CC BY
92
Все для бухгалтера
БЮДЖЕТНЫЙ БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ
Т. С. МАСЛОВА, кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, экономического анализа и аудита Нижегородского государственного университета
им. Н. И. Лобачевского
В целях обеспечения достоверности показателей бюджетного бухгалтерского учета, сохранности финансовых и нефинансовых активов учреждения проводят инвентаризацию.
Инвентаризация — это проверка фактического наличия финансовых и нефинансовых активов учреждений и их обязательств путем сопоставления с данными бюджетного учета. Инвентаризация позволяет установить реальность всех статей баланса и других форм отчетности учреждений. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Инвентаризации подлежат все активы учреждений, независимо от их местонахождения и все виды финансовых обязательств. Инвентаризации подлежат также материальные запасы, учитываемые на забалансовых счетах, например материальные ценности, принятые на ответственное хранение, материальные ценности, оплаченные по централизованному снабжению, бланки строгой отчетности; арендованные основные средства; переходящие спортивные кубки и др.
Порядок проведения инвентаризации регламентирован Методическими указаниями1 и Инструкцией по бюджетному учету2.
График проведения инвентаризации определяется руководителем учреждения. В нем указывается количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень проверяемых активов
1 Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Министерства финансов РФ от 13.06.1995. № 49 (далее — Методические указания).
2 Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Министерства финансов РФ от 10.02.2006 № 25н (далее — Приказ № 25н).
и обязательств. Исключение составляет обязательная инвентаризация, проводимая при смене материально ответственных лиц, реорганизации и ликвидации организации, при выявлении фактов хищения, в случае стихийных бедствий и других, предусмотренных законодательством.
В обязательном порядке проводится инвентаризация перед составлением годового отчета, не ранее 1 октября отчетного года.
Инвентаризацию финансовых и нефинансовых активов проводят при обязательном участии материально ответственных лиц.
В соответствии с Методическими указаниями для проведения инвентаризации активов и финансовых обязательств приказом руководителя учреждения назначается инвентаризационная комиссия. Возглавлять эту комиссию может руководитель учреждения либо его заместитель. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.
Необходимо иметь в виду, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (Методические указания, п. 2).
Для проведения инвентаризации в подразделениях создаются рабочие инвентаризационные комиссии, которые кроме проверки состояния и наличия активов комиссии имеют право выносить на заседание постоянно действующей инвентаризационной комиссии предложения о списании отдельных объектов (групп) учета, об организации учета того или иного имущества и др. Рабочая инвентаризационная комиссия перед началом проверки пломбирует подсобные помещения, подвалы и дру-
гие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверяет исправность весовых и измерительных приборов. В период проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей прекращаются.
До начала инвентаризации рекомендуется проверить:
• наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
• наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
• наличие документов на непроизведенные активы, нематериальные активы, основные средства, сданные или принятые учреждением в аренду и на хранение.
При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бюджетного бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности учреждения, а также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности учреждения.
К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на материальные ценности сдаются в бухгалтерию, все поступившие материальные ценности принимаются к учету, а выбывшие списываются.
При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена учреждением в результате продажи данных активов (приказ № 25н, п. 159).
Результаты инвентаризации оформляются следующими документами3:
1. Инвентаризационная опись ценных бумаг
Применяется для отражения результатов инвентаризации ценных бумаг, а также финансовых вложений учреждений в ценные бумаги. В описи
3 Типовые формы для отражения результатов инвентаризации, которые должны применять бюджетные учреждения, утверждены приказом Министерства финансов РФ от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм регистров бюджетного учета».
указываются: наименование ценной бумаги и ее эмитента, серия и номер, стоимость по номиналу единицы ценной бумаги, код валюты, в которой она номинирована, курс Центрального банка РФ на дату проведения инвентаризации, количество принадлежащих учреждению ценных бумаг, номинальная стоимость имеющегося пакета ценных бумаг в иностранной валюте и в рублях, первоначальная стоимость ценных бумаг в рублях. Расписка материально ответственного лица оформляется в случаях хранения ценных бумаг в учреждении.
2. Инвентаризационная опись остатков на счетах
учета денежных средств
Применяется для отражения результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в учреждениях Центрального банка Российской Федерации, кредитных организациях. В описи указывается наименование кредитной организации, номер счета в ней, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс Центрального банка Российской Федерации на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. Кроме того, в инвентаризационной описи производится запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками.
3. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных
документов
Инвентаризационная опись составляется по видам документов и материально ответственным лицам, с указанием места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.
В инвентаризационной описи отражаются: наименование и код бланков строгой отчетности, единица измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бюджетного учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма).
