CC BY
33
УДК: 658.310.8: 519.876.2
ДИНАМИЧЕСКОЕ МОДЕЛИРОВАНИЕ ТЕХНОЛОГИИ ИСПОЛНЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЙ И ПРОЦЕССА КОНТРОЛЯ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ
П.В. Сенченко
В данной статье рассматриваются вопросы функционального и динамического проектирования технологии управления учрежденческой деятельностью. В частности, предложен вариант построения цветной временной сети Петри, моделирующей процесс исполнения и контроля исполнения организационно-распорядительной документации.
Одной из составляющих частей информационной технологии документооборота является организация контроля исполнительской дисциплины сотрудников организации, занятых в процессе документооборота при работе с различными документами и поручениями руководителя. В данной статье рассматривается вариант построения динамической модели технологии исполнения и контроля исполнения мероприятий на основе функциональной модели.
Построение функциональной модели документооборота позволяет на этапе проектирования информационной технологии определить, какие задачи будут поставлены перед системой. Рассмотрение функциональной модели технологии исполнения и контроля исполнения мероприятий предлагается осуществлять в соответствии с методологией функционального моделирования ЮЕРО. Результатом работ, проводимых в рамках этой методологии, является модель исследуемой системы. Модель представляет собой совокупность диаграмм - схематичных изображений функций и потоков. На рис. 1 представлен фрагмент функциональной модели документооборота - технология постановки на контроль и организация контроля исполнительской дисциплины. Ниже кратко изложено описание данной технологии
Документы, направляемые исполнителю {12), в зависимости от принадлежности и результата рассмотрения руководителем могут быть поставлены на контроль (Д1). Документы, не поставленные на контроль, передаются для сведения, и в данном случае процедура контроля исполнения не предусмотрена.
На документах, подлежащих контролю (12), работником канцелярии (М1) проставляется штамп «Контроль». Документ, переданный на исполнение вместе с поручением (/1), может быть поставлен на контроль с определением конкретного срока исполнения, а также без определения этого срока, тогда документ считается поставленным на текущий контроль.
Сотрудник организации (Ш) в ходе исполнения документа (А2) информирует помощника
по контролю (М5) о ходе работы с документом.
Контроль исполнения документа (АЗ) осуществляет канцелярия, помощник по контролю и лицо, контролирующее исполнение документа в целом (М4). Контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной информационной системы регистрации контроля (М2) и обеспечивает:
- оперативное информирование руководителя канцелярией либо помощником по контролю о состоянии исполнения всех видов документов;
- предварительный контроль сроков исполнения документов (направление писем-напоминаний исполнителям);
- анализ исполнительской дисциплины.
Продление срока исполнения документа {АЛ) производится помощником по контролю с информированием руководителя на основании мотивированной письменной просьбы исполнителя, заверенной лицом, контролирующим исполнение документа в целом, поданной не позднее чем за 2 дня до истечения срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Правила постановки на
Технология организации текущего контроля исполнения С2
Должностные инструкции СЗ
Исполненный документ, снятый с контроля
Отчеты по исполнительской
М1
Сотрудник канцелярии
М2
АИС управления учрежденческой деятельностью
/ИЗ
Исполненитель
М4 М 5 Контроли- Помощник по рующее лицо контролю
Мб
Руководитель
Исполненный документ, не поставленный на контроль
Рис. 1 - Технология исполнения и контроля исполнения документа
Изменение срока исполнения документа (АЛ) документируется, при этом проставляется новый срок исполнения документа, подпись и дата изменения.
Документ считается исполненным и снимается с контроля (А5) после документированного подтверждения исполнения - возврата контрольной карточки с отметкой об исполнении или невозможности исполнения по объективным причинам, а также на основании результатов проверки. Документ с контроля снимается помощником по контролю либо тем должностным лицом, которым дано поручение по контролю исполнения документа.
Канцелярия учитывает и обобщает данные о ходе и результатах исполнения документов. Отчеты о состоянии исполнительской дисциплины (01) передаются руководителю.
В результате работы с документом может быть сформирован исходящий документ (03), документ, с которым проводилась работа, сдается в архив (02). Если результатом исполнения документа является исходящий документ, он передается в канцелярию для регистрации и отправки по назначению.
Данная функциональная модель дает представление об организации процесса постановки на контроль, исполнения и контроля исполнения мероприятия, не учитывая при этом динамику процессов. Использование математических аппаратов динамического моделирования позво-
ляет оптимизировать алгоритмы, положенные в основу работы системы автоматизированного документооборота. Построение динамических моделей в ЮЕР-технологии будем осуществлять с использованием математического аппарата сетей Петри (СП, РЫ), что обосновывается следующими факторами [1]:
- сети Петри позволяют реализовать условия выбора, основанные на логических операциях «ИЛИ» и «И»;
- с помощью сетей Петри возможно моделировать не только структурную часть процесса, но и отображать динамику выполнения основных его функций посредством перемещения фишек
из одной позиции сети в другие позиции;
- структура процесса представляется в наглядном графическом виде с помощью графов. Классическая структура сетей Петри определяется позициями, переходами, входной и выходной функцией. Дадим обобщенное определение сетей Петри [2]:
Сеть Петри С является четверкой, С=(Р, Т, I, О), где Р = {р19р2,...,р„} ~ конечное множество позиций, п>0\Т = " конечное множество переходов, т > 0; множест-
во позиций и множество переходов не пересекаются: Р()Т = 0] I :ТР" является входной
функцией - отображением из переходов в комплекты позиций; О : Т -> Р* является выходной функцией - отображением из переходов в комплекты позиций.
