Делопроизводство в строительной организации Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Делопроизводство в строительной организации Грабовенко А.А.

Грабовенко Алена Анатольевна / Grabovenko Alena Anatolievna - магистр, АНО ВПО Московский гуманитарный университет, делопроизводитель, ООО «Мангзея Девелопмент», гМосква

Аннотация: в статье дается краткий обзор делопроизводства, видов делопроизводства, описывается один из способов внедрения электронного делопроизводства в строительной компании, создание административно-договорного отдела.

Ключевые слова: делопроизводство, строительство, административно-договорной отдел, договора.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Очень сложно имея множество документов контролировать их, отслеживать на какой стадии они находятся, у кого согласовываются и где хранятся, кто ответственный за оригинал. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

1. Руководство теряет целостную картину происходящего.

2. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты.

3. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.

4. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.

5. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.

6. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, может привести к новым кредитам и уменьшить плановую прибыль.

В итоге дальнейшее расширение предприятия происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее накопленной прибыли или увеличения дефицита бюджета.

Четкое, хорошо структурированное делопроизводство является критически важным элементом успешной работы современной компании. Прозрачный документооборот, контроль правовых, административных документов, политик в области безопасности, обеспечения качества, контроль своевременного исполнения принятых решений, своевременный пересмотр технических процедур и другие аспекты документооборота служат надежным инструментом эффективного управления компанией.

Делопроизводство делится по виду хранения на бумажное и электронное.

В наше время электронное хранение документов становится все более популярным, однако есть перечень документов, которые нельзя хранить в электронном виде: трудовая книжка, трудовые договора, бухгалтерские документы. Согласно П.п. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлена обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. В соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

На практике, цифра 70% - это пока теоретически достижимый верхний предел электронного документооборота. Увеличение этой доли зависит уже от изменений в законодательстве и степени готовности всех участников процесса, в т.ч. органов власти (ОИВ, судов, прокуратуры и т.д.), бизнеса и граждан.

Особенностью ведения документооборота строительной компании является также требование контроля за выполнением большого количества, часто противоречивых, требований проверяющих инстанций, контроль лицензионных и разрешительных документов.

Грамотное ведение делопроизводства в строительной организации является исключительно важным, так как оно позволит избежать административных штрафов, дисквалификации должностных лиц, отстранения от дел ответственных работников, а в отдельных случаях приостановления деятельности компании в результате проверок.

Фиксирование, хранение и перемещение документов - это первоочередные функции канцелярии любого предприятия. Однако, если говорить о строительном предприятии, то такого ограниченного набора действий будет недостаточно для ведения документооборота и поддержания его в актуальном виде. Именно поэтому внедрение электронного документооборота для строительных предприятий играет такую важную роль в процессе управления и способно облегчить жизнь очень многим специалистам строительной отрасли.

Ведение делопроизводства в строительных организациях должно осуществляться в порядке, определяемым соответствующими нормативными документами Российской Федерации. Все делопроизводство в строительной

организации должно вестись со строгим соблюдением порядка организации, установленным приказами, регламентами.

Документы строительных компаний (копии документов, чертежей, дополнительные соглашения к договорам, акты выполненных работа, взаиморасчеты, наряды, графики производства работ и т.д.) занимают целые помещения для хранения. Поэтому внедрение и использование электронного делопроизводства для строительных предприятий позволит систематизировать документы, а также сократить сроки предоставления документации и как следствие достигнуть максимально возможной эффективности и выгодности проекта строительства.

При этом можно выделить еще несколько преимуществ использования системы электронного документооборота для строительных предприятий:

• значительно быстрее происходит обмен информацией внутри организации, отпадает проблема задержек и несвоевременного информирования сотрудников об изменениях документации, отпадает риск использовать документы, которые утратили актуальность;

• происходит стандартизация работы с документами, контроль за ее исполнением также строится на единых правилах;

• информация становится более защищенной;

• становится удобнее работать с информацией, ведь она четко структурирована;

• упрощается сбор первоначальной информации, поскольку заполнение различных форм полностью стандартизировано;

• эффективность труда работников возрастает;

• создается единое информационное пространство, применяются единые средства и технологии для обмена информацией между структурными подразделениями организации;

• автоматизируются процессы подготовки и принятия управленческих и организационных решений;

• создается база для применения безбумажной технологии работы с необходимыми документами, сокращаются канцелярские расходы.

