CC BY
133
ственных органов в соответствии с действующим законодательством РФ.
В таблице на с. 15 приведены минимальные требования к компьютеру для запуска обозревателя Internet Explorer 7 или аналогичных браузеров. Некоторые компоненты могут
потребовать дополнительных системных ресурсов.
Обозреватель Internet Explorer 7 запускается в системах Windows XP с пакетом обновления 2 (SP2), Windows XP Professional x64 Edition и Windows Server 2003 с пакетом обновления 1 (SP1).
Литература
1. http://www.microsoft.com/rus/mssol/4solut/2vendors/docsopen.htm
2. http://www.redlab.ru/devel/rt/index.html
3. http://cit.org.by/dwarf/dwarf.shtml
4. http://www.novell.com/products/groupwise/
5. http://integrate.ru
6. http://www.bitrix.ru/solutions
7. http://www.lotus.com/quickplace
УДК 651.4.8
I ДОКУМЕНТНЫЕ КОММУНИКАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
Казакевич Т.А., кандидат педагогических наук, доцент,
ФГОУВПО «Российский государственный университет туризма и сервиса», г. Москва
The author examines the implementation of IT in document business communication, analyzes the development of e-document management systems and offers innovative understanding of the concept of workflow. In addition, the article defines the relationship between the design of organizational management and the quality management systems; the author formulates the dependence of decision-making process on the document communication system.
Статья посвящена проблеме внедрения новых информационных технологий в сферу документных коммуникаций в деловой среде. Анализируется современный этап разработок систем электронного документооборота. Рассматривается взаимосвязь проблемы с организационным проектированием систем управления деятельностью организаций и созданием систем управления качеством. Определена зависимость локальных решений организации от документной коммуникации, сделан акцент на изменении понятия «документооборот».
Ключевые слова: информационные технологии, управление, документооборот.
Важнейшей составляющей информационного общества является широкое использование информационных и коммуникационных технологий во всех сферах жизнедеятельности человека.
Информация и коммуникация — актуальные понятия современности. Информация в большинстве случаев требует документирования: только в таком виде она приобретает необходимые свойства доказательности, достоверности, действенности. Трудно переоце-
нить роль документированной информации, документов в любой области человеческой деятельности. Феномен «документ», зародившийся около семи тысячелетий назад, по-прежнему обеспечивает информационнокоммуникационные процессы в обществе.
Глобализация документационной коммуникации требует серьезного внимания к закономерностям процессов документирования, обработки и использования информации.
Широкое распространение интегрированных информационных систем класса управления ресурсами (производственными, финансовыми, людскими, информационными) определяют значительный интерес к документационной деятельности фирм и корпораций. В ней представлены модели бизнес-процессов, практика принятия управленческих решений, сложившиеся управленческие функции.
Документооборот любой компании — это среда, которая диктует проектные решения будущих корпоративных информационных систем. Документирование информации и управление документационным ресурсом превращаются в актуальные направления деятельности. Повышение эффективности работы и конкурентоспособности организации требует использования современных информационных технологий, определяющих «прозрачность» бизнес-процессов. Обеспечить «прозрачность» позволяет документирован-ность и коммуникативность.
Детальное исследование области управленческого документирования в условиях широкого внедрения корпоративных информационных систем способно преодолеть имеющиеся сбои на инновационных этапах развития. Предполагаемое широкое внедрение систем электронного документооборота в ряде организаций и корпораций не всегда получает ожидаемой успешной реализации. Причины этого следует искать не в технической или финансовой сферах, а, как правило, в организационной сфере, в т.ч. в игнорировании теоретических аспектов электронного документооборота и поверхностном проведении предпроектного этапа внедрения систем электронного документооборота. Необходимо учитывать классические наработки в области управления документацией известных авторов и ученых: Ларина М.В., Кузнецовой Т.В., Пшенко А.В.. Степанова Е.А., Соковой А.Н., Илюшенко М.П., Зиновьевой Н.Б. и др. Авто-
ры настаивают на справедливости постулата о превалировании содержания над формой в вопросах уникальности электронного документооборота. Сущность документа — в его содержании, электронная форма существования документа не привносит в его содержание ничего нового. Электронный документооборот вызван ускорением темпов социальной коммуникации и не более того. Электронный документооборот и корпоративные информационные системы — очередной этап развития средств и способов коммуникации. Активное использование электронных документов в деятельности организаций ставит проблему выработки и нормативного закрепления стратегии работы с документами в новых условиях. Полноценная стратегия управления документационным ресурсом должна отвечать юридическим нормам, учитывать многоаспектные информационные потребности, обеспечивать оптимальность управленческого процесса, учитывать требования сохранности, достоверности и доступности информации.
Не менее важным аспектом является встраиваемость во внешний документооборот организации. Именно здесь важно соблюдение корпоративных, ведомственных, общегосударственных, международных регламентов документных коммуникаций. Важным явлением в этом направлении является международный стандарт КО 15489-1—2001 «Информация и документация. Управление документами». В России несколькими годами позднее принимается стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Управление документами. Общие требования». Появление стандарта вызвано тенденцией глобализации мировой экономики и стратегическим значением документных коммуникаций разного уровня. Указанный стандарт регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях в различного вида организациях. В нем изложены общие принципы управления документацией, определены составные элементы системы управления документами и необходимые результаты названной деятельности. В стандарте приведено детальное описание некоторых процедур, обеспечивающих управление документами.
