CC BY
22
УДК 004.45
БАЗОВЫЕ ПРИЕМЫ
БЫСТРОЙ МОДИФИКАЦИИ ТЕКСТА
Ольга Станиславовна Мальченкова, к. т. н., доцент
ФГБОУ ВО «Великолукская государственная сельскохозяйственная академия», г. Великие Луки, Россия
Современная компьютерная техника предоставляет пользователю широкий спектр возможностей по созданию текстовых документов. Неверный подход к их формированию, незнание заложенных в текстовые приложения правил и особенностей нередко приводят к тому, что любые изменения текста, связанные с его форматированием и редактированием, сопровождаются для пользователя необходимостью крайне долго и утомительно выправлять параметры. Безусловно, изначально правильно настроенное приложение для работы с текстом (как правило, это Word), грамотно созданный черновик текста уменьшают проблемы, возникающие при дальнейшей работе с ним. Тем не менее, возможности Word и гибкость этой программы достаточно велики, что позволяет говорить о профессиональном подходе и возможностях значительно сократить трудоемкость редактирования и форматирования текста. Немалые сложности представляет также процедура слияния файлов, копирования фрагментов из других файлов или Интернет-ресурсов, поскольку различия форматов и наличие специальных служебных знаков могут полностью исказить внешний вид отдельных частей документа. Различия в форматировании внедренных участков текста нередко влекут за собой многочасовые попытки свести текст в единую с точки зрения оформления систему. В данной статье излагается ряд приемов и методов, позволяющих значительно упростить процедуру приведения документа к единому виду и стилю. В ней рассматриваются приемы быстрого выделения и форматирования таких элементов текста, как шрифты, абзацы, страницы. Уделено внимание проблемам, возникающим при вставке текстов из других файлов с сопровождающими эти участки собственными форматами, а также текстов при Интернет-цитировании и проблемам удаления специальных служебных знаков из таких текстов.
Ключевые слова: Word, форматирование, эффективные методы, приемы быстрой работы.
Несмотря на значительные возможности, которые предоставляет современная компьютерная техника пользователю, создание текстовых документов (отчетов, статей, учебных и научных работ) занимает нередко неоправданно много времени. Зачастую это связано с ошибками набора текста, иногда - с ошибками форматирования, иногда - с
неумением применять методы и приемы быстрой работы.
Отдельную проблему представляет копирование (цитирование) Интернет-текста, поскольку он, как правило, содержит служебные знаки, которые мешают отформатировать текст и от которых достаточно непросто избавиться, если не знать некоторых особенностей и правил.
Данная статья представляет собой попытку свести воедино основные правила и рекомендации по манипулированию приемами работы в Word, позволяющими значительно сократить затраты труда и времени на приведение текста к требуемому виду.
Учитывая, что любые действия форматирования выполняются с выделенным участком текста, первая группа правил - это способы быстрого выделения текста [1]:
- слово: двойной щелчок мышью;
- абзац: три щелчка;
- предложение: щелчок при нажатой клавише Ctrl;
- произвольный участок текста: курсор - в начале участка, щелчок мышью при нажатой клавише Shift -в конце участка;
- несколько символов, начиная от положения курсора: нажатие на клавиши со стрелками на клавиатуре при нажатой клавише Shift;
- весь текст: Ctrl+А (англ.).
Быстрое выделение можно выполнять и щелчками мыши на левом поле документа: один щелчок - строка; буксировка мышью вдоль поля при нажатой левой кнопке - несколько строк; два щелчка - абзац, три щелчка - весь текст [4].
Особый прием - буксировка мышью при нажатой клавише Alt -позволит быстро выделить любой прямоугольный участок текста, что бывает полезно, если в тексте есть пронумерованные строки (без использования кнопки списка) и необходимо выделить и либо удалить эти номера, либо изменить вид шрифта (рисунок 1).
При создании официальных или служебных документов необходимо привести текст в соответствие со строго определенными требованиями к форматированию. Это стандарт полей, шрифта, абзаца и страницы.
СПИСОК ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРИЕМЕ НА РАБОТУ
Паспорт гражданина РФ или другой документ, удостоверяющий личность. Трудовая книжка.
Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования Документ воинского учета (для военнообязанных). Документы об образовании
Документ, подтверждающий определенные навыки, необходимые на конкретной работе (например, водительское удостоверение с соответствующей категорией для водителей грузовых автомобилей, кранов и т.д.).
Рисунок 1 - Выделение прямоугольного участка текста
Начнем с полей. Здесь стандартом являются: левое поле - 3 см, правое - 1,5 см, верхнее и нижнее -по 2 см. Для быстрого доступа к настройке полей достаточно выполнить двойной щелчок на серой части линейки и затем в появившемся окне установить требуемые поля (рис. 2а, 26).
Рисунок 2а - Место щелчка на линейке
Рисунок 2б - Окно настройки полей
Однако проблему полей можно устранить раз и навсегда, если, установив нужные параметры, нажать в левом нижнем углу окна настройки кнопку [По умолчанию]. С этого момента все документы будут создаваться со стандартными полями [5].
Стандарты шрифта: Times, 12 пт (или 14 пт.). Выделив весь текст нажатием Ctrl+A, следует заказать эти параметры. Но иногда в тексте остаются ошибочно установленные для участков текста курсив или полужирный шрифт. Если в тексте не должно быть шрифтов особого вида, можно «подстраховаться»: нажать и отжать кнопки [ж] и [к].
Абзац в компьютерном наборе представляет собой участок текста между нажатиями на клавишу Enter. Нередко расположение текста таково, что определить, где начинается, а где заканчивается абзац, визуально невозможно. В этом случае достаточно нажать кнопку в меню «Главная». Появившиеся знаки соответствуют: точка по середине строки - пробелу, | - нажатию Enter (конец абзаца), стрелка ^ - нажатой клавише Tab, знак J - разрыв строки, кольцо ° - неразрывный пробел и т.д. [3].
Основные параметры абзаца: отступ первой строки (так называемая «красная строка»), отступы между абзацами, междустрочный интервал, выравнивание по ширине.
Поскольку в данной статье рассматриваются вопросы быстрого приведения документа к стандартному виду, предполагается, что все абзацы подчиняются одинаковым требованиям. В этом случае, выделив весь текст, достаточно в секции «Абзац» меню «Главная» нажать
кнопку = (выравнивание по ширине); открыв соседнюю с ней кнопку +=', выбрать вариант «1,5» (междустрочное расстояние); отбуксировать на горизонтальной линейке левый верхний движок в положение 1,25 (рисунок 3) для создания красной строки.
Рисунок 3 - Буксировка верхнего движка
Отступы между абзацами, к сожалению, не выведены кнопками на ленту меню «Главная». Если же в тексте обнаружены неоправданные интервалы между абзацами, что бывает при вставке в документ текста из другого файла, необходимо нажать кнопку [Абзац] и установить в открывшемся окне настройки нулевые значения этих интервалов (рис. 4а, 4б).
Кул ьтура Место выращивания и субстрат 1 = 1 1 1 й 8 f к s § * (О о.
Огу рец теплица, пленочные укрытия, на биотопливе из соломы 1 ,5-3
Том ат теплица, пленочные укрытие, органические субстраты 1 ,5-3
Сал ат при любом выращивании 1 ,5-2,5
Рисунок 5б - Таблица с установленными параметрами абзаца
Рисунок 4а - Кнопка [Абзац]
Рисунок 4б - Настройка интервалов между абзацами
Не следует выделять весь текст при установке параметров абзаца, если в тексте имеются таблицы, поскольку применение отступа первой строки и полуторный междустрочный интервал портят внешний вид таблицы (рис. 5а, 56).
к
М
(в cfl 5
Культура Место выращивания и субстрат is"?
!§* о u
Огурец теплица, пленочные укрытия, на биотопливе 1,5-3
из соломы
Томат теплица, пленочные укрытие, органические 1,5-3
субстраты
Салат при любом выращивании 1,5-2,5
Рисунок 5 а - Исходная таблица
Если таблица в тексте одна, то можно выделить ее и вернуть к исходному виду, установив единичный междустрочный интервал и отступ первой строки в положение ноль. При выделении многостолбцовых таблиц Word не всегда отображает движки на линейке, поэтому отступ первой строки в таком случае следует устанавливать, вызвав меню настройки
кнопкой [Абзац] в меню «Главная» (рис. 4а).
