CC BY
16
Научни трудове на Съюза на учените в България-Пловдив Серия A. Обществени науки, изкуство и култура, том L, Съюз на учените сесия 31 октомври - 1 ноември 2014 Scientific research of the Union of Scientists in Bulgaria-Plovdiv, seriesA. Public sciences, art and culture, Vol. I., Union of Scientists, ISSN 1311-9400, Session 31 October - 1 November 2014.
КОНЦЕПТУАЛЕН МОДЕЛ И ЛОГИЧЕСКА РАМКА НА КОРПОРАТИВНА СИСТЕМА ЗА ПРОЕКТНО УПРАВЛЕНИЕ БАЗИРАНА НА WORKFLOW ТЕХНОЛОГИЯ
Недка Николова, Надежда Ненова Технически университет - Варна
CONCEPTUAL MODEL AND LOGICAL FRAMEWORK OF A CORPORATE SYSTEM FOR PROJECT MANAGEMENT BASED ON THE WORKFLOW TECHNOLOGY
Nedka Nikolova, Nadejda Nenova Technical University - Varna
Abstract: The present paper summarizes the results of the feasibility studies into the development of a conceptual model for constructing a project management corporate system based on WorkFlow technology. The authors' primary purpose is to classify in a systematic way the main theoretical foundations, practical approaches and models for implementation of such systems in project-oriented organizations. Analyzed also are the WorkFlow technology capabilities for constructing project management systems in business organizations. Examined is the experience of leading business organizations in designing and implementing project management systems. Systematized are the main conclusions and findings in relation to the possibilities of constructing such a system and applying it in Bulgarian corporate organizations.
Key words: project management, project management systems, WorkFlow
Въведение
През последното десетилетие проектното управление се превърна в една от най-динамично развиващите се сфери на познанието и управленската практика. Осъзнаването на предимствата и ефективността на проектния подход доведе до разширяване на сферата на неговото приложение в глобален мащаб и наложи обособяването на проектното управление в отделна управленска дейност в системата на корпоративния мениджмънт. Проектът се превърна в ефективен инструмент за решаване на различни по сложност и мащабност задачи, удовлетворяване на потребност или използване на благоприятна възможност. В този смисъл можем да определим проекта като „средство за постигане на определени цели, които са свързани с постигането на такава промяна, при която проблемът е решен, потребността е задоволена или благоприятната възможност е използвана" [1, с.45]. Способността успешно да се дефинира и управлява проект, днес се превръща в ключова необходимост за всяка организация.
Развитието на методологията на проектното управление и разширяването на приложението на съвременните информационни технологии направи възможно повишаването на качеството и ефективността на проектното управление чрез изграждане на интегрирана Корпоративна система за проектно управление. Необходимостта от бързото развитие на този тип управленски системи днес се определя от нарастването на броя на проектно-ориентираните организации, стремежът към повишаване на качеството и
ефективността на разработваните проекти, съкращаване на проектния цикъл, ускоряване на реализацията и възвръщаемостта на проекта.
Основна цел на авторите в настоящата статия е да представят в систематизиран вид теоретичните основи, практическите подходи и модели за реализация на такива системи в проектно-ориентираните организации. Анализирани са и възможностите на WorkFlow технологията за изграждане на системи за проектно управление в бизнесорганизациите.
1. Концепптуален модел на Корпоративната система за проектно управление
Корпоративната система за проектно управление (КСПУ) е комплекс от организационни, методически, технически, програмни и информационни средства, насочени към повишаване на ефективността на процесите на проектно управление в компанията [3, с.394]. Внедряването на КСПУ означава, че управлението на проектите, програмите и портфейлите ще се извършва с помощта на специализирана организационна структура в рамките на приетата в организацията методология с изпълнението на проектно-ориентирана информационна система.
Базовата структура на КСПУ включва три компонента:
1) методологическа и нормативно-регламентна база;
2) техническа и информационна база;
3) организационна структура и кадрово осигуряване.
Успешното внедряване на КСПУ изисква комплексно, балансирано развитие на трите компонента на системата. Игнорирането или недостатъчното внимание към някой от трите компонента снижава значително ефективността на системата като цяло.
Разработването и внедряването на КСПУ само по себе си е вътрешен корпоративен проект, който включва комплекс от последователни действия и изисква старателна подготовка на стратегия и тактически действия за реализация. Целите на такъв проект, като правило, се отразяват в показателите за повишаване на ефективността на реализираните в организацията проекти и програми. Резултатите от такъв проект могат да бъдат разработване на формалните процедури за началото, планирането, организацията на изпълнението, контрола и завършването на проекта, необходимите организационни структури (формиране на проектния екип и учредяване на проектния офис), основни положения по определяне на ролите на членовете на екипа (ръководител на екипа, др.), специализирана информационна система, обучение на персонала, разработване на базата от нормативни показатели и архива на документацията на проекта.