Мощность множества Р есть число п, а мощность множества Т есть число т. Произвольный элемент Р обозначается символом р,, г = 1.....п, а произвольный элемент Г - символом
Л,/= \,...,т.
] ^
Согласно [3] расширение возможностей сетей Петри и использование раскрашенных (цветных) сетей Петри (ЦСП, СРЫ) позволяет более адекватно описывать реальные процессы по сравнению с обычными сетями Петри. Наличие же в технологии документооборота различных временных характеристик обуславливает возможность применения аппарата временных сетей Петри, основанных на введении времени срабатывания конкретного перехода, для чего необходимо ввести время начала и конца срабатывания перехода, время длительности срабатывания перехода. Таким образом, для описания динамической модели документооборота будем использовать цветные временные сети Петри (СТРЫ).
Для цветной сети Петри функции / и О являются многомерными [3] , т.е. 1 =
= (1\12,...,1Ь)\ 0=(0\02 ,...,(У ) , где Ь=\В\, £> = - множество цветов (по-
меток).
На множестве Р задается функция ц(Р) как совокупность целых неотрицательных чисел, характеризующих количество цветных фишек в позициях.
СТРМ определяется следующей шестеркой [2]: С=(Р, Т, I, О, ц, х), где т - один из вариантов способа задания некоторых временных характеристик элементов множества Т.
Временные характеристики могут быть заданы приведенными ниже способами [1]: - заданы продолжительность каждого мероприятия и время начала проведения первого
мероприятия;
- заданы продолжительность каждого мероприятия и время окончания проведения последнего мероприятия;
- заданы продолжительность каждого мероприятия и время начала и окончания каждого
из них;
В нашем случае временные характеристики будем задавать длительностью исполнения организационно-распорядительного документа (мероприятия), временем начала и завершения его исполнения.
В общем случае [1, 3] моделирование процессов контроля и исполнения мероприятий предполагает решение следующих задач:
- периодическое изменение состояния СТРЫ путем изменения маркировки фишек;
- изменение пользователем временных либо ресурсных характеристик.
Решение первой задачи заключается в следующем [1, 3]: необходимо использовать алгоритм маркировки сетей Петри, при этом начальная маркировка |10 соответствует начальному
состоянию сети. Переход сети считается разрешенным, а соответствующее мероприятие активным, если все его условия соблюдены (во всех позициях фишки помечены, имеются все необходимые фишки). Условия срабатывания перехода могут быть заданы следующим образом: в выходных позициях перехода фишки появляются сразу после того, как пользователь отметит выполнение любой из работ, входящих в соответствующий данному переходу этап деятельности, вместе с тем отметка об исполнении остальных работ данного этапа осуществляется пользователем в течение времени, отведенного для данного этапа. Это необходимо для избежания тупиковых ситуаций по времени срабатывания для следующих параллельных переходов. В случае истечения регламентного времени выполнения этапа и наличия в нем невыполненных работ (поручение не исполнено в срок) пользователь сети имеет возможность самостоятельно принять решение о дальнейших действиях. Окончание этапа порождает новую маркировку ц
позиций и определяет условия активизации следующих переходов.
Исходя из теории, изложенной в [2, 4, 5], классическая структура сети Петри состоит из двух типов узлов: О - круг, являющийся позицией, | - планка, являющаяся переходом. С помощью ориентированных дуг происходит соединение позиций и переходов. Дуга, направленная от
позиции р1 к переходу *., определяет позицию, которая является входом перехода. При этом
условия моделируются позициями, а события - переходами. Выполнение условия представляется фишкой в позиции, которая соответствует данному условию, при этом запуск перехода удаляет разрешающие фишки, определяющие выполнение так называемых предусловий, и образует новые фишки, которые определяют выполнение постусловий. Следует отметить, что в сети Петри непримитивные события представляются в виде прямоугольников, что позволяет упростить некоторые виды сетей.
При переходе от диаграммы ЮЕЯО в сети Петри функциональный блок диаграммы заменяется фрагментом сети Петри, имитирующим работу этого блока [1]. Осуществим моделирование процесса контроля и исполнения мероприятия с использованием математического аппарата СТРЫ. На рис. 2 представлен фрагмент динамической модели технологии исполнения и контроля исполнения документа. Фишки, помеченные синим цветом (для удобства прочтения модели цвет указан буквой со стрелкой), отображают постоянные (неисчерпаемые) ресурсные характе-
ристики модели. Жирной линией изображены позиции, изображающие движение самих документов и связанных с ними мероприятий (поручений).
