CC BY
72
УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ХОЗЯЙСТВУЮЩИХ СУБЪЕКТОВ
УДК 657.6:004
Н. Г. Гаджиев, Х. Г. Ахмедова
ЭКСПЕРТНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ИССЛЕДОВАНИЯ В УСЛОВИЯХ ВНЕДРЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
Экономические экспертизы представляют собой особый класс экспертных исследований, в процессе осуществления которых широко используются знания различных наук экономического профиля, и занимают существенное положение в числе контрольных финансовых мероприятий как на уровне государства, так и на уровне хозяйствующего субъекта.
Их специфические особенности заключаются в том, что объектами экспертного исследования выступают документальные данные, содержащие информацию в виде системы различных логических признаков и экономических параметров. Более того, исследуемые экспертом-экономистом явления и ситуации выражаются системой экономических категорий, понятий, специальных терминов, формул функциональной зависимости, относительных и абсолютных величин, графических и табличных построений.
Как правило, экономические экспертизы проводятся в связи с производством судебного процесса, поэтому в специальной литературе они называются судебно-экономическими экспертизами.
В теории и на практике по предмету и применяемым специальным методикам различают три рода судебно-экономических экспертиз: судебно-бухгалтерские, финансово-экономические и инженерно-экономические [1, 2].
Каждая из судебно-экономических экспертиз занимается исследованием своих аспектов, соответствующих ее предмету. В то же время главная их цель - выявление признаков фальсификации экономических показателей в бухгалтерской (финансовой) отчетности экономического субъекта. В этой связи круг задач, разрешаемых экономической экспертизой, широк и имеет своей целью помочь следствию и суду выявить факты и обстоятельства искажения экономической информации.
Важной теоретической предпосылкой, послужившей основанием для решения задач, раскрывающих причастность лица к совершению экономического преступления, является положение о том, что объекты судебно-экономической экспертизы представляют собой сложные информационные системы, содержащие смысловой и структурные аспекты, неизбежно подвергающиеся деструктивным изменениям под воздействием преступления.
Следовательно, одним из основных способов экспертного исследования является моделирование, т. е. исследование экономических явлений и процессов и отражающих их систем счетных записей и показателей путем построения и изучения их моделей.
По существу, на идее моделирования основываются все экспертные экономические исследования. Обусловлено это тем, что, будучи методом опосредствованного познания, именно моделирование позволяет эксперту-экономисту глубже осмыслить изучаемые закономерности, т. к. он работает с идеальными образами — мысленными конструкциями, имитирующими экономические процессы, т. е. с информационными моделями, раскрывающими содержательную сторону, различного рода знаковыми, абстрактными записями - числовыми величинами, балансовыми уравнениями, обобщениями, множествами, графоаналитическими и другими математическими моделями и символами, основанными на документальных и учетных данных.
Более того, использование моделей, во-первых, позволяет наглядно продемонстрировать процесс образования или исчезновения связей между исследуемыми величинами (записями), выразить существенные аналитические зависимости, объяснить происхождение и закономерную связь искомых фактов (искажений) и их существо.
Во-вторых, экономит время проведения экспертизы и обеспечивает эксперту возможность мысленного экспериментирования. Как правило, изучение абстрактных объектов основывается на представлении их в виде определенных систем. Поэтому важным принципом экспертно-
экономического исследования становится системный подход, базирующийся на применении метода декомпозиции (расчленения) показателей и записей и их системно-структурном анализе, трансформированном в систему информационно-аналитических методов.
Это, в свою очередь, позволяет поэтапно (по информационным уровням и процедурам обработки информации) углубленно провести исследование представленных на экспертизу данных со всеми их взаимосвязями и простейшими составляющими, а также обеспечивает экспер-ту-экономисту возможность с полным обоснованием создать совокупность фактов по расшифровке содержания экономического преступления и механизма его совершения.
Широкое использование в экспертной практике комплекса информационно -аналитических методов позволяет переориентировать экспертизу на качественный анализ отклонений в документальных данных, на раскрытие механизма их образования и влияния на показатели хозяйственной деятельности.
