CC BY
85
БИБЛИОСФЕРА, 2011, № 1, с. 58-61
Информатика
УДК 025.2 : 004 ББК 78.36с51
АВТОМАТИЗИРОВАННОЕ РАБОЧЕЕ МЕСТО КОМПЛЕКТАТОРА ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ЛИТЕРАТУРОЙ В ЦБ БЕН РАН
© Е. Н. Бочарова, Е. В. Кочукова, 2011
Библиотека по естественным наукам Российской академии наук 119991, г. Москва, ул. Знаменка, 11/1
Описана автоматизированная технология комплектования фондов библиотек, входящих в централизованную библиотечную сеть БЕН РАН. Автоматизированное рабочее место комплектатора включает в себя: информационно-библиотечную систему «Библиобус», автоматизированную систему ведения и поддержки ТТПК, экспертную интернет-систему оценок литературы, систему обобщенного статистического мониторинга работы ЦБС БЕН РАН, справочную систему «Наука России».
Ключевые слова: централизованная библиотечная сеть (ЦБС), тематико-типологический план комплектования (ТТПК), комплектование, информационно-библиотечная система «Библиобус», универсальная десятичная классификация (УДК).
The automated technology of fund acquisition for libraries, forming the centralized library network of the Library on natural sciences RAN is described. Automated workplace for acquisition includes: the information and library system «Bibliobus», the automated system for management and support of thematic and topological acquisition plan, expert Internet-system for evaluating literature, the system of generalized statistical monitoring of CLS LNS, the help system «Science of Russia».
Key words: centralized library network, the subject-typological plan of acquisition , acquisition, informationlibrary system «Bibliobus» Universal Decimal Classification (UDC).
Библиотека по естественным наукам Российской академии наук (БЕН РАН) является не только одной из ведущих библиотек Академии наук, но и библиотечно-информационным центром, обеспечивающим через свою сеть библиотек в академических институтах информационную поддержку научных исследований РАН в области естественных и технических наук.
В централизованную библиотечную сеть (ЦБС) БЕН РАН входят более 130 библиотек НИУ РАН. Это самые различные по структуре учреждения: от лабораторий до крупнейших институтов и научных центров, расположенных как в Московском регионе, так и в других регионах страны.
Фонды ЦБС формируются как единый отраслевой фонд, особенностью которого является его рассредоточение по подразделениям системы. Совокупный спрос читателей (ученых) удовлетворяется путем использования фондов всех библиотек, входящих в ЦБС. В настоящее время единый фонд (ЕФ) составляет 12 313 167 единиц хранения.
Разнообразие тематико-типологических планов комплектования (ТТПК) библиотек институтов РАН требует четкой работы комплектатора. Сегодня многие технологические процессы в отделе комплектования отечественной литературой (ОКОЛ)
БЕН РАН автоматизированы. Автоматизация рабочего места комплектатора значительно упрощает процесс обработки литературы и способствует качественному и оперативному формированию фондов библиотек ЦБС.
Автоматизированное рабочее место комплектатора включает:
• Информационно-библиотечную систему (ИБС) «Библиобус» (локальная система БЕН РАН);
• Автоматизированную систему ведения и поддержки ТТПК (локальная система с элементами интернет-связи);
• Экспертную интернет-систему оценок литературы;
• Систему обобщенного статистического мониторинга работы ЦБС БЕН РАН (интернет-система);
• Справочную систему «Наука России» (интернет-система).
С сентября 2004 г. ОКОЛ БЕН РАН работает в ИБС «Библиобус», разработанной сотрудниками отдела автоматизации и системных исследований (ОСИАТ) БЕН РАН. Эта система позволяет в автоматизированном режиме регистрировать, распределять, каталогизировать, систематизировать, шифровать и инвентаризировать балансовую и без-
балансовую литературу, а также тиражировать каталожные карточки, то есть осуществлять полный цикл обработки литературы.
Система имеет стандартный для Windows-приложений интерфейс. Основным способом ввода в БД новых записей и вызова уже обработанных изданий является сканирование штрих-кода, позволяющего однозначно идентифицировать объект. Поиск может проводиться: по фрагменту (по словам из библиографического описания), ISBN и ISSN и т. д.
В «Библиобусе» можно почерпнуть подробные сведения, как об издании, так и о его переизданиях или предыдущих томах и выпусках. Комплектатор может увидеть, в какие именно библиотеки сети было распределено данное издание, из каких источников и когда оно поступало. Так же доступны сведения о каталогизации, систематизации издания, о сроках обработки и др.
