CC BY
137
Финансирование здравоохранения
ДОКУМЕНТЫ ПО НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ:
УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ
В. В. АВДЕЕВ, консультант по налогам и сборам
Медицинские учреждения при наступлении временной нетрудоспособности у своих пациентов обычно выдают листки нетрудоспособности. Данные документы являются бланками строгой отчетности, и к порядку их получения, учету и хранению предъявляются особые требования. В статье рассмотрено понятие листка нетрудоспособности, порядок обеспечения медицинских учреждений бланками листков нетрудоспособности, их учет и хранение, атакже отчетность по ним.
Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности на территории РФ регламентируется приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514 «О порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности» (далее — Приказ № 514).
Согласно п. 1 Приказа № 514 листок нетрудоспособности является документом, удостоверяющим временную нетрудоспособность граждан, подтверждающим их временное освобождение от работы, и выдается при заболеваниях, травмах, отравлениях и иных состояниях, связанных с временной потерей трудоспособности, на период долечивания в санаторно-курортных учреждениях, при необходимости ухода за больным членом семьи, на период карантина, на время протезирования в условиях стационара, на период отпуска по беременности и родам, при усыновлении ребенка.
Основным нормативным документом, регламентирующим порядок обеспечения медицинских учреждений бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения, является Инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения, утвержденная приказом Фонда социального страхования РФ (далее — ФСС РФ) и Минздрава России от 29.01.2004 № 18/29 «Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения» (далее — Инструкция № 18/29).
Форма листка нетрудоспособности утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 № 172 «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности» и обязательна к применению медицинскими учреждениями на территории РФ.
Обязанность по изготовлению соответствующих бланков и обеспечению ими медицинских учреждений возложена на ФСС РФ. Прежде чем медицинские учреждения получат бланки листков нетрудоспособности, они поступаютврегиональ-ные отделения ФСС РФ.
Обеспечение листками нетрудоспособности производится на основании отчетов-заявок медицинских учреждений на получение бланков листков нетрудоспособности, составляемых и представляемых ими ежеквартально. При этом следует учитывать, что запас бланков листков нетрудоспособности на основании п. 4 Инструкции № 18/29 не должен превышать квартального запаса потребности в них медицинских учреждений.
Согласно разъяснениям, приведенным в письме ФСС РФ от 12.07.2005 № 02-18/11-6255, расчетным периодом квартальной потребности в бланках листков нетрудоспособности медицинской организации может быть один из следующих показателей:
• аналогичный квартал предыдущего года;
• расчетный квартал (среднее арифметическое
четырех кварталов).
Выдача региональным отделением ФСС РФ бланков листков нетрудоспособности производится лицу, ответственному за их получение, хранение, выдачу, назначенному приказом руководителя медицинского учреждения, на основании доверен-
ности, оформленной в установленном порядке, и сопровождается оформлением накладных в двух экземплярах, один из которых передается медицинской организации, а другой остается в региональном отделении ФСС РФ. Транспортные расходы по доставке бланков в медицинское учреждение производятся за счет средств получателя.
В региональном отделении ФСС РФ и в медицинском учреждении должен быть организован строгий количественный учет бланков листков нетрудоспособности. Бланки листков нетрудоспособности являются бланками строгой отчетности. К условиям их учета и хранения предъявляются особые требования.
Условия учета и хранения бланков листков нетрудоспособности. Бланки листков нетрудоспособности должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками, опечатанными печатью.
В бюджетном учете медицинских учреждений согласно Инструкции по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 10.02.2006 № 25н, учет бланков листков нетрудоспособности следует вести на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». На этом счете такие бланки учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 бланк.
Помимо такого учета медицинские учреждения обязаны вести еще и специальный учет, разработанный ФСС РФ. Так, согласно п. 8.2 Инструкции № 18/29 медицинские учреждения должны вести следующие книги:
• Книгу получения бланков листков нетрудоспособности (Приложение № 2 к Инструкции № 18/29);
• Книгу распределения бланков листков нетрудоспособности (Приложение №3к Инструкции № 18/29).
Все эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и содержать на последнем листе информацию о наименовании медицинского учреждения, количестве страниц. Они должны быть заверены подписью руководителя и скреплены печатью.