Дано общее представление о процессах и факторах, которые являются значимыми при организации работ с документами. Управление документами в стандарте рассматривает-
ся как часть системы управления качеством. Отмечено, что внедрение в организациях систем управления качеством приводит к повышению конкурентоспособности продукции и услуг, снижению рисков и улучшению доверия со стороны потребителей, общества, партнеров и инвесторов. При этом наблюдается определенная взаимообусловленность работ по внедрению систем управления качеством и управлению документами.
Документация — это основа и механизм реализации управления организацией и, в частности, управления качеством. Любая система управления качеством базируется на обеспечении объективной информации об эффективности деятельности организации путем документирования существующих процессов. Как отмечено в стандарте, стандартизация политики и процедур управления документацией гарантирует, что все документы получают должное внимание и защиту, и что необходимая информация, содержащаяся в документах, может быть найдена более эффективным способом благодаря применению типовых практических действий и процедур. Несмотря на декларативный характер данного стандарта, значение его для сферы документных коммуникаций велико.
Управление документационным ресурсом, функционирование документных коммуникаций не является самоцелью. Целеполагание данной сферы должно находиться в прямой зависимости проблем документационной деятельности от практики разработки управленческих решений, а также от не менее важной проблемы реализации принятых решений в организации. В условиях ускоряющихся темпов изменений многие жизненно важные ситуации и процессы отличаются принципиальной новизной и оказываются оригинальными (уникальными, неповторяющимися, беспрецедентными). В условиях масштабности, сложности и многокомпонентности принимаемых решений, в условиях неопределенности целей, средств, последствий возрастает значимость информационно-документационного ресурса в процессе принятия и реализации управленческого решения.
Основными составляющими процесса разработки решения являются сбор необходимой и достаточной достоверной информации, ее оптимальная обработка и многоаспектное использование. Указанные задачи решаются
при организации процессов управления документацией, поскольку процессы принятия управленческих решений и обеспечение их реализации напрямую зависят от типа системы и структуры управления организацией. Без выработки оптимальных решений в сфере организационного проектирования нельзя приступать к этапу проектирования корпоративной информационной системы в общем, и к созданию системы электронного документооборота, в частности.
Проектируемая система управления должна создать систему целей и задач по их достижению, определить круг функций и бизнес-процессов, распределив их между составляющими управляемой подсистемы, распределить полномочия и ответственность в рамках управляющей подсистемы. При этом, а вернее, в зависимости от этого, окажутся сформированными основные потоки документированной информации, основные процедуры по их обработке и использованию.
Специфика проблемы проектирования организационной структуры управления состоит в том, что она не может быть адекватно представлена в виде задачи формального выбора наилучшего варианта организационной структуры по четко сформулированному однозначному критерию оптимальности. Эта многокритериальная задача решается на основе методов анализа, оценки, моделирования организационных систем во взаимосвязи с реальной деятельностью руководителей, специалистов и экспертов.
Разработан ряд методов, применяемых для решения данной задачи: метод аналогий, структуризации целей, организационного моделирования и др.
При реализации методов выделяют следующие этапы:
• выявление типовых и специфических особенностей структур управления в зависимости от управляющей подсистемы;
• разработка «дерева целей»;
• составление карт полномочий и ответственности руководителей всех уровней;
• создание модели оргструктуры с функциональными обязанностями ее элементов и т.д. На этапе организационного проектирования несложно выделить задачи и функции документных коммуникаций. Проектирование новых информационно-документационных технологий может вестись параллельно с
основными оргпроектными работами, но на основе заданной стратегии. При подходах к решению довольно узких проблем совершенствования информационных технологий не следует избегать возможностей, предоставляемых методологией «Управление качеством», в основу которой положен принцип сертификации деятельности организации на основе разработки системы управления качеством. Можно выделить множество принципиальных и технологических совпадений при проведении оргпроектных работ и при разработке системы управления качеством. Тем не менее, одним из положительных аспектов методологии является создание организационной документации, оптимально регламентирующей практически все аспекты деятельности организации, в т.ч. управленческой и документационнокоммуникационной.
При выстраивании системы документной коммуникации в организации следует учитывать тенденцию сближения управленческого и технологического (основного) документооборота в составе и назначении систем документации и в единых подходах к их обработке и использованию. Появился даже термин «настоящий документооборот». В традиционном понимании документооброт — это движение документов в организации с момента их создания или поступления в организацию. Для «технической» сферы делопроизводства такое определение допустимо. Для сферы документных коммуникаций целесообразно использовать следующее определение документооборота: это единая технология управления предприятием, связанная с коллективной, предопределенной стандартными маршрутами и регламентами обработкой документов. Данная технология координирует управленческие действия сотрудников, а также обеспечивает документирование результатов их действий.