Форматирование страницы включает в себя требование правильной нумерации страниц; размещение участков текста в книжном или альбомном формате; отказа (как правило) от переноса слов; размещение каждого раздела (главы) с новой страницы; размещения больших таблиц таким образом, чтобы не было «слепых» столбцов.
Для отказа от переноса слов в меню «Разметка страницы» имеется кнопка [Расстановка переносов], открыв которую, нужно выбрать вариант «Нет» [2].
Нумерацию страниц следует заказать в меню «Вставка», кнопка [Номер страницы]. Расположение номера зависит от требований к документу и выбирается из списка кнопки. В этой же кнопке имеется услуга «Формат номеров страниц», пользуясь которой можно не только изменить вид цифр, но и установить нумерацию с любого номера.
Номера страниц размещаются в зоне так называемых колонтитулов и непосредственно сразу после их появления открыто меню «Конструктор», в котором расположена кнопка [Особый колонтитул для первой страницы]. Она скрывает номер на первом, традиционно титульном, листе. Возврат к основному тексту выполняется двойным щелчком на нем. Возврат к меню конструктора - двойным щелчком в зоне номеров страниц.
Для переноса заголовков разделов (глав) на новую страницу ни в коем случае нельзя вставлять пустые строки клавишей Enter. Исключение составляет ситуация, когда для такого переноса достаточно одной-двух пустых строк. Во всех остальных случаях необходимо вставить «разрыв»: меню «Вставка», кнопка [Разрыв страницы]. Только в этом случае любые изменения текста (добавление, стирание) не изменят положения заголовка. Разрыв страницы, как служебный знак, можно увидеть, нажав кнопку в меню «Главная». Он выглядит, как пунктирная линия (рисунок 6), и если разрыв стал не нужен (например, в тексте оказался пустой лист из-за того, что разрыв
попал в начало страницы), его мож-н о стереть клавишей Delete.
Рисунок 6 - Разрыв страницы в режиме просмотра скрытых знаков
Развороты страниц из книжного формата в альбомный обычно заказывают в процессе создания текста. Но если такая необходимость возникла позже, достаточно выделить участок документа, в меню «Разметка страницы» нажать кнопку [Параметры страницы], заказать альбомную ориентацию и в кнопке [Применить:] выбрать вариант «к выделенному тексту» (рис. 7а, 7б, 7в).
Рисунок 7а - Кнопка [Параметры страницы]
Рисунок 7б - Кнопка [Ориентация]
Применить: ко всему документу Q
1ко всему документу
к выделенному тексту
Рисунок 7в - Кнопка [Применить]
Появление так называемых «слепых» столбцов в многостраничных таблицах связано с тем, что первая строка таблицы, содержащая их названия, остается на предыдущем листе, а содержимое столбцов последующих листов оказывается
неизвестным по смыслу (рисунок 8). Выделив строку (или строки) заголовочной части столбцов, откройте в появившемся меню «Макет» кнопку [Данные] и закажите «Повторить строки заголовков».
Особое внимание следует уделить тексту, если в нем присутствует цитирование Интернет-текста, который нередко сопровождают многочисленные пробелы, неразрывные пробелы, разрывы строки, гиперссылки.
Для того, чтобы понять, имеются ли в тексте такие знаки, можно нажать кнопку [|]. Однако «диагноз» тексту можно поставить по его внешнему виду. Если после приме-
Оборотно-еальдовая ведомость за 2013 год
Счет/субсчет Начальное сачьдо Обороты за период Конечное сальдо
Дебет Кредит Дебет Кредит Дебет Кредит
01 Основные срслггвл НО ООО ООО 150 00000
02 Амортизация 7 ООО ООО 7 000 000
И.-1 Каши&тышс пложен ля в приобретение ОС 150 ООО ООО 150 ООО ООО
нения кнопки выравнивания по ширине в тексте появились необоснованные лакуны (пропуски текста, интервалы), значит, в нем есть по крайней мере знак «разрыв строки» (рисунок 9а). Нажатие на кнопку в меню «Главная» покажет эти знаки (рисунок 9б).
