CC BY
198
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДВИЖЕНИЯ МАТЕРИАЛЬНЫХ
ЗАПАСОВ В БЮДЖЕТНОМ УЧЕТЕ
Терегулова Алина Забировна
магистрант кафедры Бухгалтерский учет, аудит и статистика Уфимский филиал Финансового университета при Правительстве РФ, Республика
Башкортостан, г. Уфа E-mail: magic-ta@rambler. ru Шашкова Татьяна Николаевна канд. экон. наук, доцент кафедры Бухгалтерский учет, аудит и статистика Уфимский филиал Финансового университета при Правительстве, РФ,
Республика Башкортостан, г. Уфа E-mail: shashkova1610@mail. ru
DOCUMENTARY REGISTRATION MOVEMENTS INVENTORIES IN
BUDGETARY ACCOUNTING
Alina Teregulova
postgraduate Chair of Accounting, Auditing and Statistics Ufa branch of the Financial University under the Government of the Russian Federation, Ufa
Tatyana Shashkova
candidate of economic sciences, associate professor Chair of Accounting, Auditing and Statistics Ufa branch of the Financial University under the Government of the
Russian Federation, Ufa
АННОТАЦИЯ
Рассматриваются основные вопросы документального оформления движения материальных запасов в бюджетном учете, определен перечень первичных документов, регистров учета.
ABSTRACT
The main issues documentary registration the movement of inventory accounting in the budget, defines the list primary documents, accounting registers used in accounting for inventories.
Ключевые слова: материальные запасы; документальное оформление; контроль; график документооборота; бюджетный учет.
Keywords: inventories; documentation; control; schedule of documents circulation; budgetary accounting.
Материальные запасы являются важным фактором обеспечения деятельности государственных учреждений, что обуславливает необходимость оперативной, полной информации об их наличии и движении для определения реальной потребности. Поскольку бухгалтерский учет предполагает документальное оформление всех фактов хозяйственной деятельности, то вопросы документирования такого элемента активов как материальные запасы достаточно актуальны.
С принятием нового Закона о бухгалтерском учете 402-ФЗ от 06.12.2011 г. экономическим субъектам была предоставлена возможность самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов, содержащие перечень обязательных реквизитов [3]. Однако для государственных организаций остается обязательным соблюдение требований бюджетного законодательства в части документирования хозяйственной деятельности.
Операции с материальными запасами отражаются на основании первичных документов: по формам, утвержденным приказом Минфина РФ от 15.10.2010 № 173н [2], составленных по формам, разработанным самим учреждением, оформляемых контрагентами учреждения. В таблице 1 представлены основные первичные документы по видам движения материальных запасов [4].
Таблица 1.
Основные первичные документы по учету материальных запасов
Наименование документа Виды материальных запасов Кто оформляет Комментарии
1 2 3 4
1) Поступление материальных запасов
Товарно- сопроводительные документы Документы, подтверждающие получение материальных запасов Все виды материальных запасов Контрагенты (поставщики) Включают: накладная (ф.ТОРГ-12), товарно- транспортная накладная (ф.1-Т), транспортная накладная, товарный чек, Акт о приеме-передаче,
Акт о приемке материалов (ф.0315004)
Профильная
комиссия
учреждения с
участием
материально
ответственного
лица и
представителя поставщика
Извещение
Составляется при: выявленном расхождений фактического наличия с данными документов, при принятии к учету материалов от ликвидации (разбора, утилизации), проведения демонтажных и ремонтных работ по объектам основных средств
Требование- накладная (ф.0315006)
Принятие к учету:
материальных запасов по фактической стоимости, сформированной при их
приобретении, изготовлении, готовой
продукции_
Материально
ответственное
лицо
подразделения,
сдающего
материальные
ценности
Передающая
сторона
Форма документа, Указания по его применению и заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.97 № 71а
Справка (ф.0504833)
Материальные запасы — предметы лизинга
Бухгалтерия
Принятие к учету
материальных
запасов по
фактической
стоимости,
сформированной
при их
приобретении по договору лизинга
2) Внутреннее перемещение (изменение ответственных лиц
Требование-накладная (ф.0315006)
Меню-требование на выдачу продуктов
Любые виды
материальных
запасов
Продукты питания
Материально
ответственное
лицо
структурного подразделения,
питания (ф.0504202) сдающего материальные ценности Бухгалтерия
Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф.0504203) Корма и фураж для кормления рабочего скота и других животных
