CC BY
17И ТВОРЧЕСТВА
ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Нургамысова Айдана Азаматкызы, Университет имени Шакарима города Семей, г. Семей, Республика Казахстан
E-mail: a19071997@mail.ru
Аннотация. В статье представлена экономическая эффективность внедрения системы документооборота. С распространением цифровых технологий в документообороте использование электронных систем управления документами для поддержания обмена и хранения корпоративных электронных щ документов доказывает свою экономическую эффективность. Многие решения для управления документами, доступные сегодня на рынке, предлагают множество функций и конфигураций. Однако не все из них способны обеспечить надлежащее управление всем жизненным циклом документов для сохранения иъ целостности и аргументированности, ценности во времени. Управленческие решения для удобства интерфейса, навигации, индексации и каталогизации документооборота, рабочих процессов и поддержки различных форматов файлов сегодня как никогда важны для качественного документооборота. Эффективная система управления документами позволяет создавать оригинальные цифровые документы и обеспечивает правильную защиту в соответствии с необходимыми стандартами хранения и с действующими нормативными ограничениями.
Ключевые слова: документ, экономическая эффективность, цифровая технология, система.
Документы всегда в наличии у организации, без них невозможна никакая деятельность. Целостность документов обеспечивается их сохранностью в течение всего жизненного цикла от покупки и изготовления до истечения предусмотренного законом срока хранения. Налоговые и юридические документы хранятся в соответствии с действующим законодательством.
Инновационное и всеобъемлющее облачное решение для хранения и поиска цифровых и бумажных документов, разработанное офисными приложениями, системами корпоративного управления, сейчас набирает актуальность. В соответствии с действующим законодательством в целях безопасности в будущем службы управления документами совершенствуются,
ВЕСТНИК НАУКИ И ТВОРЧЕСТВА
чтобы они могли воспользоваться всеми преимуществами цифровой трансформации.
Вместе с усложнением сферы документооборота систематически увеличивается и объем управленческих процессов в организации. Если количество документов превышает определенное значение, процессы работы с документами выходят из-под контроля и, как следствие, приводят к замедлению развития организации. При этом возрастает важность и необходимость ведения документооборота.
Экономические преимущества внедрения документооборота очень просты в определении и измерении, в том числе в денежном выражении. Эти преимущества связаны с уменьшением различных затрат [7]. Организация, обеспечение перехода на электронные технологии, получает определенные основные тактические преимущества. Рассмотрим их далее.
Во-первых, сокращается время, затрачиваемое на различные виды деятельности, а также для поиска документов и информации. Это очень важное преимущество, так как позволяет повысить производительность труда управленческого персонала, происходит высвобождение времени на выполнение других повседневных операций по работе с документами, на более продуктивную деятельность, повышается производительность труда офисных работников, увеличивается общее количество выполняемых работ.
Во-вторых, снижаются затраты на создание и копирование документов, в том числе приобретение бумаги и обслуживание сервисно-множительной техники [2].
В-третьих, сокращаются расходы на доставку информации в бумажном виде. Сотрудникам организации не нужно тратить свое рабочее время на служебные записки.
В-четвертых, освободится офисное пространство, уменьшится необходимое пространство для хранения. Сокращается время поиска электронных документов. В результате арендные платежи и расходы на современные средства хранения бумаги уменьшаются.
Преимущества экономического воздействия, основанные на тактике, обычно называют прямым воздействием. В расчетах учитывается необходимость наличия нечастых бумажных документов. Хотя ситуация постоянно меняется, использование электронных документов в отрасли постоянно расширяется. Чаще всего в организациях появляется двойной документооборот - бумажный и электронный. Наличие такой параллели в документообороте, например, у органах власти и местного самоуправления, характерных для государственных органов.
На практике расходы на бумагу могут снизиться. Но сокращение затрат на закупку и сервисное обслуживание и расходные материалы для данной техники незначительны [1].