В Книге получения бланков листков нетрудоспособности в хронологическом порядке фиксируются все поступления бланков от органа управления здравоохранения. В свою очередь, в Книге распределения бланков листков нетрудоспособности содержится следующая обязательная информация:
• количество бланков в наличии;
• количество выданных бланков врачам и их реквизиты;
• количество возвращенных корешков бланков листков нетрудоспособности, выписанных больным;
• подпись лица, получающего бланки или возвращающего корешки бланков;
• Ф. И. О. ответственного за хранение бланков и их корешков.
Кроме того, в отдельные строчки Книги распределения бланков листков нетрудоспособности вносятся записи о сдаче врачом корешков бланков и получении им новых бланков.
Ответственное лицо, выдавая подотчет бланки листков нетрудоспособности лечащим врачам или работникам, оформляющим их централизованно, обязано на основании п. 11 Инструкции № 18/29 прошить их за левый верхний угол.
Врачи либо другие работники медицинских учреждений выдают больным заполненные бланки листков нетрудоспособности, оставляя у себя их корешки, с помощью которых они отчитываются об использовании бланков перед тем, у кого они их получали. При поступлении новых бланков листков нетрудоспособности указанные лица обязаны сдать корешки лицу, ответственному за их хранение.
На основании п. 12 Инструкции № 18/29 корешки бланков листков нетрудоспособности хранятся в медицинском учреждении в течение трех лет и отражаются на забалансовом учете в качестве бланков строгой отчетности.
Когда пройдет указанный срок, медицинское учреждение может уничтожить корешки. Данная операция оформляется Актом об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек (Приложение №4к Инструкции № 18/29).
В случае неправильного заполнения или иной порчи бланков листков нетрудоспособности медицинский работник должен выписать и заполнить новый бланк листка нетрудоспособности и выдать его больному. Испорченный бланк листка нетрудоспособности он передает лицам, ответственным за хранение. Испорченные бланки листков нетрудоспособности хранятся в отдельной папке с описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача, дата сдачи, номера и серии испорченных бланков.
Учет испорченных бланков листков нетрудоспособности ведется в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (Приложение № 5 к Инструкции № 18/29).
Испорченные бланки листков нетрудоспособности, как и корешки, хранятся в течение трех лет и отражаются на забалансовом учете в качестве
бланков строгой отчетности. После чего бланки можно уничтожить, что оформляется Актом об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности (Приложение № 6 к Инструкции № 18/29).
Следует отметить, что испорченные бланки листков нетрудоспособности и корешки по истечении срока хранения уничтожаются комиссией, специально созданной по приказу руководителя медицинского учреждения.
Рассмотрим пример учета бланков и корешков листков нетрудоспособности на забалансовом счете. В январе текущего года медицинское учреждение получило от регионального отделения ФСС РФ в пределах своей квартальной потребности 500 бланков листков нетрудоспособности. Перед получением лечащие врачи сдали ответственному за получение, хранение и выдачу бланков лицу 200 корешков листков нетрудоспособности.
В конце марта текущего года актом было оформлено списание 290 корешков бланков листков нетрудоспособности и 10 испорченных бланков, у которых истек срок хранения. Учетной политикой медицинского учреждения предусмотрен учет:
• принятых и выданных бланков листков нетрудоспособности на забалансовом счете 03-1 «Бланки листков нетрудоспособности»;
• корешков бланков листков нетрудоспособности — на счете 03-2 «Корешки бланков листков нетрудоспособности»;
• испорченных бланков листков нетрудоспособности — на счете 03-3 «Испорченные бланки листков нетрудоспособности».
В январе текущего года в бюджетном учете медицинского учреждения будут сделаны следующие проводки:
• в январе текущего года:
Д-т забалансового сч. 03-1 «Бланки листков нетрудоспособности» — 500 шт. — полученные бланки листков нетрудоспособности учтены на забалансовом счете;
К-т забалансового сч. 03-1 «Бланки листков нетрудоспособности» — 200 шт. — выданы лечащим врачам бланки листков нетрудоспособности;
Д-т забалансового сч. 03-2 «Корешки бланков листков нетрудоспособности» — 200 шт. — приняты корешки бланков листков нетрудоспособности, выданных больным.
В марте текущего года на основании акта об уничтожении в бюджетном учете медицинского учреждения будут отражены следующие проводки:
К-т забалансового сч. 03-2 «Корешки бланков листков нетрудоспособности» — 290 шт. — отражено списание корешкалистков нетрудоспособности;
К-т забалансового сч. 03-3 «Испорченные бланки листков нетрудоспособности» — 10 шт. — отражено списание испорченных бланков листков нетрудоспособности.
