;

2. информационной системы работодателя, если применяется она.

Статья 22.2 ТК РФ предусматривает, что электронный трудовой документооборот не осуществляется по умолчанию: работодатель должен ввести его на осно -вании локального нормативного акта. Каждый работник в срок, установленный соответствующим локальным актом, уведомляется о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, также как и о праве дать согласие или отказ на такой электронный документооборот.

Если согласие от работника не было получено, то в рамках отношений с ним применяется обычный бумажный документооборот. Важно отметить, что согласие не потребуется, если работник будет устраиваться на работу после 31.12.2021 года, не имея к тому моменту трудового стажа.

Статья 22.3 ТК РФ устанавливает, что работодатель, использующий при электронном трудовом документообороте корпоративную информационную систему или платформу «Работа в России», по общему правилу обязан использовать усиленную квалифицированную электронную цифровую подпись при заключении трудового договора. Работник, использующий те же информационные системы, должен бесплатно получить в распоряжение такую же электронную цифровую подпись.

Положениями статьи 22.3 ТК РФ также регулируется предоставление работнику по его запросу документов, связанных с работой (на основании ст. 62 ТК РФ) в электронном виде. Предусматривается размещение таких документов на портале Госуслуг (если он интегрирован с корпоративной информационной системы) либо в Личном кабинете работника на платформе «Работа в России», если она используется работодателем при «трудовом» электронном документообороте.

В соответствии с приказом Минтруда России от 20.09.2022 N 578н4, который

4 Приказ Минтруда России от 20.09.2022 г. N 578н «Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе» // Официальный интернет-портал правовой информации URL: http://pravo.gov.ru (дата обращения: 30.09.2022 г.).

п чс уА\1г}ттт © ш

В1 К 9 ■ 11 "Л V4 ■ I

4 (21) 2022 @law_joumal lawresearch.ru 2658-512Ж

ОР ЬЕСАЬ РЕБЕАПСН

начнет действовать с 01.03.2023, регламентирована структура электронной формы учета трудовой деятельности. Так, документ, связанный с работой, оформленный в электронном виде без дублирования на бумажном носителе должен состоять из следующих структурных элементов: основная часть электронного документа, связанного с работой, представленная в виде документа в электронном виде; приложения к основной части электронного документа, связанного с работой (при наличии), представленного в виде файла в электронном виде; электронная подпись (электронные подписи) (при наличии) основной части документа и приложения к основной части электронного документа, связанного с работой; машиночитаемая доверенность, выданная для подписания электронного документа, связанного с работой; описание электронного документа, связанного с работой.

Стоит отметить позитивные и негативные последствия введения электронной формы учёта трудовой деятельности

Плюсами введения электронного документооборота для работника являются: упрощение кадрового производства, появление гарантии защиты работника в случае удержания недобросовестным работодателем трудовой книжки при увольнении работника, упрощенное получение социальных выплат, например, чтобы назначить пособия и прочие выплаты. Электронная трудовая книжка особенно важна для дистанционных работников, которые работают удаленно. Кроме того, государственные органы получат данные о трудовой деятельности работника по каналам межведомственного взаимодействия, и работнику не придется тратить время на то, чтобы предоставлять в соответствующий государственный орган заверенную копию трудовой. К плюсам также относится и дистанционное оформление пенсий. Справки с предыдущих мест работы иногда работник получить не может в связи с прекращением деятельности организации и отсутствием сведений в архивах. Введение электронной трудовой книжки поможет решить проблемы, которые возникают вследствие ее утраты по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон [7]. Например, при каких-либо чрезвычайных ситуациях.

Среди одного из важных недостатков считаем выделить следующий: проблема использования электронной формы учета трудовой деятельности в труднодоступных регионах государства, где, например, в связи с природными условиями или труднопроходимой местностью отсутствует постоянный и качественный доступ к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет». Жители таких регионов не смогут осуществить данное право по независящим от них обстоятельствам. Делаем вывод о том, что использование электронного формата учета трудовой деятельности некоторое время не сможет полностью исключить использование бумажной версии, так как необходим определенный срок, чтобы перенести все данные с бумажной трудовой книжки в электронную базу данных. Зачастую, в труднодоступных местностях будет сделать не так просто и быстро, так как будет отсутствовать постоянное, бесперебойное подключение к информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».

Считаем необходимым внесение в Трудовой кодекс РФ изменений и дополнений, касаемых порядка реализации права на использование электронной трудовой книжки граждан в местностях, где пользоваться информационно-телекоммуникационной сетью не позволяют условия окружающей среды.

Следует отметить технический аспект ведения электронных трудовых книжек. Несмотря на технический прогресс, современная аппаратура может быть подвержена различным неисправностям. Также следует обратить внимание на распространенный в последнее время вид преступной деятельности в сфере

п чс уА1/дщт ® т

HI Ж 9 ■ 11 "Л W4 ■ I

4 (21) 2022 @law_journal lawresearch.ru 2658-512X

OF LEGAL RESEARCH

компьютерных технологий. В данном случае остро встает вопрос о защите персональных данных работника, которые содержатся в трудовой книжке.