В определение понятия настоящий документооборот, прозвучавшего в сообщении одного из участников ежегодной выставки «Docflow» в Москве, было вложено заключение о необходимости расширения границ документооборота представителями всех типов документов, присутствующих в организации. Данный подход не единичен. Подобная тенденция имеет место в большинстве подходов к упорядочиванию документных коммуникаций. Это тем более актуально в рамках разработок корпоративных информационных систем.
Не менее важно включать в состав документных коммуникационных систем организаций внешние документопотоки, не ограничиваясь документопотоками организационнораспорядительного характера.
При анализе настоящего документооборота целесообразно выполнить следующие этапы предпроектной деятельности:
• знакомство с организацией;
• знакомство с концепцией, миссией организации;
• определение организационной структуры управления;
• изучение системы распределения полномочий и обязанностей в аппарате управления;
• предпроектное изучение систем документации;
• предпроектное изучение основных организационных документов;
• рабочее, детальное обследование деятельности структурных подразделений, в т.ч. их территориальное распределение;
• анализ схем взаимодействия структурных подразделений, а также отдельных должностных лиц в процессе реализации разных групп функций;
• анализ основных маршрутов документо-потоков;
• анализ информационной и документационной деятельности сотрудников и управленческого персонала;
• анализ информационно-документационных потребностей отдельных сотрудников, функциональных подразделений, управленческого персонала, «производств»;
• анализ вертикальных и горизонтальных связей структур и менеджеров в организации.
Количественная характеристика документационных потоков основывается на группировке документов. Она служит исходным моментом для большей части последующих расчетов, производимых на этапе предпроектного обследования. Поэтому при выполнении этой работы должна быть обеспечена особая точность и полнота сбора данных.
При изучении документопотоков документации аппарата управления следует сочетать анализ, т.е. расчленение процессов работ и документации на отдельные комплексы, с синтезом полученных данных. Это необходимо для разработки предложений по документации, которые затрагивают вопросы, общие для всех структурных подразделений и долж-
ностных лиц аппарата. Результаты изучения отдельных комплексов документов должны быть увязаны как с основной «производственной» деятельностью, так и с деятельностью функциональных подразделений и с деятельностью аппарата управления. Обобщение и систематизация полученных сведений дают возможность выявить следующие вопросы:
• соответствие документационного комплекса задачам организации;
• соответствие каждого документа своему целевому назначению;
• характер многоаспектного использования документов и т.д.
Иными словами, на данном этапе следует установить минимальный объем документальной информации, т.е. наименьшее количество видов обращающихся документов, которые требуются для успешного осуществления функций аппарата и структурных подразделений. Только после «отсечения» всех излишеств в документировании деятельности можно переходить к проектированию предло-
Литература
жений по целесообразным схемам документных коммуникаций, оптимизации их обработки: создания, согласования, распределения, транспортировки, хранения и поиска. Приведенный фрагмент предпроектного обследования организации не является исчерпывающим. Он может служить лишь необходимой частью комплексных работ по повышению эффективности управления организацией.
Таким образом, основные принципы построения документных коммуникационных систем заключаются в учете действующих регламентов разного уровня, в сочетаемости с работами по управлению качеством, в широкомасштабном переходе к электронному «настоящему» документообороту. Учет перечисленных тенденций позволит построить оптимальную систему документной коммуникации как в рамках отдельной организации, так и на уровне корпорации, ведомства. При этом вопрос выбора технической и программной основы ее реализации не будет иметь принципиального значения.
1. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите
информации».
2. Международный стандарт ИСО 15489-1—2001. Информация и документация. Управление документацией.
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1—2006. Управление документами. Общие требования.
4. ГОСТ 52292—2004.Электронный обмен информацией. Термины и определения.
5. БобылеваМ.В. Эффективный документооборот. М.: МЭИ,2004. 172 с.
6. Ларин М.В.,Рысков О.И. Электронные документы в управлении. М.: ВНИИДАД, 2008. 206 с.
7. Романова Д.А. Правда об электронном документообороте. М.: ДМК Пресс, 2002. 224 с.
8. Саттон М.Дж. Корпоративный документооборот. СПб.: Азбука, 2002. 446 с.
Т Н. АНАНЬЕВА А. И. ТКАЛИЧ
Шнфоршцмоннуи
КОНСАЛТИНГ
Ананьева Т.Н., Ткалич А.И.
Информационный консалтинг: Учебное пособие/ Т.Н. Ананьева, А.И. Ткалич; Под ред. Т.Н. Ананьевой. М.: Экономика, 2006. 206 с.
Учебное пособие знакомит с информационным консалтингом, играющим особую роль в процессе становления и укрепления российского информационного общества. Он становится в ряду наиболее значимых и востребованных инструментов эффективного ведения бизнеса. Его появление дает право говорить о положительных тенденциях в развитии современного управления социально-культурными процессами в нашей стране.
Учебное пособие рассчитано на студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 100103 — Социальнокультурный сервис (специализация 100103.01 — Консалтинговый сервис).