Отчетность по бланкам листков временной нетрудоспособности. Согласно п. 14 Инструкции № 18/29 медицинские учреждения обязаны ежеквартально, в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представить в региональные отделения ФСС РФ отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности на соответствующий квартал. Их представление не зависит от того, имеется ли необходимость в получении новых бланков.
Форма отчета-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности приведена в Приложении № 7 к Инструкции № 18/29. С помощью отчета-заявки медицинская организация не только отчитывается об использованных бланках, но и заказывает новые.
Помимо ежеквартальной отчетности медицинские учреждения ежегодно, до 1 февраля текущего года, представляют заявку на необходимое им количество бланков на следующий календарный год. Отчет-заявка и заявка подписываются руководителем и главным бухгалтером медицинского учреждения и заверяются печатью.
Региональные отделения ФСС РФ на основании данных, представленных медицинскими организациями, ежегодно, не позднее 10 февраля текущего года, представляют в ФСС РФ заявку на бланки листков нетрудоспособности наследующий календарный год (Приложение №8к Инструкции № 18/29).
Ответственность за получение, хранение и распределение бланков листков нетрудоспособности, а также за учет и отчетность по ним несут руководители и главные бухгалтеры региональных отделений ФСС РФ, медицинских организаций. Лечащие врачи (в отдельных случаях фельдшеры, зубные врачи), а также работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации несут личную ответственность за сохранность полученных бланков.
Документы по нетрудоспособности — право на выписку, регулирование, контроль. Согласно п. 1 ст. 22 Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» основанием для назначения и выплаты страхового обеспечения застрахованному лицу будет наступление документально подтвержденного страхового случая. В настоящее время документом, подтверждающим наступление страхового случая, является листок нетрудоспособности.
В пункте 1 Приказа № 514 указано, что листок нетрудоспособности выдается застрахованным лицам, являющимся гражданами РФ, а также постоянно или временно проживающим на территории РФ иностранным гражданам и лицам без гражданства:
• работающим по трудовым договорам;
• государственным гражданским и муниципальным служащим;
• адвокатам, индивидуальным предпринимателям, в том числе членам крестьянских (фермерских) хозяйств, физическим лицам, не признаваемым индивидуальными предпринимателями, членам родовых, семейных общин малочисленных народов Севера, добровольно вступившим в отношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и осуществляющим за себя уплату взносов в ФСС РФ;
• иным категориям лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в соответствии с иными федеральными законами при условии уплаты ими или за них налогов и (или) страховых взносов в ФСС РФ;
• лицам, у которых заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы по трудовому договору, осуществления служебной или иной деятельности либо в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования;
• уволенным в связи с ликвидацией организации и в связи с прекращением деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, прекращением полномочий частного нотариуса, статуса адвоката женщинам, у которых беременность наступила в течение 12 мес. до признания их в установленном порядке безработными;
• гражданам, признанным безработными и состоящим на учете в территориальных органах Федеральной службы по труду и занятости, в случае заболевания, травмы, беременности и родов.
Согласно п. 2 Приказа № 514 право на выписку листков нетрудоспособности имеют следующие медицинские работники:
• лечащие врачи медицинских организаций государственной, муниципальной и частной систем здравоохранения, имеющих лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности;
• фельдшеры и зубные врачи медицинских организаций — в отдельных случаях, по решению органа управления здравоохранением субъекта
РФ, согласованному с региональным отделением ФСС РФ;
• врачи, занимающиеся частной медицинской практикой, имеющие лицензию намедицинс-кую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности;
• лечащие врачи специализированных (противотуберкулезных) санаториев при наличии лицензии на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности;
• лечащие врачи клиник научно-исследователь-скихучреждений (институтов), в т. ч. клиник научно-исследовательских учреждений (институтов) протезирования или протезостроения — по согласованию с Минздравсоцразвития России. Пунктом 3 Приказа № 514 определен перечень
медицинских работников отдельных учреждений здравоохранения, которые не могут производить выдачу листков нетрудоспособности. Согласно указанному пункту запрещается выдача листков нетрудоспособности медицинскими работниками следующих учреждений:
• скорой медицинской помощи;
• учреждений переливания крови;
• приемных отделений больниц;
• врачебно-физкультурных диспансеров;
• бальнеологических больниц и грязелечебниц;
• учреждений здравоохранения особого типа (центров медицинской профилактики, медицины катастроф, бюро судебно-медицинской экспертизы);
• учреждений здравоохранения по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.
