EDMS (СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ): ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Серебряник И.А., к.т.н.

доцент

кафедра Мировая экономика Золотухина Д.М. студент

Иркутский государственный технический университет

Россия, г. Иркутск EDMS (СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ): ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Аннотация:

В статье рассмотрены основные аспекты EDMS-систем. Приведены их основные свойства. Рассмотрен механизм работы.

Ключевые слова:

EDMS, документ, атрибут, хранилище, work-flow.

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

Корпоративная бизнес-информация условно классифицируется по форме хранения: электронные документы и бумажные документы.

Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде. Вряд ли когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, электронная форма хранения документов будет преобладать.

Электронный документ - текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл или несколько взаимосвязанных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.

Потребность в эффективном управлении электронными документами привела к созданию систем электронного документооборота. Зарубежный термин - Electronic Document Management Systems (EDMS). Первые EDMS появились в 1980-е гг.

EDMS - организация движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. Под движением документов понимается не их физическое перемещение (т. к. они чаще всего остаются на сервере), а передачу прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

EDMS - целый комплекс средств автоматизации различных видов деятельности:

1. Средства создания и модификации электронных документов (текстовые и табличные процессоров, графические редакторы, средства сканирования и распознавания документов);

2. Средства автоматизации делопроизводства. Этот вид деятельности обеспечивает типизацию оформления и учета (регистрации) документов на предприятии. Типизации оформления можно достичь также за счет использования офисных программных пакетов;

3. Системы электронной почты и организации коллективной работы с документами, которые автоматизируют процесс передачи и обработки документов внутри предприятия;

4. Другие системы - систематизированный архив электронных документов, средства автоматизации деловых процессов обработки документов на всех этапах их жизненного цикла и управления деятельностью персонала, привлекаемого к этой работе (workflow), извлечение знаний из корпоративных хранилищ знаний (knowledge management) и многое другое.

К основным свойствам EDMS-систем можно отнести:

1. Открытость. Все EDMS-системы построены по модульному принципу. Это позволяет добавить к EDMS-системам (при необходимости) новые функции или расширять уже имеющиеся. В настоящее время разработка приложений, интегрируемых с EDMS-системами, стала отдельным видом бизнеса. Например, для EDMS-систем разработаны модули ввода документов со сканера, связи с электронной почтой, с программами пересылки факсов и др.

2. Высокая степень интеграции с прикладным ПО. Особенностью EDMS-систем является высокая степень их интеграции с прикладными программами. При работе с документами нет необходимости пользоваться утилитами EDMS-системы. Пользователи имеют дело только с обычными прикладными программами. Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, сразу видит библиотеки и папки с документами EDMS-системы (откуда он и выбирает необходимый ему документ). При сохранении документ автоматически помещается в базу данных EDMS-системы. То же относится и к другим офисным и специализированным программам.

EDMS-системы используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования (каждому документу назначается набор ключевых слов, отражающих его смысловое содержание), хранения, поиска и просмотра электронных документов. Во всех EDMS-системах реализована иерархическая система хранения документов. Применяется т.н. принцип «шкаф/полка/папка». Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д. Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ, в этом случае, остается неизменным). В ряде EDMS -систем реализованы еще более мощные возможности хранения за счет

установления связей между документами (так называемые связанные документы). Причем эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде. Любому документу в EDMS-системе присущ определенный набор атрибутов: название документа; автор документа; время создания; и др. Атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов создается шаблон карточки, где представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в EDMS-систему берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев серверная часть EDMS-системы состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах): хранилища атрибутов документов (карточек); хранилища документов; сервисы полнотекстовой индексации.

Под хранилищем документов обычно понимается хранилище содержимого документов.

Хранилище атрибутов и хранилище документов часто объединяют под общим названием «архив документов». Для хранения атрибутов в большинстве EDMS-систем используются СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server и Informix, обеспечивающие поиск документов по атрибутам.

Для хранения непосредственно содержимого документов в большинстве EDMS-систем применяются файл-серверы MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX и др.

В последнее время все большую популярность приобретает хранение документов вместе с атрибутами в базе данных.

Использованные источники: 1. P.A. Emelia Akashah R. Syamsul Rizal Kamaruzaman Jusoff and E. Christon. Electronic Document Management System. // World Applied Sciences Journal 12 (Special Issue on Computer Applications & Knowledge Management): 55-58, 2011