г
Рис. 2 - Временная сеть Петри, описывающая динамическую модель технологии исполнения и контроля исполнения документа
Поскольку сотруднику в одно и то же время может быть как передано для сведения несколько документов, так и поставлено на контроль несколько мероприятий, в представленной сети Петри отмеченные пунктиром позиции и переходы составляют подсеть, которая повторится столько раз, сколько документов и поручений передано исполнителю, с целью обеспечения параллелизма и согласован ¡¡ости модели.
Исходя из функциональной модели (см. рис. 1) взаимосвязь элементов предложенной сети Петри описывается следующим образом: - поставить документ на контроль:
/(О = {Р\.Р2>Ръ>Ра} - вх°Дная функция,
где рх - документ;
р2 - поручение (основание для постановки на контроль);
Доклады ТУСУРа. 2003 г. Автоматизированные системы обработки информации, управления и проектирования р3 - сотрудник канцелярии;
р4 - АИС управления учрежденческой деятельностью; 0(Г1) = {^5} - выходная функция, где р5 - документ, поставленный на контроль;
- организовать исполнение мероприятия:
где р} - документ, контроль исполнения которого не требуется; р5 - документ, поставленный на контроль; р6 - исполнитель; р7 - срок исполнения; ОЦ2) = {р9,ри,р9,р10}, где _ информация об исполнении, либо документ с обоснованием необходимости продления срока исполнения мероприятия, либо документ с отметкой об исполнении;
р9 - исходящий документ, сформированный в результате исполнения мероприятия;
р10 - архивный документ - после работы с документом его оригинал передается в архив организации;
рп - документ;
- организовать контроль исполнения:
1(*г) = {Р4>Рл>Рп>Р\2>Р\з}' где рп - лицо, контролирующее исполнение документа в целом; /713 - помощник по контролю;
0('з) = {Р14>Р1б}. где ри - письмо-напоминание;
р16 - отчеты по исполнительской дисциплине;
- продлить контрольный срок исполнения:
Ки) = {Ръ,РА,Р\Ъ>Р\А>Р\*}> где ри - документ с обоснованием необходимости продлить контрольный срок исполнения мероприятия;
р]5 - руководитель;
0(и)={р1гр16},
где р7 - новый срок исполнения;
- снять с контроля:
К U) =\Ръ>Р4'Р\3>Рн>Рк}' где р]А - документ с отметкой об исполнении;
O(t5)={p]0,pJ-
В результате построения данной сети Петри получаем цветную временную сеть со свободным выбором. Позиция Р] (документ) является входом переходов и t2, что позволяет
свободно осуществлять выбор (разрешение конфликта сети) запускаемого перехода, причем наличие фишек в других позициях не влияет на выбор запускаемого перехода. Наличие логики ИЛИ (+) перехода t2 говорит о необходимости наличия фишки только в одной из позиций р, или р5. В позиции рх одна фишка помечена красным цветом, ее наличие обеспечивает срабатывание перехода t2 при моделировании процесса передачи сотруднику документа, контроль
исполнения которого не требуется. Вертикальная ось, изображенная справа от сети, есть ось времени в условных единицах, при этом высота прямоугольника, изображающего переход, есть время, необходимое для выполнения определенного действия. Временная составляющая сети t. ИМеет важную смысловую нагрузку. Так, время срабатывания перехода г3 напрямую зависит от продолжительности выполнения мероприятия (исполнения поручения) сотрудником организации - перехода t2. И если величины , , t4, t5 несущественно влияют на поведение модели (в реальной жизни эти величины слабо варьируются), то от величины t2 в немалой степени
зависит срабатывание всех остальных переходов сети.
Таким образом, с помощью предложенной сети Петри возможно осуществить моделирование процессов исполнения мероприятий и контроля их исполнения. Использование существующих программных средств, имитирующих работу цветной временной сети Петри, позволяет, манипулируя временными составляющими сети и изменяя количество и цвет фишек в позициях, моделировать различные ситуации, возникающие в процессе ведения документооборота организации, что обеспечивает сотруднику, отвечающему за контроль исполнительской дисциплины, возможность повысить производительность труда сотрудников при работе с организационно-распорядительными документами.
ЛИТЕРАТУРА
1. Ехлаков Ю.П. Теоретические основы автоматизированного управления: Учебник. -Томск: Томск, гос. ун-т систем управления и радиоэлектроники, 2001. - 337 с.
2. Питерсон Дж. Теория сетей Петри и моделирование систем: Пер. с англ.- М.: Мир,
1984.-264 е., ил.
3. Тарасенко В.Ф. Нелинейные математические модели и информационные системы в финансовом менеджменте / Под ред. В.З. Ямпольского. - Томск: Изд-во ТПУ, 1998. - 191 с.
4. Jensen К. Coloured Petri nets: Basic concepis, analysis methods and practical use. - Berlin
а. o.: Springer-Verlag, 1996. - Vol. 1. Basic concepts.
5. Чурина Т.Г. Способ построения раскрашенных сетей Петри, моделирующих SDL-
системы / Институт систем информатики им. А.П. Ершова СО РАН. - Новосибирск, 1998.