Выдача листков нетрудоспособности осуществляется на основании п. 4 Приказа № 514 при предъявлении паспорта или документа, его заменяющего. Если гражданин работает у нескольких работодателей, выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы.
Выдача и продление листка нетрудоспособности осуществляется медицинским работником после осмотра гражданина и записи данных о состоянии его здоровья в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного, обосновывающей необходимость временного освобождения от работы.
Листок нетрудоспособности выдается и закрывается, как правило, в одной медицинской организации. При направлении гражданина на лечение в другую медицинскую организацию листок нетрудоспособности может быть продлен и закрыт медицинской организацией, в которой продолжалось наблюдение гражданина.
Гражданам, находящимся вне места регистрации по месту жительства (по месту пребывания, временного проживания), листок нетрудоспособности выдается (продлевается) согласно п. 7 Приказа № 514 с разрешения главного врача медицинской организации либо его заместителя с соответствующей записью в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного и листке нетрудоспособности.
При продолжении временной нетрудоспособности листок нетрудоспособности выдается с учетом дней, необходимых для проезда к месту регистрации по месту жительства (по месту пребывания, временного проживания).
В соответствии с п. 11 Приказа № 514 контроль за соблюдением установленного порядка выдачи листков нетрудоспособности осуществляется Федеральной службой по надзору в сфере здравоохранения и социального развития совместно с ФСС РФ.
Контроль за организацией экспертизы временной нетрудоспособности, рациональным расходованием средств государственного социального страхования на выплату пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам в лечебно-профилактических учреждениях осуществляется в порядке, установленном приказом Минздрава России и ФСС РФ от 06.10.1998 № 291/167 «Об утверждении Инструкции о порядке осуществления контроля за организацией экспертизы временной нетрудоспособности» (далее — Инструкция № 291/167). Он может быть ведомственным и вневедомственным (межведомственным).
Согласно п. 3 Инструкции № 291/167 функции контроля за состоянием экспертизы временной нетрудоспособности осуществляются:
• при ведомственном контроле — должностными лицами территориальных органов управления и учреждений здравоохранения;
• при вневедомственном (межведомственном) контроле — специалистами исполнительных органов ФСС РФ совместно с территориальными органами управления здравоохранением и учреждениями здравоохранения. При необходимости для этих целей могут привлекаться представители:
• лицензионно-аккредитационных комиссий;
• страховых медицинских организаций;
• территориальных фондов обязательного медицинского страхования;
• профессиональных медицинских ассоциаций;
• учреждений высшего профессионального образования;
• научно-исследовательских институтов;
• других учреждений здравоохранения и независимых экспертов в пределах их компетенции.
Ведомственный контроль за организацией экспертизы временной нетрудоспособности осуществляется клинико-экспертными комиссиями и (или) заместителями руководителей по клини-ко-экспертной работе лечебно-профилактических учреждений. Проводимые ими проверки могут быть плановыми и внеплановыми.
В ходе плановых проверок, которые проводятся не реже одного раза в квартал, выявляется обоснованность выдачи листка нетрудоспособности. В основном анализу подвергаются не менее 30—50 медицинских карт амбулаторных или стационарных больных у проверяемого врача или подразделения, отобранных выборочным методом.
По результатам проведенных проверок проверяющими представляется информация с указанием выявленных недостатков и рекомендациями по их устранению, которая доводится до сведения проверяемых и руководителей лечебно-профилактических учреждений.
Кроме того, плановый контроль за состоянием экспертизы временной нетрудоспособности осуществляется также клинико-экспертными комиссиями муниципальных органов управления здравоохранением или субъектов РФ не реже одного раза в три года. Внеплановый контроль может проводиться:
• в связи с письменными запросами исполнительных органов ФСС РФ, страхователей (работодателей), граждан по обоснованию выдачи, продления или оформления листков нетрудоспособности, предъявленных к оплате;
• при возникновении конфликтных ситуаций по экспертизе временной нетрудоспособности и своевременности направления больных в учреждения медико-социальной экспертизы. Результаты проверки доводятся не только до
проверяющих, но и до территориальных органов управления здравоохранением и исполнительных органов ФСС РФ.
