CC BY
73
УДК 930.22
Переверзева Виктория Анатольевна
аспирант кафедры документоведения и всеобщей истории Нижневартовского государственного гуманитарного университета [email protected]
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА В ОТЕЧЕСТВЕННЫХ ВЫСШИХ УЧЕБНЫХ ЗАВЕДЕНИЯХ
Pereverzeva Victoria Anatolyevna
PhD student of the Document Science and General History Department, Nizhnevartovsk State University of Humanities [email protected]
DOCUMENTATION OF THE QUALITY MANAGEMENT SYSTEM IN THE RUSSIAN HIGHER EDUCATIONAL INSTITUTIONS
Аннотация:
В статье рассматриваются вопросы документирования, функционирования системы менеджмента качества в российских высших учебных заведениях, представлен анализ особенностей документирования процесса, определены особенности для учреждений высшего образования.
Ключевые слова:
документирование, система менеджмента качества, документ, система документации, вузы.
Summary:
The article considers documentation of the quality management in the higher education institutions of Russia. The author defines special features of registering in the higher education institutions and analyzes them.
Keywords:
documentation, quality management system, document, documentation system, institutions of higher education.
Приоритетным направлением развития конкурентоспособности высших учебных заведений современной России является введение и функционирование системы менеджмента качества (СМК). Безусловно, что эффективность системы менеджмента качества во многом зависит от того, насколько такая система оптимально документирована. Документирование системы менеджмента качества, выполненное в систематической и последовательной системе придает официальный статус всей процедуре введения и действенности СМК. Документирование СМК учитывает перечень четких требований к работникам вуза; согласованность действий в области качества и обеспечение единого понимания требований внутри администрации вуза и все его подразделений; свободное распространение документов для справочных целей (каждый работник дожнем иметь доступ к такой документации через внутренние сети, либо интернет-портал вуза); способствование эффективным изменениям руководства (изменения в документы СМК должны вноситься без затруднений). Более того, документирование СМК вуза четко и быстро реагирует на изменения в деятельности вуза, общероссийской образовательной среде. В современных условиях документирование СМК вуза постепенно рационально нацеливается на преемственность и постоянство в случае изменений в кадровом составе.
В России многие вузы уже перешли на СМК. Анализ функционирования СМК в ряде российских вузов [1-11] показал, что действие процедуры документирования распространяется на все подразделения вуза, участвующие в разработке и управлении документацией университета.
Для внедрения и поддержания в рабочем состоянии документирования СМК любого вуза, вводятся новые понятия, среди которых: руководство по качеству (документ, определяющий систему менеджмента качества университета); актуализация документа (приведение документа в соответствие с изменившимися внешними или внутренними условиями); документ (информация/значимые данные и соответствующий носитель); запись (документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности); подлинник документа (документ, оформленный подлинными подписями и выполненный на любом носителе, допускающем многократное воспроизведение с него копий); учтенная копия (копия подлинника документа, регистрируемая в листе рассылки контрольного экземпляра, с записью ее порядкового номера и должностного лица, которому она передается).
В ходе выполнения порядка документирования СМК в вузах используются следующие системы документации: документация базового уровня; управленческая документация; учебноорганизационная и учебная документация; документация системы менеджмента качества.
Система документации базового уровня является определяющей в деятельности вузов. В систему документации базового уровня входит нормативно-правовая и нормативная документация. Нормативно-правовая документация включает в себя нормативно-правовую документа-
цию нескольких уровней - федеральную, региональную, ведомственную и локальную (Закон РФ «Об образовании» № 3266-1 от 10.07.92 г.; ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования; ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; СМК-НИ Рабочая инструкция «Нулевая инструкция»; уставы вузов).
Система управленческой документации позволяет организовать эффективное планирование, обеспечить осуществление, управление и улучшение процессов и деятельности университета. Система управленческой документации СМК вуза включает следующие подсистемы: организационно-правовая документация; распорядительная документация; информационносправочная документация; коммерческая документация; плановая документация; документация по обеспечению кадрами; документация по обеспечению финансами; документация по материально-техническому обеспечению; документация по документационному обеспечению деятельности университета.
К учебно-организационной документации относятся: карточки учебных поручений; индивидуальные планы работы сотрудников вуза; расписания занятий. Разработка и утверждение учебно-организационной документации осуществляется в соответствии с ГОС ВПО, ФГОС ВПО и рабочими учебными планами, рекомендациями учебно-методического объединения (УМО) по специальностям (направлениям).
Учебную документацию составляют учебные издания (в том числе на электронном носителе), учебно-методические комплексы и т.д.
В качестве документов, относящихся непосредственно к системе менеджмента качества, то есть тех, которые поддерживают выполнение требований системы качества вуза, определены следующие виды документов: миссия; видение и стратегические направления развития вуза; политика в области качества; руководство по качеству; книга процессов, документированная процедура; рабочая инструкция; положение о подразделении и другие положения; должностная инструкция; запись. Прочие документы организационно-правового, распорядительного и справочно-информационного характера, как правило, перечислены в Номенклатуре дел вуза (либо в разрезе структурных подразделений (по месту хранения) с указанием сроков их хранения).