Как свидетельствует современная хозяйственная практика, преступления в сфере экономики совершаются в настоящее время способами, когда количественный подсчет данных бухгалтерского учета не имеет большого практического значения в решении экспертных задач, осложненных участием в преступлении организованной группы лиц, профессионально владеющих экономическими знаниями.
Следовательно, оперирование созданными ими в бухгалтерском учете фальшивыми величинами приведет к созданию новой недостоверной информации.
Именно поэтому в экономических экспертизах следует использовать качественный логикоинформационный анализ документальных данных на основе широкого круга методов и приемов: построение экономико-информационных моделей и сравнение их с эталонными; диагностический анализ дефектов в функционировании исследуемых систем; сравнение и информационная увязка показателей (счетных записей); группировки; приведение показателей к сравнимости; детализация показателей (записей); цепные подстановки; балансовые сопоставления; процентные соотношения; корреляционный, факторный (альтернативный) и регрессионный анализы; ряды динамики; информационно-нормативный анализ; табличные построения; блок-схемы и т. д.
Здесь очень важно определить степень достаточности и взаимной связи бухгалтерских и других документов. Достаточность предоставленных для исследования документов выявляется при их рассмотрении в совокупности. Лишь после этого может быть сделан обоснованный вывод о достаточности или недостаточности документов с точки зрения их количества и содержания.
При недостаточности информации используется метод реконструкции с применением нормативных правил и утвержденных формул расчета показателей. Анализ признаков искажения экономической информации во взаимосвязи с конкретными способами совершения преступления, этапами учетной работы, приемами формирования экономической информации и обстоятельствами, обусловленными криминогенными факторами экономики, осуществляемый экспертом, позволяет выявлять факты, непосредственно связанные с исследованием механизма совершения экономических преступлений и установлением возможных его соучастников.
Для решения поставленных вопросов эксперту-экономисту недостаточно информации, извлекаемой из документов и других материалов дела. Эксперт может использовать еще и априорные сведения в виде требований, предусмотренных специальными правилами и нормативами, т. е. оценивать информацию с точки зрения ее специального смысла, сопоставляя факты с различными требованиями правил.
При этом важно не только выявлять отступление от правил и возникшие в результате этого негативные явления - необходимо анализировать связи и закономерности, определяющие экономический смысл допущенных отклонений. Никакие учетные данные и даже их совокупность не обеспечат достаточной информативности для решения экспертных задач, если останется без внимания все то, что влияет на эти данные и какие реальные экономические явления скрыты за ними. Поэтому эксперту следует изучать те закономерные особенности (свойства) экономических показателей (записей), которые определяют решение экспертной задачи. Эти особенности обусловливают содержание познавательных операций и систему методов, используемых на уровне абстрактно-логических путей исследования.
В современных условиях направления поиска источников искомой информации, исследования их экономической сущности в целях извлечения скрытой информации во многом обусловлены механизмом действия системы электронного документооборота (СЭД), ориентированной на реализацию специфических бизнес-процессов.
Как правило, традиционно работа с документами, отражающими бизнес-процессы, подразделяется на следующие группы:
— процессы общего (административного) документооборота;
— специализированные процессы (финансовый, бухгалтерский, кадровый, производственный, закупок, продаж, маркетинга и т. д.);
— специфические процессы (характерные только для данной отрасли или организации).
Понятие специфических бизнес-процессов появилось, когда организации начали массово
описывать свои бизнес-процессы. Специфика бизнес-процессов может быть отраслевой или конкретного предприятия.
Основная специфика предприятия заключается в распределении обязанностей между структурными подразделениями. Например, в любой организации присутствует процесс работы с входящей корреспонденцией. Только в одной организации этим занимается управление делами, в другой - административно-хозяйственный отдел, в третьей — секретариат и т. д.
Настройка на организационную структуру осуществляется посредством специальной базы данных «Структура организации». В ней описываются иерархия подчинения, должности, данные сотрудников, права доступа. Эта база данных первоначально заполняется в процессе внедрения СЭД. В дальнейшем все изменения организационной структуры (появление и ликвидация должностей, прием, увольнение и перевод сотрудников) вносит предметный администратор, что позволяет решить проблемы, связанные со спецификой структуры конкретного предприятия.