Вневедомственный контроль за организацией экспертизы временной нетрудоспособности каждого лечебно-профилактического учреждения осуществляется исполнительным органом ФСС РФ в соответствии с планом-графиком, утвержденным совместным приказом (распоряжением) регионального отделения ФСС РФ и территориального органа управления здравоохранением. Он проводится не реже одного раза в пять лет.
На основании необходимых для проведения контроля документов, предъявленных медицинским учреждением, экспертному контролю подлежат следующие случаи временной нетрудоспособности:
• длительнее или короче ориентировочных сроков на 30 % (и более);
• несвоевременное представление больных на клинико-экспертную комиссию;
• с выходом на инвалидность;
• несвоевременное направление больных в учреждения медико-социальной экспертизы и другие вопросы, которые касаются обоснованности выдачи листков нетрудоспособности.
В связи с письменными или устными запросами граждан, страхователей по обоснованности выдачи, продления, оформления, учета и хранения листков нетрудоспособности, предъявленных к оплате, и в других случаях, требующих экспертного контроля, производится внеплановый контроль.
Выявленные при контроле экспертизы временной нетрудоспособности недостатки, отклонения от установленного порядка выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность, с рекомендациями по их устранению, а также с выводами и предложениями по улучшению работы отражаются в справке, составленной в трех экземплярах. По одному экземпляру этой справки направляют проверяемым, исполнительному органу ФСС РФ и территориальным органам управления здравоохранением.
Вопросы состояния экспертизы временной нетрудоспособности рассматриваются территориальными органами управления здравоохранением совместно с исполнительными органами ФСС РФ не реже одного раза в год.
Если расходы по государственному социальному страхованию произведены с нарушением установленных правил или не подтверждены документами, то они к зачету приниматься не должны — они подлежат возмещению в установленном порядке.
В силу п. 77 Приказа № 514 за нарушение установленного порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности медицинские организации, а также медицинские работники несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.
В этом случае необходимо определить, устранимы ли нарушения, которые были допущены при оформлении листка нетрудоспособности. К устранимым нарушениям можно отнести:
• неправильное указание места работы застрахованного лица;
• отсутствие печати медицинского учреждения, подписей медицинских работников и т. д. Согласно п. 58 Приказа № 514 в листках нетрудоспособности допускается не более двух исправлений. После устранения ошибок страхователь может представить такие листки в орган ФСС РФ, даже если исправления были внесены после их обнаружения сотрудниками фонда.
Такие выводы подтверждаются многочисленной судебной практикой: постановления ФАС СевероКавказского округа от 24.12.2009 по делу № А32-16306/2009, от 26.11.2007 по делу № Ф08-7655/07-2906А, ФАС Западно-Сибирского округа от 09.04.2008 по делу № Ф04-1688/2008(1963-А27-25), от 15.02.2008 по делу № Ф04-879/2008(460-А75-25).
Однако орган ФСС РФ не примет к зачету листков трудоспособности, если нарушения выдачи больничных листков неустранимы. К таким нарушениям относятся, например:
• отсутствие лицензии у лечебного учреждения, выдавшего больничный лист;
• выдача больничного листа медицинским работником, не имеющим на это права;
• нарушение сроков продления больничного листа. В вышеназванных случаях суды встают на сторону сотрудников фонда и не видят особых причин привлекать медицинские учреждения к ответственности, аргументируя свою позицию следующим образом:
• работодатель несет ответственность за правильность начисления пособий и расходование средств государственного страхования (п. 10 Положения о ФСС РФ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 №101 (далее — Положение №101);
• пособия, выплаченные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка листков временной нетрудоспособности, к зачету не принимаются (п. 18 Положения № 101);
• ответственность медицинских учреждений перед страхователями в случаях неправильного оформления больничных листов законодательством не предусмотрена.
Такие выводы содержатся в постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2008 по делу№Ф04-808/2008(331-А06-16), от 25.07.2006 по делу№ Ф04-4634/2006(24784-А27-36), от01.06.2007 по делу № А-26-1795/2005-212, ФАС Поволжского округа от 24.10.2006 по делу № А12-5505/06-С6, ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2006 по делу № А74-4607/05-Ф02-2577/06-С2.
Список литературы 1. О порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности: приказ Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514.
2. Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения: приказ ФСС РФ и Минздрава России от 29.01.2004 № 18/29.
3. Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности: приказ Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 № 172.
