CC BY
282БЕНЧМАРКИНГ КАК ИНСТРУМЕНТ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ БИЗНЕС-
ПРОЦЕССОВ
Ариничев Игорь Владимирович, к.э.н., доцент
(e-mail: iarinichev@gmail.com) Белевцева Адельвина Геннадьевна, студент Кубанский государственный университет, г. Краснодар, Россия
(e-mail: badelvina@mail.ru)
Данная статья посвящена бенчмаркингу бизнес-процессов как одному из методов повышения эффективности деятельности компании. Рассмотрена область применения, методика проведения, модель «Колесо бенчмар-кинга», этапы процесса бенчмаркинга.
Ключевые слова: бенчмаркинг, бизнес-процессы, конкурентоспособность, эффективность.
В условиях рыночной экономики значительная доля компаний достигает определенный период в развитии, когда позиции в конкурентной борьбе зависят от совершенства собственных бизнес-процессов. Компания является успешной и конкурентоспособной, если использует эффективные инструменты конкурентной борьбы и методы управления бизнеса, позволяющие предприятиям совершенствоваться путем взаимодействия с другими участниками рынка. Одним из них - бенчмаркинг бизнес-процессов.
Бенчмаркинг - это систематическая деятельность, направленная на поиск, оценку и учебу на лучших примерах, не зависимо от их размера, географического положения и сферы бизнеса. Бенчмаркинг это искусство, обнаруживающее то, что у других получается лучше и изучает модернизацию и использование их методов работы.
Область применения:
- диагностирование уровня показателей участников проекта;
- сопоставление уровней показателей;
- обучение на примере партнера по внедрения усовершенствования в деятельность собственной компании;
- усовершенствование.
Целью бенчмаркинга является увеличение эффективности собственной деятельности и достижение преимуществ в конкуренции. Главный принцип - "от лучшего к лучшему", помогает многим фирмам США, Западной Европы, Японии вернуться к жизни, к успеху.
Выделяют определенные факторы популярности бенчмаркинга:
- вознаграждение за качество;
- глобальная конкуренция;
- потребность к адаптации и применения глобальных достижений в области производственных и бизнес-технологий.
Формирование бенчмаркинга поддерживает открытость и повышение эффективности бизнеса. Оно дает возможность обрести ответы на вопросы, которая ставит практика деятельности компании, и несет неоспоримые достоинства.
Пользой является, то, что маркетинговые и производственные функции становятся более управляемыми, когда анализируются и используются на своем предприятии лучшие методы и технологии других предприятий. Это чаще всего приводит к прибыли с высокой экономией, созданию полезной конкуренции удовлетворению потребностей покупателей. Бенчмаркинг становится искусством выявления того, что другие осуществляют лучше нас.
Изначально в истории бенчмаркинг был моделью с названием ОЛР-анализ: "разрыв" между важными параметрами компании и желаемыми результатами применялся для оценки слабых сторон фирмы.
В своем развитии Бенчмаркинг прошел процесс эволюции:
- в первом поколении - является реинжинирингом или ретроспективным анализом продукта;
- во втором поколение - выделяется понятие - бенчмаркинг конкурентоспособности, который развивается как наука в 1976-1986 гг., благодаря фирме Ксерокс;
- третьем поколением считается период 1982-1986 гг., когда компании-лидеры качества осознают, что проще поучится у предприятий конкурентов, чем исследовать их;
- четвертое поколение представляет собой стратегический бенчмаркинг, являющийся систематическим процессом, направленным на оценку возможностей, реализацию стратегий и совершенствование характеристик производительности на основе исследования эффективных стратегий внешних компаний партнеров;
- и последнее пятое поколение - это глобальный бенчмаркинг рассматривается будущим средством компании международных обменов с учетом культуры и национальных процессов производства [1].
Для того что бы организовать эффективную концепцию бенчмаркинга нужно предварительно спланировать процесс его внедрения, и определить главные направления предстоящих исследований, отрегулировав их на достижении поставленных целей и разработать технологию их проведения.