Если процессы описываются вне организационной структуры конкретного предприятия, они имеют много общего. Кроме того, появляется возможность их сравнения и выявления лучшего.
В результате накопленного опыта лучших практик предприятий одной отрасли возникло понятие «референтная модель». Референтная модель - это эталон, рекомендуемая схема организации бизнеса (комплекса бизнес-процессов), разработанная для конкретной отрасли бизнеса.
Настройка референтной модели для конкретного предприятия заключается в распределении операций между его структурными подразделениями в зависимости от сложившейся структуры распределения функций.
Для жесткой маршрутизации в ряде СЭД предусмотрены графические редакторы. Бизнес-процесс описывается аналитиком так же, как это делается в современных системах описания бизнес-процессов типа «ЛИК». Но в отличие от этих систем СЭД обеспечивает продвижение документов по выполненным описаниям.
Перенастройка бизнес-процессов - процесс достаточно сложный, т. к. перенастраиваться всегда приходится «на ходу». В СЭД он проходит существенно проще, чем в других типах информационных систем. Для внесения изменений в бизнес-процесс нужно всего лишь внести изменения в его схему. Система электронного документооборота не производит вычислений, поэтому нет необходимости перенастраивать сложную цепочку расчетов, характерную для бухгалтерских и финансовых программ.
Система электронного документооборота может сохранить весь набор документов, участвовавших в бизнес-процессе, с последующей передачей их для обработки в другую систему -для расчетов, например, документооборот работы склада.
Система электронного документооборота может получать от внешних поставщиков накладные на поступление товара. Накладные до начала обработки должны пройти входной контроль - на правильность оформления, на соответствие полученному товару, на согласие отдела закупок получить данный товар. Только после этого товар поступает на склад и приходуется.
На первом этапе для процесса согласования лучше использовать СЭД, чтобы данные не участвовали в расчетах по складу. И только когда все визы получены, накладная направляется для внесения в базы данных складской системы, и ее данные участвуют в процессе расчетов.
Такая схема позволяет облегчить перенастройку складской системы - ее расчетной части. Пока ведутся работы по изменению структуры хранения данных, алгоритмов расчетов, документы могут храниться (без остановки работы предприятия) в СЭД. Когда работы закончены, можно провести и тестовые расчеты на реальных данных (без их потери), и запустить процесс реальных расчетов.
Рассмотрим схему реализации референтной модели для государственной организации на примере высшего образовательного учреждения — ГОУ ВПО «Дагестанский государственный университет».
Для государственных организаций специфическим является процесс проведения конкурсов и заключения контрактов согласно Федеральному закону от 21.07.05 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 27.07.2010 г.) [3].
Система государственных закупок является важнейшим элементом государственного финансового хозяйства и одной из наиболее выгодных сфер взаимовыгодного сотрудничества как государственных, так и предпринимательских структур.
В течение последних лет объем и стоимость государственных закупок неуклонно растут. В этих условиях особую актуальность и практическое значение приобретает осуществление экономической экспертизы целевого и эффективного расходования бюджетных средств [4].
В достижении экономичности и эффективности осуществляемых расходов большая роль отводится формированию в государственных организациях Единой комиссии по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг, о чем свидетельствует опыт Дагестанского государственного университета [5].
Важным этапом работы этой комиссии стало формирование схемы документального обеспечения в сфере размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд университета.
В целях упорядочения документационного обеспечения при осуществлении конкурсных процедур по размещению заказов определен порядок взаимодействия структурных подразделений университета при проведении конкурса, аукциона или запроса котировок (рис.).
Благодаря этому механизм государственных закупок условно делят на следующие этапы:
— определение потребности в товаре (работе), услуге;
— формирование государственного заказа - составление государственного задания;
— размещение государственного заказа;
— исполнение государственного заказа;
— анализ конечных результатов размещения заказа в целях разработки управленческих решений.
