CC BY
15И.Л. ФИЛИМОНОВ, Е.Ю. КОРНИЕНКО, В.В. ШИЛИН
I.L. FILIMONOV, E.YU. KORNIENKO, V.V. SHILIN
ЧТО ВЛИЯЕТ НА РАБОЧИЕ ЧАСЫ?
WHAT AFFECTS WORKING HOURS?
АНАЛИЗ ЗАТРАТ ВРЕМЕНИ ПРЕПОДАВАТЕЛЬСКОГО СОСТАВА ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЦИФРОВЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
ANALYSIS OF THE TIME SPENT BY THE TEACHING STAFF WHEN USING THE DIGITAL INFORMATION AND EDUCATION ENVIRONMENT IN EDUCATIONAL ACTIVITIES
É1É
Сведения об авторах: Филимонов Игорь Леонидович - заведующий кафедрой информационных технологий Черноморского высшего военно-морского училища имени П.С. Нахимова, капитан 1 ранга запаса, кандидат технических наук, доцент (г. Севастополь. E-mail: ifylymonov@ mail, ru);
Корниенко Евгений Юрьевич - доцент кафедры электроники и информационной безопасности Черноморского высшего военно-морского училища имени П.С. Нахимова (г. Севастополь);
Шилин Вадим Викторович - научный сотрудник научно-исследовательской лаборатории (развития информационно-образовательной среды) Черноморского высшего военно-морского училища имени П. С. Нахимова, подполковник запаса (г. Севастополь).
Аннотация. В статье рассматриваются проблемные вопросы нормирования затрат годового рабочего времени преподавательского состава вуза, возникающие при ведении баз данных и подготовке электронных документов в электронной информационно-образовательной среде. Рассмотрены факторы, влияющие на степень возрастания временных затрат.
Ключевые слова: электронная информационно-образовательная среда, временные затраты, специальное программное обеспечение, электронный документ, образовательная деятельность, база данных.
ÉÉ
Information about the authors: Igor Filimonov - Head of the Department of Information Technology of the Black Sea Higher Naval School named after P.S. Nakhimova, captain of the 1st rank of the reserve, Candidate of Technical Sciences, associate professor (Sevastopol. E-mail: ifylymonov@mail. ru);
Evgeny Kornienko - Associate Professor of the Department of Electronics and Information Security of the Black Sea Higher Naval School named after P. S. Nakhimov (Sevastopol);
Vadim Shilin - researcher at the research laboratory (development of the information and educational environment) The Black Sea Higher Naval School named after P. S. Nakhimova, Lieutenant Colonel of the reserve(Sevastopol).
Summary. The article deals with the problematic issues of rationing the costs of the annual working time of the teaching staff of the university that arise when maintaining databases and preparing electronic documents in an electronic information and educational environment. The factors influencing the degree of increase in time costs are considered.
Keywords: digital information and education environment, time costs, applied software, electronical document, education activities, database.
Современный этап в развитии
системы образования в Российской Федерации характеризуется внедрением в практику образовательной деятельности цифровых технологий, которые широко применяются для решения задач информационного обеспечения учебного процесса, формирования и контроля знаний, умений и навыков обучающихся, организации взаимодействия между участниками процессов образовательной деятельности, фиксации результатов контроля успеваемости.
Эти задачи, в соответствии с Федеральными государственными образовательными стандартами (далее - ФГОС), а также требованиями Министра обороны России, должна решать электронная информационно-образовательная среда (далее - ЭИОС) образовательной организации.
Кроме того, в соответствии с современными тенденциями развития цифровой экономики в Российской Федерации, актуальной становится задача эффективного управления процессами образовательной деятельности на основе обработки массивов данных в ЭИОС.
Это, в свою очередь, требует от сотрудников образовательных организаций своевременного занесения в базы данных ЭИОС большого объёма информации о процессах образовательной деятельности, поддержания потребительских показателей качества информации, в том числе её достаточности, достоверности и актуальности.
Очевидно, что решение данных задач приводит к появлению новых видов временных затрат преподавательского состава, которые не учитываются в Нормах времени по видам учебной деятельности, включаемым в учебную нагрузку.
Привычные алгоритмы деятельности преподавателей, предписанные руководящими документами, с внедрением в образовательный процесс средств ЭИОС видоизменяются. Меняются алгоритмы доступа к информации, возникают новые
задачи и формы отчётности, появляется необходимость фиксации в базах данных ЭИОС результатов своей работы (от планирования до контрольных мероприятий).