4. Инвентаризационная опись (сличительная ведо-
мость) по объектам нефинансовых активов
В инвентаризационной описи путем сопоставления фактического наличия с данными бюджетного учета выявляются расхождения.
Инвентаризационная опись составляется по материально ответственным лицам, с указанием
места проведения инвентаризации, распиской материально ответственного лица.
Инвентаризационная опись отражает: наименование и код объекта учета, инвентарный номер, единица измерения; сведения о фактическом наличии (цена, количество); сведения по данным бюджетного учета (количество, сумма); сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам — количество и сумма).
5. Инвентаризационная опись наличных денежных средств
В описи отражаются результаты проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения.
Инвентаризационная опись содержит сведения о наличии денежных средств в кассе фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведения по результатам инвентаризации по недостаче и по излишкам; номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.
6. Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Инвентаризационная опись отражает сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности; наименование дебитора (кредитора); номер счета бюджетного учета; общую сумму задолженности по балансу, в том числе подтвержденная дебиторами (кредиторами), не подтвержденная дебиторами (кредиторами), с истекшим сроком исковой давности.
Названные выше инвентаризационные описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии учреждения.
7. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации
В процессе инвентаризации нефинансовых и финансовых активов, бланков строгой отчетности и денежных документов составляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации, в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении. Ведомость является основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Действующим законодательством4 предусмотрены два вида материальной ответственности (ТК РФ, ст. 241):
1) полная;
2) ограниченная.
Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере.
Ограниченную материальную ответственность несут работники за порчу или уничтожение материалов, полуфабрикатов, готовых изделий, инструментов, специальной одежды и других предметов по небрежности, выданных в личное пользование, если ущерб причинен в ходе трудового процесса. Данная ответственность не может превышать среднего месячного заработка виновного работника на день выявления ущерба.
Возмещение ущерба производится независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, которыми причинен ущерб работодателю.
Учет расчетов по суммам выявленных недостач, хищений, потерь от порчи материальных ценностей ведется на следующих счетах (Приказ № 25н, п. 162):
20901 «Расчеты по недостачам основных средств»;
20902 «Расчеты по недостачам нематериальных активов «;
20903 «Расчеты по недостачам непроизведен-ных активов»;
20904 «Расчеты по недостачам материальных запасов»;
20905 «Расчеты по недостачам финансовых активов».
Аналитический учет ведется в Карточке учета средств и расчетов по каждому виновному лицу с указанием фамилии, имени и отчества, должности, даты возникновения задолженности и суммы недостачи (Приказ № 25н, п. 160).
Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (п. 3 ст. 12) выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета должны быть отражены на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
• излишек имущества оприходован по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации;
• недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли отнесены на издержки
4 Трудовой кодекс Российской Федерации. Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ (далее — ТК РФ).
производства или обращения, а сверх норм — на счет виновных лиц или на финансовые результаты.
Операции по счету 20900 «Расчеты по недостачам» в рамках бюджетной деятельности (1), внебюджетной деятельности (2) оформляются следующими бухгалтерскими записями: табл. 1 — учет операций по
недостачам нефинансовых и финансовых активов; табл. 2 — учет операций погашения недостачи.
В табл. 3 систематизированы бухгалтерские записи по недостаче в случае отсутствия виновного лица, либо отказа во взыскании судом, а табл. 4—учет естественной убыли материальных ценностей.