Реализация этого сложного бизнес-процесса с помощью СЭД осуществляется следующим образом:
— в начале года составляется и утверждается план закупок;
— для каждой позиции, включенной в план закупок, проводится работа по подготовке и проведению конкурсов;
— по результатам каждого конкурса заключается контракт;
— далее отслеживается документооборот по ходу исполнения контракта;
— документы по исполненному контракту передаются в архив.
Составление плана закупок. План закупок составляется и утверждается в начале календарного года. В СЭД для каждого пункта плана закупок создается запись.
Подготовка и проведение конкурсов. По каждому пункту плана закупок назначается ответственный, который проводит подготовку и согласование конкурсной документации. Файл с подготовленной конкурсной документацией проходит согласование в электронном виде.
В СЭД хранятся данные о сроках проведения конкурсов и размещения на официальном сайте Министерства экономического развития и торговли РФ, предусмотрена также рассылка напоминаний об их наступлении.
После размещения на официальном сайте начинают поступать заявки от организаций, желающих принять участие в конкурсе. Количество заявок в несколько раз больше количества конкурсов, некоторые организации принимают участие в нескольких конкурсах, поэтому необходимо учитывать заявки, поступившие на конкурсы. Все заявки сохраняются в СЭД.
Согласно Закону № 94-ФЗ, участники конкурсов имеют право уточнять условия конкурса, возникает переписка. Если уточнение дается одному из участников, все остальные тоже его получают. Несоблюдение этого условия может привести к тому, что конкурс может быть признан недействительным.
Переписка, классифицированная по проводимым конкурсам и организациям, сохраняется в СЭД. При вскрытии конвертов составляется протокол. Часто по условиям конкурса производится видео- или аудиозапись процедуры. Система электронного документооборота обеспечивает хранение этих файлов. По результатам вскрытия конвертов составляется сравнительная таблица для выбора победителя конкурса (табл.).
229
Ректор ГОУ ВПО «Дагестанский государственный университет» председатель Единой комиссии по размещению заказов
Курирующие проректоры (члены Единой комиссии)
- согласование с ректором заявок и технических заданий;
- утверждение заявок и технических заданий на приобретение товаров, работ, услуг
Руководители структурных подразделений
- подготовка заявок и технических заданий на приобретение товаров, работ, услуг;
- согласование с курирующим проректором заявок и технических заданий;
- представление секретарю Единой комиссии планов закупок товаров, работ, услуг на текущий и предстоящий год
Проректор по экономике и финансам, зам. председателя Единой комиссии по размещению заказов
Начальник Управления экономики и финансов
Начальник Управления бухучета и отчетности
- определение источников финансирования закупок товаров, работ, услуг и способа их размещения;
- контроль за подготовкой протоколов заседаний Единой комиссии и размещением их на официальном сайте;
- контроль за подготовкой и вручением победителям торгов проектов госконтрактов и протоколов;
- контроль за подготовкой сведений о заключенных госконтрактах;
- контроль за подготовкой и размещением
на официальном сайте статистической отчетности о результатах торгов
Начальник юридического отдела
— визирование проектов приказов на проведение конкурсов и аукционов;
— подготовка и согласование типовых форм проектов госконтрактов;
— визирование госконтрактов, заключаемых с победителями торгов
Секретарь Единой комиссии по размещению заказов
— подготовка проектов приказов
на проведение конкурсов и аукционов;
— подготовка документации (конкурсной, аукционной) и утверждение
ее у ректора;
— подготовка совместно с ответственными лицами извещений о проведении торгов и утверждение их у проректора по экономике и финансам;
— размещение извещений и документации (конкурсной, аукционной) на официальном сайте;
— подготовка протоколов заседаний Единой комиссии и размещение их на официальном сайте;
— подготовка и вручение победителям торгов проектов госконтрактов и протоколов