В настоящее время не существует общей методики проведения. Часто бенчмаркинг выглядит в виде самостоятельного проекта, который проводится для конкретного производственного процесса или бизнес-процесса.
Рассмотрим трафаретный процесс на примере модели «Колесо бенчмаркинга», данная модель состоит из пяти этапов: планирование, поиск, наблюдение, анализ, адаптация (см. рисунок) [2].
Этап 1 - «Планирование». Для эффективного проведения необходимо спланировать процесс его внедрения, определить основные направления
предстоящих исследований, сконцентрировав их на достижении определенных целей и разработать технологию их проведения.
Исходя из целей внедрения бенчмаркинговых проектов, применяются разные технологии планирования. Необходим точный план предстоящего проекта, с подробным описанием каждого этапа. План, разработанный на профессиональном уровне, предполагает подробную проработку обязательного обоснования, необходимым свойством которого является наличие диаграмм и графиков, помогающий воспринимать материал.
Применение бенчмаркинга требует четкого построения плана предстоящего проекта с подробным описанием всех этапов. Составлять план необходимо в четыре этапа:
1) Выбирается объект бенчмаркинга. Объектом может быть все, что можно измерить.
Рисунок 1 - «Колесо бенчмаркинга»
2) Комплектование команды (3-8 человек), которая отвечает за выполнение исследований.
3) Документирование процесса. Командой проверяется выбранный процесс и производится его документация.
4) Описание показателей процесса. Определяется текущий уровень для последующего сравнения с показателями партнера и измеряется их улучшения.
Этап 2 - «Исследование». Данный этап требует большего времени, чем этап планирования. Если сначала завершить этап планирования, а потом приступить к исследованию, то потеряется темп работы. Поэтому необходимо проводить исследование одновременно с процессами планирования.
Фаза исследования для бенчмаркинга состоит из следующих шагов:
- установить используемые критерии;
- выбрать виды бенчмаркинга;
- определить кандидатов;
- собрать открытую информацию.
Этап 3 - «Наблюдение». На данном этапе происходит подбор информации.
Необходимо собирать информации о будущем партнере не только от персонала выбранной компании, но и при помощи дополнительных источников, даже если налажены партнерские отношений между компаниями и отсутствуют какие-либо проблем в области обмена данными, требуемых для эффективного проведения сравнительного анализа. Такой подход даст уверенность в правильности сделанного выбора, поможет разъяснить спорные вопросы и позволит владеть большей информацией при установлении личного контакта с представителями потенциального партнера [1].
Для подготовки к подобному общению необходимо сделать следующее:
- вступить в соглашение с компанией-партнером;
- наметить план и метод сбора данных, который обеспечит получение сравнительной информации;
- оценить собственную систему;
- собрать всю существующую публичную информацию.
Этап 4 - «Анализ». Данный этап проводится для того чтобы выявить условия, при помощи которых партнер по бенчмаркингу достиг высоких результатов, а также для развития предложения по усовершенствованию.
Анализ состоит из пяти ступеней:
1. Классификация сведений и данных;
2. Проверка качества сведений и данных;
3. Стандартизация данных;
4. Аутентификация интервалов в уровнях показателей;
5. Аутентификация причин возникновения интервалов.
Ценность полученных данных о фирме-партнере, полученные в процессе изучения, могут быть сопоставлены с подобными данными по фирме-инициатору, огромна [3].
Этап 5 - «Адаптация». Затем после проведенного анализа полученных данных, нужно ответить на следующие вопросы:
Фаза адаптации (внедрения) является отличительной чертой бенчмар-кинга состоящая из четырех шагов:
1. Описание эталонного процесса и обобщения действий по совершенствованию на его основе;
2. Постановка целей для усовершенствования;
3. Подготовка плана внедрения, его реализация и мониторинг процесса;
4. Написание итогового отчета.
Основная стратегия внедрения представляет собой выбор решения, полученного в результате данных, в которых так же присутствует элемент
непрерывного усовершенствования. Так же необходимо вовлечь в бен-чмаркинг всех сотрудников и процессы, по которым он необходим. И требуется улучшение самого процесса - выявление «лучшего опыта» [4].