Таблица 1
Бюджетный бухгалтерский учет операций по выявленным недостачам нефинансовых и финансовых активов
Счет 20900 «Расчеты по недостачам»
№ п/п Содержание операции Корреспондирующие счета Отражение в балансе получателя средств Правовое основание
Дебет Кредит
1 2 3 4 5 6
1 Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу основных средств. Одновременно с бюджетного бухгалтерского учета списывается сумма накопленной амортизации по недостающим объектам на уменьшение их первоначальной стоимости. Остаточная стоимость недостающих объектов основных средств списывается в дебет счета 140101172 «Доходы от реализации активов» 120901560 140101172 Баланс, стр. 321 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 прил. 1, п. 11
2 Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу нематериальных активов. Одновременно с бюджетного бухгалтерского учета списывается сумма накопленной амортизации по недостающим объектам на уменьшение их первоначальной стоимости. Остаточная стоимость недостающих объектов нематериальных активов списывается в дебет счета 140101172 «Доходы от реализации активов» 120902560 140101172 Баланс, стр. 322 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 прил. 1, п. 11
3 Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу непроизведенных активов. Одновременно с бюджетного бухгалтерского учета списывается первоначальная (восстановительная) стоимость недостающих объектов непроизведенных активов в дебет счета 140101172 «Доходы от реализации активов» 120903560 140101172 Баланс, стр. 323 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 прил. 1, п. 11
4 Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу материальных запасов. Одновременно с бюджетного бухгалтерского учета списывается фактическая стоимость недостающих объектов материальных запасов в дебет счета 140101172 «Доходы от реализации активов» 120904560 140101172 Баланс, стр. 324 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 прил. 1, п. 25
5 Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу финансовых активов, а именно, наличных денежных средств в кассе учреждения 120905560 120104610 Баланс, стр. 325 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
6 Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу финансовых активов, а именно денежных документов 120905560 120105610 Баланс, стр. 325 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
7 Учреждением сформирована дебиторская задолженность на недостачу финансовых активов, а именно акций и других ценных бумаг. Одновременно списывается с бюджетного бухгалтерского учета учетная (первоначальная) стоимость акций, других ценных бумаг в Дебет счета 140101172 «Доходы от реализации активов» 120905560 140101172 Баланс, стр. 325 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
Таблица 2
Бюджетный бухгалтерский учет операций погашения недостач нефинансовых и финансовых активов
Счет 20900 «Расчеты по недостачам»
№ п/п Содержание операции Корреспондирующие счета Отражение в балансе получателя средств Правовое основание
1 Погашена виновным лицом недостача нефинансовых активов (основных средств, непроизведенных активов, нематериальных активов, материальных запасов) на- 120104510 120900660 Баланс, стр. 320 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
личными денежными средствами в кассу учреждения
Погашена виновным лицом недостача основных
средств в безналичном порядке. Денежные средства Приказ № 25н,
2 поступают на лицевой счет, открытый в органах казначейства и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета 130405310 120901660 Баланс, стр. 321 ч. 3, разд. 2, п. 161
Погашена виновным лицом недостача нематериаль-
ных активов в безналичном порядке. Денежные средс- Приказ № 25н,
3 тва поступают на лицевой счет, открытый в органах казначейства и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета 130405320 120902660 Баланс, стр. 322 ч. 3, разд. 2, п. 161
Погашена виновным лицом недостача непроизведен-
ных активов в безналичном порядке. Денежные средс- Приказ № 25н,
4 тва поступают на лицевой счет, открытый в органах казначейства и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета 130405330 120903660 Баланс, стр. 323 ч. 3, разд. 2, п. 161
Погашена виновным лицом недостача материальных
запасов в безналичном порядке. Денежные средства Приказ № 25н,
5 поступают на лицевой счет, открытый в органах казначейства и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета 130405340 120904660 Баланс, стр. 324 ч. 3, разд. 2, п. 161
Погашена виновным лицом недостача нефинансовых
активов (основных средств, непроизведенных активов,
6 нематериальных активов, материальных запасов) в безналичном порядке. Учреждение не обслуживается через органы казначейства, денежные средства поступают на счет, открытый в банке или ином кредитном учреждении и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета 120101510 120901660 120904660 Баланс, стр. 320 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
7 Погашена виновным лицом недостача финансовых активов (наличных денежных средств, денежных документов, акций, других ценных бумаг) наличными 120104510 120905660 Баланс, стр. 325 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
денежными средствами в кассу учреждения
Погашена виновным лицом недостача финансовых
активов (наличных денежных средств, денежных
8 документов, акций, других ценных бумаг) в безналичном порядке. Учреждение не обслуживается через органы казначейства, денежные средства поступа- 120101510 120905660 Баланс, стр. 325 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
ют на счет, открытый в банке или ином кредитном
учреждении и в дальнейшем подлежат обязательному
перечислению в доход соответствующего бюджета
Погашена виновным лицом недостача финансовых
9 активов в безналичном порядке. Денежные средства поступают на лицевой счет, открытый в органах казначейства и в дальнейшем подлежат обязательному перечислению в доход соответствующего бюджета 130405500 120905660 Баланс, стр. 325 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
Таблица 3
Бюджетный бухгалтерский учет операций погашения недостач нефинансовых и финансовых активов при отсутствии конкретных виновников либо отказа во взыскании судом
Счет 20900 «Расчеты по недостачам»