При этом очевидно, что нерациональное использование инструментов ЭИОС может привести к значительному возрастанию непродуктивных временных затрат и сокращению доли годового бюджета времени на выполняемые преподавательским составом основные виды деятельности.
Исходя из опыта разработки, внедрения в эксплуатацию и использования специального программного обеспечения (далее - СПО) ЭИОС в образовательной деятельности училища, можно выделить следующие группы основных факторов, влияющих на объём непродуктивных временных затрат при использовании ЭИОС:
1. Организация работы с данными.
2. Характеристики информации, обрабатываемой в ЭИОС.
3. Качество программного обеспечения ЭИОС.
4. Технические возможности телекоммуникационной инфраструктуры, обеспечивающей функционирование ЭИОС.
5. Уровень подготовки персонала, использующего ЭИОС.
1. Организация работы с данными.
Одним из результатов цифровой трансформации образовательной организации будет введение полноценного электронного документооборота, при котором основной
объём информации о процессах деятельности вуза будет содержаться в электронных документах, которые будут использоваться для решения всех задач управления образовательной деятельностью, что, ожидаемо, приведёт к снижению непродуктивных временных затрат. Однако на переходном этапе, по нашему мнению, эти затраты могут быть существенно выше.
В данной статье под электронным документом понимается совокупность сведений, содержащихся в электронной базе данных ЭИОС, которые прошли процедуру согласования и утверждения соответствующими должностными лицами и хранятся в базе данных с обеспечением целостности, доступности, конфиденциальности.
Рассмотрим различные варианты схем организации работы с документами в ЭИОС на переходном этапе.
1 вариант организации работы с документами в ЭИОС (см. рис. 1).
Формирование электронного документа осуществляется специально выделенными операторами после окончания разработки, согласования и утверждения документа должностными лицами.
Достоинства и недостатки подобной организации работы с данными описаны в [2].
Следует отметить, что при этом возникает необходимость проведения дополнительных процедур контроля соответствия электронного документа: соответствия его «бумажному» варианту (КС-1) и соответствия сведений докумен-
Рис. 1
та информации о характеристиках других, связанных процессов (КС-2).
Автоматизированное выявление таких несоответствий возможно только после внесения в базу данных, что обуславливает необходимость корректуры и повторного согласования (утверждения) разработанных документов и приводит к увеличению (иногда кратному) временных затрат.
2 вариант организации работы с документами в ЭИОС (см. рис. 2).
При данном варианте операции по разработке документа, его согласованию, утверждению и внесению в БД проводятся непосредственно должностным лицом.
При этом исключаются временные затраты на передачу документа оператору, соблюдается принцип единственной ответственности автора за обеспечение достоверности вносимой в БД, значительно снижается время на проведение КС-1, а в случае отрицательного результата по КС-2 сокращается время на внесение корректур.
3 вариант организации работы с документами в ЭИОС (см. рис. 3).
При этом варианте все операции по созданию электронного документа, включая согласование и утверждение, происходят непосредственно в ЭИОС, а изготовление «бумажного» документа производится с использованием инструментов ЭИОС уже после утверждения электронного документа. Достоинствами данной организации являются отсутствие
необходимости контроля соответствия КС-1, возможность автоматизированного контроля КС-2 на этапе разработки документа, контроля соответствия требованиям руководящих документов, что в сочетании с механизмами электронного документооборота позволяет существенно сократить временные затраты на согласование и утверждение документов.
2. Характеристики информации, хранимой в базах данных и обрабатываемой в ЭИОС.
К основным характеристикам информации, влияющим на временные затраты сотрудников вуза, можно отнести следующие:
• объём информации в базах данных и степень охватываемых ею процессов образовательной деятельности;
• уровень детализации информации, качество хранимых данных, определяющие возможности по их анализу, обобщению, а также интерпроцессному использованию;
• качество структуризации информации и уровень развития механизмов доступа к ней.
Увеличение объёмов информации в ЭИОС, с одной стороны, требует увеличения количества операций сотрудников по её внесению в базы данных, однако с другой стороны наличие большого объёма заранее внесённых справочных данных, требований руководящих документов, а также большого объёма данных, внесённых автоматизированными способами, позволяет существен-
но сократить длительность и повысить эффективность одного из самых затратных этапов управленческого цикла - сбора информации, необходимой для принятия управленческих решений.