Бенчмаркинг используется для оценки текущего состояния компании тех областей, которые выбраны для исследования. Далее определяют, как в последующем должна выглядеть организация в этой области, т. е. устанавливают ориентиры для повышения эффективности и производят оценку текущих и предполагаемых показателей компании. Затем прорабатывается план сокращения расхождений и последующего подъема уровня собственной эффективности до уровня, превышающего выбранные ориентиры. Данный план включает основные этапы бенчмаркинга бизнес-процессов (см. рисунок 2).
Рисунок 2 - Основные этапы процесса бенчмаркинга
Этап 1. Определение важных функции или бизнес-процессов, требующих улучшения.
Первая ошибка - это неумение исследовать внутренние бизнес-процессы. Часто начиная проект по конкурентной разведке, не обращают внимания на то, что требуемая информация уже есть в собственной компании, так и фирмы, составляющие план для проекта, могут не собрать вместе все, что известно о собственных внутренних процессах. Без данной информационной базы нельзя сравнить себя с другими.
Выявление большинства проблем и сфер деятельности, которые нужно определить в ходе исследования, происходит при активном общении сотрудников и менеджеров организации или путём проведения мозговых штурмов. Очень часто, менеджеры компании, хорошо представляют какие проблемы или сферы деятельности считаются критическими в компании. Сотрудники фирмы могут владеть более глубокой информацией в отдельных областях, неплохо представляя, где работа ведется наиболее эффективно, а где наименее. Объединение знаний руководителей и рядовых со-
трудников позволяет более четко выявлять те области работы компании, которые нуждаются в усовершенствовании.
Этап 2. Выбор лучших компаний
Даже если лидеры в отрасли общеизвестны, не нужно ограничиваться сотрудничеством только с этими организациями: их может обеспокоить бенчмаркинг с предприятиями - прямыми конкурентами. К тому же, фирмы в одной отрасли чаще всего решают одни и те же проблемы похожими способами. Вследствие чего, присматриваться к другим отраслям, очень полезно, так как можно найти что-то новое и особенное.
Конкурентная разведка помогает найти необходимого партнера, её настоящий потенциал открывается при работе с партнерами, которые не желают работать с вами. У некоторых компаний рейтинг настолько велик, что многие желают вести с ними бенчмаркинговое исследование. В сущности, при отлично подготовленной работе, даже фирма, не согласная на бенчмаркинг из-за нехватки времени, сможет дать ответы на четко сформулированные вопросы, и это даст возможность реализовать проект.
Кроме того, методы отраслевого бенчмаркинга смогут помочь найти компании менее известные, но в которых интересующие бизнес-процессы поставлены так же хорошо, как и в компании-лидере.
Этап 3. Определение показателей компании (детальное исследование циклов производства и его этапов).
Для более эффективного оценивания производственного цикла на предприятии используется представление в виде блок-схемы. С ней наиболее точно и наглядно сотрудники фирмы смогут дать оценку в необходимости каждого процесса и изучить, возможность выполнения его с наибольшей эффективностью и продуктивностью. Если в процессе анализа появляется эффективность с низкими показателями или бесполезность конкретных работ, тогда исследуется возможность исключения подобного процесса или его исправление. Данный анализ может, является начальной точкой для определения примеров лучшей практики внутри организации и за её пределами.
Данный этап дает компаниям возможность сравнивать себя с другими аналоговыми компаниями; а также подобрать вопросы, которые нужно задать, и какую информацию запросить у компаний при их посещении.
Этап 4. Определение показателей других компаний
Для того чтобы реализовать данный этап, нужна хорошая подготовка, так как здесь происходит накапливание и анализ информации. В ходе бен-чмаркинга вопросы должны быть конкретными и предметными, хотя необходимо оценить параметры каждой операции, ответив на следующие вопросы: Насколько часто выполняется данный процесс? Как долго он длится? Стоимость его выполнение? Каков объём транзакций, связанных с данной операцией? Стоимость одной такой транзакции? Количество действий или шагов, из которых состоит каждая такая транзакция? Количество под-
разделений или сотрудников, вовлечённых в данный бизнес-процесс, степень вовлеченности?