Для обозначения документов СМК используется система идентификации, приведенная в СМК-НИ «Нулевая инструкция». Настоящая Процедура распространяется на все виды документации СМК, кроме записей. Записи - отдельный вид документов и управляется отдельно (СМК-ДП-СП02 «Управление записями»). Алгоритм разработки и обеспечения адекватности документа включает следующие этапы: формулирование цели разработки; постановка задачи исполнителю (группе исполнителей); сбор и анализ информации по вопросу; разработка проекта документа; согласование текста документа с заинтересованными лицами; оформление документа в соответствии с установленными требованиями; утверждение документа лицом, имеющим соответствующие полномочия; создание при необходимости копий документа в печатной форме; доведение документа до исполнителей; применение документа; периодический контроль документа Советом по качеству и руководителями подразделений.
Разработка новых документов и пересмотр действующих осуществляется по мере необходимости разработки / пересмотра документов. Основанием для разработки / пересмотра документов являются выводы должностных лиц при изменении политики и целей, анализе записей СМК, предложения по улучшению документации и выявленные несоответствия. Кроме того, принимаются во внимание решения о новых направлениях деятельности, требования потребителей и заинтересованных сторон. Разработка документов СМК осуществляется сотрудниками вуза. Все проекты документов разработчик (или группа разработчиков) предоставляет на рассмотрение в Совет по качеству. При наличии замечаний Совет по качеству вносит предложения по их устранению, разработчик перерабатывает проект документа и выносит его на повторное рассмотрение. Возможные разногласия рассматриваются на заседании Ученого совета, решения которого являются окончательными. При отсутствии замечаний к проекту документа он оформляется в соответствии с рабочей инструкцией СМК-НИ. На оформленный документ ставится виза согласования представителя администрации по качеству, затем проект документа передается на утверждение ректору. В случае если у руководителя имеются замечания к проекту, документ перерабатывается, переоформляется и согласовывается заново. Документ вступает в силу с момента его утверждения.
Подлинник документа СМК хранится у менеджера по качеству. Подлинники других документов хранятся по месту их создания и непосредственного применения. В структурных подразделениях вузов документы хранятся в соответствии с утвержденной номенклатурой дел подразделений. При необходимости, для доведения документа до исполнителя делаются его электронные или бумажные копии. Решение о варианте распространения документов вы-
носится по согласованию с ректором. В случае если принят вариант распространения бумажных копий на титульном листе копии документа делается надпись (или ставится штамп) «Копия. Учтенный экземпляр №», дата и подпись менеджера по качеству (согласно листу рассылки). Состав сотрудников подразделений, до которых необходимо довести документ, определяется представителем администрации по качеству. Сотрудник подразделения, ознакомившись с документом, расписывается в листе ознакомления, содержащемся в документе. Контроль наличия в подразделениях документов СМК и ознакомления с их содержанием сотрудников осуществляется в ходе проведения внутренних аудитов.
Поддержание документов в рабочем состоянии осуществляется путем их актуализации. Внесение изменений в действующие документы СМК осуществляется на основе данных о несоответствии их содержания целям разработки документа. При замене документа полностью или аннулировании на подлиннике делается надпись (или штамп) «Аннулирован», указывается дата и ставится подпись менеджера по качеству. Подлинники документов, выведенных из обращения, хранятся отдельно от действующих у менеджера по качеству или в соответствующем структурном подразделении. Необходимость хранения отмененных документов определяется представителем администрации по качеству или руководителем соответствующего структурного подразделения. Учтенные копии изымаются и уничтожаются. В случае замены документа полностью разработка, согласование, утверждение, использование и актуализация новой версии документа производится в соответствии с порядком, изложенным в настоящей процедуре. На титульном листе новой версии документа указывается ее порядковый номер.
Введение вновь документа осуществляется при изменении требований и рекомендаций стандартов ИСО, имеющих отношение к данному документу. Решение о введении вновь документа принимает представитель администрации по качеству или руководитель соответствующего структурного подразделения. Введение документа вновь производится в порядке, предусмотренном для разработки документа настоящей процедурой.
На определенных сотрудников вуза возлагается ответственность: за выполнение требований процедуры документирования, за разработку документов СМК; за организацию, проведение и контроль разработки конкретного документа СМК в соответствии с утвержденным планом; за обоснование, содержание, изложение и оформление документа СМК; за проведение экспертизы разработанных документов, своевременное утверждение документов и изменений к ним, введение вновь и отмену документов; за управление документацией, относящейся к деятельности конкретного подразделения
Документирование СМК вуза - сложный проект для любого образовательного учреждения системы высшего профессионального образования, для успешной реализации которого необходимо знание всех особенностей управления документацией. Проведенный нами анализ различных этапов и сторон внедрения СМК в отечественных вузах показал, что сложность документирования СМК определяется следующими трудностями: непринятие отдельными работниками и руководителями подразделений вуза стратегического решения о создании СМК; сложные организационные структуры, многофункциональное управление; внутренние информационные и психологические барьеры между структурными подразделениями, отсутствие понимания общих целей, отсутствие доверия между разными уровнями администрации (ректорат - управления и отделы, деканаты - кафедры); дисбаланс ответственности и полномочий в управленческих должностях; применение термина «качество» только к образовательному, учебно-воспитательному, научноисследовательскому процессу, а не к качеству процессов, управленческих решений.
