CC BY
70
Документооборот в бухгалтерском учете и его значение в системе управления Document flow and its importance in the management system
Салчак Аяна
студент 2 курса
Сибирский институт управления - филиал РАНХиГС
Россия, г. Новосибирск e-mail: ayanasalchak98@gmail. com
Salchak Ayana
second year student Siberian Institute of Management - branch of RANEPA
Russia, Novosibirsk e-mail: [email protected]
Аннотация.
В данной статье рассматривается значение документооборота в развитии информационного обеспечения процесса принятия управленческих решений. Проанализированы преимущества и недостатки бумажного, электронного и смешанного документооборота.
Annotation.
This article discusses the importance of document management in the development of information support decisionmaking process. The advantages and disadvantages of paper, electronic and mixed document flows are analyzed.
Ключевые слова: документооборот, документоведение, бумажный документооборот, электронный документооборот, смешанный документооборот.
Key words: document flow, documentation, paper document flow, electronic document flow, mixed document flow.
Бухгалтерские документы составляют большую часть всех документов на предприятии. Работа с бухгалтерскими первичными и сводными документами - неотъемлемая часть деятельности любого предприятия. Также, существует потребность в их надлежащем хранении в течение сроков, установленных законодательством. Для эффективного хранения документов создается архив бухгалтерской документации и отчетности в бумажной или электронной форме. От выбора формы ведения бухгалтерского учета (архива) в будущем зависит удобство работы с ним, скорость поиска необходимой информации, а также сумма расходов, связанных с его сохранением, что и обуславливает актуальность выбранной темы исследования.
Среди отечественных практиков и теоретиков, занимающихся исследованием закономерностей создания, ведения и уничтожения документов в бумажной, электронной формах, либо исследованием отдельных особенностей их внедрения на предприятиях, можно выделить таких как: Королев И. Д., Подгорный Д. С., Несходовский И.С. и др.
Документоведение - наука, комплексно изучающая характеристики документов, процессы их создания, хранения и функционирования [2].
Документооборот - прохождение документов внутри системы управления - от источника их формирования к использованию в управлении [1].
Основные требования к документам бухгалтерского учета прописаны в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. № 34н.
Согласно п.5 ст.9 и п.6 ст.10 Федерального закона № 402-ФЗ первичный учетный докумен, регистр бухгалтерского учета составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Документооборот составляет основную часть информационных потоков в системе управления. При подготовке и использовании документ проходит через определенную последовательность этапов, которые определяются его параметрами.
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между: людьми, которые производят информацию, анализируют ее или принимают управленческие решения (работники, аналитики и управленцы) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь, архив и др.) [3].
В зависимости от того, какие этапы обработки проходят документы, выделяют три основных информационных потока документооборота:
1) поток входящих документов, которые поступают на предприятие извне;
2) поток внутренних документов, которые создаются внутри организации и никогда не выходят за ее пределы;
3) поток исходных документов, создаваемых внутри организации для внешнего пользователя.
Документы бывают в письменной и электронной форме. Соответственно выделяют бумажный, электронный и смешанный документооборот.
Бумажный документооборот заключается в работе с бумажными документами. В России применяют преимущественно традиционную постсоветскую систему бумажного документооборота. Эта система основана на централизованном контроле документов на всех стадиях их подготовки и единых нормах документооборота. Одним из преимуществ бумажного документооборота является его привычность для пользователей, которые имеют недостаточный опыт и знания современных информационных технологий.
Электронный документооборот заключается в работе с электронными документами. Электронный документ -документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, а также обязательные реквизиты документа [1].
Самым легким и эффективным является введение электронного документооборота для ведения внутренней документации.
Смешанный документооборот заключается в параллельном существовании систем бумажного и электронного документооборота, которые взаимно дополняют друг друга.
Однако параллельное использование бумажных и электронных документов иногда оправдано с точки зрения безопасности. А также смешанный документооборот может быть переходным этапом в работе предприятия для постепенного перехода к исключительно электронному обороту документов.
Преимущества и недостатки применения бумажной, электронной и смешанной формы документов приведены в таблице 1.
Таблица 1. Сравнительная характеристика преимуществ и недостатков бумажной и электронной формы
бухгалтерской документации и отчетности
Форма документооборота Преимущества Недостатки
Бумажный документооборот • Отсутствует необходимость в использовании компьютерного обеспечения; • нет необходимости в повышении квалификации работников (навыки пользования компьютерными бухгалтерскими программами). • Огромное количество документов требует значительной площади хранения; • менее длительный срок хранения по сравнению с электронным архивом (бумага теряет свои качества).