Проектът за изграждане на КСПУ има редица особености, към които можем да отнесем:
1) трудност при формулирането и съгласуването на точните резултати и критерии за успех, поради тяхната сложност, възможно е изменение и уточнение на тези изисквания в хода на проекта;
2) повишени изисквания за формализация в подготовката и приемането на управленските решения, което предполага и повишени изисквания към квалификацията и степента на отговорност на персонала, следствие на което е високата значимост на човешкия фактор;
3) необходимост от реализация на организационни изменения, което може да бъде свързано с конфликт на интереси на отделните подразделения и ръководителите на различните нива на управление на проекта.
Следователно, можем да отнесем проекта за изграждане на КСПУ към най-сложния, „открит тип" проекти, които не могат да бъдат планирани с висока степен на точност още в началните етапи. Тяхното планиране и реализация изискват непрекъснато съгласуване в хода на изпълнението на отделните етапи като се отчитат постигнатите резултати. Първостепенно условие за успешното реализиране на такива проекти е разработването на общата стратегия за реализация и определяне на ключовите фази и междинни резултати.
Трябва да отбележим, че въпреки наличието на единни международны стандарты (PMBOK®Guide), преходът към единна технология на реализация на управлението на проекти в различните организации протича различно. Изборът на една или друга стратегия за реализация на проекта е обусловен както от спецификата на компанията, така и текущото състояние на бизнеса и готовността и за внедряване, отразена в организационната и зрялост.
Методологическите и правно-нормативни рамки на КСПУ се формират от системата на корпоративни стандарти за проектиране и внедряване на система за проектно управление. По своята същност стандартите са текстови и графични описания на процедурите, регистрацията, обработката, анализа и архивирането на информацията. Можем да ги разделим на две групи: външни (общи) и вътрешни (корпоративни). Към общите се отнасят световните и националните - Project Management Body of Knowledge (PMBOK) на американския Институт за управление на проекти (Project Management Institute - PMI) и стандарт ISO 9001. Политиката на корпорацията се определя също и от принципите и регламентите в корпоративния устав, кодексите за фирмена култура, нейните вътрешни правилници и регламенти. През последните години широко разпространение получи и нов мениджърски подход, отразен в международните квалификационни стандарти ICB IPMA (International Competence Baseline IPMA). Професионалните организации по проектен мениджмънт в над 40 страни имат свои национални PMBody of Knowledge. Освен корпоративните стандарти при изграждането на всяка система за проектно управление е необходимо изграждането на вътрешна корпоративна нормативно-регламентна база, която определя обектите на управление (проект, програма, портфейл от проекти и др.), процесите, реда и сроковете за изпълнение на задачите, разпределението на отговорностите и задълженията между участниците в проекта, вида, формата и съдържанието на документите и другите изисквания. В научната литература се препоръчва и в практиката се използва типова нормативно-регламентна база, която включва следните документи:
1) Обща чат, която описва предназначението, реда на водене и областта на приложение на нормативно-регламентната база, използваните съкращения и абривиатури.
2) Класификация на проектите, програмите, портфейлите от проекти в които се описват типовите проекти и другите обекти на управление, критериите за тяхната класификация, структурата, типовете жизнени цикли, параметрите на планиране и контрол.
3) Процесите на проектното управление - описват структурата, състава и реда на изпълнение на отделните операции и процеси, входната и резултативната информация, разпределението на отговорностите, сроковете за изпълнение на отделните операции и процеси. Групирането на процесите се извършва като се отчитат особеностите на проекта.
4) Проектната структура и ролите на членовете на екипа описват организационната структура на проекта, програмите или портфейла от проекти, разпределение на функциите, относителността и пълномощията.
5) Албум с формите на документите - съдържа списъка и формата на всички документи, които се създават в процеса на реализация на управленската технология, редът за тяхното изменение, приложение или отхвърляне.
2. Модел на бизнес-процесите в проектното управление с приложение на технологията WorkFlow
Понятието „бизнес-процес" има ключова роля и фундаментално значение в управленската теория и практика, включително и в проектното управление. Процесът на управление в рамките на проекта е обективно съществуваща съвкупност от взаимосвързани целеви единици на управленската дейност (в зависимост от мащабите на анализа - комплекс от операции, работи, задачи), които имат точно определен вход и изход и който протича в рамките на информационните връзки на единната организационна структура на проекта.
От позициите на процесния подход можем да дефинираме проектното управление като процес на прилагане на знания, умения, средства и методи за постигане на целите на проекта.