Документирование СМК в вузе уже сегодня позволило выявить следующие положительные результаты: наличие несоответствий при управлении документацией СМК выявляется без задержек; наличие отсутствий документов СМК в подразделениях, где они необходимы, возмещается; определяется наличие на рабочих местах незарегистрированной или неактуальной документации СМК. Все это позволяет улучшить результативность в управлении вузом. Документирование СМК дает вузам дополнительные выгоды, становится инструментом повышения эффективности деятельности, ступенью на принципиально новый уровень управления образовательным учреждением.
Ссылки:
1. Амурский гуманитарно-педагогический государственный университет. 11Р1_: http://www.amgpgu.ru/info/quality/ (дата обращения: 18.06.2012).
2. Адыгейский государственный университет. 11Р1_: http://www.adygnet.ru/node/1537 (дата обращения: 18.06.2012).
3. Арктический государственный институт искусств и культуры. 11Р1_: http://agiki.ru/agiki.aspx?id_articles=207 (дата обращения: 20.06.2012).
4. Башкирский государственный аграрный университет. 11Р1_: http://www.bsau.ru/university/managment/ (дата обращения: 22.06.2012).
5. Владивостокский государственный медицинский университет Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации. URL: http://vgmu.ru/university/ofitsialnye-dokumenty-vgmu/programmno-tselevye-
dokumenty/ (дата обращения: 21.06.2012).
6. Владимирский государственный университет имени Александра Григорьевича и Николая Григорьевича Столетовых. URL: http://smk.vlsu.ru/. (дата обращения: 22.06.2012).
7. Дальневосточный государственный аграрный университет. URL: http://www.dalgau.ru/viewpage.php?page_id=105 (дата обращения: 23.06.20l2).
8. Забайкальский государственный гуманитарно-педагогический университет им. Н.Г. Чернышевского. URL: http://www.zabspu.ru/index.php?d=847 (дата обращения: 25.06.2012).
9. Ивановский государственный химико-технологический университет. URL: http://main.isuct.ru/ru/kachestvo (дата обращения: 25.06.2012).
10. Казанский государственный аграрный университет. URL: http://www.kazgau.ru/menedjment/ (дата обращения: 26.06.2012).
11. Липецкий государственный педагогический университет. URL: http://lspu.lipetsk.ru/modules.php?name=SMK (дата обращения: 26.06.2012).
References (transliterated):
1. Amurskiy gumanitarno-pedagogicheskiy gosudarstvenniy universitet. URL: http://www.amgpgu.ru/info/quality/ (date of access: 18.06.2012).
2. Adygeyskiy gosudarstvenniy universitet. URL: http://www.adygnet.ru/node/1537 (date of access: 18.06.2012).
3. Arkticheskiy gosudarstvenniy institut iskusstv i kul'tury. URL: http://agiki.ru/agiki.aspx?id_articles=207 (date of access: 20.06.2012).
4. Bashkirskiy gosudarstvenniy agrarniy universitet. URL: http://www.bsau.ru/university/managment/ (date of access: 22.06.2012).
5. Vladivostokskiy gosudarstvenniy meditsinskiy universitet Ministerstva zdravookhraneniya i sotsial'nogo razvitiya Ros-siyskoy Federatsii. URL: http://vgmu.ru/university/ofitsialne-dokumenty-vgmu/programmno-tseleve-dokumenty/ (date of access: 21.06.2012).
6. Vladimirskiy gosudarstvenniy universitet imeni Aleksandra Grigor'evicha i Nikolaya Grigor'evicha Stoletovykh. URL: http://smk.vlsu.ru/. (date of access: 22.06.2012).
7. Dal'nevostochniy gosudarstvenniy agrarniy universitet. URL: http://www.dalgau.ru/viewpage.php?page_id=105 (date of access: 23.06.2012).
8. Zabaykal'skiy gosudarstvenniy gumanitarno-pedagogicheskiy universitet im. N.G. Chernyshevskogo. URL: http://www.zabspu.ru/index.php?d=847 (date of access: 25.06.2012).
9. Ivanovskiy gosudarstvenniy khimiko-tekhnologicheskiy universitet. URL: http://main.isuct.ru/ru/kachestvo (date of access: 25.06.2012).
10. Kazanskiy gosudarstvenniy agrarniy universitet. URL: http://www.kazgau.ru/menedjment/ (date of access: 26.06.2012).
11. Lipetskiy gosudarstvenniy pedagogicheskiy universitet. URL: http://lspu.lipetsk.ru/modules.php?name=SMK (date of access: 26.06.2012).