При условии 100% наполнения баз данных достоверной и правильно структурированной информацией обо всех процессах можно реализовать переход от децентрализованной (см. рис. 4а) к централизованной (см. рис. 4б) системе обеспечения данными, когда должностное лицо вместо сбора информации из различных источников направляет в ЭИОС запрос с указанием решаемой задачи и условий и получает в ответ весь объём необходимой информации, показатели достоверности и актуальности которой уже подтверждены.
Система обеспечения данными большинства образовательных организаций является смешанной. Её качество может характеризоваться некоторым коэффициентом децентрализации системы обеспечения данными Кдц, который, по мере реализации задач цифровой трансформации, постепенно приближается к целевому показателю Кдц=0.
3. Качество специального программного обеспечения ЭИОС.
Качество СПО является комплексной характеристикой, подходы к оцениванию которой приведены в национальных и международных стандартах. Основными показателями качества, влияющими на степень временных затрат сотрудников, являются:
1. Функциональность, характеризующая степень соответствия задач СПО задачам образовательной деятельности.
2. Производительность, характеризуемая временной эффективностью и эффективностью использования ресурсов. Определяется организацией технических процессов работы с данными клиент-серверных приложений, структурой базы данных, её качеством, алгоритмами и процедурами вза-
Рис. 2
Рис. 3
имодействия приложения с базой данных.
Низкая производительность не только приводит к возрастанию временных затрат, но, кроме того, повышает уровень стрессовости эксплуатации ЭИОС пользователями, увеличивает административные временные издержки, создаёт предпосылки к снижению качества данных, хранимых в ЭИОС.
3. Наличие и количество дефектов, блокирующих выполнение основных функций ЭИОС или сбоев, приводящих к нарушению результатов работы программных модулей. Появление подобных дефектов приводит к значительным временным затратам пользователей, лиц, ответственных за сопровождение эксплуатации ЭИОС, и представителей разработчиков на выяснение причин и устранение дефектов программного обеспечения.
4. Качество пользовательского интерфейса, под которым понимается, в первую очередь, удобство доступа пользователя к выполняемым функциям, степень соответствия экранных форм программных модулей привычным в образовательной организации формам представления соответствующей информации, соответствие алгоритмов взаимодействия с программой алгоритмам выполнения соответствующих действий вне СПО, а также степень унификации механизмов работы с информацией для всех моду-
лей СПО и степень соответствия этих механизмов современному состоянию информационных технологий, освоенных пользователями при эксплуатации других информационных систем и продуктов.
Кроме того, важное значение имеет среднее необходимое число операций пользователей на выполнение одной транзакции по внесению (модификации) информации, а также количество необходимых транзакций на один технологический цикл разработки определённого документа (например, разработку учебного плана, выставление оценок, формирование отчётного документа...).
4. Технические возможности телекоммуникационной инфраструктуры, обеспечивающей функционирование ЭИОС.
Определяются степенью соответствия технических характеристик серверного оборудования и оборудования локальной вычислительной сети требованиям производительности и пропускной способности.
5. Уровень подготовки пользователей ЭИОС.
Можно выделить два механизма влияния уровня недостаточной подготовки пользователей на временные затраты при эксплуатации ЭИОС:
1. Увеличение времени на выполнение каждой операции, их обдумывание, консультации по технологическим процедурам.
2. Возникновение и необходимость устранения «ложных сбоев» программного обеспечения, вызванных ошибками, во внесенных данных вследствие недостаточного понимания структуры обрабатываемой информации и сущности выполняемых действий.
Для уменьшения влияния недостаточного уровня подготовки необходимо в программном обеспечении предусмотреть средства контроля за своевременностью и правильностью действий пользователей, а также сформировать систему их обучения, направленную на формирование следующих качеств:
- знание и понимание процессов образовательной деятельности и взаимосвязи между ними;
- знание особенностей интерфейса СПО, структуры информации, обрабатываемой в ЭИОС, и взаимосвязи между сведениями, характеризующими различные процессы, умение использовать такие взаимосвязи в рамках своих полномочий;
- умение определить возможные последствия нештатного функционирования программной среды в зоне своей ответственности.