Рассмотрим стратегические преимущества внедрения системы документооборота. Во-первых, сокращение сроков принятия управленческих
ВЕСТНИК НАУКИ И ТВОРЧЕСТВА
решений и оперативное информационное сопровождение качества этих решений, многократное ускорение поиска документов и информации, т.к. сегодня многие системы позволяют получать аналитическую информацию [3]. Во-вторых, появление возможности коллективной работы невозможно на бумаге или крайне затруднено. В-третьих, повышение безопасности информации, сохранность документов и удобство позволяют хранить их в электронном виде на сервере. Предотвращение несанкционированного доступа в отношении каждого пользователя системы регулируются за счет назначения полномочий по доступу к информации. В-четвертых, качественное улучшение контроля исполнения - возможность систематизации документов и поручений. В-пятых, непосредственно рабочее место охватывает пространство единой информационной организации, актуален процесс управления ходом централизованного контроля при максимальной децентрализации каждой документированной работы, когда доступны документы, с которыми может работать каждый пользователь системы. В-шестых, обеспечение мобильности руководства предприятия. В-седьмых, выполнение новых видов работ или традиционных работ по-новым стандартам.
Иными словами, экономическим преимуществом введения электронного • документа в документооборот является установление порядка работы с документами. Оптимизация рабочих процессов, сокращение сроков принятия решений, совершенствование управленческих решений, повышение управляемости организации. Улучшение в организационной управляемости ведет к повышению в том числе и мотивации персонала. Продуманный подход позволяет исключить зависимость персонала от личного технологического опыта.
Функционирование организации, предоставляющей электронную систему документооборота, основано на прозрачности управления, ускорении исполнительской дисциплины и повышении качества управленческих решений и т.д. Вычислить конкретный компонент эффективности очень сложно. Действительно, невозможно точно оценить что-либо как денежный эквивалент, например, исполнительность. Более того, долгое время считалось, что влияние категории экономической эффективности абсолютно невозможно посчитать. Однако сейчас это вполне обыденное действие.
Важно отметить, что внедрение и использование системы электронного документооборота влечет за собой значительные затраты. Это и стоимость программного обеспечения, и аппаратная платформа, и внедрение системы организационных затрат и ее сопровождение, и обучение персонала, и т.д. [6]
После определения перечня необходимых для организации документов необходимо будет проанализировать, в каком процессе они должны быть задействованы и как с ними следует обращаться, изучив процедуры и обязанности, связанные с их управлением. То есть должны быть определены процессы документирования.
ВЕСТНИК НАУКИ И ТВОРЧЕСТВА
В этом отношении необходимо определить, как будут создаваться документы и как они будут функционировать, а также объяснить, как будет проводиться дальнейшая работа для обеспечения их обновления.
Преимуществами работы с электронными системами документооборота являются прозрачность управления, ускорение исполнительской дисциплины и повышение качества менеджмента, развитие системы управленческих решения и т.д. Однако имеются и определенные проблемные моменты. Так, количественная оценка экономической эффективности внедрения системы автоматизации очень сложна и содержит большое количество факторов и значительный объем обрабатываемой информации [4]. Чем сложнее и масштабнее система, тем сложнее количественная оценка ее экономической эффективности. Порой крайне трудно определить, как работать с документом, и стоит ли переходить на новую систему документооборота [5].
Основными условиями успешного внедрения новых систем работы с документами являются правильный выбор варианта работы с документами и квалифицированный, законченный и понятный процесс внедрения. Знаний общих принципов обычно бывает недостаточно для обоснования необходимости внедрения изменений в действующий документооборот, а также для оценки • эффективности уже внедренной системы. Чтобы сделать правильный выбор, необходим всесторонний анализ ситуации в рамках каждой конкретной организации.
Литература:
1. Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом. - М.: Юрайт, 2020. - 300 с.
2. Абуладзе Д.Г. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. - М.: Юрайт, 2020. - 300 с.
3. Басаков М. И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). - М.: КноРус, 2020. - 216 с.
4. Бялт В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника. - М.: Юрайт, 2020. - 104 с.
5. Вешкурова А. Б. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. - М.: Директ Медиа, 2020. - 170 с.
6. Гущина И. А., Зайцева Н. А. Документационное обеспечение туристской деятельности. - М.: КноРус, 2018. - 240 с.
7 Доронина Л. А. Документационное обеспечение управления. - М.: Юрайт, 2020. - 234 с.