Осознав важность совершенствования ДОУ, организации сталкиваются с проблемой выбора методов автоматизации.

При выборе формул организации делопроизводства и метода автоматизации следует учитывать несколько факторов:

• характер деятельности организации, ее структуру (количество подразделений, численность аппарата управления и общую численность работающих);

• объем документооборота организации;

• наличие подведомственной системы (подведомственных организаций, филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.

Средние строительные организации (предприятия) с численностью работающих от 101 до 500 человек чаще имеют линейно-функциональную организационную структуру и здесь целесообразно использовать централизованную форму организации делопроизводства.

При централизованной форме все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении. В данном случае появляется возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. В зависимости от численности организации, вида деятельности, кол-ва работы (заключенных договоров) мы решаем - нужен ли нам административно-договорной отдел (либо специалист по административно-договорной работе) или нет.

На мой взгляд, создание такого отдела или службы из 2-3 человек и приобретение специализированной программы (например 1С Документооборот) является одним из эффективных способов использования автоматизированной системы делопроизводства в такой строительной организации.

Персонал отдела, имея определенную программу и навыки работы с ней, будет работать с такими документами как:

1. Входящие и исходящие документы (регистрировать, знакомить с этим документом исполнителя по резолюции ответственного лица и контролировать исполнение входящих документов, согласовывать, утверждать, регистрировать и отправлять исходящие документы).

2. Договора (создание файла, контроль внутреннего согласования, контроль подписания, отслеживание продления или расторжения договора, наличие дополнительных соглашений и связь между ними).

3. Приказы (создание, регистрация, согласование, контроль подписания).

4. Служебные записки (создание, регистрация, контроль подписания).

Не стоит забывать, что у каждой организации свои правила подписания и согласования тех или иных документов, поэтому привязка документов между собой будет очень хорошо показывать их связи либо преемственность.

Например, при заключении договора нужно провести полную процедуру:

1. Проведение тендера (либо служебная записка с визой первого руководителя о необходимости заключения договора).

2. Создание договора (либо контрагентом, либо специальным отделом организации).

3. Процесс согласования.

4. Подпись.

5. Отправка договора на подпись контрагенту.

6. Получение оригинала договора.

И все эти стадии сотрудник ДОУ контролирует, отслеживает, вносит в программу и связывает. Служебная записка о проведении тендера должна быть связана с договором, (отслеживается причина заключения договора именно с этой компанией), подписанный с двух сторон договор должен быть отсканирован, необходимо ознакомить сотрудников с ним. Все дополнительные соглашения, продление, соглашение о расторжении и т.д., программно связаны, что позволяет, при необходимости, одним кликом просмотреть всю историю договора даже через 10 лет.

Процесс подготовки и проведения тендера также имеет множество стадий: написание служебной записки, резолюция генерального директора, подготовка приказа, согласование приказа, подписание, назначение дня тендера, подготовка протокола тендера, его согласование, подписание и все это так же отслеживает и контролирует отдел.

Стоит учесть, что административно-договорной отдел не имеет полномочий создавать договора (этим занимаются юристы, начальники отделов, специалисты), они могут приводить их в должный вид, таким образом, экономить время других работников.

Преимущества административно-договорного отдела в строительной организации:

1. Возрастает качество предварительной подготовки и обработки документов, как следствие, становится удобнее работать с информацией, за счет четкого структурирования.

2. Менеджеры проекта освобождаются от необходимости ведения документооборота, что позволяет им больше времени заниматься непосредственно управлением проектами, не тратя время на контроль согласования, подписания и т.д., т.о. повышая качество и оперативность управления строительным объектом.

3. Налаженная работа специализированного отдела помогает сократить время обработки информации.

Литература

1. [Электронный ресурс]. Корпоративный документооборот // http://xn--

90afdtkhdeabaxvge.net/novosti_i_pressrelizi/stati_o_dokumentooborote/dokumentooborot_dlya_stroitelnih_kompanii

.html (дата обращения 13.12.2014г.).

2. Янковая В.Ф. [Электронный ресурс]. Делопроизводство с нуля//

http://www.profiz.ru/sr/7_2010/deloproizvodstvo_s_nulia/ (дата обращения 13.12.2014г.).