Электронный документооборот • Решение проблемы сложности или невозможности создания резервных копий традиционного архива на случай непредвиденных обстоятельств; • отсутствие влияния внешней среды, длительное хранение архива; • обеспечение максимальной скорости поиска документов, данных о документах; • недопустимость потери документов; • повышение производительности труда руководства предприятия; • экономия площадей хранения. • Потребность в защите от уничтожения или повреждения вследствие потери физических свойств носителей информации (жесткий диск, flesh-card и др.) • изменения программных и (или) аппаратных компонентов; • некорректное поведение с документами (из-за низкой компетентности пользователей).
Смешанный документооборот • Уменьшение расходов на подготовку внутренней документации и сохранения централизованного контроля важных документов • Недостатками смешанного документооборота по сравнению с электронным является меньшая эффективность и большие расходы.
Таким образом, все формы документов имеют как ряд определенных преимуществ, так и недостатков. Преимуществами бумажной формы является то, что она не нуждается в компьютерном вмешательстве и навыках владения знаниями пользования компьютерными программами, по сравнению с электронной формой, но лицу, которому занимается хранением архива, придется работать с большим объемом документов, что замедляет и усложняет работу. Электронная форма хранения архива документов требует дополнительных навыков владения компьютерными программами и защиты от уничтожения (повреждения), в результате потери физических свойств носителей информации, однако обеспечивается экономия площадей хранения и максимальная скорость работы с необходимыми документами архива бухгалтерской документации. Преимуществами смешанного документоведения отчетности является уменьшение затрат на подготовку внутренней документации и сохранения централизованного контроля за важными документами.
Рассмотрев преимущества и недостатки различных форм ведения бухгалтерского учета, можно сделать вывод, что электронная форма ведения учета, по сравнению с бумажной, имеет больше преимуществ, которые прежде всего связаны с экономией времени при работе с документами и меньшими затратами на их сохранение, а поэтому она является наиболее целесообразной для применения предприятиями.
По данным обследования, которое проводили в Siemens Business Services в некоторых компаниях [2]:
- 30 % времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов;
- 6 % документов безвозвратно теряются;
- каждый внутренний документ копируется до 20 раз;
- на 20-25 % возрастает производительность труда персонала при использовании электронного документооборота;
- стоимость архивного хранения электронных документов на 80 % ниже по сравнению с их бумажными копиями.
Хотя предприятия еще не используют в полной мере электронный документооборот, он приобретает все большее
распространение, особенно на предприятиях, предоставляющих услуги в банковской сфере и сфере информационных услуг и технологий, а также на предприятиях различных отраслей, которые работают с иностранными клиентами и партнерами, для которых это уже стало привычным и удобным средством работы.
Выводы и перспективы дальнейших исследований. Документооборот имеет важное значение в бухгалтерском учете и информационном обеспечении принятия управленческих решений. Основной современной мировой общей тенденцией в информационном обеспечении является переход от бумажного к электронному документоведению в организации. Необходимость перехода к электронному и смешанному документообороту является неизбежным для
предприятий. Для наших предприятий становится чрезвычайно важной проблема конкурентоспособности, которую можно обеспечивать различными факторами, в частности эффективным ведением документооборота, что приводит к лучшему ведению бухгалтерского учета и информационного обеспечения принятия управленческих решений на предприятии.
Список используемой литературы:
1. Арасланбаев И. В., Шамукаева В.В. Информационное обеспечение - как основной фактор управления хозяйственной деятельностью. Novainfo.Ru. 2015 Т. 1 №32. С. 42-45.
2. Королев И. Д., Подгорный Д. С. Актуальные проблемы разработки, внедрения и применения систем электронного документооборота в действующих и перспективных автоматизированных системах, обрабатывающих конфиденциальную информацию // Молодой ученый. — 2018. — №13. — С. 45-50.
3. Несходовский И.С. Электронный учет как основное направление совершенствования информационного обеспечения системы управления / Несходовский И.С. // Финансы. - 2018. - № 3. - с. 26-30.
4. О бухгалтерском учете [Электронный ресурс]: федер. закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ред. от 29.07.2018 -Режим доступа:
https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&ts=67149238804662795298965152&cacheid=0663579188EE97E53C3D 7A41A1E00C0A&mode=splus&base=LAW&n=303639&rnd=285391.3246220459#06490221100223905 (15.10.2018).