Схема взаимодействия структурных подразделений ГОУ ВПО «Дагестанский государственный университет»
по размещению заказов на поставку товаров, работ, услуг
Учетно-аналитическое обеспечение деятельности хозяйствующих субъектов
230
Оценка и сопоставление заявок по конкурсу № ОК-4 «Поставка парт и стульев ученических»
Критерии Порядок оценки Требования конкурсной документации Условия участников размещения заказа
ООО «Мебельснаб» ООО «Смолмебель» ОАО ПКФ «Газпромпоставка»
Условия участника Расчет баллов Условия участника Расчет баллов Условия участника Расчет баллов
Критерий № 1 -цена контракта Оценка с учетом критерия цены контракта (ценовой балл [ЦБ]) рассчитывается на основании отношения приведенной к стоимости единицы продукции минимальной предложенной цены заявки к цене оцениваемой заявки: ЦБ = Цщ/Ц х В, где ЦБ - ценовой балл; Ціп - минимальная предложенная цена; Ц - цена оцениваемой заявки; В - максимальное значение ценового балла, которое присваивается заявке с наименьшей ценой (В = 70). Максимальная цена — 2 500 000 руб. 2 486 000 2350000: 2486000 х 70 = = 66,17 2 350 000 ЦБ = 70 2 471 910 2350000: 2471910 х 70 = = 66,54
Критерий .№ 2 -качество товара Качественные характеристики товара = 10 баллов (максимальное значение) Характеристики товара, полностью соответствующие требованиям технического задания - 0 баллов. Обеспечивающие требования технического задания с незначительным их превышением - 1-5 баллов. Обеспечивающие требования технического задания существенным их превышением - 6-10 баллов. Соответствие техническому заданию Превышение условий технического задания: Труба диаметром 38 мм, толщиной 2 мм. Окраска — порошковое покрытие с антикоррозионной устойчивостью 4 Соответствие техническому заданию 0 Соответствие техническому заданию 0
Критерий .№ 3 -сроки поставки Срок поставки = 5 баллов (максимальное значение) Заявке на участие в конкурсе с наименьшим сроком поставки присваивается балл равный 5 (Т = 5), при этом срок такой заявки принимается за Ттіп. За Т2...Т принимаются сроки остальных заявок. Баллы остальных заявок рассчитываются как: Ті = Тт/Т х Т. 10 дней с даты подписания контракта 4 дня 5 10 дней 4/10 х 5 = = 2 10 дней 4/10 х 5 = 2
Критерий .№ 4 -сроки предоставления гарантии качества товара Заявке на участие в конкурсе с наибольшим гарантийным сроком присваивается балл равный 5 (Г = 5) при этом гарантийный срок принимается за Гі. За Б2...Б„ принимаются гарантийные сроки других заявок. Баллы остальных заявок рассчитываются как Гі = (Гі/Гі) • Г. 18 мес. 46 мес. 46/60 х 5 = = 3,83 60 мес. 5 18 мес. 18/60 х 5 = = 1,5
Критерий .№ 5 -объем предоставления гарантии качества товара Объем предоставления гарантии качества товара = 10 баллов (максимальное значение) Объем предоставления гарантий качества товара, полностью соответствующий требованиям технического задания - 0 баллов. Обеспечивающие требования по объему предоставления гарантий качества товара с незначительным их превышением - 1-5 баллов. Обеспечивающие требования по объему предоставления гарантий качества товара с существенным их превышением - 6-10 баллов. По результатам оценки каждая заявка на участие в конкурсе получает суммарную оценку по неценовым критериям, выраженную в баллах (неценовой балл [НБ]). Неценовые критерии в сумме не могут превышать значения 30 баллов. 100 % 100 % 0 100 % 0 100 % 0
Итоговый балл 79,00 77,00 70,04
Место 1 2 3
ISSN 2073-5537. Вестник АГТУ. Сер.: Экономика. 2010. № 2
Всем участникам конкурса рассылаются письма о результатах состоявшегося конкурса, а с победителем заключается контракт.
Заключение контракта. Заключаемый контракт должен пройти все этапы согласования, предусмотренные внутренними регламентами. В связи с тем, что в Законе № 94-ФЗ жестко определены сроки заключения контракта после проведения конкурса, согласование должно быть проведено оперативно, что трудно сделать методами бумажного делопроизводства. Система электронного документооборота дает возможность ускорить процесс согласования за счет экономии времени на передачу документов от одной инстанции к другой, а также контролировать ход согласования без больших затрат времени.
