CC BY
805
УДК 651.4/.7
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ
© Марина Юрьевна ТУЛУПОВА
Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина, г. Тамбов, Российская Федерация, студент специальности документоведения и документационного обеспечения управления, e-mail: [email protected] © Ольга Владимировна МЕДВЕДЕВА Тамбовский государственный университет им. Г.Р.Державина, г. Тамбов, Российская Федерация, доцент кафедры библиотековедения и документоведения,
e-mail: [email protected]
Характеризуется правовая и нормативно-методическая база документационного обеспечения управления в органах внутренних дел, описывается структура службы делопроизводства, основные группы используемых документов. На примере одного из отделов ОВД даются количественные характеристики документооборота. Предлагаются меры совершенствования документационного обеспечения.
Ключевые слова: делопроизводство; документооборот; документационное обеспечение управления; органы внутренних дел.
Работа органов внутренних дел, как и любых других учреждений, помимо выполнения основных обязанностей включает в себя также грамотную организацию документационного обеспечения управления (ДОУ). В ОВД различают общее, специальное, секретное и несекретное делопроизводство.
Общее делопроизводство - это документирование общей управленческой деятельности, присущей любому органу государственного управления, и организация работы с документами, создаваемыми в процессе осуществления этой деятельности. Оно обслуживает реализацию обеспечивающих функций (финансовую, хозяйственную деятельность, кадровую работу и т. д.) аппарата управления.
Реализация основных функций органа управления, т. е. его специальная деятельность, обслуживается специальным делопроизводством. Так, составление и оформление уголовно-процессуальных, оперативно-ро-
зыскных, административно-процессуальных документов, отражающих деятельность ОВД по непосредственной охране общественного порядка и борьбе с преступностью, и организация работы с такими документами относятся к специальным видам делопроизводства.
Документирование сведений, составляющих государственную и служебную тайны, и организация работы с документами, содержащими такие сведения, - секретное делопроизводство.
Нормативно-правовая база делопроизводства в органах внутренних дел включает в себя помимо законодательных и нормативнометодических документов в сфере информации и документации также приказы Министерства внутренних дел РФ. Сюда следует отнести, например, приказ Министерства здравоохранения РФ и Министерства внутренних дел РФ от 9 января 1998 г. «Об утверждении инструкции о порядке взаимодействия лечебно-профилактических учреждений и органов внутренних дел РФ при поступлении (обращении) в лечебно-профилактические учреждения граждан с телесными повреждениями насильственного характера». Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в ОВД, регламентируются Инструкцией по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел (2006), Регламентом внутренней организации МВД России, статусными документами ЛОВД, положениями о структурных подразделениях ОВД и должностными инструкциями их сотрудников.
Инструкция о порядке изъятия, учета, хранения и передачи вещественных доказательств по уголовным делам, ценностей и иного имущества органами предварительного следствия, дознания и судами (18 октября 1989 г.) регулирует некоторые моменты деятельности органов милиции и устанавливает
порядок фиксации в специальной документации (протоколах) изъятых документов.
ДОУ в ОВД осуществляет группа делопроизводства и режима, которая является самостоятельным структурным подразделением. Часть работы с документацией возлагается не на сотрудников группы делопроизводства, а непосредственно на сотрудников милиции. К должностным лицам, не входящим в состав службы ДОУ ОВД, осуществляющим работу с документацией, относятся дознаватели, следователи и дежурный органа. В их полномочия входит работа по приему сообщений о преступлениях.
В деятельности ОВД образуются и используются следующие основные виды документов:
1) нормативные правовые акты Министерства внутренних дел России (федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, акты субъектов РФ, международные договоры и соглашения, гражданско-правовые договоры и соглашения),
2) правовые акты ненормативного характера (приказы по личному составу, распоряжения, указания, межведомственные соглашения, протоколы),
3) информационно-справочные документы (письма, акты, заключения, докладные и служебные записки, справки, телеграммы, факсограммы),
4) обращения граждан.
В информационном обеспечении ОВД центральное место занимают учеты, которые используются для регистрации первичной информации о преступлениях и лицах, их совершивших.
Почти вся документация по основной деятельности (раскрытие преступлений) в системе ОВД имеет унифицированную форму. Однако самостоятельно составляемые документы готовятся часто с нарушением требований действующего стандарта.
Основную массу документов в документообороте составляет исходящая документация. В Линейном ОВД (ЛОВД) на станции г. Тамбов, например, на ее долю приходит более 40 % ото всей массы документов.
За последние годы в ЛОВД значительно возрос объем документации в целом. Так, в 2008 г. объем входящих документов составил 36442, исходящих - 49284, внутренних -8251. А в 2010 г. объем входящей докумен-
тации возрос до 43023 документов за год, объем исходящей документации составил 74935 документов, а внутренней - 10330. Это обусловлено высокой копийностью документов, ростом числа обращений граждан. Кроме того, в течение последних лет значительно усложнилась процедура согласования документов, в связи с чем значительно возрос их тираж. Причина этого в том, что многие документы поставлены на личный контроль Главного управления внутренних дел. Многие распорядительные документы согласовываются с Правовым департаментом ОВД. Каналы коммуникации в органах внутренних дел перегружены неиспользуемой информацией, сбор и обработка которой создают излишние объемы работ и влекут неэффективное использование рабочего времени сотрудников.
В ЛОВД строго регулируются все действия по передвижению документов. Передача документов и их копий работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя ЛОВД и его заместителя по запросу. О передаче документа делаются отметки в учетных формах и в подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача.
Дела формируются в соответствии с номенклатурами дел, составленными отдельно на несекретные и секретные документы. С момента заведения и до передачи начальником группы делопроизводства и режима линейного отдела города Тамбова в подразделения специальных фондов Главного управления или на уничтожение дела хранятся по месту их формирования. Но многие дела, подготовленные к архивному хранению, на самом деле в архив Главного управления не передаются, а остаются на хранение в ЛОВД. В архив Главного управления передаются только личные дела сотрудников и законченные в судебном производстве дела. Такая ситуация приводит к перегруженности рабочего времени сотрудников группы делопроизводства, к частичной утере некоторых документов.
В ОВД установлен особый порядок уничтожения документальных материалов. Они уничтожаются на основании утвержденного начальником органа решения экспертной комиссии. На документальные материа-
лы, отобранные для уничтожения, составляются соответствующие акты.
Улучшить документационное обеспечение управления ЛОВД можно, в первую очередь, за счет подготовки альбома форм отдельных видов документов, пересмотра движения документальных потоков с целью исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов и
обеспечения ритмичности движения документов, которая будет способствовать их равномерному поступлению и пропорциональной загрузке специалистов, а также своевременной передаче дел на архивное хранение.
Поступила в редакцию 24.04.2011 г.
UDC 651.4/.7
DOCUMENT SUPPLY OF MANAGEMENT OF INTERNAL AFFAIRS BODIES
Marina Yuryevna TULUPOVA, Tambov State University named after G.R. Derzhavin, Tambov, Russian Federation, Student of Document Science and Document Supply Management Specialty, e-mail: [email protected]
Olga Vladimirovna MEDVEDEVA, Tambov State University named after G.R. Derzhavin, Tambov, Russian Federation, Associate Professor of Librarianship and Document Science Department, e-mail: [email protected]
The law and normative methodic base of document supply of management in internal affairs bodies is characterized, the structure of service of records management, main groups documents in use is described. The measures of perfection of document supply are offered.
Key words: records management; document flow, document supply of management; internal affairs bodies.