Стоит отметить и то, что какое-то время кадровикам придется делать двойную работу (на бумаге и в компьютере). Даже если коллектив полностью перейдет на цифровой вариант, вновь нанятый работник может принести бумажную трудовую. Кроме того, нужно будет ежемесячно отчитываться по всем кадровым перемещениям в течение 2020 года и не позднее следующего дня при увольнении или приеме сотрудника начиная с 2021 года. На урегулирование системы кадрового учета потребуются дополнительные операционные затраты. Оперативное заполнение электронной базы работников может повлечь некорректность занесения информации, а также возможные технические ошибки. Кроме того, работодателям надо потратиться на оформление электронной цифровой подписи, наладить системы взаимодействия с Пенсионным фондом и отправки отчетов. Н. А. Алимандарова, С. В. Петрякова выделяют следующую проблему внедрения электронных трудовых книжек: «Одна из проблем, с которой столкнуться кадро -вики - это подтверждение стажа работы» [8, с. 104]. Решением этой проблемы мог бы стать более планомерный, поэтапный и продуманный переход от бумажной трудовой книжки к электронной. Возможно, необходимо было бы выделить дополнительные средства на помощь работодателям для перехода на электронную форму учета трудовой деятельности.

Таким образом, на наш взгляд, система использования электронной формы учета трудовой деятельности должна быть усовершенствована до того уровня, чтобы разница между бумажной и электронной трудовой книжкой заключалась только в их форме. Кроме того, у юных работников получится достаточно быстро перейти на электронные трудовые книжки, в отличие от более старшего поколения, которое с большой осторожностью решиться перейти на использование нового формата учета трудовой деятельности сотрудников. Также наряду с неоспоримыми преимуществами электронной трудовой книжки, существуют и пробелы, которые необходимо восполнить путём внесения соответствующих поправок в законодательство [9].

Библиографический список:

1. Кубикова Я. С. Переход на электронные трудовые книжки // Международный журнал гуманитарных и естественных наук. 2022. № 4-3. С. 87-90.

2. Делягин И. Судьба трудовой книжки // ЭЖ-Ю-рист. URL: http://www.gazeta-yurist.ru/ (дата обращения: 30.09.2022 г.).

3. Тихомаева В.С., Яценко А.О. Электронная форма трудовой книжки и трудовое законодательство: реалии и перспективы // Инновационная наука. 2019. № 5. С. 149-151.

4. Журова О. А. Электронная трудовая книжка: понятие, преимущества и недостатки // Электронный научно-методический журнал Омского ГАУ. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/ elektronnaya-trudovaya-knizhka-ponyatie-preimuschestva-i-nedostatki (дата обращения: 30.10.2022 г.).

5. Сетдарова Л. Б. Электронная трудовая книжка: реалии и перспективы // Юридические исследования. 2013. № 2. С. 73-78.

References:

1. Kubikova Ya. S. (2022). Transition to Electronic Work Books. International Journal of The Humanities and Natural Sciences. 4-3. P. 87-90.

2. Delyagin I. The Fate of the Work Book. URL: http:// www.gazeta-yurist.ru/ (accessed 30 September, 2022).

3. Tikhomaeva V. S., Yatsenko A. O. (2019). Electronic Form of Work Book and Labor Legislation: Realities and Prospects. 5. P. 149-151.

4. Zhurova O. A. Electronic Work Book: Concept, Advantages and Disadvantages. URL: https:// cyberleninka.ru/article/n/elektronnaya-trudovaya-knizhka-ponyatie-preimuschestva-i-nedostatki (accessed 30 October, 2022).

5. Setdarova L. B. (2013). Electronic Work Book: Realities and Prospects. Legal research. 2. P. 7378.

6. Prisekin A. V., Lebedev M. A. (2020). Some Problems of Introducing an Electronic Workbook. Law. 1. P. 63-65.

7. Alimardanova N. A., Petryakova S. V., Radionova S.

п чс уА1/дщт ® т

HI Ж 9 ■ 11 "Л W4 ■ I

4 (21) 2022 @law_journal lawresearch.ru 2658-512X

OF LEGAL RESEARCH

6. Присекин А. В., Лебедев М. А. Некоторые проблемы введения электронной трудовой книжки // Закон и право. 2020. № 1. С. 63-65.

7. Алимарданова Н. А., Петрякова С. В., Радионова С. В., Пильникова И. Ф., Пильников Л. Н. Проблемы внедрения электронной трудовой книжки // Образование и право. 2020. № 2. С. 102-106.

8. Алимандарова Н.А., Петрякова С.В. Проблемы внедрения электронной трудовой книжки // Образование и право. 2020. № 2. С. 102-106.

9. Гатченко В. О., Зубанова К. В. Электронная форма трудовой книжки как нововведение в трудовое законодательство: преимущества и недостатки // StudArctic Forum. 2021. Т. 1. № 21. С. 121-126.

V., Pilnikova I. F., Pilnikov L. N. (2020). Problems of Introducing an Electronic Work Book. 2. P. 102106.

8. Alimandarova N. A., Petryakova S. V. (2020). Problems of Introducing an Electronic Work Book. Education and Law. 2. P. 102-106.

9. Gatchenko V O., Zubanova K. V (2021). Electronic Form of Work Book as an Innovation in Labor Legislation: Advantages and Disadvantages. 21. P. 121-126.