В 2005 г. в БЕН РАН началось внедрение в эксплуатацию автоматизированной интерактивной системы формирования и поддержки ТТПК на основе Универсальной десятичной классификации (УДК). Эта система разрешает осуществлять оперативное отслеживание соответствия имеющихся ТТПК информационным потребностям ученых.
Разработанный сотрудниками БЕН РАН пакет прикладных программ позволяет каждой библиотеке вводить индексы УДК (в соответствии с таблицами УДК), а так же тип необходимых изданий и уровень их важности из фиксированных списков. Дружественный диалоговый интерфейс и достаточно мощные алгоритмы формально-логического контроля обеспечивают комфортность работы с системой и сводят к минимуму возможные ошибки. Кроме того, система позволяет осуществлять просмотр и корректировку ранее введенной информации, что позволяет легко актуализировать профили комплектования. Файлы, содержащие ТТПК, полученные от библиотек, объединяются в единую базу данных, образуя сводный тематико-типологический план комплектования (СТТПК) ЦБС БЕН РАН.
Актуализацию ТТПК конкретной библиотеки можно осуществлять и с рабочего места комплектатора в центральной библиотеке (ЦБ). После запуска программы «УДК» - «Ввод / корректура» из Главного меню системы (рис. 1), на экране монитора появится окно, в котором отражен список введенных кодов и сигл библиотек. При выделении идентификатора библиотеки отображается перечень кодов УДК, тип и важность изданий, соответствующий тематическому профилю данной библиотеки (рис. 2). Кнопки «Добавить», «Удалить», «Исправить» позволяют редактировать как список библиотек, так и информацию, содержащуюся в ТТПК конкретной библиотеки.
Рис.1. Главное меню Автоматизированной интерактивной системы формирования и поддержки ТТПК
Рис. 2. Окно ввода кодов библиотек и УДК
Руководствуясь этими данными, комплектатор может определить приоритетность заказа издания для фондов библиотеки.
Комплектатору при работе с первыми экземплярами новых книг важна информация о том, в ТТПК каких библиотек содержится тот или иной индекс УДК и степень важности литературы этой тематики для данной библиотеки. Эта информация становится доступна после запуска программы из Главного меню «Рубрикатор»-«Актуализация БД» (рис. 3).
На рис. 4 представлена информация, полученная в виде списка библиотек, в ТТПК которых входит конкретный индекс УДК (например: 621).
Рис.3. Раздел «Актуализация БД»
ИНФОРМАТИКА
Рис. 4. Результат поиска по индексу УДК 621.
Простой и удобный интерфейс системы значительно экономит время комплектатора и не требует специальной подготовки при работе в данной системе. На сегодняшний день в автоматизированном режиме созданы и поддерживаются тематические профили 85 библиотек [1].
Тематико-типологический план комплектования библиотек способствует повышению качества комплектования фондов ЦБС БЕН РАН, но, являясь формальным инструментом, не может решить проблему интеллектуальной оценки информационной ценности конкретного издания для ученых того или иного института.
Традиционно решение вопроса о приобретении издания в фонды библиотек НИУ РАН принималось специалистами-комплектаторами конкретной библиотеки и ЦБ. Однако сложности современных научных дисциплин, динамика развития фундаментальных исследований значительно затрудняют решение этого вопроса, что особенно критично в условиях недостаточного финансирования на приобретение литературы и ограниченного времени на заказ литературы (в силу малотираж-ности научных изданий они довольно быстро становятся недоступными). Сотрудники библиотек, хотя и имеют богатый опыт работы с учеными в данной области науки, не могут одинаково хорошо разбираться во всех областях исследований обслуживаемого ими института.
В последние годы в БЕН сформирован новый подход к процессу комплектования, в основе которого лежит привлечение пользователей (ученых РАН) к процессу оценки изданий, предлагаемых книжным рынком и учет этих оценок при решении вопроса о заказе и приобретении конкретного издания для библиотек ЦБС БЕН РАН. Этот подход реализован на базе современных сетевых технологий в виде экспертной системы централизованного комплектования научных библиотек, разработанной при поддержке РГНФ (грант 08-03-12104в).
Технология работы в экспертной системе подробно описана в работах [2, 3].
В ОКОЛ БЕН РАН система была введена в эксплуатацию в 2007 г. В настоящее время работа по развитию интернет-системы экспертных оценок продолжается. Специалистами ОКОЛ проводится тщательный анализ информации по результатам экспертных оценок.