Най-авторитетният международен стандарт „Ръководство по управление на проекти" (Guide to the Project Management Body of Knowledge) на Американския институт за управление на проекти в своето последно, четвърто издание (2012) подчертава фундаменталната роля на понятието „процес" в проектното управление. Стандартът определя, че „управлението на проекти се осъществява чрез подходящо прилагане и интегриране на логически групирани 42 процеса, групирани в 5 групи процеси: 1) иницииране; 2) планиране; 3) изпълнение; 4) наблюдение и контрол; 5) приключване" [4]. На Фиг. 1 е описан модел на бизнес-процесите на проектното управление при приложението на технологията WorkFlow.
Фиг. 1: Модел на бизнес-процесите на проектното управление с приложението на технологията WorkFlow
Технологията WorkFlow (поток от работи, операции) се разглежда от аналитиците като най-важна съставна част на съвременните корпоративни информационни системи, най-перспективна технология за управление на бизнес-процесите и процесите в проектното управление. Продуктите от класа WorkFlow са програмни системи, осигуряващи пълна и частична координация на изпълнението на производствените операции (задачи, работи, функции), съставляващи структурираните бизнес-процеси в проектното управление. Инструменталните средства за описване на процеса са предназначени за неговата формализация (формализирано описание) във вид на подредено множество от операции, правила за тяхното изпълнение, свързаните с тях обекти, изпълнители и събития. Полученото описание или спесификация на процеса се използва за контрол и управление на изпълнението на процеса на основата на постъпваща в системата информация, въведена от потребителите, резултати от изпълнението на отделните операции, данни от подсистемите, архивите и базите от данни. На свой ред средствата за управление на изпълнението на процеса предоставят на ползвателя и/или системата информация, необходима за всяка операция, а разкритите на етапа на изпълнение несъответствия служат като основание за преразглеждане на спесификацията на процеса.
Всяка система от класа на WorkFlow осигурява решаването на три задачи: 1) разработване на описанието на бизнес-процеса (календарния план на работите или бюджета); 2) управление на изпълнението на бизнес-процеса (анализ, контрол, коригиране); 3) интеграция на използваните в бизнес-процеса функционални приложения (системна интеграция на хода на работите на обекта, разпределение на натоварването на технологичните ресурси, 16
подготовка на аналитичната, счетоводната, финансовата отчетност). Важна особеност на технологията WorkFlow е поддържането на управлението на процесите, съдържащи както автоматизирани (изпълняване със средствата на информационните системи), така и неавтоматизираните (изпълнявани ръчно) операции. Благодарение на тази особеност всеки бизнес-процес може да бъде представен във вид на процес WorkFlow, ако този процес: 1) е обособен; 2) структуриран; 3) изпълнява се по формализирани правила и 4) се повтаря периодично. В процеса на проектиране на информационната система, структурата на бизнес-процеса трябва да бъде разкрита чрез диаграма, на която да се покаже нейната декомпозиция. Последната трябва да съхранява входовете, изходите, ръководството и изпълнителите, посочени на свързани диаграми, а също съдържащи съставляващите процеса операции, подпроцеси и връзки между тях. Функционалния модел на бизнес-процеса представлява набор от йерархични диаграми. Броят на вградените подпроцеси не е ограничен, което позволява да се опише функционалния модел на процес със всякаква сложност.
Заключение
Внедряването на Корпоративна система за проектно управление, базирана на WorkFlow технология дава възможност за:
1) Създаване, съхранение и осигуряване на достъп до документите и информацията, използвани при изпълнението на бизнес-процесите в проекта. При това, ако системата от типа „електронен архив" отделя основно внимание на процесите на регистрацията, отчитането, кодирането (индексацията), съхраняването и търсенето на документите, то системите от класа WorkFlow установява връзка между документите и операциите на бизнес-процеса, управлява правилата на движението на документите и доставката им до конкретния потребител на принципа „комуто е необходимо и когато е необходимо".
2) Управление на изпълнението на бизнес-процесите, получаване на достоверна информация за състоянието на проекта на всички негови етапи. Повечето експерти разглеждат тази цел като най-важна. Внедряването на технологията WorkFlow позволява да се организира непрекъснат поток на обработка на информационните, финансови и материални потоци на основата на съгласуваното изпълнение на операциите, работите и заданията, при това без да се ограничава творческата и делова активност на конкретните изпълнители.
3) Интеграция на отделните автоматизирани комплекси, съществуващи в различните подразделения на предприятието в единна информационна система за поддръжка на изпълнението на бизнес-процесите. Такава интеграция позволява да се избегне дублирането и несъгласуваността на информацията използвана от различните участници в проекта.
Литература
[1] Апостолов А., Основи на проекта, С., Projecta, 2004
[2] Гочев Ат., Е. Симеонова, Проектът от идеята до финансирането, С., ИК"Албатрос",
1999
[3] Мазур И.И., В.Д. Шапиро, Управление проектами: справочник для професионалов, М., Издателство „Омега-Л", 2012
[4] Ръководство по управление на проекти" (Guide to the Project Management Body of Knowledge) на Американския институт за управление на проекти, четвърто издание, 2012