Суммарное влияние перечисленных факторов (авторы не претендуют на исчерпывающую полноту анализа) количественно может быть оценено частными показателями относительных временных затрат на использование ЭИОС в образовательной деятельности,
Рис. 4а
Рис. 4б
характеризующими долю бюджета рабочего времени, затрачиваемого на внесение информации в базы данных ЭИОС и поддержание их в актуальном состоянии.
Одиночные показатели затратности для Ьго вида деятельности (в соответствии с установленными нормами) сотрудника:
Сра,. = 1св + 1ст -ЬД, (1)
где: ЕСс - суммарные затраты времени на выполнение операций (задач) данного вида деятельности с использованием инструментов ЭИОС;
ЕСт - суммарные затраты времени на выполнение операций традиционными методами (без использования инструментов ЭИОС);
ЕЕс - суммарная экономия времени за счёт оптимизации доступа к необходимой информации;
N - нормативные суммарные затраты времени на все операции ¿-го вида деятельности.
Одиночные показатели затратности для всех видов деятельности пользователя ЭИОС:
СР=ЬрД/У, (2)
где Y - годовой бюджет рабочего времени сотрудника.
Обобщённый показатель затратности в масштабах подразделения или образовательной организации в целом:
С0 = Ср.+(У-Р)/У, (3)
где: Р - численность сотрудников подразделения (организации), использующих ЭИОС в образовательной деятельности;
V - общая численность сотрудников подразделения (организации).
Необходимо отметить, что оцениванию подлежит также и прирост показателей качества процессов образовательной деятельности, обусловленный приме-
нением инструментов ЭИОС. Можно использовать абсолютный показатель прироста качества
W=Qfl-QJ> (4)
где: QD - характеристика качества, достигнутая при использовании ЭИОС;
- характеристика качества при традиционной организации процессов образовательной деятельности и относительный показатель эффективности временных затрат на использование ЭИОС
dW=W/Co. (5)
Для увеличения значения dW необходимо повышать эффективность применения инструментов ЭИОС в образовательной деятельности и снижать временные затраты Со.
Снижение временных затрат СО достигается применением комплекса организационно-технических мер как на этапе разработки СПО, так и в ходе его эксплуатации, включающих:
- детальное изучение и оптимизацию процессов, инвентаризацию данных, имеемых и необходимых для эффективного управления образовательной деятельностью;
- создание программных средств, позволяющих измерять и фиксировать временные затраты сотрудников на работу с ЭИОС;
- реализацию алгоритмов, позволяющих анализировать измеренные показатели затратности, выявлять события, связанные с возрастанием непродуктивных временных затрат, определять причины и предлагать меры к их устранению;
- формирование механизмов компенсации временных затрат, включающих механизмы временной компенсации (увеличение показателей Е0 вследствие облегчения задач сбора, анализа информации), механизмы качественной компенсации (обеспечивающие прирост
качества процессов образовательной деятельности и, соответственно, повышение показателя W в выражении 4), а также механизмы мотивационной компенсации (обеспечивающие повышение мотивации сотрудников и курсантов на использование инструментов ЭИОС в образовательной деятельности);
- подготовку и обучение сотрудников образовательной организации основам и приёмам использования ЭИОС в образовательной деятельности.
Следует отметить, что изменение организации выполнения своих функций пользователями ЭИОС может привести к изменению распределения бюджета рабочего времени между видами деятельности.
На данный момент дополнительные временные затраты, связанные с использованием ЭИОС, не регламентированы нормативными документами Министерства обороны России. Поэтому актуальной является задача выработки норм затрат рабочего времени на использование инструментов ЭИОС и закрепление этих норм соответствующими нормативными актами.
ЛИТЕРАТУРА
1. Национальная программа «Цифровая экономика Российской Федерации». Утверждена протоколом заседания президиума Совета при Президенте Российской Федерации по стратегическому развитию и национальным проектам от 4 июня 2019 г. № 7.
2. Филимонов, И.Л., Ши-лин, В.В., Корниенко, ЕЮ. Проблемные вопросы при разработке и эксплуатации информационных систем управления образовательной деятельностью. - Севастополь: ЧВВМУ имени П.С. Нахимова, 2020.
3. Приказ Министра обороны Российской Федерации от 4 апреля 2017 г. № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооружённых Силах Российской Федерации».