Учитывая информацию, полученную от экспертов, комплектаторы определяют важность того или иного издания для библиотек сети, распределяют обязательный экземпляр и формируют заказ на приобретение конкретных изданий.
Опыт работы сотрудников ОКОЛ позволяет утверждать, что на основе интернет-системы экспертной оценки с высокой долей вероятности можно оценить потребности ученых в изданиях предлагаемых отечественным книжным рынком. Эта информация не только важна для комплектаторов, но была бы интересна и полезна издательствам, работающим на рынке научно-технической литературы.
С 2008 г. в БЕН РАН внедрена Система обобщенного статистического обследования работы ЦБС БЕН РАН. Это универсальная система, позволяющая одновременно обрабатывать различные оперативные данные, поступающие в автоматизированную систему БЕН РАН из всех отделов библиотеки. Для комплектаторов отечественной литературы наиболее интересны блоки «Первичная обработка» и «BЮLЮBUS» (рис. 5).
Рис. 5. Главное меню Системы обобщенного статистического обследования работы ЦБС БЕН РАН
В текущей версии системы реализован режим выборки по запросам, включающим до пяти поисковых полей одновременно. При работе с этой системой комплектатор может выявить: какие книги были приобретены в единый фонд ЦБС БЕН РАН за определенный период времени, какая литература из этого потока литературы получена в библиотеки сети, какие издания и на каких стадиях обработки находятся и т. п. Более подробная информация об этой системе изложена в работе [4].
Одной из частей автоматизированного рабочего места комплектатора является Автоматизиро-
ванная информационно-аналитическая система «Наука России». Система разработана в БЕН РАН. Она предназначена для децентрализованной подготовки и централизованной поддержки базы данных, содержащей сведения о российских ученых, их публикациях и постатейной библиографии [5]. Информационная база системы включает в себя пять взаимосвязанных подбаз, одна из которых -подбаза данных об учреждениях России, создающих научную продукцию в области фундаментальных наук. В ней содержатся официальные реквизиты учреждений и информация, обеспечивающая возможность связи с ними.
Для получения справочной информации о библиотеках институтов РАН, входящих в ЦБС БЕН РАН в разделе «Поиск» вводятся название института или его часть, или фамилия заведующего библиотекой. Результат поиска можно увидеть на рис. 6. Эти сведения необходимы для оперативной связи комплектаторов с библиотеками сети.
Н *<Г " □ * ' ' "
Рис. 6. Результат поиска в программе «Наука России/SkiRus»
Автоматизированное рабочее место комплектатора соответствует требованиям сегодняшнего дня - времени повсеместного внедрения в жизнь современных информационных технологий, в том числе и в деятельность библиотек. Это позволяет рационально, оперативно и планомерно осуществлять комплектование библиотек ЦБС БЕН РАН отечественной литературой без значительных трудовых и временных затрат как со стороны комплектаторов ЦБ, так и сотрудников библиотек сети.
Список литературы
1. Бочарова Е. Н., Кочукова Е. В., Докторов Я. Я. Актуализация сводного тематико-типологического плана комплектования ЦБС БЕН РАН // Библиосфера. -2009. - № 2. - С. 87-89.
2. Бочарова Е. Н., Кочукова Е. В. Интернет-система экспертных оценок и информационные потребности ученых и специалистов РАН // Международная научно-практическая конференция «Университетская библиотека: от традиций к инновациям». - Волгоград, 2008.
3. Использование экспертных оценок для комплектования централизованных библиотечных систем / С. А. Власова [и др.] // Науч.-техн. информ. Сер. 1, Орг. и методика информ. работы. - 2007. - Т. 5. -С. 22-26.
4. Калёнов Н. Е, Варакин В. П. Система обобщенного статистического мониторинга работы ЦБС БЕН РАН (MONITORING S-5.09) // Информационное обеспечение науки: новые технологии. - М., 2009. - С. 235246.
5. Якшин М. М. Организация корпаративной библиотечной системы филиалов БЕН РАН на основе ЕНИП РАН // Там же. - С. 125-132.
Материал поступил в редакцию 03.11.2010 г.
Сведения об авторах: Бочарова Елена Николаевна - младший научный сотрудник отдела комплектования отечественной литературой, e-mail: [email protected],
Кочукова Елена Викторовна - старший научный сотрудник, заведующий отделом комплектования отечественной литературой, e-mail: [email protected],