Для быстрого их удаления следует воспользоваться кнопкой [Заменить] в меню «Главная». Нажав кнопку [Больше], раскрыть кнопку [Специальный] и в полях замены заказать замену знака «Разрыв строки» на «Знак абзаца», которые вставятся в виде специальных служебных значков (рисунок 10), далее - нажать кнопку [Заменить все].
62.1 Расчеты с покупателям И ООО 000 354 000 000 295 000 000 118-0000
бб.Э Займы полученные 20 000 000 20 000 000
66.1 Проценты 1X0 займам полученным 5000000 3000 ООО
63 1 Расчеты с бюджетом по 7000000 9 100 ООО 2 100 000
Рисунок 8 - Первая страница с заголовками столбцов и следующая «слепая»
Программное обеспечение.
Программы могут находиться в активном н пассивном состояниях. В пассивном состоянии программа не работает н выглядит как хранящиеся (данные, содержательная часть которых - сведения.
В этом состоянии содержимое программы можно «читать» с помощью других программ, как читают книги, и изменять. В пассивном состоянии программы создаются, редактируются, хранятся н транспортируются. Процесс создания и редактирования программ называется программированием.
Рисунок 9а - Лакуны в тексте после выравнивания по ширине
Программное- обеспечением
°сооооохксП1р о граммы-могут-находиться-в ■ активном-и-пассивном состояниях.-В-пассивном■ состоянии- программа- не- работает- и- выглядит- как- хранящиеся- Данные,- содержательная-часть- которых- -- сведения. ■<
осоооосоэоосоц. этом. состоянии - содержимое - программы можно - «читать» - с ■ помощью -других ■ программ, ■ как-читают- книги, -и- изменять. -В -пассивном- состоянии- программы- создаются, ■ редактируются,- хранятся- и- транспортируются.- Процесс- создания- и- редактирования-программ- называется- программированием.«-
Рисунок 9б - Служебные знаки «разрыв строки» и «неразрывный пробел»
в тексте
Рисунок 10 - Служебные знаки в полях замены
Таким же методом можно заменить неразрывный пробел на обычный (нажать клавишу пробела на клавиатуре в поле «Заменить на», либо удалить такие знаки, не заполняя это поле).
Немного более сложной является задача удаления в копируемом тексте лишних символов пробела, поскольку их количество между словами может быть разным. Применять режим замены в этом случае следует так: заказать замену двух пробелов на
один, но кнопку [Заменить все] нажимать несколько раз, пока все пары пробелов не сократятся до одного.
Для удаления одной гиперссылки используют контекстное меню, но если их несколько и расположены они на разных страницах, то достаточно выделить весь текст (Ог1+А) и нажать Ctrl+Shift+F9.
В данной статье перечислены лишь основные приемы, позволяющие значительно сократить время работы с текстом. При этом практика показывает, что изначаль-н о н еправильно созданный документ создает пользователю массу проблем при попытке изменить его внешний вид и в этом случае компьютер перестает быть помощником, а работа с те к с т о м становится избыточно и н е о пр авданно трудоемкой.
Библиографический список
1. Гукин Д. Word 2010 для чайников / Дэн Гукин. - М.: Диалектика, 2010. - 352 с.
2. Леонов В. Word 2010 c нуля / В. Леонов. - М.: Эксмо, 2010. - 304 с.
3. Несен А.В. Microsoft Word 2010. От новичка к профессионалу / А.В. Несен. - М.: Со-лон-Пресс, 2011. - 448 с.
4. Радаева Я.Г. WORD 2010: Способы и методы создания профессионально оформленных документов: [учебное пособие] / Я.Г. Радаева. - М.: Форум: ИНФРА-М, 2017. - 158 с.
5. Спиридонов О.В. Microsoft Word. От пользователя к специалисту / О.В. Спиридонов, Н.С. Вольпян. - М.: Бином. Лаборатория знаний, 2008. - 354 с.
E- mail: olga-luki @mail.ru
182112 Псковская область, г. Великие Луки, пр. Ленина д. 2, ФГБОУ ВО Великолукская ГСХА
Тел.: (81153) 7-17-72