№ п/п Содержание операции Корреспондирующие счета Отражение в балансе получателя средств Правовое основание
1 Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи основных средств при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом 140101172 120901660 Баланс, стр. 321 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 прил. 1, п. 12
2 Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи нематериальных активов при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом 140101172 120902660 Баланс, стр. 322 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 прил. 1, п. 12
3 Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи непроизведенных активов при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом 140101172 120903660 Баланс, стр. 323 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 прил. 1, п. 12
4 Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи материальных запасов при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом 140101172 120904660 Баланс, стр. 324 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 прил. 1, п. 12
5 Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи финансовых активов при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом 140101172 120905660 Баланс, стр. 325 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161 прил. 1, п. 12
6 Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи нефинансовых активов (основных средств, непроизведенных активов, нематериальных активов, материальных запасов) при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом 240101290 220901660 — 220904660 Баланс, стр. 320 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
7 Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи финансовых активов при отсутствии конкретных виновников, а также при отказе во взыскании судом 240101290 220905660 Баланс, стр. 325 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
Таблица 4
Бюджетный бухгалтерский учет естественной убыли материальных ценностей
Счет 20900 «Расчеты по недостачам»
№ п/п Содержание операции Корреспондирующие счета Отражение в балансе получателя средств Правовое основание
1 Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи материальных запасов в пределах норм естественной убыли. Под естественной убылью товарно-материальных ценностей следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах требований (норм), устанавливаемых нормативными правовыми актами), являющуюся следствием естественного изменения их биологических, физико-химических свойств. Норма естественной убыли, применяющаяся при хранении товарно-материальных ценностей, является допустимой величиной безвозвратных потерь (естественной убыли), которую следует определять за время хранения товара путем сопоставления его массы с массой товара, фактически принятой на хранение. Норма естественной убыли, применяющаяся при транспортировке товарно-материальных ценностей, является допустимой величиной безвозвратных потерь (естественной убыли), которая определяется путем сопоставления массы товара, указанной отправителем (изготовителем) в сопроводительном документе, с массой товара, фактически принятой получателем 210604340 220904660 Баланс, стр. 324 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
2 Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи материальных запасов в пределах норм естественной убыли 140101272 120904660 Баланс, стр. 324 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
3 Учреждением списана с бюджетного бухгалтерского учета сумма недостачи нефинансовых активов (основных средств, непроизведенных активов, нематериальных активов, материальных запасов), финансовых активов (наличных денежных средств, денежных документов, акций, других ценных бумаг) в результате чрезвычайных ситуаций 1(2) 40101273 1(2) 20900660 Баланс, стр. 320 Приказ № 25н, ч. 3, разд. 2, п. 161
Рассмотрим пример отражения результатов инвентаризации в рамках деятельности, приносящей доход (табл. 5). По нашему мнению, для отражения результатов инвентаризации можно использовать счет 240101290 «Прочие расходы» и счет 240101180 «Прочие доходы»
Перед составлением годового отчета учреждение провело инвентаризацию, в процессе которой были выявлены:
излишек продуктов питания на сумму 300 руб.;
недостача:
• горюче-смазочных материалов в пределах норм естественной убыли на сумму 400 руб.;
• запасных частей, балансовая стоимость которых 1 200 руб., а рыночная — 1400 руб. Недостача виновным лицом погашается наличными денежными средствами в кассу учреждения. В бюджетном учете учреждения указанную
ситуацию необходимо отразить следующим образом (табл. 5).
Таблица 5
№ п/п Содержание операции Дебет Кредит Сумма, руб.
1 Приняты к бюджетному бухгалтерскому учету излишки продуктов питания, выявленные при инвентаризации 210502340 «Увеличение стоимости продуктов питания»; 240101180 «Прочие доходы» 300
2 Списана с бюджетного бухгалтерского учета недостача горюче-смазочных материалов в пределах норм естественной убыли 240101290 «Прочие расходы»; (или) 210604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)» 210503440 «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов» 400
3 Учреждением отражена недостача запасных частей по балансовой стоимости на разницу между балансовой стоимостью и рыночной 220904560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов» 220904560 210506440 «Уменьшение стоимости прочих материальных запасов» 240101180 «Прочие доходы» 1 200 200
4 Поступили денежные средства от виновного лица в погашение недостачи в кассу учреждения «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов» 220104510 «Поступления в кассу» 220904660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов» 1 400
Таковы основные правила проведения инвентаризации и бухгалтерского учета ее результатов.
ВНИМАНИЮ КРЕДИТНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ!
Предлагаем публикацию годовой и квартальной отчетности.
Стоимость одной публикации - 2950 руб. (в том числе НДС 18 %) за две журнальные страницы формата А4.
При единовременной оплате публикации годовой отчетности за 2006 год, 1, 2 и 3-й кварталы 2007 года редакция гарантирует неизменность выставленных цен в течение 2007 года.
Общая стоимость четырех публикаций составляет 11 800 руб. (в том числе НДС 18%).
Тел. /факс: (495) 621-69-49 (495)621-91-90
http:\\www.financepress.ru Е-таП: [email protected]