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф.0504210) Материальные ценности для хозяйственных, научных и учебных целей
3) Выбытие материальных запасов
Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф.0504202) Продукты питания Материально ответственное лицо подразделения, сдающего материальные ценности Бухгалтерия Составляется ежедневно, согласно нормам раскладки продуктов питания и численности довольствующихся лиц
Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф.0504203) Корма и фураж для рабочего скота и других животных
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф.0504210) Материальные ценности для хозяйственных, научных и учебных целей
Требование-накладная (ф.0315006) Любые виды материальных запасов Оформляется и при реализации готовой продукции
Путевой лист (0340002, 0345001,0345002, 0345004,0345005,0345007) Все виды топлива
Накладная на отпуск материалов на сторону (ф.0315007) Реализуемые: готовая продукция, товары, иные материальные запасы Материальные запасы, Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а
Товарно- сопроводительные документы Безвозмездная передача материальных запасов
Документы,
подтверждающие передаваемые дополнительно
реализацию (отгрузку, учреждением оформляется
передачу) учреждением безвозмездно Извещением
материальных запасов (ф.0504805)
Все виды Для оформлении
материалов (за списания
Акт о списании исключением материальных
материальных запасов мягкого, запасов:
(ф.0504230) хозяйственного израсходованных
инвентаря, (на основании
посуды) документов,
утвержденных
руководителем
учреждения),
пришедших в
Комиссия негодность по
учреждения физическому
Мягкий износу, выбывших
Акт о списании мягкого и инвентарь, по недостаче,
хозяйственного инвентаря хозяйственный хищению, потерям
(ф.0504143) инвентарь, при стихийных
посуда бедствиях, иных
действиях.
Списание посуды
по данным Книги
регистрации боя
посуды
(ф.0504044)
Первичные документы после обработки должны быть отмечены, для того чтобы не допустить повторное проведение, например, может быть указана бухгалтерская проводка, дата записи.
Если учреждение самостоятельно разработало формы первичных документов, их перечень необходимо утвердить учетной политикой или приказом руководителя. Это допустимо для тех хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы.
Аналитический учет материалов ведется на основании первичных учетных документов в регистрах учета, бухгалтерией и материально ответственными лицами (таблица 2) [5].
При этом аналитический учет готовой продукции и товаров, переданных на реализацию, ведется обособленно.
Таблица 2.
Регистры аналитического бухгалтерского учета для учета материальных
запасов
Наименование регистра Объекты материальных запасов Примечание
1 2 3
1) Формирует и ведет бухгалтерия учреждения
Карточка количественно- суммового учета материальных ценностей (ф.0504041) Все виды материальных запасов (кроме продуктов питания, молодняка и животных на откорме) Записи осуществляются на основании документов оформленных контрагентами, приложенных к Журналам операций (ф.0504071)
Накопительная ведомость по приходу продуктов питания (ф.0504037) Продукты питания Записи на основании первичных (сводных) учетных документов в количественном и стоимостном выражении
Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф.050438) На основании Меню-требований (ф.0504202), других документов, прилагаемых к Накопительной ведомости (ф.0504038). Итоговые данные помесячно отражаются в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф.0504071)
Оборотная ведомость по нефинансовым активам (ф.0504035) По всем материальным запасам Формируется для обобщения информации о наличии, стоимости продуктов питания, контроля соответствия учетных данных по материальным запасам, формируемых
материально ответственными лицами, данным на соответствующих счетах аналитического учета и данным Главной книги (ф.0504072)
Книга учета животных (ф.050439) Молодняк и животные на откорме Учет обеспечивает информацией о движении, количестве, иных сведениях о животных
2)Формируют и ведут материально ответственные лица
Книга учета материальных ценностей (ф.0504042) Все виды материальных запасов Учет в местах хранения материальных ценностей Контролируют ответственные лица
Карточка учета материальных ценностей (ф.0504043) Ведется при ограниченном объеме наименований материальных запасов
Книга регистрации боя посуды (ф.0504044) Разбитая посуда Контролируется Комиссией по поступлению и выбытию активов
В бухгалтерии синтетический учет операций по материальным запасам производится в Журналах операций на основании первичных учетных документов, таблица 3 [1].