Когда конкурс проведен и идет процесс заключения контракта, необходимо предупредить финансовые службы, что у организации возникают финансовые обязательства по оплате товаров, работ, услуг, закупаемых по заключаемому контракту. Ответственный составляет заявку на финансирование, которая включает планируемые суммы, предварительные сроки оплаты.
Заявка на финансирование. Она тоже проходит цикл согласования. Контракт, который утвержден, должен быть зарегистрирован и внесен в реестр выполняемых контрактов.
Отслеживание хода исполнения контракта. После заключения контракта необходимо контролировать ход его выполнения - следить за документацией, формируемой по ходу проекта. Это счета, счета-фактуры, акты выполненных работ, отчеты, документы, выполняемые в ходе работ и пр. Для всех этих документов нужно отследить факт их оформления и сроки.
Передача документов в архив. После подписания акта исполнения обязательств по государственному контракту вся документация передается в оперативный архив, что существенно облегчает работу с документами по планируемым или текущим контрактам.
Контроль за ходом процессов по подготовке конкурсов и заключению контрактов. В ходе работы в любой момент можно запросить автоматически формируемую справку о планируемых, проведенных конкурсах, заключаемых и заключенных контрактах, выполнении графика поступления документов по выполняемым контрактам.
Финансовые службы всегда могут получить предварительный график платежей по заключенным и планируемым контрактам.
Таким образом, описываемая модель бизнес-процесса является референтной не только для подготовки и заключения контрактов, но и для любого договорного процесса в организации.
Независимо от того, по какой схеме построен бизнес-процесс - по специфической или по референтной, в процессе экспертного исследования этих операций СЭД дает возможность установить и оценить признаки искажения экономической информации на отдельных стадиях работы с документами, определить и количественно измерить возникшие в результате этого негативные экономические явления и ситуации, выявить степень их влияния на финансовые результаты субъекта хозяйствования.
Более того, применение СЭД позволяет качественно изменить бизнес-процессы компании (установить четкие регламенты согласования и обработки документов; получить эффективные механизмы контроля исполнительской дисциплины; автоматизировать многочисленные и разнообразные операции, сопровождающие создание и перемещение документов, и т. д.) и тем самым способствует усилению профилактики финансово-хозяйственных нарушений.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Перечень видов (родов) экспертиз, обязательных для производства в государственном учреждении в Российском федеральном центре судебной экспертизы при Министерстве юстиции Российской Федерации: Приказ Минюста России от 19.05.2006 г. № 198.
2. Шешукова Т. Г., Пащенко Т. В. Бухгалтерская и налоговая экспертизы: содержание, предмет и задачи в современных условиях // Экономический анализ: теория и практика. - 2010. - № 24. - С. 2-9.
3. Федеральный закон от 21.07.2005 г. № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 27.07.2010 г.).
4. Фатеева Л. К. Проблемы повышения эффективности государственных расходов на закупку товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд // Предпринимательство. - 2007. - № 4. - С. 7-11.
5. Гаджиев Н. Г., Ахмедов А. З., Гаджиев А. Н. Внутренний аудит в высших учебных заведениях: теория и практика его осуществления // Экономический анализ: теория и практика. - 2008. - № 11. - С. 2—12.
Статья поступила в редакцию 11.10.2010
FORENSIC ECONOMIC RESEARCHES IN CONDITIONS OF INTRODUCTION OF INFORMATION TECHNOLOGY
N. G. Gadzhiev, Kh. G. Akhmedova
The effective methods and receptions of expert research of economic indicators and accounts by construction of economic information models are considered. Their application in practice allows to reorient economic appraisal on generating of the additional information for the analysis of deviations in the documentary data, disclosings of the mechanism of their formation and influence on indicators of activity of the bussiness entity.
Key words: economic appraisal, information technology, state procurement, business processes, accounts.