Самая распространённая ошибка в проектах бенчмаркинга - недостаточная подготовка. Перед тем как идти в другую фирму, нужно заранее подготовится: собрать информацию из внешних источников (газеты, журналы и годовые отчеты), узнать всю доступную информацию об интересующей вас компании.
При проведении сравнения могут использоваться анкеты и вопросники, помогающие сопоставить деятельность компании в целом по сравнению с другими предприятиями, внутри отрасли или по отдельным функциям или процессам.
Частая ошибка - не увидеть настоящей причины того, почему другая компания действует лучше, чем вы.
Этап 5. Анализ и интерпретация полученных результатов
Вслед за тем как собраны данные, проведен анализ, нужно приступить к интерпретации полученной информации. Следует выяснить:
- какие из этапов производственного процесса можно оставить без изменений;
- какие из этапов нужно убрать, так как они дублируют друг друга и не создают добавленной стоимости;
- какие из этапов нуждаются в усовершенствовании на основе внедрения передового опыта, установленного внутри компании и за её пределами.
После того как найдены области, нуждающиеся в усовершенствовании, нужно определить величину отставания текущих параметров работы компании от требуемого уровня, чтобы догнать конкурентов, а затем и превзойти их.
Исходя из этого, возникает потребность в поиске примеров передового опыта для его внедрения в программу непрерывного усовершенствования компании.
Этап 6. Внедрение передового опыта.
Руководителем компании должны быть строго установлены примеры передового опыта с ориентирами, подлежащие внедрению. Когда эти примеры будут определены и согласованы менеджерами и сотрудниками, тогда составляют план их внедрения. Такой план разрабатывается группой по внедрению совершенствований, а руководитель только утверждает. В тоже время обе стороны должны хорошо владеть информацией о текущем положении дел в организации и необходимо выбрать ориентиры для её развития.
Следовательно, бенчмаркинг является одним из часто используемых механизмов усовершенствования деятельности, при этом, его применение оказывает эффективное воздействие на бизнес-процессы, помогая в конкурентной борьбе. Если компания не была использована полученная инфор-
мация, то она напрасно потратила время. Одним из неоспоримых достоинств бенчмаркинга является возможность посмотреть на себя со стороны, что дает объективное понимание текущих конкурентных позиций организации. В то же время, дается возможность получения новых идей, принципов и инструментов управления, уже показавших свою эффективность, что в целом поддерживает инновационную деятельность в организации, что очень важно на сегодняшний день. Список литературы
1. Клейменова Г. В., Сипливая З. Г. Сущность и виды бенчмаркинга как современного метода управления бизнесом // Финансы и кредит. 2006. №33.
2. Пономарева Т.А. Использование технологий бенчмаркинга для повышения качества услуг // Маркетинг в России и за рубежом. 2005.
3. Титова В. А., Макаренко О.В. Бенчмаркинг как инструмент формирования инновационного потенциала предприятия // Инновации. 2006. №7.
4. Шрубченко А.В., Стенюшкина С.Г. Бенчмаркинг как метод повышения конкретности предприятия // Теоретические и прикладные аспекты современной науки 2014. № 1.
Arinichev Igor Vladimirovich, candidate of economic sciences, associate professor
Kuban State University, Krasnodar, Russia
(e-mail: iarinichev@gmail.com)
Belevtseva Adelvina Gennadievna, student
(e-mail: badelvina@mail.ru)
Kuban State University, Krasnodar, Russia
BENCHMARKING BUSINESS PROCESSES
Annotation. This article is devoted to benchmarking business processes as one of the methods to improve the efficiency of the company. The field of application, the methodology of the benchmarking model, the stages of the benchmarking process are considered. Keywords: benchmarking, business processes, competitiveness, efficiency.