Таблица 3.
Регистры синтетического учета материальных запасов
Наименование регистра Операции учета Примечание
1 2 3
1) формирует и ведет бухгалтерия
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф.0504071) Операции с материальными запасами по: выбытию, перемещению, принятию к учету в сумме фактических вложений, увеличение фактической (балансовой) стоимости на сумму Данные оборотов по счетам по истечении месяца заносятся в Главную книгу (ф.0504072)
фактических затрат
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками (ф.0504071) Поступление материальных запасов по фактической стоимости их приобретения (изготовления)
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами (ф.0504071)
Журнал по прочим операциям (ф.0504071) Операции, которые не отражаются в вышеуказанных журналах
Таким образом, поступление материалов отражается в синтетическом учете в четырех Журналах операций, в соответствии с характером операции и приобретения.
В отличие от первичных документов, формы регистров являются унифицированными для учреждений всех уровней. Регистры учета при наличии возможностей могут формироваться в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, однако отдельные из них рекомендуется также формировать и на бумажных носителях для хранения информации.
Хранение документов по учету материальных запасов осуществляется в соответствии с требованиями нормативных документов и составляет не менее 5 лет. При этом, должна быть обеспечена защита документации от несанкционированного исправления.
Необходимо отметить, что движение документации в учреждении должно регламентироваться графиком документооборота, который позволяет оптимизировать учетную работу и контрольные мероприятия в организации. График документооборота содержит: перечень работ с документами по подразделениям, сведения об исполнителях, сроках выполнения. График документооборота включается в состав учетной политики учреждения в качестве приложения, либо может быть утвержден отдельным приказом. Работники учреждения, задействованные в документообороте, получают
выписку из документооборота с указанием документов, сроков предоставления, отделов-получателей. Контроль за исполнением графика руководитель может оставить за собой, возложить на службу внутреннего контроля или отдельных должностных лиц организации. Грамотно составленный график документооборота, при его соблюдении, обеспечивает качественный уровень работы бухгалтерской службы во взаимодействии с подразделениями учреждения, реализацию задач материального учета, в том числе и в области внутреннего контроля.
Документирование фактов хозяйственной жизни по установленным формам первичных документов, ведение регистров с набором обязательных реквизитов является важным условием надлежащего бюджетного учета материальных запасов в процессе осуществления государственными учреждениями своей деятельности.
Список литературы:
1. Бухгалтерский учет в государственных и муниципальных учреждениях/Под ред. Г.Ю. Касьяновой (2-е изд., перераб. и доп.). М.: АБАК, 2013. — 928 с.
2. Приказ Минфина России от 15.10.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых государственными учреждениями и Методических указаний по их применению».
3. Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
4. Энциклопедия решений. Первичные документы по учету материальных запасов, применяемые в госучреждении [Электронный ресурс]: Доступ из справ.-правовой системы Гарант.
5. Энциклопедия решений. Регистры бухгалтерского учета, применяемые в госучреждении для учета материальных запасов [Электронный ресурс]: Доступ из справ.-правовой системы Гарант.
